نکات حائز توجه در بود جه ریزی عملیاتی چیست؟در این کوتاه نوشته نویسنده به طرح نکات با اهمیت در این زمینه با رویکرد اجرایی در ایران پرداخته است.

نکات حائز توجه در بود جه ریزی عملیاتی

کپی برداری بدون ذکر منبع پیگرد قانونی دارد

نوشته:مهدی غلام زاده

1-استراتژی تحول در نظام بودجه ریزی باید بخشی از سیاستهای کلی سازمان در راستای رسیدن به چشم انداز تعریف شده  باشد.

2-حمایت ومشارکت تمامی مدیران اصلی وتاثیر گذار در این گذار ضروری است

3-درک واحساس نیاز به تحول وتغییرتوسط مدیران لازم است.هر چند که بحث بودجه ریزی عملیاتی در کشور ما بیشتر یک الزام است تا یک خواسته.اما مدیران ما نیز بدانند برای ماندن در سطوح مدیریتی لازم است که شیوه های مدیریت بر سازمان خود وعلی الخصوص معیارهای سنجش عملکرد وپاداش دهی بر این اساس  را یاد بگیرند.

4-آزاد گذاشتن مدیران در تصمیم گیری ها وپاداش دادن بر اساس نتایج عملکردی از جمله ثمرات مورد انتظار است.بدیهی است اگر سیستم به شیوه بودجه های سنتی وبه صورت متمرکز ادامه دهد تلاشها وثمرات اجرای این سیستم را با شکل مواجه خواد ساخت.

5-ارتباط دادن استراتژی (از طریق روشهای موجود نظیر کارت ارزیابی متوازن) وفعالیتهای عملیاتی که مسول اجرای این استراتژی ها به منظور رسیدن به ماموریت وچشم انداز سازمان است ضروری است.

6-برای کنترل سازمانها وواحد های تابعه زیر مجموعه بایستی توافقنامه ها وتفاهم نامه هایی به منظور رسیدن با عملکرد وپیامد مورد نظر جهت رسیدن به چشم انداز سازمان (ودر یک منظر وسیعتر کشور)  تنظیم ودر انتهای دوره پاسخگویی از مدیران مربوطه گزارشی مبنی بر میزان تحقق نتایج حاصله ناشی از مصرف منابع تخصیصی به انها در قالب توافق نامه ها در خواست شود.بدیهی است عملکرد یک مدیر در یک دوره میان مدت ونه کوتاه مدت بایستی سنجیده شود.چرا که ارزیابی کوتاه مدت می توانند متاثر از نگاه های سیاسی بوده ودوره بلند مدت نیز می تواند یک پیشگیری بعد از مرگ سهراب باشد که نه تنها موجب هدر رفت سرمایه ها ومنابع بلکه از دست دادن زمان به منظور رسیدن به اهداف چشم انداز باشد.

7-به منظور تسریع در راه اندازی این سیستم شناخت فعالیتهای سازمان وادارات مجری ومحرک های فعالیتی وحجمی وهمچنین شاخصهای ارزیابی عملکرد از منظرهای  مالی , فرایند های عملیاتی , مشتری ویاد گیری ورشد سازمانی تهیه وتنظیم شود.همچنین لازم است کدینگ بودجه ای سیستم های حسابداری فعلی در راستای انطباق با استراتژی پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی تغییر واصلاح گردد.بدیهی است که ممکن است برای این منظور سیتسم های نرم افزاری موجود در سازمان نیز تغییر واصلاح گردد.

8-فرایند تغییر نظام بودجه ریزی فرایندی تدریجی است ولذا انجام موازی سیستم بودجه ای قبلی به موازات تغییر واصلاح در سیستم جدید پیشنهاد می گردد.

9-آموزش ویادگیری مدیریت تحول وتغییر در توانایی مدیران در گذر از این تحول ضروری است.چراکه به نظر می رسد تنها عنصر ثابت در سازمانهای امروزی تغییر است.

10-محاسبه قیمت تمام شده فعالیتها ضروری است اما توجه به این نکته که قیمت تمام شده یک موضوع نسبی است ونه قطعی ضروری است.مهم اینست که تا سر حد امکان بتوان دقیق ترین رقم ممکن را با توجه به شرایط سازمان به عنوان قیمت یک فعالیت بدست آورد

11-هزینه ومنفعت اجرای ابزارهای نیل به اهداف استراتژیک نیز حتی در پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی واجب است.بنابراین در مجموعه های بزرگ بهتر است که ابتدائا بخشی از زیر مجموعه های خود را برای پیاده سازی این سیستم به عنوان پایلوت انتخاب نموده تا ضمن آشنایی تدریجی با این سیستم ومزایا ومخاطرات ومشکلات ان بتوانند با مدیریت هزینه بهتری این موضوع را به سرانجام برسانند.

12-اجرای بودجه ریزی عملیاتی حتما به یک سیستم پیچیده نرم افزاری نیاز ندارد در این خصوص لازم است که سه برنامه کوتاه دت , میان مدت وبلند مدت برای انجام مکانیزه سیستم بودجه ریزی عملیاتی تدوین شود. مهم تحلیل درست موضوع مورد بررسی واجرای درست آن حتی در شیت اکسل است.قاعدتا در یک دوره زمانی میان مدت  وبلند مدت مکانیزه نمودن فرمها دستی وشیت های اکسل فراهم امده ضروری است.

13-شاخص های عملکردی مناسب با تغییر در حجم فعالیت ضروری است .بسیاری از مواقع شاخص ها ارتباطی با فعالیت نداشته وبیشتر محرکهایی مبتنی بر حجم که در سیستم های سنتی مورد استفاده قار می گیرد مورد استفاده قرار می گیرد .بدیهی است این محرک ها راه درستی را به تصمیم گیرندگان به نمایش نمی گذارند.

14-بحث مهم پس از تنظیم وتهیه شاخصهای صحیح عملکرد مدیریت وکنترل پیامد ها وخروجی هاست.بدین مفهوم که آیا محصول بدست امده با توجه به منابع صرف شده با بیشترین کارائی واثر بخشی ممکن بوده است یا خیر؟یک از ملاکهی دستیابی به درستی عمل سازمان در این خصوص مقایسه بهای تمام شده با شاخصهای عملکردی صنعت ویا نرخهای مورد معامله در بازار است.

15-برای تاثیر گزاری بیشتر به نتایج عملکرد یک سازمان لازم است شاخصهای مقایسه ای توسط نهاد های تاثیر گذار در بازار انتشار یابد تا بتوان یک سازمان را با سازمان نظیر خود به مقایسه عموم گذاشت در این حالت سازمانهای وشرکتهای فعال در یک صنعت برای کسب بیشتر از بودجه های وتخصیص های دولتی به رقابت بر سر بهبود شاخصهای عملکردی خود خواهند نمود وبه تدریج سطح کارائی وبهره وری ونتیجتا اثر بخشی در کل کشور افزایش خواهد یافت.

16-اجرا وپیاده سازی این سیستم ها زمانبر ونیاز به بودجه پیش بینی شده دارد.قاعدتا بزرگترین هزینه اجرای این سیستم پس از شناخت وطراحی تفصیلی آموزش مستمر ومداوم به پرسنل عملیاتی وحسابداری است.لازم به ذکر است که مدیران محترم هزینه پیاده سازی واجرای این سیستم را نبایستی فقط در بخش حسابداری ببینند بلکه این هزینه مربوط به کل سازمان به منظور یکپارچه کردن  سنجه های عملکرد مالی وغیر مالی در یک چهارچوب  یکپارچه برای کسب موفقیت در سازمان وصنعت  خود است.

17-بحث پیاده سازی واجرای سیستم بودجه ریزی عملیاتی  صرفا مربوط به یک دوره نبوده وهمواره نیاز به نگهداری وبه روزرسانی شاخصهای عملکردی است.بنابراین پرسنل مورد نیاز این بخش بایستی از توان وانعطاف پذیری کافی برای درک شرایط متغیر سازمان  وبه روززسانی خود با این تحولات را داشته باشند.

18-نکته آخر اینکه توجه شود موضوع پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی در گیری اکثر افراد سازمان را در پی دارد وبنابراین موضوعی انسانی ونرم افزاری است تا  موضوعی سخت افزاری.

19-وآخر اینکه کار بودجه ریزی عملیاتی به شرکتهایی سپرده شود که حداقل 4 مورد تجربه پیاده سازی واجرای کامل سیستم حسابداری قیمت تمام شده را از ابتدا تا انتها(شامل تهیه گزارش شناخت ,تهیه گزارش طراحی تفصیلی واجرا وآموزش سیستم برای یک دوره مالی) در رزومه کاری خود داشته باشند.تا ضمن آشنایی با حداقل مفاهیم حسابداری صنعتی  بتواند در اجرای سیستم مبتنی بر بهای تمام شده فعالیتها سر بلند بیرون بیاد.