همیشه خلق یک اثری که بتواند نیازهای مخاطبان خود را برآورده سازد و دارای نقاط قوت و نقاط ضعف حداقلی باشد مورد توجه مسوولان امر و همچنین مخاطبان بوده است بنابراین در این مورد وشش‌هایی شده است که هر کدام به سهم خود توانسته‌اند گامی رو به جلو در جهت موثر بودن گزارش حسابرسی برداشته باشند.

گزارش حسابرسی نظر رسمی و نتیجه نهایی یافته‌های حسابرسی است که توسط حسابرس مستقل یا حسابرس داخلی به مدیریت ارائه می‌شود. تمامی تلاش و تجربیات تیم حسابرسی در متن گزارش به نمایش در‌می‌آید و این هم برای مدیریت واحد مورد رسیدگی و هم برای موسسه حسابرسی (شاغل انفرادی) و واحد حسابرسی داخلی از اهمیت خاصی برخوردار است. به یاد داشته باشید، مطالعات نشان می‌دهد که متوسط زمانی یک خواننده گزارش در ابتدا برای فهمیدن موضوعی نوشته شده 3 تا 5 ثانیه است.

پس چگونه می‌توان یک گزارش حسابرسی نوشت که به سرعت و به‌طور موثر بر مخاطب خود تاثیر گذارد؟ برای دستیابی به نتایج عالی در هنگام نوشتن گزارش حسابرسی، حسابرس باید در مخاطبان ایجاد تمرکز نماید و هدف حسابرسی را به وضوح بیان کند. قبل از نوشتن گزارش حسابرسی نهایی آن را با مدیریت واحد مورد رسیدگی مورد بحث قرار دهید تا نکاتی که لازم است اصلاح یا تغییر کند، انجام پذیرد و از ارائه گزارشی که مورد قبول مدیریت نیست و می‌تواند باعث آدرس‌دهی غلط به مخاطبان شود جلوگیری به عمل‌ آید. در این متن هفت گام زیر می‌تواند به شما کمک کند که چگونه یک گزارش حسابرسی موثر را نگارش کنید.

گام اول: درباره اینکه گزارش توسط چه اشخاصی خوانده خواهد شد، تفکر کنید (بیندیشید): شما باید سبک نوشتن گزارش خود را با توجه به گیرنده(مخاطب گزارش)تنظیم کنید. خوانندگان شما باید قادر به درک مطالب باشند. گزارش باید به زبان ساده نوشته شود و در ارائه وقایع و تجزیه و تحلیل از مبالغه گری پرهیز شود به‌طوری که گزارش حسابرسی به‌صورت کاملا بی‌طرفانه و بدون جبهه‌گیری خاصی حقایق و آنچه هست را بیان کند و همچنین از زیاده گویی و اطناب جملات دوری گزیند.

برای فهم بیشتر استفاده‌کنندگان گزارش بهتر است تمام کلمات اختصاری و مخفف توضیح داده شود و از به کار بردن کلمات خاص یک صنعت اجتناب شود و از جملات مبهم و چند پهلو استفاده نشود. در نگارش گزارش حسابرسی دقت کنید از جملات و کلماتی که دارای بار منفی هستند و می‌تواند مدیریت واحد مورد رسیدگی را دچار حالت گارد‌گیری و مدافعانه قرار بدهد دوری کنند. تا حد امکان از جملات و عباراتی استفاده شود که دارای بار مثبت بر مخاطبان و مدیریت واحد مورد رسیدگی داشته باشد.

گزارش حسابرسی باید بتواند تغییرات در طبقه‌بندی سرفصل‌های ترازنامه را به‌طور روشن و واضح و بدون سردرگمی به مخاطبان نشان دهد و حسابرسان از گیج کردن مخاطبان خودداری کنند. گزارش حسابرسی باید تمام موضوعات را به‌صورت یکپارچه در کنار هم بیان کند و از بیان مطالب به‌صورت پراکنده خودداری نماید. تا چه حد حسابرسان می‌توانند در ارائه گزارش حسابرسی در مورد قالب و الگو ارائه گزارش آزاد یا دارای اختیار باشند؟ آیا باید تمامی گزارش‌ها دارای وحدت رویه(از نظر شکل) باشند تا قابل فهم باشند؟

 گام دوم: طراحی گزارش خود را به‌طوری که به نظر می‌رسد حرفه‌ای است انجام دهید:زمانی می‌توان گفت که یک گزارش حسابرسی خوب است که بتواند با مخاطب خود ارتباط برقرار کند و در برقراری ارتباط اولین چیزی که مخاطب با آن برخورد می‌کند فونت نوشتار است که باید در انتخاب آن هوشمندانه عمل کرد. می‌توان با استفاده از فونت بسیار آسان برای خواندن، اما سازگار استفاده کرد. آیا بیش از حد از فونت‌های مختلف در گزارش حسابرسی خود استفاده می‌کنید؟ بهتر است محیط ساده و روانی را برای مخاطبان گزارش خود فراهم کنید تا با خواندن گزارش شما دچار خستگی دید و سردرگمی در نوشتار شما نشوند. در متن گزارش حسابرسی بسیاری از حسابرسان از ساختار سازمانی که مانع سهولت خوانده شدن گزارش در مخاطبان می‌شود استفاده می‌کنند و جایی را برای استراحت بصری برای مخاطبان در نظر نمی‌گیرند و به خسته‌کنندگی گزارش می‌افزایند. از رنگ‌های گرم و سرد به ترکیب استفاده کنید و مدام از یک نوع رنگ (مثلا رنگ‌های سرد) استفاده نکنید.

با استفاده از برخی رنگ‌های خوب است که می‌توان آن بخش از گزارش را که از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است نمایان و قابل توجه تر کرد. (البته گزارش‌های حسابرسی که در ایران تهیه می‌شود تماما به رنگ سیاه است و تا‌کنون گزارشی به‌صورت رنگ بندی شده مشاهده نکرده‌ام) آیا وقت آن نرسیده که گزارش‌های پویا و جدیدی از لحاظ ترکیب و پیکربندی ارائه کرد؟ همچنین می‌توان برای درک و عمق بخشیدن به مطالب گزارش از نمودار عکس و جلوه‌های بصری استفاده کرد. (به نظر اینجانب می‌توان از فیلم برای توضیحات بیشتر هم استفاده کرد) 

گام سوم: خلاصه‌ای در مورد گزارش حسابرسی بنویسید: این خلاصه باید روشن (واضح)و مستقیما به مقصود باشد. لازم به بیان است که خلاصه باید آن قدر جذابیت داشته باشد که بتواند مخاطب را به خواندن گزارش کامل حسابرسی ترغیب کند. البته در نوشتن خلاصه هم باید رعایت اصول اخلاقی و حرفه‌ای را انجام داد و در تهیه آن همان قواعد و اصول گفته شده در گزارش کامل را انجام داد.

امروزه تمامی افراد دارای کمبود زمان هستند و وقت زیادی را برای خواندن مطالبی که نتوانند با آن ارتباط برقرار کنند خرج نمی‌کنند. بنابراین باید با توجه به این موضوع خلاصه‌ای که تهیه می‌شود به زبان ساده و دور از تکلف و با لحن روان و جلوه‌های بصری لازم انجام گیرد. چرا که در شروع فرآیند حسابرسی تا مرحله گزارش زحمات زیادی را حسابرسان متحمل شده‌اند و اگر نتوانند مخاطبان گزارش را به خواندن و توجه به مطالب درون آن معطوف کنند، در تشکیل زنجیره ارزش کاری حسابرسی دچار شکست شده‌ و از آنجا که خواندن گزارش و توجه به آن رکن اصلی در تهیه گزارش است، اگر این عمل (مورد توجه قرار نگرفتن گزارش توسط مخاطبان) انجام پذیرد می‌توان بیان کرد که حسابرسی (محصول نهایی آن=گزارش حسابرسی)به شکست انجامیده است.