وین آرمیتاژ که مخارج زندگی خود را از راه رانندگی تاکسی در می‌آورد، از عمویش پول قرض گرفت و یک آژانس کوچک مسافرتی تاسیس کرد. این شرکت سه مینی‌بوس و دو اتوبوس بین‌شهری دارد و در کار قرارداد شرکتی تخصص پیدا کرده‌ است. اما دورنمای مدیریت عملیات برای وین اضطراب‌آور بود و به فکر فرو رفت که چگونه آی تی می‌تواند به دادش برسد.

  چهار موردکاوی در زمینه کسب و کار
پندهایی به کارآفرینان

موردکاوی (1):
چگونگی استفاده از ای تی برای راه‌اندازی کسب و کار
وین آرمیتاژ که مخارج زندگی خود را از راه رانندگی تاکسی در می‌آورد، از عمویش پول قرض گرفت و یک آژانس کوچک مسافرتی تاسیس کرد. این شرکت سه مینی‌بوس و دو اتوبوس بین‌شهری دارد و در کار قرارداد شرکتی تخصص پیدا کرده‌ است. اما دورنمای مدیریت عملیات برای وین اضطراب‌آور بود و به فکر فرو رفت که چگونه آی تی می‌تواند به دادش برسد.

نیازهای کسب و کار
من در ساعات بیکاری‌ام مشتاقانه با کامپیوتر مشغول بودم و طبیعتا فکر می‌کردم کسب و کارم را با آی تی به راحتی هرچه تمام‌تر می‌توانم اداره کنم. همچنین می‌خواستم استفاده از آی تی وقتم را برای کارهای دیگری مثل رانندگی خالی کند.
نخستین حرکت من خرید یک کامپیوتر پیشرفته عالی برای دفتر کارم بود که عمری نسبتا طولانی داشته باشد و همه کارهای خواسته شده را انجام دهد. اما زمانی که این را با فروشنده کامپیوتر در میان گذاشتم، فروشنده حرفم را قطع کرد و در مورد کسب و کارم سوالاتی پرسید. مدتی نگذشت که من تشخیص دادم امکان دارد مبلغ زیادی پول غیرضروری را صرف خرید کامپیوتر کنم. در واقع فروشنده به درستی اشاره کرد برای رفع نیازهای کسب و کار خود فقط نیاز به آی تی مقدماتی دارم.
مقدمات اصلی
هم‌اکنون برایم روشن شده بود همه آنچه نیاز داشتم کامپیوتری است که با آن بتوانم هر از گاهی نامه بنویسم، ایمیل ارسال و دریافت کنم، فاکتور تهیه و ارسال کنم و حساب‌هایم را نگهداری کنم. همه اینها با داشتن یک کامپیوتر رومیزی ارزان و معمولی و چند نرم‌افزار حسابداری تجاری کوچک و استاندارد میسر می‌شود.
آزمایش در برابر آینده
با اینها که گفته شد، من هنوز سر ضرب کامپیوتر نخریدم. در عوض به خانه رفتم و شروع به مرور بعضی گزینه‌های کسب و کار برای آینده کردم. می‌خواستم تا آنجا که ممکن است آی تی خود را در برابر تغییرات آینده آزمون کنم به طوری که هر ساله مجبور به تغییر سیستم نباشم.
به توسعه طرح‌های تجاری و پیشنهادات برای گسترش کار فکر کردم، حتی آن وقت هم چون من قصد نداشتم بیشتر از یک فرد در دفتر باشد، هنوز هم احساس کردم کامپیوتر تنها کافی است. برایم واضح بود که سیستم شبکه و سرور بیش از نیاز کاری من است.
همچنین با حسابدارم راجع به نرم‌افزار حسابداری صحبت کردم. او یک نشان تجاری خاص پیشنهاد کرد که با سیستم خودش سازگاری دارد و در پایان هر سال مبلغ زیادی بابت حق‌الزحمه حسابداری صرفه‌جویی می‌شد.
مطلب دیگری که حسابدار تذکر داد در خاطرم ماند. او گفت من باید گزارش‌ها و سوابق مالی چندین سال را نگهداری کنم به همین دلیل به دنبال راه امنی برای این کار بودم. به عبارت دیگر باید یک کپی از اطلاعات در صورتی که نسخه اصلی گم می‌شد، نگهداری می‌کردم.
تصمیم به خرید
بعد از همه اینها به فروشگاه کامپیوتر رفتم و کامپیوتری استاندارد با نرم‌افزار پیشنهادی حسابدارم و هارد بیرونی برای ذخیره اطلاعات خریدم. همچنین با یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات اینترنتی قرارداد بستم و برای ارتباط از طریق ایمیل، نام مناسبی را به ثبت رساندم.
این همه آن چیزی بود که من از آی تی می‌خواستم و در عمل ثابت شد که کمک فوق‌العاده‌ای به من کرد. بنابر این پیشنهاد من این است که آی تی را با نیازهای واقعی کسب و کارتان نه با آنچه احساس می‌کنید می‌خواهید هماهنگ سازید. همچنین باید به دنبال دریافت نظرات افرادی باشید که می‌توانند به شما کمک کنند. نتیجه این می‌شود که شما مجبور نخواهید شد به همان اندازه‌ای که اول فکر می‌کردید هزینه کنید.
موردکاوی (2):
ایجاد طرح آموزشی برای کارکنان
تونی بورک یک شرکت مهندسی کوچک را با هدف تولید سوپاپ برای سامانه‌های تغذیه و تنظیم مواد شیمیایی در صنعت آب خریداری کرد. گرچه کارکنان موجود مهندسان مجربی بودند اما هیچ کدام مهارت شخص تونی در زمینه سامانه‌های تغذیه و تنظیم مواد شیمیایی را نداشتند. او تصمیم گرفت با یک طرح آموزشی جامع این مشکل را حل کند.
مشورت
نخستین کاری که کردم تماس با یک مشاور آموزشی در منطقه بود. این مشاور در مهندسی سررشته‌ای نداشت- به هر حال من می‌توانستم تخصص را فراهم و ارائه دهم- اما نیاز به مشاوره راجع به فرآیند آموزش داشتم. می‌دانستم که اگر خیلی ساده با 10 نفر از کارکنان شرکت بنشینم و در مورد آنچه باید انجام دهیم صحبت کنم راه به‌جایی نخواهم برد.
مشاور طرحی آموزشی ریخت که همراه با نقاط عطف و اندازه‌گیری پیشرفت کار و ضرب‌الاجل‌ها بود و غیبت کارکنان را محاسبه می‌کرد (به تعطیلات تابستانی نزدیک می‌شدیم) سپس او پیشنهاد داد در جلسه‌ای که با کارکنان برگزار می‌کنم کلیت طرح را تشریح نمایم. مشاور پیشنهاد داد برای هرچه آسان‌تر کردن این جلسه، نقش تسهیل‌کننده جلسه را ایفا می‌کند.
تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی
کارکنان به برنامه آموزشی واکنش خوبی نشان دادند، به همین دلیل فورا تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی را عملی ساختم. هدف از این کار مقایسه سطح دقیق مهارت و دانش کنونی اعضا با مهارت‌های مورد نیاز من برای انجام این کسب و کار بود.
مشاور آموزشی و من با مشاهده نتایج تجزیه تحلیل‌ها متوجه شدیم باید یکسری آموزش‌های عمومی به علاوه یکسری آموزش‌های خاص برای کارکنان خاص تنظیم شود. این آموزش‌های خاص شامل مهارت‌های مدیریتی برای دو مدیر پروژه من بود.
اجرا و ارزشیابی
مرحله بعد شروع بدون تاخیر آموزش بود. مشاور موافقت کرد در حالی که من آموزش فنی را آغاز می‌کنم، آموزش مدیریتی دو مدیر پروژه را به عهده بگیرد. برای آموزش مدیریتی اتاق کنفرانس کوچکی در هتل محلی رزرو کردم. آموزش فنی در محل کار برگزار شد تا افراد حین آموزش با دستگاه‌های جدید نصب شده آشنا شوند.
همچنین بازدید نیم روزه‌ای را از یک شرکت دیگر تولید سوپاپ در نظر گرفتم. یکی از دوستانم که مدیریت این بخش کسب و کار را در آن شرکت برعهده داشت خیلی خوشحال بود که به تشریح فرآیندهای خود می‌پردازد (او در رقابت مستقیم با من نبود).
برنامه واقعا فشرده بود و در پایان آن، جلسه دیگری با کارکنان تشکیل دادم تا پیشنهادات آنها را بشنوم و مطمئن شوم موردی فراموش نشده است. دوباره این جلسه به خوبی پیش رفت که عمدتا به واسطه نگرش مثبت افراد نسبت به این کار بود.
اما این آخر ماجرا نبود. زمانی که بلافاصله بعد از آموزش، تولید را آغاز کردیم، مشاور یک برنامه آموزشی دیگر برای کارمندان جدیدی که ممکن است بکار گرفته شوند، طراحی کرد. این برنامه، ارزیابی مستمر کارکنان فعلی را نیز در دستور کار قرار داد. برنامه آموزشی، همچنین فرآیند دریافت تاییدیه ایزو 9001 و سرمایه‌گذاری روی افراد را به جریان انداخت.
تحلیل فرآیند طی شده
در کل، اکثر وظیفه آموزش را خودم برعهده داشتم. در آن زمان واقعا سرم خیلی شلوغ بود و بنابر این من باید ابتدا سرکارگران در هر دو جنبه مدیریتی و فنی کار را آموزش می‌دادم. به هرحال به لطف وجود مشاور و برنامه آموزشی همه چیز به خوبی پیش رفت؛ حتی اگر کمی گیج‌کننده و پرهیجان بود.
موردکاوی (3):
چگونه برای شروع کسب و کار آماده شدم
دو سال پیش جین ویرچو، کاسبی خود را به صورت طراح مستقل گرافیک آغاز کرد. این امر به دنبال شغل موفقیت‌آمیز وی در سمت سردبیر تولید و 12 ماه مراقبت از نوزاد پسرش آدریان شکل گرفت. اما اقدامات مقدماتی جین برای خوداشتغالی مطابق برنامه پیش نرفت.
لحظه‌ای برای تغییر
هنگامی که برای دفتر انتشاراتی کوچکی به عنوان سردبیر تولید کار می‌کردم، متوجه شدم خلائی در بازار برای طراح گرافیک متخصص وجود دارد. این موضوع مرا آنچنان علاقه‌مند کرد که برای گذراندن درس طراحی گرافیک به صورت پاره وقت – دو عصر در هفته- در کالج محلی ثبت‌نام کردم. هدف من از گذراندن این واحد درسی بررسی مطالب بود تا بعد از این بررسی، بتوانم برای آینده تصمیم‌گیری کنم.
اما آینده اندکی متفاوت رقم خورد، چرا که مدت کوتاهی بعد از اتمام واحد و دریافت مدرک دیپلم عالی، پسرم آدریان به دنیا آمد. اتمام این واحد و تولد آدریان مرا متقاعد ساخت تا کارم را در انتشارات رها کنم و یک سال مرخصی بگیرم. احساس کردم زمانی برای تغییر است و همسرم مارک، موافقت کرد. بنابر این تصمیم گرفتم بیشتر این یکسال را مراقب آدریان باشم، ولی همزمان خود را برای کسب و کاری با نام طراح گرافیک آماده سازم.
مقدمات اصلی کار
همان طور که گفتم خلاء در بازار را یافته بودم اما می‌دانستم برای پر کردن این خلاء باید مشتریان بالقوه را متقاعد سازم. رویکرد من تهیه مجموعه‌ای از ایده‌ها و فرستادن آنها به افراد تصادفی آشناشده بود. متاسفانه واکنش‌ها چندان رضایتبخش نبود و با نزدیک شدن به پایان مرخصی‌ام امکان پیدا کردن شغلی دیگر به عنوان سردبیری تولید را داشتم. در این مرحله بود که مجبور شدم مثل یک شخص کاسب و کارآفرین و نه صرفا یک طراح تازه‌کار گرافیکی رفتار کنم. در عرض چند هفته، هم طرح کسب و کار و هم طرح بازاریابی را تهیه کرده و برای دریافت وام روانه بانک شدم.
گرچه قصد داشتم در اتاقی کوچک در منزلم کار کنم، برای ارتقای کامپیوتر و داشتن نرم افزار مناسب نیاز به وام داشتم. آن فناوری که برای دوره HND استفاده می‌کردم به سرعت قدیمی شده بود. همچنین با اداره درآمد و گمرکات تماس گرفتم تا کسب و کارم را به ثبت برسانم و با یک حسابدار در مورد مسائلی چون مالیات بر ارزش افزوده صحبت کردم. در همین اثنا، با انجام کار عام المنفعه (بدون دستمزد) برای خیریه‌های محلی و سازمان‌های غیرانتفاعی، به توسعه حوزه فعالیت‌های خود ادامه دادم.
نقش شبکه‌سازی
اما هنوز هیچ پولی در نیاورده بودم و احساس می‌کردم از نظر کسی که در امر استخدام طراح گرافیکی است، ناشناخته و ناآزموده هستم. اما من بخش خوبی از طرح بازاریابی‌ام را به شبکه‌سازی اختصاص داده بودم و همین بخش روش موثر و ارزانی در شناساندن من به افراد گردید.
با تلفن زدن به تمام طراحان مستقل گرافیکی در منطقه زندگی خودم شبکه‌سازی را شروع و خودم را به آنها معرفی کردم و از آنها سوال کردم آیا سرشان شلوغ است یا نه. سپس پیشنهاد دادم می‌توانم بخشی از کارهای کوچک‌شان را با بستن قراردادی جزئی انجام دهم. اگر آنها از کارم راضی نبودند، هزینه‌ای بابت آن مطالبه نخواهم کرد و در نتیجه آنها چیزی از دست نخواهند داد.
این رویکرد به طرز شگفت‌آوری با موفقیت روبه‌رو شد. حتی یکی از طراحان مرا به‌عنوان کارآفرین مورد تکریم قرار داد و از آن زمان حس کردم در کسب و کار پیشرفت می‌کنم. در پایان اولین سال کاسبی، مطمئن شدم که دیگر نیازی به یافتن شغل سردبیری تولید ندارم.
بازاندیشی گذشته
با آگاهی از اینکه کار بسیار سخت و زیادی پیش رویم است، کاسبی خود را شروع کردم اما در برآورد دقیق چگونگی فروش خدماتم با مشکل روبه‌رو شدم. گرچه در پایان، کارهایم به نتیجه رسیدند اما متوجه شدم که می‌توانستم با انجام تحقیق بازار و توسعه یک طرح کسب و کار و برنامه بازاریابی، زمان زیادی را صرفه‌جویی کنم و خیلی سریع‌تر طرح تجاری و بازاریابی‌ام را توسعه دهم.

موردکاوی (4):
چگونه از عهده نخستین سال کسب و کار برآمدم
سه سال قبل یک کارآفرین به نام بالویندر کاور هتل کوچکی افتتاح کرد. او فهمیده بود دوازده ماه نخست کسب و کار، تعیین‌کننده پیروزی یا شکست در آن کار است، بدون توجه به اینکه چقدر از قبل آماده شده باشد. بنابر این بالویندر راهنمای بقای خویش را درون طرح کسب و کار گنجاند.
نیازهای مالی شخصی
تقریبا 50درصد کسب و کارهای جدید در سال اول شکست می‌خورند. آن طور که تحقیقات نشان می‌دهد، دلایل مختلفی برای عدم موفقیت وجود دارد. در نتیجه برای من روشن بود نیاز به اعمال کنترل سفت و سخت نه فقط بر امور مالی کسب و کار بلکه امور مالی شخصی نیز هست.
بنابراین اصول مربوط به کاهش هزینه‌ها در کسب‌وکار را در مورد هزینه‌های زندگی شخصی‌ام نیز به کار بستم. شاید شجاعانه‌ترین حرکت من در این جهت، نقل مکان از منزلم، اجاره دادن آن و اقامت در هتل محل کارم بود. درآمد این اجاره، جوابگوی اقساط وام منزلم بود و با ماندن در هتل کاملا می‌توانستم روی استقرار کسب و کار به عنوان یک دغدغه همیشگی تمرکز کنم. 24 ساعته دردسترس بودن باعث کاهش هزینه‌های پرسنلی نیز شد (گرچه بعد از سه ماه خسته شدم و مجبور شدم نیروی کمکی استخدام کنم)
آی تی
هر کسب و کاری که مستلزم یکسری معاملات منظم و دائمی باشد- در مورد کار من، مبالغی که روزانه وارد می‌شود و پرداخت‌های بیشماری که به تامین‌کنندگان و پرسنل داده می‌شود- نیازمند سیستم مدیریتی قابل اطمینان است.
قبل از افتتاح هتل، وقت زیادی صرف پیدا کردن سیستم آی تی مناسب برای برآورده کردن نیازهایم نمودم. صادقانه بگویم سیستمی که الان استفاده می‌کنم یک یا دو مشکل کوچک دارد، اما صرفه‌جویی عاید شده به خاطر قیمت آن در مقایسه با نصب سیستم آی تی که به هر ساز شما برقصد این اندک اشکال و دردسر را توجیه کرده و قابل قبول می‌سازد.
بانکداری
اما ضعف من نیافتن بهترین حساب بانکی تجاری قبل از گشودن درهای هتل به روی میهمانان بود. بعد از دریافت هزینه‌های معاملات بانکی چهارماه اول که احساس کردم رقم قابل توجهی بود در بانک دیگری حساب باز کردم. سوابق خوش‌حسابی من در چهار ماه اول شاید به من کمک کرد تا به یک توافق شایسته‌ای با بانک جدیدم دست پیدا کنم. متاسفانه مجبور بودم حساب قبلی را تا 8 ماه دیگر حفظ کنم (قراردادم یکساله بود) اما حداقل کل هزینه‌های عملیات بانکی‌ام به طور قابل ملاحظه‌ای کاهش یافت.
ارزیابی سود
از قبل مطمئن بودم که طرح تجاری من تفاوت بارزی بین جریان نقدینگی و سود قائل می‌شد. این نکته‌ای بود که از حسابدارم فهمیده بودم. به عبارت دیگر گرچه به نظر می‌رسید از نخستین روزی که موسس هتل بودم کارم را به خوبی انجام داده‌ام، می‌دانستم که نباید شروع به محاسبه سودم در هر زمانی بکنم که هفته یا ماه خوبی داشته‌ام.
بلکه باید تا آخر سال اول صبر کنم تا بتوانم بین هزینه‌های ورودی و خروجی تعادل برقرار سازم. این رویکرد بعدها مرا تشویق به اقتباس نگرشی مقتصدانه کرد و این تعادل باعث شد تا در شرایط غیرمنتظره‌ای که در صورت پول نداشتن منجر به شکست تجارت می‌شوند، سرمایه داشته باشم. مثال بارز آن دقیقا 6 ماه نخست سال اول بود که نیاز فوری به تعمیرات سقف هتل پیش آمد.
یک نصیحت
اگر بخواهم به کسی که می‌خواهد نخستین سال کسب و کار خود را به عنوان کارآفرین آغاز کند پندی بدهم این است که هرچه می‌توانید تدارکات و آمادگی برای تامین منابع مالی ایجاد کنید.