اغلب شرکت‌های موفق جهان رفته‌رفته دارند از برنامه‌های انعطاف در فضاهای کاری بهره می‌برند. برای مثال، کارگران شرکت اَفلاک (Aflac) یک هفته کاری چهار روزه همراه با ده ساعت کار در روز و یک هفته کاری سه روزه همراه با دوازده ساعت کار در روز دارند.

نکات مدیریتی
ضرورت انعطاف در فضاهای کاری


شرکت میتره (MITRE) گزینه‌های متنوعی را پیش پای کارمندانش قرار می‌دهد که شامل هفته‌های کاری کوتاه‌مدت، ساعات منعطف کاری و کار خانگی یا کار از راه دور می‌شود. شرکت کرفت (Kraft) نیز به کارمندانش اجازه می‌دهد تا به مسافرت‌های یک روزه بروند و حتی در صورت موافقت مدیریت، مسوولیت‌های کاریشان را با همدیگر عوض کنند یا به اشتراک بگذارند. همه این موارد را می‌توان انعطاف در فضاهای کاری و ضرورت افزایش گسترده آن تلقی کرد.
این برنامه‌ها به این خاطر بسیار موثر هستند که ما در یک اقتصاد جهانشمول زندگی می‌کنیم. کارمندان و کارگران در این جهان اقتصادی از سرتاسر نقاط مختلف جهان استخدام می‌شوند تا جایگاه‌های کاری متنوع در شرکت‌های چندملیتی را پر کنند. اما در عین حال این کارمندان خواستار فضایی هستند که محدودیت کمتری داشته باشد. شرکت جین وای (Gen Y) اهمیت زیادی به این سنخ از برنامه‌ها می‌دهد، زیرا مدیران این شرکت تمایل دارند تا دوستان و خانواده‌شان را تا حد ممکن در زندگی خود بگنجانند. مدیران نسل‌های قدیمی‌تر به آسانی می‌توانند دو پدیده کار و زندگی را از هم تفکیک کنند، اما شرکت‌های جدید، خصوصا شرکت جین وای، تمایل دارد تا یکی شدن و همپوشانی این دو پدیده را حفظ کنند.
پژوهشی جدید درباره 1096 کارگر نشان می‌دهد که کارمندان شرکت جین‌وای تمایل دارند تا 14 درصد از دستمزدشان را که به گروه‌های کاری دیگر تعلق دارد، به آنها ببخشند، چراکه در شرایط کاری آنها سهیم هستند.
62 درصد از اهالی جین وای گمان می‌کنند که می‌توانند با کار از راه دور، یا همان کار خانگی، اثر بیشتری بر فرآیندهای تولیدی داشته باشند و حتی بیش از پیش در خدمت شرکت باشند. نزدیک به 80 درصد نیز شکل‌های مختلف انعطاف در فضای کاری را تجربه کرده‌اند. به علاوه، 65 درصد از آنها موافق این نکته‌اند که انعطاف فضاهای کاری یکی از مهم‌ترین عواملی است که آنها برای کاریابی مد نظر قرار می‌دهند. این برنامه‌ها سبب می‌شوند که حس اعتماد و اطمینان بین کارگران و بین کارگران و کارفرمایان بالا رود و حتی با سبک زندگی متغیر کارمندان نیز وفق یابد. بیایید نگاهی به برخی از مشخصه‌های حیاتی «برنامه‌های انعطاف در فضاهای کاری» بیندازیم.
(1) «جذب استعدادهای عالی». نداشتن برنامه اصلا خوب نیست، چون هر یک از رقیب‌های تجاری‌تان پیشاپیش یک برنامه مشخص دارد. باید خاطرنشان کنیم که کارمندان مختلف شرایط مختلفی دارند و چه بسا بسیاری از آنها تنها بتوانند به صورت از راه دور یا نیمه‌وقت برای شما کار کنند. مثلا شرکت جین وای احتمالا با شرکت شما هرگز همکاری نخواهد کرد اگر هیچ برنامه‌ای برای کلیت فضای کاری خود نداشته باشید.
در واقع، شاید برخی از کارمندان در کشورهای دیگر زندگی می‌کنند، قید و بندهای خانوادگی دارند یا با مشکلات ناشناخته بسیاری دست و پنجه نرم می‌کنند. شما باید با مد نظر قرار دادن همه این نکات، اقدام به برنامه‌ریزی مناسب کنید تا بهترین استعدادها جذب فضای کاری شما شوند.
(2) «کاهش جابه‌جایی‌های کار». ابقای کارمندان در شرکت اَفلاک از 87 درصد به 94 درصد افزایش یافته است، زیرا برنامه کاری آنها به انعطاف مطلوبی دست یافته است. بانک مرکزی تنسی نزدیک به 8 هزار کارمند دارد. این بانک موفق شد بیش از 85 درصد از جابه‌جایی‌های اشخاص در فضای کار را از طریق برنامه انعطاف در فضاهای کاری جبران کند.
(3) «افزایش اخلاق کار». وقتی کارمندان کنترل بیشتری بر محیط کاری خود داشته باشند، آنگاه شادتر خواهند بود و کمتر به خودشان اضطراب خواهند داد. کارمندان همواره از اطمینان شرکت‌ها به آنها استقبال می‌کنند. اگر شرکت‌ها بتوانند حس اعتماد کارمندان را جلب کنند، کارمندان نیز بهتر از قبل کار خواهند کرد.
این اتفاق در مورد شرکت رایان (Ryan LLC) نیز افتاد. این شرکت در واقع یک بنگاه خدمات مشاوره در زمینه مالیات است. مدیران این شرکت توانستند با راه‌اندازی برنامه انعطاف در شرایط کاری تحت نام «رایان من» (myRyan) اخلاق متقابل کاری را در شرکت افزایش دهند.
(4) «صرفه‌جویی در هزینه‌ها». شرکت سیسکو (Cisco) نیز طی سال‌های متمادی برنامه انعطاف در فضاهای کاری را به اجرا گذاشته بود. آنها در سال 2003 نزدیک به 195 میلیون دلار در هزینه‌هایشان صرفه‌جویی کردند و همزمان توانستند بهره‌وری و تولید کارمندان را به نحو چشمگیری افزایش دهند. وقتی به کارمندانتان اجازه می‌دهید تا از راه دور یا از خانه برای شرکت‌شان کار کنند، آنگاه نه تنها صرفه‌جویی فراوانی در هزینه‌ها می‌کنید، بلکه توأمان باعث می‌شوید تا کارمندان شما نیز تمرکز بیشتری داشته باشند و خودشان را با نیرو و انرژیِ بیشتری وقف وظایف کاریشان کنند.
(5) «افزایش مشارکت». اسکات ادینگر از مجله کسب‌وکار هاروارد گزارش می‌دهد که کارمندان راه دور یا خانگی بیش از کارمندان حاضر در اداره با کار درگیر می‌شوند و عملا مشارکت بیشتری دارند. شاید این نکته بسیاری از رهبران اقتصادی جهان را شگفت‌زده کند، چون آنها گمان می‌کنند که تولید وقتی افزایش می‌یابد که کارمندان همگی در مجاورت همدیگر مشغول به کار و همکاری باشند.
اما خلاف این گفته آنها صحت دارد. وقتی کارمندان چندان در مجاورت همدیگر کار نمی‌کنند، آنگاه احساس می‌کنند که باید همواره در تماس مستمر و ضروری با همدیگر باشند. این پژوهش همچنین نشان می‌دهد که حتی بهتر است از امکانات اینترنتی، شبکه‌ای و رسانه‌ای نیز استفاده کرد. می‌توان بارِ مسوولیت این گروه کاری مجازی را بر دوش مدیر هر گروه گذاشت تا از طریق ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، ویدئوکنفرانس‌ها، یا چت‌ها با کارمندان راه دور در تماس باشد.