شما هیچوقت برای انجام تمام کارهایی که باید انجام بدهید فرصت کافی ندارید. شما به معنای واقعی کلمه در انبوه کارها ، مسئولیتهای فردی، پروژه ها، روزنامه ها، مجله های زیادی که باید بخوانید و کتاب هایی که روی هم انبار شده اند تا یک روز به سراغ آنها بروید غرق شده اید. اما واقعیت این است که هیچوقت نمی توانید عقب افتادگی خود را جبران کنید و از کارهایتان جلو بیفتید. شما فقط به یک طریق می توانید وقت و زندگی خود را تحت کنترل درآورید و آن هم تغییر دادن روش فکر کردن، کار کردن و نحوه روبرو شدن با سیل بی پایان کارهایی است که هر روز به سرتان می ریزد. میزان تحت کنترل درآوردن کارها و فعالیت هایتان بستگی دارد به اینکه تا چه حد بتوانید انجام بعضی از کارها را متوقف کنید و به جای آن وقت بیشتری را صرف فعالیتهای کمتری می کنید که واقعاً می تواند در زندگی شما تحول ایجاد کنند.

روشها، تکنیکها و استراتژیهایی که در این کتاب ارائه می شود کاربردی، اثبات شده و سریع العمل هستند . هر ایده ایی که در اینجا عنوان می شود روی بالابردن سطح کلی بهره وری، عملکرد و بازده کاری متمرکز شده هرکدام از این روشها و تکنیکهای 21 گانه به خودی خود کامل بوده و همگی ضروری هستند.

کلید موفقیت، عمل کردن است. این اصول برای رسیدن به پیشرفت ها و نتایج سریع و قابل پیش بینی نتیجه بخش هستند. هیچ محدودیتی در مورد آنچه می توانید انجام دهید وجود نخواهد داشت به شرطی که یاد بگیرید چطور قورباغه را قورت دهید.

1-      سفره را بچینید.

برای هر موفقیت یک ویژگی هست که فرد باید آن را داشته باشد و آن مشخص بودن هدف است به بیان دیگر، فرد باید بداند چه می خواهد و شدیداً خواستار بدست آوردن آن باشد.

ناپلئون هیل

در بالا بردن کارایی فردی مهمترین اصل روشن بودن هدف است. هرچه برایتان روشنتر باشد که چه می خواهید و برای بدست آوردن آن چه باید بکنید، سرعتر کارها را به اتمام می رسانید. روشن نبودن هدف، سردرگمی و پریشان فکری در مورد اینکه چه کاری را باید انجام دهید و به چه دلیل و به چه صورتی باید آن را انجام دهید یکی از دلایل اصلی نداشتن انگیزه است.

یک روش عادی برای موفقیت در کار این است : افکارتان را روی کاغذ بیاورید.

شما می توانید از یک روش موثر برای مشخص کردن و رسیدن به هدفهایتان استفاده کنید. این روش 7 مرحله ساده دارد:

1-      مشخص کنید دقیقاً چه می خواهید. بهتر این است که به تنهایی با رئیستان آنقدر راجع به این موضوع صحبت کنید تا کاملاً برایتان روشن شود که چه انتظاری از شما می رود.

قانون: یکی از بدترین راههای استفاده از وقت آن است که کاری را که به هیچ وجه لازم نیست به بهترین وجه انجام دهیم.

2-      هدف خود را روی کاغذ بیاورید. وقتی هدفتان را می نویسید، آن را شفاف و قابل لمس می کنید. هدفهای نوشته نشده منجر به سردرگمی، ابهام و اشتباهات بسیار می شوند.

3-      برای هدف خود مهلت تعیین کنید.

4-      از اتمام کارهایی که فکر می کنید باید برای ریدن به هدفتان انجام دهید فهرستی تهیه کرده و هربار چیز جدیدی به ذهنتان رسید آن را به لیست اضافه کنید. این لیست تصویر قابل مشاهده ای از هدف و راه رسیدن به آن را نشان می دهد و احتمال رسیدن به هدف را به طور چشمگیری افزایش می دهد.

5-      فهرست را به یک برنامه تبدیل کنید. کارهایی را که به صورت لیست درآورده اید اولویت بندی کنید. با داشتن یک هدف مکتوب و یک برنامه منظم و سازمان یافته کارایی و توانایی شما بسیار بیشتر از فردی خواهد بود که هدفهایش را در ذهنش نگه داشته و با خودش حمل می کند.

6-      فوراً کار را براساس برنامه شروع کنید.

7-      تصمیم بگیرید که هر روز برای آن که قدمی به سوی هدف اصلی بردارید کاری انجام دهید. حرکت به جلو را ادامه دهید. وقتی شروع کردید به پیشروی ادامه دهید. هر روز صبح فعالیت هایتان را با مهمترین کار آغاز کنید.

2-      برای هر روز از قبل برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی ، آوردن آینده به زمان حال است تا بتواند همین الان کاری برای آن انجام دهید.

آلن لاکین

ذهن شما ، یعنی توانایی شما برای تفکر، برنامه ریزی و تصمیم گیری، قدرتمندترین وسیله ای است که برای افزایش بهره وری خود در اختیار دارید. قابلیت شما در برنامه ریزی درست، قبل از شروع کار ، معیار توانایی کلی شماست. در مقابل هر دقیقه وقتی که صرف برنامه ریزی می کنید معادل ده دقیقه وقت در حین انجام کار صرفه جویی می کنید. شاید نام فرمول شش پی را شنیده باشید. این فرمول می گوید:

“Proper Prior Planning Prevents Poor Performance”

برنامه ریزی قبلی مناسب مانع عملکرد ضعیف می شود.

همیشه کارها را براساس لیست تهیه شده انجام دهید. هنگامیکه کار جدیدی پیش می آید. قبل ذاز آنکه دست به انجام آن بزنید آن را به لیست اضافه کنید. از همان روزی که انجام کارهای خود را برای همیشه از روی لیست آغاز می کنید به میزان کارایی و بازدهی شما 25 درصد یا بیشتر افزوده می شود.

شما برای هدفهای متفاوت خود نیاز به لیست های مختلف دارید. اول از همه به یک لیست اصلی نیاز دارید که در آن همه کارهایی را که فکر می کنید می خواهید در آینده دور یا نزدیک انجام دهید یادداشت کنید.

دوم، به یک لیست ماهیانه نیاز دارید که آن را در پایان هر ماه برای ماه آینده تنظیم می کنید.

سوم، باید یک لیست هفتگی داشته باشید که در آن تمام هفته را از قبل برنامه ریزی کنید. لیست در طول هفته و در حین کار تکمیل می شود.

دست آخر باید کارها و وظایف روزانه را مشخص نموده و آنها را از لیستهای ماهیانه و هفتگی به لیست خود منتقل کنید. این موارد فعالیتهایی هستند که باید در روز آینده به آنها بپردازید. در حین روز پس از اتمام هر کار در کنار آن تیک بزنید. این کار به پیشرفت کارتان عینیت می بخشد و شما احساس موفقیت و حرکت به سوی جلو  می کنید. این کار اعتماد به نفس و عزت نفس شما را افزایش می دهد.

وقتی پروژه ای را پیش رو دارید صرفنظر از اینکه چه نوع پروژه ای است. اول لیستی از تمام اقداماتی  که باید برای به پایان رساندن آن از ابتدا تا انتها انجام دهید تهیه کنید. فعالیتهای پروژه را اولویت بندی کرده و ترتیب انجام نآنها را مشخص کنید. سپس لیست را رو یک صفحه کاغذ و یا در یک برنامه کامپیوتری بازنویسی کنید تا پیوسته در دسترس باشد. آنوقت یکی یکی برای انجام فعالیتها دست به کار شوید. از میزان پیشرفت کار با این روش حیرت زده خواهید شد.

یکی از مهمترین قوانین کارایی فردی، قانون 90/10 است. این قانون می گوید: ده درصد وقت اولیه ای را که قبل از شروع به کار صرف برنامه ریزی و تنظیم فعالیتهای خود می کنید معادل نود درصد از وقتی را که در حین انجام فعالیتها مصرف می کنید صرفه جویی می کند. کافی است این قانون را یک بار بکار گیرید تا درست بودن آن برایتان ثابت شود.

3-      قانون 20/80 را در همه امور بکار بگیرید.

ما همیشه وقت کافی داریم به شرط آنکه بخواهیم و هم درست از آن استفاده کنیم.

گوته

قانون 20/80 یکی از قوانین سودمند در زمینه مدیریت زمان و زندگی است. نام دیگر این قانون اصل پارتو است که به افتخار بنیانگذار آن ویلفردوپارتو اقتصاددان ایتالیایی نام گذاری شده است. وی بیان می کند مطابق این قانون هشتاد درصد از نتایجی که شما بدست می آورید نتیجه بیست درصد از فعالیتهای شماست و هشتاد درصد از کل ارزش فعالیتهای شما نتیجه بیست درصد آن است. این بدان معنی است که اگر در لیست کارهای شما 10 مورد فعالیت وجود داشته باشد دو مورد از این فعالیتها معادل یا حتی بیش از مجموع هشت فعایت دیگر ارزشمند هستند.

گاهی پیش می آید که ارزش یکی از ده کار یافعالیتی که شما در لیست خود دارید به تنهایی می تواند بیش از مجموع سایر فعالیت ها در موفقیت شما ارزشمند باشد. این کار بی تردید همان قورباعه ای است که باید اول ذاز همه قورت دهید.

ارزشمندترین کارهایی که می توانید در هر روز انجام دهید اغلب سخت ترین و پیچیده ترین کارها هستند. اما بازده و پاداشی که انجام موفقیت آمیز چنین کارهایی برای شما خواهد داشت می تواند فوق العاده باشد. قبل از شروع هر کاری از خودتان بپرسید: آیا این کار جزء 20% بالاست یا 80% پایین؟

قانون: در مقابل این وسوسه که اول کارهای کوچک را سر و سامان دهید مقاومت کنید.

سخت ترین مرحله انجام هرکار مهمی اولین مرحله یعنی شروع کردن آن است. وقتی انجام یک کار مهم را واقعاً آغاز می کنید به طور طبیعی انگیزه پیدا می کنید تا آن را ادامه دهید. قسمتی از ذهن شما همیشه عاشق این است که سرگرم کارهای مهمی باشید که می توانند در زندگی شما تحول ایجاد کنند. وظیفه شما این است که این قسمت از ذهن خود را دائماً تغذیه کنید.

توانایی شما در انتخاب میان کار با اهمیت و کار بی اهمیت کلید تعیین میزان موفقیت شما در زندگی و کار است.

4-      پیامد کارها را درنظر داشته باشید.

میزان بزرگی و موفقیت هر فرد بستگی به این دارد که تا چه حد میتواند همه نیروهای خود را در یک کانال واحد بریزد.

اورسون سووت ماردن

نشانه تفکر برتر انسان این است که بتواند در موردپیامدهای انجام دادن یا انجام ندادن یک کار پیش بینی درستی داشته باشد. این که یک کار یا فعالیت تا چه اندازه برای شما یا برای شرکت شما اهمیت دارد، بستگی به پیامدهای بالقوه آن کار دارد. اگر بتوانید براین اساس اهمیت هر کاری را ارزیابی کنید می توانید تعیین کنید قورباغه بعدی کدام است.

دید بلند مدت داشتن در کارها تبدیل به عاملی شده است که از تمامی عوامل دیگر مانند تجربه، تحصیل، نژاد، هوش و روابط در تعیین میزان موفقیت شما در زندگی و کار نقش مهمتری دارد. رویکرد شما نسبت به زمان یا افق زمانی شما، ناثیر چشمگیری بر رفتارها و انتخاب های شما دارد.

قانون: تفکر دراز مدت تصمیم گیری های کوتاه مدت را بهبود می بخشد.

طبق تعریف، کارهای مهم و ضروری به طور بالقوه نتایج بلند مدت دارند و کارهای غیرمهم تاثیرات بلندمدت بسیار ناچیزی دارند و یا هیچ نتیجه ای (تاثیری) ندارند.

قانون: آینده نگری فعالیتها و کارهای فعلی ما را تحت تاثیر قرار می دهد و در اغلب مواقع تعیین کننده فعالیت های کنونی ماست.

با داشتن دید بلند مدت و آینده نگری بسیار بهتر میتوانید کارهای فعلی تان را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که آیا این کارها با آنچه که هدف نهایی شماست و می خواهید به آن برسید مطابقت دارد یا خیر.

افراد موفق کسانی هستند که آماده اند تا لذتهای کوتاه مدت را به تعویق بیندازند و با کار و تلاش نتایج بسیار ارزشمندی را در آینده به دست آورند. به عکس افراد ناموفق بیشتر به خوشی ها و لذت های کوتاه مدت و آنی فکر می کنند و به آینده خود بسیار کم توجه هستند.

انگیزه باید علتی داشته باشد. وقتی فعالیت یا رفتاری را به وضوح برای خود تعریف کردید هر چقدر تاثیرات مثبتی که آن کار می تواند روی زندگی شما بگذارد به طور بالقوه بیشتر باشد شما هم انگیزه بیشتری برای انجام سریع آن کار خواهید داشت. اگر به طور مداوم کارهایی را که می تواند تغییر عمده ای در زندگی شما یا در جایی که در آن کار می کنید ایجاد کند شروع کنید و به اتمام برسانید تمرکز خود را حفظ کرده و پیشرفت خواهید کرد.

اگر کار را شروع کنید ذهن شما گرم می شود و اگر ادامه دهید کار به انجام میرسد.

گوته

5-      روش الف- ب- پ- ت- ث را مداوم به کار گیرید.

نخستین قانون موفقیت تمرکز است. یعنی همه نیروهای خود را روی یک نقطه متمرکز کنید. مستقیماً به سراغ همان نقطه بروید و به چپ و راست منحرف نشوید .

روش الف-ب-پ-ت-ث یک تکنیک قوی برای اولویت بندی است که می توانید هر روز از آن استفاده کنید. کارایی این تکنیک در سادگی آن نهفته است. روش آن به این ترتیب است که پس از آنکه لیست کارهایی که در روز آینده باید انجام شوند تهیه کردید، در کنار هر یک از موارد حروف الف- ب- پ- ت- ث را بنویسید. حرف اول برای کاری است که بسیار مهم است و حتما باید انجام شود. اگر بیش از یک مورد از نوع الف دارید، آنها را با گذاشتن علامت الف-1 ، الف-2، الف-3  الویت بندی کنید. کار الف-1 بزرگترین و ارزشمندترین قورباغه شماست.

موارد نوع ب کارهایی هستند که باید انجام داد اما عواقب آنها زیاد شدید نیست. قاعده این است که هرگز نباید به موارد ب بپردازید وقتی که هنوز یکی از مواد الف هنوز باقی مانده است.

موارد پ آنهایی هستند که انجام دادنشان خوب است اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد.

موارد ت کارهایی هستند که می توانید به شخص دیگری موکول کنید.

موارد ث کارهایی هستند که بکلی می توانید حذف کنید بدون آنکه واقعاً تغییری ایجاد شود.

این موارد می توانند کارهایی باشند که زمانی اهمیت داشته اند اما دیگر به شما مربوط نمی شوند یا برای شما مناسب نمی باشند.

پس از تهیه لیست بلافاصله دست بکار شوید و از نیروی اراده خود بهره گیرید تا مهمترین کاری را که می توانید انجام دهید شروع کنید و به آن ادامه دهید. توانایی حلاجی کردن و تجزیه و تحلیل لیست کارها و مشخص کردن کار الف- 1 سکوی پرشی است که شما را به بالاترین سطوح موفقیت، اعتماد به نفس، عزت نفس و سربلندی پرتاب می کند.

6-      روی اهداف اصلی تمرکز کنید.

وقتی همه نیروی جسمی و ذهنی متمرکز می شوند توانایی فرد برای حل مشکلات به طور حیرت انگیزی چند برابر می شود.

نرمن وینیت پیل

اگر می خواهید در کارتان موفق باشید باید در حوزه وظایف اصلی کار توانا باشید، حوزه ای که مسئولیت کامل آن با شماست. اگر شما در این حوزه فعال نباشید، هیچکس دیگری در آن فعالیت نخواهد کرد. حوزه اهداف اصلی حوزه فعالیتهایی است که شما آن را تحت کنترل دارید ، حوزه ای که از یک طرف برون داد کار شماست و از طرف دیگر درون داد کار دیگران است و موجب همکاری بین شما و دیگران می شود.

نقطه شروع داشتن عملکرد بالا برای شما این است که ابتدا اهداف اصلی کارتان را مشخص کنید . پس از آن قدم بعدی نمره دادن، از یک تا ده به نحوه فعالیتهای خود در رسیدن به هر کدام از این اهداف است. در کدام زمینه قوی تر و کدام زمینه ضعیف تر هستید؟

در این مورد قانونی وجود دارد: هدفی که در آن ضعیف ترین عملکرد را داشته اید همان جایی است که شما باید سایر توانایی ها و مهارتهای خود را بکار گیرید.

منظور این است که حتی اگر برای مثال در رسیدن به شش هدف از هفت هدف اصلی کارتان بتوانید عملکرد عالی داشته باشید عدم توانایی و یا نداشتن مهارت کافی جهت دستیابی به هفتمین هدف ، شما را از موفقیت باز می دارد و میزان موفقیت شما را در استفاده از توانایی ها و مهارتها در سایر زمینه ها و اهداف اصلی تان محدود می کند ضعف شما در یک زمینه میتواند مانع کارایی و اثربخشی شما و عامل اصلی برخوردها، اختلاف نظرها و نهایتاً شکست شما در کار شود. برای مثال یکی از اهداف اصلی یک مدیر تفویض اختیار است. توانایی انجام این کار مدیر را قادر می سازد تا مدیریت کند و بتواند از طریق بکار گرفتن توانایی دیگران به اهداف سازمان برسد. مدیری که نتواند به خوبی کارها را به دیگران بسپارد، قادر نخواهد بود از سایر مهارتها و توانایی های خود حداکثر استفاده را بکند. حقیقت این است که هر کسی نقاط قوت و ضعفی دارد. از توجیه کردن و دفاع از نقاط ضعفتان دست بردارید . به جای این کار آنها را دقیقاً مشخص کنید. هدف خود را تعیین کنید و برای آنکه در هریک از زمینه هایی که در آن ضعف دارید بهترین باشید برنامه ریزی کنید. شاید برای آنکه در کارتان بهترین باشید فقط به یک مهارت دیگر نیاز داشته باشید.

یکی از مهمترین پرسشهایی که همیشه باید از خودتان بپرسید و آن را جواب دهید این است:

چه مهارتی است که اگر من آن را داشته باشم بیشترین تاثیر مثبت را روی کار یا شغل من می گذارد؟ از رئیستان، همکارانتان، دوستانتان و اعضای خانواده تان این سوال را بپرسید. پاسخ را پیدا کنید و سپس برای پیدا کردن مهارت و عملکرد عالی در آن زمینه دست بکار شوید.

7-      به قانون تشخیص ضرورت عمل کنید.

تمرکز در معنای اصلی و درست کلمه توانایی دقت و توجه ذهن روی یک موضوع واحد است.

کمار

قانون تشخیص ضرورت می گوید: هیچوقت برای انجام همه کارها وقت کافی وجود ندارد. ولی همیشه برای انجام مهمترین کارها وقت کافی هست.

این یک واقعیت است که امروز هر فرد به طور متوسط 110 تا 130 درصد وقت و توانایی خود کار برای انجام دادن دارد و حجم کارها و وظایف مرتبا در حال افزایش است. خیلی از مردم می گویند که وقتی مجبور هستند کاری را تا مدت زمان معینی به اتمام برسانند همیشه کارایی بیشتری پیدا می کنند. گاهی اوقات هنگامی که افراد سعی می کنند کاری را در دقایق آخر به اتمام برسانند به دلیل عجله در کار مجبور به دوباره کاری می شوند و در نتیجه کار در مدت زمانی طولانی تر به اتمام میرسد.

برای آنکه بتوانید روی مهمترین کارهایتان تمرکز کنید و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانید سه سوال وجود دارد که می توانید مرتب از خود بپرسید. سوال اول: مهمترین و باارزش ترین کار من کدام است؟

این سوال را ابتدا از خودتان بپرسید. سپس از رئیس ، همکاران و زیردست خود نیز همین سوال را بکنید.

دومین سوال : چه کاری است که اگر من و فقط من خوب انجام دهم تفاوت چشمگیری در زندگی و شغلم خواهد داشت؟

این سوال متعلق به پیتر دراکر، استاد بزرگ مدیریت است. این کاری است که فقط شما می توانید انجام دهید. اگر شما انجام ندهید هیچکس دیگری آن را انجام نخواهد داد. اما اگر شما آن را خوب انجام دهید در زندگی و کارتان تحول اساسی ایجاد می کند. وظیفه شما این است که یک پاسخ روشن و صریح پیدا کنید و سپس قبل از اقدام به هر کار دیگری این کار را شروع کنید.

سومین سوال: بهترین استفاده ای که می توانم در حال حاضر از وقتم بکنم چیست؟

این پرسش کلید اصلی مدیریت زمان و تبدیل شدن به فردی بسیار فعال و سازنده است.

کارهای مهم را اول انجام دهید و کارهایی را که در اولویت نیستند اصلاً انجام ندهید.

گوته: کارهایی که از همه مهمتر هستند هرگز نباید قربانی کاری غیر ضروری شوند.

8-      پیش از شروع، مقدمات کار را کاملاً فراهم کنید.

میزان کارایی شما هرچه باشد، توانایی بالقوه شما بیشتر از آن است که تاکنون به فعل درآمده است.

جیمز تی مک کی

یکی از بهترین راههای غلبه بر اهمال کاری و انجام سریعتر کارها آن است که قبل از شروع، تمام چیزهایی را که برای انجام کارتان نیازدارید آماده کنید و دم دست بگذارید.

برای شروع میز کارتان را تمیز کنید و فقط یک کار جلو رویتان باشد و اگر لازم دانستید بقیه چیزها را روی زمین یا روی می