دسته بندی اطلاعات
مدیریت موثر جلسات
| منبع: | دنیای اقتصاد | تاریخ انتشار: | 1390-03-25 |
| نویسنده: | مترجم: | زهره همتیان | |
| چکیده: | |||
جلسات کاری برای مدیران می‌تواند تبدیل به نوعی شیوه زندگی شود. اغلب تصور میشود که جلسات بسیار وقت گیرند و نتایج کمی‌را ارائه می‌دهند. |
|||
|
نکات مدیریتی مدیریت موثر جلسات اما باید گفت که برگزاری جلسات راه خوبی برای برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات است، بنابراین سوال اصلی‌این است که چگونه می‌توان آنها را با کیفیت بیشتر و کارآمدتر برگزار کرد. هدف از جلسات چیست؟ تمام جلسات باید دارای هدف باشند. ما جلسات را برگزار می‌کنیم تا در مورد موضوعی بحث کنیم و به تصمیم‌گیری برسیم. ممکن است هدف‌این باشد که با کارمندان خود در جریان آخرین گزارشات و اطلاعات قرار گیریم، بنابراین نتیجه‌این خواهد بود که اطلاعات شما تکمیل میشود و در جریان آخرین امور قرار می‌گیرید. این مساله مهم است که تمامی شرکت‌کنندگان هدف و نتیجه مورد نظر جلسه را درک کنند. به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبها است. چه کسانی باید در جلسه شرکت داشته باشند؟ این سوال نیاز به تفکر و بررسی دارد، زیرا تنها افرادی باید حضور داشته باشند که برای هدف جلسه مناسب هستند. اگر هدف از برگزاری جلسه بحث و گفت‌وگو و رسیدن به یک تصمیم‌گیری است، هر چه تعداد شرکت‌کنندگان بیشتر باشد احتمال اینکه به نتیجه گیری برسید کمتر است. درنظر داشته باشید چه کسانی مورد نیاز هستند: • افرادی که می‌توانند اطلاعاتی را ارائه دهند. • کسانی که قسمتی از روند تصمیم‌گیری هستند. • افرادی که باید از مسائل مطرح شده در جلسه مطلع شوند، البته فقط افراد کلیدی را در نظر بگیرید؛ زیرا دیگران می‌توانند با حضور داشتن تنها دقایقی در جلسه اطلاعات لازم را به دست آورند. ممکن است لیست شرکت‌کنندگان بسیار طولانی شود و اغلب اوقات برگزارکنندگان جلسه از هرکسی که تمایل نشان بدهد دعوت می‌کنند.این امر منجر به حضور بیش از حد افراد میشود. همه سعی بر مشارکت و همکاری در جلسه را دارند، اما در‌این میان ممکن است برخی افراد از هدف اصلی جلسه منحرف شوند. به یاد داشته باشید که شرکت در جلسه وقت گیر است، بنابراین تنها کسانی را دعوت کنید که باید حضور داشته باشند. همچنین افرادی هستند که بدون در نظر گرفتن ضرورت حضورشان در جلسه، تمایل دارند در تمامی‌جلسات شرکت داشته باشند. هنگامی که تصمیم گرفتید حضور چه کسانی در جلسه ضروری است، برای شرکت دادن افراد نامناسب در جلسه تحت فشار دیگران قرار نگیرید. البته می‌توانید مودبانه به آنها پیشنهاد دهید که بعد از جلسه دقایقی آنها را به حضور می‌پذیرید. دستور کار جلسه جلسات باید دستورکار و برنامه‌ای داشته باشند که قبل از شروع جلسه بین شرکت‌کنندگان توزیع شود. این دستورکار باید شامل موضوعات جلسه و زمان بندی باشد. دستورکار باید چند روز قبل از جلسه بین شرکت‌کنندگان توزیع شود؛ به طوری آنها برای مرور اهداف و مباحث جلسه وقت کافی داشته باشند و بتوانند آمادگی لازم را کسب کنند. یک جلسه موثر و کارآمد بستگی به تنظیم زمان دستور کار آن دارد. اگر یک مبحث در حال فرا رفتن از زمان مجاز خود است باید متوقف شود و ترتیبی صورت گیرد تا ادامه آن به زمان دیگری موکول شود. گرداننده جلسه جلسه نیاز به شخصی دارد که آن را اداره کند. این فرد جلسه را زمان‌بندی می‌کند، به طوری به همه فرصت مشارکت می‌دهد، به کسی اجازه حکم‌فرمایی نمی‌دهد و در پایان جلسه را خاتمه می‌دهد و تصمیمات گرفته شده و اقدامات متعاقب آن را مشخص می‌سازد. نقش مهم مدیر جلسه این است که تضمین کند جلسه به دستورکار و موضوعات آن پایبند باشد. این جزو وظایف مدیر جلسه است که اگر بحث به موضوعات دیگر کشیده شد، آن را به مسیر اصلی برگرداند. صورت‌جلسه برای تنظیم صورت جلسه شخصی را تعیین کنید که نکات اصلی مطرح شده و تصمیم گیری‌ها را یادداشت کند. این کار را نباید گرداننده جلسه انجام دهد؛ زیرا در‌این صورت قادر نخواهد بود جلسه را به درستی اداره کند. در صورت‌جلسه باید قید شود که چه کسانی چه مواردی را مطرح کرده‌اند و‌اینکه چه افرادی ملزم به اجرای تصمیمات شده‌اند. اگر جلسه‌ای که برگزار شده ادامه جلسه قبل است، دستور جلسه قبلی نیز باید در ابتدای صورت جلسه فعلی ذکر شود. آماده‌سازی جلسه مطمئن شوید که اتاقی مناسب و صندلی‌های کافی برای‌این کار درنظر گرفته شده است. نسخه‌های دستورکار جلسه و قلم و کاغذ‌های اضافی با خود به جلسه بیاورید. نور اتاق را چک کنید که کافی باشد و اگر قرار است کاری ارائه شود اطمینان حاصل کنید که همه از جایگاه خود قادر به دیدن آن هستند. چندین بار قبل از برگزاری جلسه موارد خاصی از قبیل تلفن‌های کنفرانس، خروجی‌های برق یا ویدئو کنفرانس‌ها را بررسی کنید. کنترل کنید که آنها در اتاق هستند و به درستی کار می‌کنند. اگر در جلسه از تکنولوژی خاصی استفاده می‌کنید قبل از ورود شرکت‌کنندگان آنها را راه‌اندازی کنید، منتظر ماندن برای روشن شدن کامپیوترها وقت با ارزش جلسه را هدر می‌دهد. سخن آخر جلسات موثر و سودمند اول از همه نیاز به برنامه‌ریزی صحیح دارند. کسی که جلسه‌ای را فراخوان می‌دهد باید هدف و دستور کار آن را مشخص کند و به شرکت‌کنندگان زمان کافی برای آمادگی و مشارکت بدهد. حضور افراد مناسب و شایسته در جلسه ضروری است و حضور افراد نامناسب و نابجا جلسه را از مسیر اصلی منحرف می‌کند. در نهایت، تدارکات و آماده سازی جلسات می‌تواند تاثیر زیادی روی موفقیت آن بگذارد. مطمئن شوید که اندازه اتاق جلسه مناسب است و تمام تجهیزات فنی درست کار می‌کنند. طی جلسه به دستورکار توجه داشته باشید، از شروع جلسه آن را شفاف‌سازی کنید و نتیجه‌ای را که می‌خواهید از جلسه حاصل شود، مدنظر قرار دهید. منبع:http://www.managementtrainee.co.uk |
|||
مشخصات ثبت اطلاعات
نظرات و پیشنهادات
دریافت آخرین اطلاعات رازنامه
با ثبت پست الکترونیکی خود و یا دوستان خود همیشه از آخرین اطلاعات سایت آگاه شوید.
دریافت آخرین اطلاعات رازنامه
دریافت آخرین اطلاعات رازنامه
پرسش ها و پاسخ ها
با عرض سلام و خسته نباشید در صورتی شرکتی به عنوان اسپانسر با ما مشغول فعالیت باشد از نظر اداره مالیاتی پول های واریزی از طرف اسپانسر به چه صورت شناسایی میشود ؟ آیا معاف از مالیات است؟
علیرضا سربی Alirezasorbi ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین پایانه ها و سامانه مودیان ، کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )
باسلام من کاردان دامپزشکم باشراکت مرغداری خریدیم مرغدار نمونه کشور شدم سرم کلاه گذاشتن مرغداری رو فروختن .میخوام کار شروع کنم نمیدونم چیکار باید بکنم.از مردم فراری شدم میترسم با هر کس کار کنم سرم کلاه
علیرضا سربی Alirezasorbi ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین پایانه ها و سامانه مودیان ، کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )
سلام،وقت بخیر زمانی که لیست تعدیل حقوق تهیه می گردد و حقوق و عیدی از مالیات معاف می گردند در سیستم حسابداری چطور باید مالیات حقوق را کسر کرد متشکرم
احمد نورمحمدی ( راهبری سیستم های حسابداری - مالیاتی
مشاور مالی مالیاتی شرکت های دانش بنیان )
سلام وقت بخیر من دوتا حساب دارم به نام پیش دریافت عوارض و ارزش فزوده و پیش پرداخت عوارض و ارزش افزود موقع پرداخت ارزش افزوده و عوارض چطوری سند بزنم و این که چرا تفاوت ارزش افزوده خرید من و ارزش ا
مانوئیل یوحنائی ( حسابداری مالی و مالیاتی -حسابداری صنعتی - حسابرسی - حسابرسی داخلی )
سلام ، وقت بخیر نحوه سند زدن پرداختی بیمه تامین اجتماعی به چه صورته ؟ بدون این که تو لیست حقوق و دستمزد بیام ه صورت جداگانه چطوری ثبت بزنم؟
احمد نورمحمدی ( راهبری سیستم های حسابداری - مالیاتی
مشاور مالی مالیاتی شرکت های دانش بنیان )
سلام به مشاور محترم من تازه دیپلم در رشته حسابداری گرفته ام نمی دانم به تحصیل در دانشگاه ادامه دهم یا خیر ؟ با توجه به اینکه بیکاری در مقطع دانش آموختگان عال زیاد است چه کنم ؟ لطفا" رهنمایی بفرمائید
عیسی ذوقی ( مشاور بازرگانی، مالی ومالیاتی )
سلام و وقت بخیر برای استارت آپ ها و کسب و کارهای الکترونیک آیا معافیت مالیاتی وجود دارد؟ در صورت تایید، نحوه استفاده از معافیت چگونه است؟
علیرضا سربی Alirezasorbi ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین پایانه ها و سامانه مودیان ، کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )
با سلام خدمت جنابعالی چنانچه پروانه بهره برداری کارگاه یا کارخانه ای که در شهرک صنعتی به نام فرد باشد ولی همین شخص مدیرعامل شرکتی باشد که در همان کارگاه مشغول تولید است و برای آن شرکت دفاتر قانونی تهی
علیرضا سربی Alirezasorbi ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین پایانه ها و سامانه مودیان ، کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )
سلام و وقت بخیر برای استارت آپ ها و کسب و کارهای الکترونیک آیا معافیت مالیاتی وجود دارد؟ در صورت تایید، نحوه استفاده از معافیت چگونه است؟
علیرضا سربی Alirezasorbi ( حسابداری ، حسابرسی ، قوانین پایانه ها و سامانه مودیان ، کار ، تامین اجتماعی ، مالیات ها ، تجارت و حسابداری بهای تمام شده )
با سلام خدمت استاد محترم برای آموزش کارکنان در دوره آموزشی اکسل در حسابداری میخواستم ببینم چطوری باید با شما هماهنگی کنیم. با تشکر
مهدی مقدسی ( مشاوره مالی ،حسابداری و حسابرسی مالی و مالیاتی ،قانون مالیات های مستقیم. اکسل .قوانین بازار سرمایه، )
مطالب مرتبط
- گوش فرا دهید!
- ثروتمندترین مرد دنیا
- نکات و عباراتی که بهتر است استفاده نشود
- چگونه می‌توان باهوش شد
- شش قانون کسب و کاری که می‌توانید زیرپا بگذارید
- استراتژی ۳۱: چه زمان، موقع مناسب اعتراف به اشتباه است؟
- آیا رمزعبور شما «123456» است؟
- شیوه برخورد با رییس نالایق
- سالم بمانیم، پولدار شویم
- چگونه می‌توان با کار کمتر، نتیجه بهتری گرفت؟
