نکات مدیریتی

مدیریت ذی‌نفعان در یک پروژه


اگر به فکر اجرا و پیاده سازی یک پروژه تولیدی یا خدماتی هستید، باید دغدغه «شناسایی و مدیریت ذی‌نفعان» را داشته باشید. ذی‌نفع در یک پروژه، فرد یا افرادی است که می‌تواند به نوعی بر برنامه‌ریزی، فرآیند یا نتیجه پروژه شما تاثیرگذار باشد یا اینکه از روند برنامه‌ریزی، فرآیند یا اجرای پروژه شما به صورت مستقیم یا غیرمستقیم تاثیر پذیرد.

پروژه‌ها معمولا دارای شمار متعدد و طیف متنوعی از ذی‌نفعان شامل افراد حقیقی یا حقوقی مانند مخاطبان پروژه، تیم اجرایی، حامیان مالی یا یک سازمان قانون گذار هستند.
مثال: یک سازمان غیردولتی را در نظر بگیرید که در بخش کودکان یک بیمارستان تخصصی سرطان، در حال انجام پروژه «قصه خوانی و بازی درمانی» است. هدف این پروژه کاهش استرس کودکان و ایجاد فضایی شادتر برای مقابله با بیماری است.
این سازمان در تعاریف خود، ذی‌نفعان پروژه‌اش را به گروه‌های زیر طبقه‌بندی می‌کند:
• ذی‌نفعان اولیه: که به طور مستقیم یا غیرمستقیم از روند اجرای پروژه تحث تاثیر قرار می‌گیرند یا آن را تحت تاثیر قرار می‌دهند. به طور مثال «کودکان مبتلا به سرطان» و «والدین آنها» ذی‌نفعان اولیه پروژه هستند؛ چرا که فعالیت‌های پروژه حداقل گوشه‌ای از زندگی آنها را تحت تاثیر قرار خواهد داد.
• ذی‌نفعان ثانویه: این افراد در انجام فعالیت‌های پروژه، مشارکت چندانی ندارند اما حضور آنان، سیاست‌گذاری‌هایشان، نحوه عملکردشان در جامعه و ارتباطی که با پروژه ما برقرار می‌کنند می‌تواند به نوعی فعالیت‌های پروژه را تحت تاثیر قرار دهد. به طور مثال، بنیاد امور بیماری‌های خاص، وزارت بهداشت و سازمان‌هایی که قبلا در اجرای پروژه‌های «قصه‌خوانی و بازی درمانی» تجربه داشته‌اند و تجربیات آنها می‌تواند راهگشای فعالیت‌های آتی پروژه باشد.
مدیریت ذی‌نفعان چگونه به روند پروژه کمک می‌کند؟
مدیریت ذی‌نفعان پروژه، شامل شناسایی دقیق گروه‌های تاثیرگذار یا تاثیرپذیر از یک پروژه و تجزیه و تحلیل میزان «قدرت»، «نفوذ» و «تاثیراتی» است که بر پروژه دارند. شناسایی و تجزیه و تحلیل دقیق ذی‌نفعان، می‌تواند موجب اتخاذ سیاست‌های ارتباطی موثر و در نتیجه کسب حمایت یا افزایش سطح مشارکت آنها در پروژه شود؛ این موضوع یکی از عوامل کلیدی در موفقیت یک پروژه محسوب می‌شود. تجربه نشان داده که اطلاع‌رسانی صحیح و به موقع به ذی‌نفعان موجب می‌شود که در زمان مواجهه با چالش، ذی‌نفعان تعهد بیشتری نسبت به فعالیت‌های پروژه نشان دهند و با اشتیاق بیشتری از پروژه حمایت کنند.
مراحل و فرآیند مدیریت ذی‌نفعان
گام اول – ذی‌نفعان پروژه را شناسایی کنید:
در یک جلسه طوفان فکری با گروه برنامه ریزی پروژه، فهرستی از تمام ذی‌نفعان بالقوه و بالفعل تهیه کنید. برای این منظور، به تمام افراد و گروه‌هایی فکر کنید که ممکن است از کار شما تاثیر بگیرند و بر آن تاثیر بگذارند؛ یا افراد و گروه‌هایی که موفقیت یا عدم موفقیت پروژه شما ممکن است آنها را منتفع کند. سعی کنید در شناسایی لیست ذی‌نفعان خلاق باشید و خود را محدود به یک یا دو گروه نکنید. برای تسهیل فرآیند شناسایی لیست ذی‌نفعان، می‌توانید سوالات زیر را مطرح کنید:
- مخاطبین مستقیم و غیرمستقیم پروژه شما چه کسانی هستند؟
- چه افراد یا سازمان‌هایی از انجام فعالیت‌های پروژه شما نفع برده یا متضرر می‌شوند؟
- سازمان‌هایی که ممکن است قوانین و آیین‌نامه‌هایشان پروژه شما را تحت‌تاثیر قرار دهد کدامند؟
- چه کسانی/ موسساتی حق مالکیت مادی یا معنوی پروژه را خواهند داشت؟
- همکاری با کدام گروه‌ها و موسسات، کیفیت فعالیت‌ها و نتایج پروژه شما را بهبود خواهد بخشید؟
- حمایت کدام سازمان‌ها در شرایط بحران، اهداف پروژه‌تان را تضمین خواهد کرد؟
گام دوم – ذی‌نفعان را اولویت‌بندی و طبقه‌بندی کنید:
ممکن است فهرستی طولانی از افراد و سازمان‌هایی داشته باشید که از کار شما تاثیر می‌پذیرند یا آن را تحت تاثیر قرار می‌دهند. برخی از آنها ممکن است این قدرت را داشته باشند که جلوی فعالیت شما را بگیرند یا بالعکس، باعث پیشرفت فعالیت‌های پروژه شما بشوند. برخی از آنها علاقه‌مند به آنچه انجام می‌دهید هستند و برخی دیگر به آن اهمیتی نمی‌دهند. نکته مهم آن است که شما بتوانید نقش هر یک از این ذی‌نفعان را به درستی شناسایی کنید و میزان قدرت و تاثیرگذاری‌شان را تحلیل کنید.
گام سوم - استراتژی برقراری ارتباط با هر یک از گروه‌های ذی‌نفع را مشخص کنید:
ممکن است روش‌های متفاوتی را برای برقراری ارتباط با ذی‌نفعان انتخاب کنید. مثلا تصمیم بگیرید گزارشی از برنامه‌های پروژه تان برای آنان تنظیم کنید یا به ملاقات حضوری بروید. در بعضی از موارد حتی ممکن است که برای تاثیر گذاری بر نظرات یک سازمان، مجبور به نوشتن مقاله‌ای در مورد پروژه‌تان در یکی از مجلات تخصصی شوید.
برای اینکه بدانید محتوای پیام شما به گروه‌های ذی‌نفع چه باید باشد، می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید:
- چه منافع مالی یا غیر مالی در گروی کار شما دارند؟
- آیا شناخت آنها از پروژه، تیم پروژه و فعالیت‌های مرتبط کافی و واقع‌بینانه است؟
- چه نوعی از اطلاعات انگیزه همکاری را در آنان تقویت می‌کند؟
- اگر فکر می‌کنید که قادر نخواهید بود نظر بعضی از ذی‌نفعان را جلب کنید، قصد دارید چگونه مخالفت آنها را مدیریت کنید؟
گام چهارم – وارد عمل شوید!
اطلاعات فرد یا افرادی را که باید با آنان در تماس باشید شناسایی کنید (مثلا نام و شماره تماس آنان)؛ تاریخ فعالیت‌هایتان را مشخص کنید. در برقراری ارتباط با ذی‌نفعان ثابت قدم باشید. ممکن است مجبور باشید چندین بار تماس بگیرید یا فکس /پست الکترونیک ارسال کنید. با شنیدن «نه» از جانب ذی‌نفعان دلسرد نشوید. همواره برای خود یک برنامه جایگزین داشته باشید که در صورت عملی نشدن برنامه اولیه‌تان قابل استفاده باشد. توجه داشته باشید که پروژه شما نیز مانند کلیه موضوعات دیگر این دنیا، موافقان و مخالفان خود را خواهد داشت. مخالفت‌ها را شخصی استنباط نکنید و سعی کنید که با گروه مخالفان نیز زبانی مشترک برای گفت‌وگو پیدا کنید حتی اگر این زبان مشترک کلیه موضوعات مربوط به پروژه‌تان را پوشش نمی‌دهد.
منبع: مدرسه کارآفرینی اجتماعی پرتو