همکارم چگونه فرصت پیدا می‌کند هر هفته 10 مشتری را ملاقات کند و طی سه ماهه اول سال برنامه‌های سالانه خود را ارائه دهد؟

روش درست تخصیص زمان و کار


اینها عبارات یک فروشنده درباره همکار کارآمد خود است. او می‌گوید «من به ندرت فرصت پیدا می‌کنم که پنج قرار ملاقات در هفته داشته باشم و همه کارهای اداری خود را به درستی در زمان تعیین شده به انجام رسانم».
چگونه برخی افراد طوری برنامه‌ریزی زمانی دارند که نه تنها می‌توانند فعالیت‌های استراتژیک خود را دنبال کنند بلکه می‌توانند با مدیران و مسوولان، زمانی را به گفت‌وگو بپردازند و با این وجود، فقط 40 ساعت در هفته کار کنند؟ امروز یک مدیر، کارمند خود را بر مبنای سرعت انجام کار نیز مورد سنجش قرار می‌دهد و توجه به این مساله بسیارضروری است.
در اینجا یک راز وجود دارد: همکارانی که همیشه جلوتر از شما هستند و به نظر می‌رسد کمتر نیز کار می‌کنند، به مرور زمان یاد گرفته‌اند که بر آنچه واقعا مهم است متمرکز شوند و کارهایی را انجام دهند که با ارزش به حساب می‌آیند - در ضمن هدف آنها هیچ‌وقت انجام کار بی عیب و نقص نیست.
به احتمال زیاد بهترین فروشنده تیم شما کمتر از نیمی از زمانی را که شما صرف انجام کارهای اداری و پرکردن فرم‌ها می‌کنید به این‌گونه فعالیت‌ها اختصاص می‌دهد. بلی، ممکن است این طور به نظر برسد که آنها نامرتب و شلخته کار می‌کنند، اما واقعیت این است که هیچ‌کس به این مساله اهمیت نمی‌دهد؛ چرا که حجم فروش و درآمدی که او عاید شرکت می‌کند، مسائل دیگر را تحت الشعاع قرار می‌دهد. کسی که مورد توجه مدیر ارشد خود قرار گرفته باشد ممکن است ایمیل‌هایی بفرستد که غلط‌های املایی یا دستوری در آنها به چشم بخورد و دربعضی از جلساتی که دعوت می‌شود حضور نیابد. اما در زمانی که یکی از جلسات مربوط به پروژه واقعا مهم باشد، این شخص می‌تواند با درخشش خود همه را شگفت زده کند.
اگر احساس می‌کنید این امر کاملا ناعادلانه است، حدس من این است که احتمالا در مدرسه عملکرد بی نقصی داشته‌اید، چرا که معمولا کمال گرایی در مدرسه مورد تشویق قرار می‌گیرد.
من تا زمان فارغ التحصیلی شاگرد اول بوده‌ام و همیشه تکالیف خود را طوری انجام می‌دادم که رضایت معلمان را به همراه داشت. اما باید اعتراف کنم که این استراتژی در زمان تحصیل کارآیی داشت. اما از زمانی که کسب و کار خود را هفت سال پیش شروع کردم، موضوع تغییر کرد. من به این نتیجه رسیدم که کسب نمره 20 در همه کارها باعث عقب ماندن از موفقیت می‌شود. در آنجا بود که فهمیدم باید بیشتر بر نقاط قوت خود متمرکز شوم. همان طور که تام راث در مجموعه کتاب‌های «یابنده نقاط قوت» می‌گوید، شما می‌توانید به جای آنکه دائما به نقاط ضعف خود توجه کنید، با به کارگیری نقاط قوت خود به موفقیت بیشتری دست یابید. درک اهمیت این موضوع که چگونه به طور هدفمند زمان و انرژی خود را برای کارهای مهم‌تر اختصاص دهم و برای کارهایی که کمتر اهمیت دارند، انرژی کمتری بگذارم در رسیدن من به موفقیت بسیار موثر بود و به این شیوه توانستم به بسیاری از افرادی که مستاصل شده بودند کمک کنم.
وقتی با افرادی صحبت می‌کنم که با مساله کمبود وقت مواجه هستند، از جمله، اساتید دانشگاه، مدیران و وکلا، همه یک موضوع را مطرح می‌کنند- آنها فرصت پیدا نمی‌کنند تا به همه کارها رسیدگی کنند و البته حق با آنها است: هیچ کس وقت ندارد همه کارها را انجام دهد. با توجه به سرعت کار و سطح اطلاعات در جامعه مدرن، مدیریت زمان از بین رفته است. هر چقدر هم که سطح کارآیی بالایی داشته باشید، باز هم قادر نخواهید بود همه کارها را به تنهایی انجام دهید.
فلسفه من درباره سرمایه‌گذاری زمان این است که افراد را تشویق کنم به زمان به عنوان یک منبع محدود نگاه کنند و آن را طوری به کارهای خود اختصاص دهند که در راستای تعریف شخصی آنها از موفقیت باشد. برای این مساله، در زیر چند راه حل عملی ارائه می‌شود:
• تصمیم بگیرید به چه موضوعاتی نمی‌خواهید زمان اختصاص دهید: با توجه به محدود بودن زمان، هر چقدر هم که کارآیی بالایی داشته باشید، باز هم قادر نخواهید بود همه کارهایی را که دوست دارید انجام دهید. به محض آنکه این حقیقت را درک کنید، استرس و احساس بیهودگی از شما دور می‌شود. به عنوان مثال، از لحاظ حرفه‌ای می‌توانید حضورتان در همه جلسات را کمتر کنید و از لحاظ شخصی می‌توانید کسی را استخدام کنید که به نگهداری زمین چمن یا اتمام پروژه خانه‌سازی شما بپردازد.
• زمان خود را به صورت استراتژیک تخصیص دهید: داشتن حد و مرز درباره اینکه شما چگونه و چه وقت زمان خود را به کار و زندگی شخصی خود اختصاص می‌دهید به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که وقت خود را به درستی به کارهای مختلف اختصاص داده‌اید. یکی از مهم‌ترین دلایل کارنکردن برای مدت بیش از حد طولانی این است که تخصیص زمان به کار به صورت افراطی باعث می‌شود زمان کافی برای فعالیت‌هایی چون ورزش، خواب و تفریحات به دست نیاورید.
• به صورت خودکار برای زمان خود برنامه‌ریزی کنید: همان‌طور که برای بازنشستگی خود به طور اتوماتیک بودجه‌ای را اختصاص می‌دهید، فعالیت‌های عادی روزانه و هفتگی شما نیز باید از لحاظ زمان‌بندی تقریبا اتوماتیک باشد. به عنوان مثال، در محل کار می‌توانید با خودتان قرار بگذارید که همیشه به صورت هفتگی دو روز کامل را به پروژه‌های مهم اختصاص دهید و در خارج از محل کار نیز می‌توانید در باشگاه ورزشی ثبت‌نام کنید و سه روز در هفته را به سلامت خود اختصاص دهید.
• داشتن یک برنامه زمان‌بندی متعادل را برای خود هدف قرار دهید که تغییر نکند: هر چند زندگی غیرقابل پیش‌بینی است و شما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که یک زمان بندی بدون تغییر برای خود ایجاد کنید؛ اما می‌توانید برای خود هدف تعیین کنید که یک زمان‌بندی متعادل همیشگی داشته باشید؛ بعد از طی زمان یک تا دو هفته، زمان‌بندی شما نشان می‌دهد که اولویت‌های شما کدام است.
وقتی توانستید زمان خود را به درستی اختصاص دهید، باید برای هر کاری روش متفاوتی اتخاذ کنید. همان‌طور که در بالا توضیح دادم، تلاش برای «انجام همه کارها» باعث می‌شود نتوانید زمان خود را به کارهایی که بیشترین فایده را برای شما دارد اختصاص دهید. به همین دلیل، من تکنیکی را ارائه کرده‌ام که می‌تواند به افراد کمال‌گرا یا افرادی که نمی‌توانند به درستی زمان‌بندی کنند کمک کند. در اینجا درباره این تکنیک توضیح می‌دهم:
وقتی قرار است کاری انجام دهید، ابتدا مشخص کنید که آیا این فعالیت شما از لحاظ زمانی یک سرمایه‌گذاری است یا خنثی است یا بهینه‌سازی است. فعالیت‌های سرمایه‌گذاری آنهایی هستند که اختصاص زمان بیشتر و کیفیت بالاتر کار به طور مشخص باعث به وجود آمدن منافع و مزایای بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، برنامه‌ریزی استراتژیک، یک فعالیت سرمایه‌گذاری است؛ همچنین، گذارندن وقت با افرادی که دوستشان دارید.
سعی کنید این گونه کارها را به بهترین وجه انجام دهید.
فعالیت‌های خنثی فقط باید به درستی انجام شوند؛ اختصاص زمان بیشتر، الزاما به نتایج بهتر نمی‌انجامد. به عنوان مثال، شرکت در جلسات پروژه یا رفتن به باشگاه ورزشی. این گونه کارها فقط باید انجام شوند، اما می‌توانید آن را در سطح پایین‌تری انجام دهید. فعالیت‌های بهینه‌سازی آنهایی هستند که در آن صرف زمان بیشتر، ارزش افزوده‌ای ایجاد نمی‌کند و باعث می‌شود برای کارهای با ارزش‌تر وقت کافی نداشته باشید. این گونه فعالیت‌ها نسبت به نوع خنثی می‌توانند در سطح پایین‌تری صورت پذیرند - هر چه آنها را سریع‌تر انجام دهید بهتر است. به عنوان مثال، کاغذبازی‌های معمول و کارهای تدارکاتی کوچک در این دسته قرار می‌گیرند.
هدف اصلی، به حداقل رساندن زمانی است که صرف فعالیت‌های بهینه‌سازی می‌شود. من دریافته‌ام که این تکنیک به شما امکان می‌دهد تا بر تمایلات کمال گرایانه خود فائق آیید و بیشتر بر موضوعات مهم متمرکز شوید که در نتیجه قادر خواهید بود هم از لحاظ شخصی و هم از لحاظ حرفه‌ای تاثیرگذاری بیشتری داشته باشید.
از لحاظ تاکتیکی، در اینجا به شرح چند نکته می‌پردازیم که چگونه بتوانید تکنیک‌های فوق را در عمل اجرا کنید:
• در آغاز هر هفته، فعالیت‌های سرمایه‌گذاری مهم را به طور مشخص تعریف کنید و در تقویم خود برای تکمیل هر چه زودتر این فعالیت‌ها در اولین روزهای هفته زمان‌بندی کنید. این کار شما را مجبور می‌کند کارهای دیگر را در زمانی که باقیمانده است انجام دهید.
• وقتی به آیتم‌های کارهای روزانه خود نگاه می‌کنید، آیتم‌های مربوط به هر فعالیت (سرمایه‌گذاری، خنثی یا بهینه‌سازی) را مشخص کنید و مطابق با آن زمان خود را به هر فعالیت اختصاص دهید، به عنوان مثال، چهار ساعت برای فعالیت‌های سرمایه‌گذاری، سه ساعت برای فعالیت‌های خنثی و یک ساعت برای فعالیت‌های بهینه‌سازی.
• اگر شروع به کاری کردید و متوجه شدید که بیش از حد انتظار شما طول می‌کشد، از خودتان بپرسید «ارزش/یا هزینه فرصت برای تخصیص زمان بیشتر به این کار چیست؟» اگر یک فعالیت سرمایه‌گذاری است و ارزش زیادی دارد، به آن ادامه دهید و زمان کمتری به فعالیت‌های خنثی و بهینه‌سازی اختصاص دهید. اگر کاری که انجام می‌دهید جزء دسته فعالیت‌های خنثی است و ارزش افزوده کمی دارد یا جزء دسته فعالیت‌های بهینه‌سازی است و اختصاص زمان بیشتر، شما را از فعالیت‌های مهم‌تر باز می‌دارد یا آن را در حداقل سطح ممکن انجام دهید یا آن را به دیگری بسپارید یا آن را متوقف کنید و وقتی زمان اضافی بیشتری داشتید آن را تکمیل کنید.
• اگر دفتر یادداشت روزانه دارید یا زمانی که صرف می‌کنید را در تقویم علامت می‌زنید، می‌توانید در پایان هفته کارهای خود را مرور کنید و تشخیص دهید آیا زمان خود را برای به دست آوردن بیشترین نتیجه در سرمایه‌گذاری زمان، به درستی اختصاص داده‌اید یا خیر.