شرایط سخت اقتصادی در محیط کسب‌ و کار امروزی اهمیت رقابت را دو چندان کرده است. افزایش هزینه‌ها، غیرقابل پیش‌بینی بودن بازارها و بسیاری عوامل دیگر بر کسب‌وکار در سراسر جهان اثر گذاشته و چالش‌های تازه‌ای را از جهت برآورده کردن نیازهای ذی‌نفعان متوجه سازمان‌ها کرده است.

آینده ازآن سازمان‌های هوشمند است



اگرچه عصر اینترنت موانع ورود به بازار را کاهش داده و درهای بازارهای جهانی را به روی سازمان‌ها گشوده است، اما در شرایط رکود، سازمان‌ها برای موفق شدن باید سریع‌تر عمل کنند.
شرکت‌های فعال در ایالات متحده تنها با حدود 2 میلیارد دلار موجودی نقدی روزگار می‌گذرانند و رویکرد «منتظر بمانیم ببینیم چه می‌شود» را اتخاذ کرده‌اند. مدیران با توجه به این واقعیت که نمی‌توان بی گدار به آب زد، در پی راهی هستند که هر چه زودتر خود را از این وضعیت نابسامان بیرون بکشند.
سازمان‌هایی که موفق می‌شوند آنهایی هستند که هوشمند باشند؛ یعنی چابک و نوآور باشند و از نظر عملیاتی توان رقابت سخت را داشته باشند. آنها باید بتوانند در بازارهای متنوع اثربخشی لازم را داشته و از نیازمندی‌های متغیر ذی‌نفعان آگاه باشند. این سازمان‌های هوشمند واقعا سازمان‌هایی «آماده برای آینده» هستند و برای هر آنچه در آینده ممکن است رخ دهد آماده‌اند.

چگونه سازمان خود را هوشمند کنیم؟
کسب‌ و کار آماده برای آینده باید ظرفیت پیش‌بینی و پاسخگویی به نیازهای کارکنان مشتریان و واسطه‌ها و سایر ذی‌نفعان را در خود ایجاد کند و مشکلات را تا آنجا که ممکن است به صورت فعال و تهاجمی برطرف کند. دستیابی به این حالت یک فرآیند تدریجی است که نیازمند دستیابی به هوشمندی بهتر در رابطه با مهارت‌های علم تحلیل کسب‌ و کار، هوشمندتر کردن فرآیندها و استفاده از فناوری‌های هوشمندتر است. ادغام هوشمندانه‌ این سه عنصر کلیدی شما را قادر خواهد کرد تا راهکارهای خلاقانه‌ای در فناوری اطلاعات سازمان خود به کار ببرید و فرآیندهای اثربخش‌تری را در سازمان خود مورد پشتیبانی این فناوری‌ها قرار دهید. این کار باعث می‌شود که بتوانید شیوه‌های استفاده از علم تحلیل کسب‌ و کار به شکلی ویژه و متناسب با صنعت جایگاه کنونی عملکرد خود را درست‌تر بفهمید و چگونگی رسیدن به اهداف خود را آسان‌تر مورد بررسی قرار دهید. با توانمندسازی وسایلی که جریان‌های کاری را تعریف یا آنها را با روندهای کاملا تازه جایگزین می‌نمایند، سازمان هوشمند توانایی نگاه مستمر به آینده را در خود خواهد دید و توان تطبیق با شرایط و تحقق اثربخشی مداوم را به دست خواهد آورد. این چابکی همان چیزی است که سازمان را در رقابت موفق می‌کند و همواره آن را در بهره‌گیری از فرصت‌های تازه برای بهبود خویش توانمند نگاه می‌دارد.

پیش از به کارگیری فناوری اطلاعات به فرآیندها بپردازید
نقشه‌ راه هوشمند شدن یک سازمان به صورت زیر است:
با پیشرفت یک سازمان در هر کدام از این مراحل، شرایط اقتضایی نگاه به عملکرد سازمانی و شکل دهی به انتظارات به شدت تغییر می‌کند. این فعالیت به مسابقه‌ای در برابر زمان تبدیل می‌شود؛ مسابقه‌ای که ابتدا با گذشته و در ادامه با حال و آینده خواهد بود.
حرکت به سوی ساختاربندی مجدد یک فرآیند و رساندن آن به کارآیی بهینه به خودی خود و به تنهایی نمی‌تواند شما را برای آینده آماده سازد. همچنین سنجش عملکرد فرآیندها در فضای رقابتی که رقبا چندان جلوتر از شما نباشند شکست خواهد خورد.
آمادگی برای آینده عبارت است از: یکسان سازی تلقی شما از فرآیندهای سازمان با آنچه ذی‌نفعان مختلف انتظار دارند؛ و همسوسازی فرآیندها با این چشم‌انداز از طریق مهندسی استراتژیک فرآیندها. به عنوان مثال، یک شرکت توزیع کالاهای مصرفی از طریق بهینه سازی فرآیندها و استفاده از فناوری‌های هوشمند به یک حالت آماده منتقل شد و 5/21 میلیون دلار از طریق بهبود فرآیندهای خود صرفه‌جویی کرد.

توانمندسازی فرآیندها با رویکرد فناورانه
اصل کلی که ورای همه‌ طرح‌های مهندسی آمادگی برای آینده قرار دارد به قرار زیر است:
«جریان‌های کاری باید از آنچه برای کارکنان یا شرکای ذی‌نفع در مدیریت فرآیندهای
کسب‌‌وکار آسان‌تر است به سمت آن چیزی حرکت کنند که برای مشتریان یا تامین‌کنندگان کلیدی بیشترین سهولت را به ارمغان می‌آورد؛ به ‌گونه‌ای که آنها بتوانند با فشار چند دکمه تعامل خود با سازمان را به انجام برسانند.»
سازمان‌ها به دفعات مکرر همه‌ انرژی و منابع خود را به مدیریت فرآیندها با دیدگاهی صرفا عملیاتی اختصاص داده‌اند. گاه جنبه‌هایی از فرآیندها که مربوط به مشتریان و واسطه‌های فروش هستند «خارج از کنترل» و «بی‌ارتباط با سازمان» خوانده می‌شود. این یک اشتباه بزرگ است. کسب‌ و کار در خلأ جریان ندارد. طراحی فرآیندها نیز نباید به گونه‌ای باشد که آنها را در خلأ فرض کرده باشیم. بلکه باید به موضوعات پیرامونی هم توجه کنیم. شما نمی‌توانید روی مسائل مربوط به جنبه‌هایی که تحت «مالکیت» مشتریان و واسطه‌های فروش قرار دارند کنترل داشته باشید؛ اما شما می‌توانید (و باید) بدانید که آنها چگونه می‌خواهند سهم خود را مدیریت کنند. طراحی فرآیندهای مهندسی معکوس باید با در نظر داشتن این ملاحظات صورت گیرد.

فناوری
بهبود فناوری تنها وسیله‌ برای تحقق بخشیدن به بهبود فرآیندها است نه جایگزینی برای آن. منافع کاربران بیرونی و منافع سازمان باید به یک میزان در نظر گرفته شوند؛ به ویژه هنگامی که همسو شده باشند.
با در نظر گرفتن این ذی‌نفعان فرآیند، از خود بپرسید که «سازمان ما چگونه طی سه سال تغییر کرده است؟ و ما چگونه باید فرآیندهای خود را با توجه به چشم‌انداز تازه بازمهندسی کنیم؟» چنین دور‌اندیشی‌هایی شما را قادر می‌سازد تا فرآیندهایی را طراحی کنید که تاثیر مخربی از تغییراتی که در آینده در خصوص سرمایه‌گذاری در فناوری به وجود می‌آیند نپذیرند. این امر شما را قادر می‌سازد که جریان‌های کاری کاملا تازه‌ای را خلق کنید و آنها را با اهداف خود فرآیندها و آینده هماهنگ سازید و در نهایت، فناوری نسل آینده‌ سازمان خود را به‌گونه‌ای یکپارچه‌سازی کنید که در خدمت فرآیندها باشند؛ درست برعکس حالت فعلی سازمان‌ها که در آن، فرآیندها برده‌ بسترهای فناوری امروزی هستند.
آنچه ما درباره‌ آن سخن می‌گوییم یک «سفارشی سازی عمده» از مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار با استفاده از فناوری اطلاعات است. در این حالت شما از پارادایمی که در آن فناوری الزامات خود را بر ذی‌نفعان فرآیندها تحمیل می‌کند به سوی پارادایمی حرکت می‌کنید که در آن ذی‌نفعان فرآیندها قادر می‌شوند که از قابلیت‌ها و مزیت‌های فناوری اطلاعات برای برطرف کردن نیازهای خود استفاده کنند و این فناوری را به خدمت خود درآورند. بنابراین، پاسخگویی به تغییرات برای سازمان‌های هوشمند سرعت می‌یابد و فناوری اطلاعات دیگر عاملی آزاردهنده نخواهد بود و باعث دستپاچگی مدیران نخواهد شد.
در این حالت، فناوری اطلاعات مانند دم حیوانی خواهد بود که به جای تکان خوردن بیجا و برهم زدن تعادل حیوان، به وی در حفظ تعادل و شتاب کمک می‌کند. به همین صورت، بستر فناورانه‌ سازمان شما هم وسیله‌ای برای حفظ مدیریت دقیق و پایدار است و شما را قادر می‌سازد تا با سرعت زیادی به جلو حرکت کنید و حرکت‌ها و تغییر جهت‌هایی را با شتاب چشمگیری انجام دهید. اگر فناوری را هوشمندانه به کار گیرید و از آگاهی‌های عملیاتی کنونی خود و فرصت‌های تازه بهره بگیرید، فناوری می‌تواند تاثیری صدچندان بر سودآوری و کارآیی سازمان شما داشته باشد.

علم تحلیل
مدیران انگشت‌شماری در دنیای
کسب‌‌وکار دارای اطلاعات خاص و به اصطلاح «جام جهان‌نما» هستند و سایر مدیران چگونه باید تصویر ذهنی صحیحی نسبت به آینده در ذهن خود ترسیم نمایند؟ این کار با استفاده از علم تحلیل داده‌ها ممکن می‌شود.

استفاده از علم تحلیل داده‌ها
مدیران می‌توانند با گردآوری به اطلاعات درست و قرار دادن آنها در اختیار خبرگانی که چگونگی تجزیه و تحلیل و تفسیر آنها و چگونگی استفاده از آنها در تصمیم‌گیری‌ها را بدانند خود را به درک متقنی از چگونگی تغییر گستره‌ کسب‌ و کار برسانند و چگونگی دستیابی به شیوه‌ای هوشمندانه برای حرکت در جهت موفقیت بهینه را بفهمند.
ابزارهای پیچیده‌ای که برای مدل‌سازی و پیش‌بینی به کار می‌روند، می‌توانند به شرکت‌های فروشنده کالاهای مصرفی در کسب سهم از بازار، کاهش هزینه‌های تبلیغات، افزایش درآمد و مدیریت درست هزینه‌ها کمک کنند. مدل‌های ریسک اکتساب، علم تحلیل قیمت گذاری و تعیین نقاط فروش، تحقیقات بازار و صنعت، بهینه‌سازی تبادلات، پیمایش دیدگاه‌های مشتریان و پایش رسانه‌های اجتماعی همگی ابزارهایی برای استفاده از داده‌های سازمان در جهت بهبود تحلیل‌ها و تصمیم‌گیری صحیح درباره‌ وضعیت کنونی و آینده سازمان‌ها هستند. مدیران ارشد سازمان‌ها با در دست داشتن اطلاعات صحیح می‌توانند روندهای بازار و رفتار مشتریان را بهتر تحلیل کنند و توسعه محصولات تازه، بخش‌بندی بازار، افزایش درآمد و تمدید چرخه‌ عمر مشتریان را جهت دهی کنند. در عین حال، امکان مدیریت هوشمند بر زنجیره‌ تامین در جهت بهینه‌سازی هزینه‌ها و کسب رضایت مشتریان از این راه فراهم می‌شود.
با گذشت زمان، این درک تحلیلی عمیق‌تر نسبت به عوامل درونی و بیرونی موثر بر عملکرد نه تنها اعتماد را در میان ذی‌نفعان فرآیندها افزایش می‌دهد، بلکه راه را برای فروش خدمات دیگری نیز باز می‌کند؛ زیرا امکان پیش‌بینی خواسته‌ها و نیازهای مشتریان را حتی پیش از آنکه خودشان از آنها آگاه شوند فراهم می‌آورد.

عوامل موفقیت در آمادگی برای آینده
«ایجاد یک تصویر روشن از آنچه خارج از کنترل شماست» همراه با «مدیریت آنچه تحت کنترل شماست» اساس آمادگی برای آینده را تشکیل می‌دهند. سازمان هوشمند می‌داند که موفقیت یک تلاش جمعی است و همه‌ ذی‌نفعان را شامل می‌شود. یک سازمان هوشمند آماده برای آینده باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
• فعالیت در گستره‌ جهانی، هم از جهت توانایی برای حضور در بازارهای مختلف و هم از جهت بهینه سازی عملیات خود
• داشتن ارتباط گسترده و کارآمد: به‌گونه‌ای که بتواند مشاهده‌پذیری بیشتری داشته و از این طریق امکان پیش‌بینی و اجابت نیازهای ذی‌نفعان را به دست آورد
• نوآوری: هم در استفاده از فرصت‌ها و هم در رویارویی با موارد عدم اطمینان
• تطبیق پذیری: در جهت پاسخگویی چابک به تغییرات
فناوری‌هایی که با نیازهای ذی‌نفعان تطبیق دارند، فرآیندهای متقن‌تر که نتایج استوارتری را به عمل می‌آورند و آگاهی‌هایی عمیق‌تر بر اساس علم تحلیل مبانی شکل‌گیری یک سازمان هوشمند هستند؛ سازمانی که حتی در شرایط عدم اطمینان کامل هم به حیات خود ادامه می‌دهد. سازمان آماده در آینده می‌تواند هر کدام از فرآیندهای خود را بر اساس نیازهای تعریف‌شده همه ذی‌نفعان و در هماهنگی کامل با تغییرات آنها در طول زمان مدیریت کند. اما ذی‌نفعان سازمان برای پذیرش تغییرات چشمگیر محیط کسب‌‌وکار به چیزی فراتر از اطلاعات صرف نیاز دارند. باید به آنها تضمین داده شود که همه‌ ذی‌نفعان به یک ‌اندازه به آینده‌ سازمان علاقه‌مندند. این امر در برخی سازمان‌‌ها به معنای تدوین قراردادهایی است که طبق آنها رابطه‌ صرفه‌جویی‌های حاصل از تلاش‌های بازمهندسی فرآیند با منافعی که به هر کدام از ذی‌نفعان می‌رسد، تعیین می‌شود. این قراردادها پیام مهمی دارند. آنها بیان می‌دارند که مشتریان ما می‌دانند که ما آینده سازمان خود را به توانایی خود برای هوشمندتر کردن سازمان گره زده‌ایم. آمادگی برای آینده نه یک ملاحظه‌ سطحی بلکه یک ضرورت برای بقا است.
منبع: www.genpact.com