مذاکره در کسب‌وکار

مهارت‌های لازم برای بهبود مذاکرات در کسب و کار



مذاکره در کسب‌وکار
مذاکره یک فن خاص در کسب و کار نیست. هر کسی نمی‌تواند با آن احساس راحتی داشته باشد. دلایل زیادی در این زمینه وجود دارند: چه بسا ترسناک و نگران‌کننده باشد اگر بخواهیم چیزی را به ارباب رجوع یا فروشنده بگوییم که او هیچ تمایلی به شنیدن آن حرف ندارد. شاید مساله‌ای فرهنگی در این مورد وجود دارد، زیرا برخی از فرهنگ‌ها ما را به مذاکره ترغیب می‌کنند، اما برخی دیگر از فرهنگ‌ها به فرآیند مذاکره همچون بحث و جدل نگاه می‌کنند و از آن طفره می‌روند.

ولی برای اینکه کسب و کار موفقی را پیش ببریم، باید بتوانیم، مذاکرات آسان و مناسبی داشته باشیم. این نکته در هر دو موقعیت غیررسمی و رسمی حیاتی است.
مدیران هرروزه با موقعیت‌های مختلفی برای مذاکره مواجهه می‌شوند: خواه فروش یک محصول به مشتری جدید (مذاکره رسمی)، خواه استخدام یک کارمند جدید (مذاکره غیررسمی). اگر شما از مهارت‌های لازم برای مذاکره بهره نبرید و یک مذاکره‌کننده راحت و آسوده نباشید، آنگاه هر کدام از موقعیت‌های مزبور می‌توانند برای شما استرس‌آفرین باشند. در این صورت، شما به هر مذاکره‌ای که به نفع شما نخواهد بود، خیلی زود خاتمه می‌دهید. اما این اتفاق به هیچ رو شایسته شما و شرکت‌تان نیست.
آشنایی با قواعد مذاکره
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای اینکه راحتی بیشتری با فرآیند مذاکره داشته باشید، تمرین مداوم است. هرچه بیشتر مذاکره کنید، هر چه بیشتر در مذاکرات مختلف حضور به هم برسانید، بیشتر می‌توانید استرس را از خودتان دور کنید و با فشار کمتری به توافق اقتصادی با طرف مذاکره دست یابید، اما همواره نمی‌توان یک مذاکره‌ جدی و رسمی را به عنوان موقعیتی برای تمرین مذاکره در نظر گرفت. راه‌های زیادی برای افزایش راحتی شما با مذاکرات پیش‌رویتان وجود دارند؛ به طوری که گاه حتی نیازی به گفت‌وگو درباره ضوابط مذاکره نیست.
سعیده براون، بنیان‌گذار و مالک ISB پیشنهادهایی پژوهشی در همین زمینه دارد تا بتوانیم در مذاکرات تجاری احساس راحتی و آرامش بیشتری داشته باشیم، او می‌گوید: «یک نکته یا پیشنهاد ساده برای آنکه بتوانیم به نحو ساده‌تری دست به مذاکره اقتصادی و تجاری بزنیم پژوهش در مورد طرف مقابل شما در مذاکرات است. اهمیت بسیار زیادی دارد که پیش از مذاکره آگاهی کاملی از خواسته‌های آنها و خواسته‌های خودتان داشته باشید.»
حال کسی را در نظر بگیرید که در یک مذاکره‌ رسمی حضور دارد. یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های او توانایی درک طرف مقابل است. او باید در زمان مناسب به خوبی تشخیص دهد که طرف مقابل‌اش چه زمانی به او پیشنهادی معقول ارائه می‌دهد. شاید شما هدفی آرمانی در ذهن‌تان داشته باشید، اما نکته‌ مهم نه هدف آرمانی شما، بلکه شناخت بهترین معامله بین شرکت شما و شرکت مقابل‌تان است. در واقع، شما باید بتوانید تشخیص دهید که در چه برهه‌ای یک توازن منطقی و معقول بین طرفین مذاکرات برقرار می‌شود.
این نکته‌ها چندان با پول و سرمایه سر و کار ندارند، بلکه موضوعاتی رفتاری، روانی، و اخلاقی هستند: توجه به نیازهای ارباب رجوع به سود متقابل و توازن منطقی بین طرفین منجر می‌شود.
به‌علاوه، اهمیت بسیار زیادی دارد که بدانیم با چه کسانی حرف می‌زنیم، چگونه حرف می‌زنیم، چه برنامه‌ای داریم، و روش انجام مذاکرات‌مان چه مسیری را طی می‌کند. هرگز یادتان نرود که نباید هیچ مذاکره‌ای را به یک نشست تبلیغاتی تقلیل دهید. اما متأسفانه برخی اشخاص از فنونی استفاده می‌کنند که سبب می‌شود بحث بر سر ضوابط مذاکره به جدل و مناقشه بیشتر شباهت داشته باشد. پس باید برای کنترل این بحث‌های دشوار و گهگاه ناخوشایند از آمادگی احساسی لازم برخوردار باشید. برای اینکه در چنین موقعیت‌های خطیری با آرامش و راحتی عمل کنید، همواره باید به ذهن بسپارید که این مذاکرات نه مساله‌ای شخصی یا فردی، بلکه مساله‌ای بر سر کسب‌وکار و آینده شرکت شما است.
اگر به نکاتی که تاکنون اشاره کردیم پایبند باشید، آنگاه گامی به سوی گسترش آرامش و راحتی‌تان در مذاکره برداشته‌اید. حتی وقتی مذاکرات بسیار مهمی را از سر می‌گذرانید و در پایان به موفقیت‌های چشمگیری دست می‌یابید، باز هم هیچ مساله شخصی در کار نیست. به گفته براون «گرچه همگان با داد و ستد آشنا هستند، اما نکته مهم این است که خودتان را با قواعد داد و ستد آشنا کنید.»
پس مساله حتی بر سر گرایش‌ها و تمایلات ما و دیگران نیز هست. خانم براون به نحوی منفی اعتقاد دارد که «طرفین یک مذاکره در هر مذاکره‌ای تلاش می‌کنند تا بار خودشان را به بهترین شکل ببندند»، در حالی که شیل هوروویتز، مولف مقالات و کتاب‌هایی در زمینه کسب‌وکار، تفسیری مثبت از همین مساله دارد: «بهترین توصیه‌ای که می‌توانم داشته باشم به این قرار است: هر مذاکره باید یک پیروزی دوطرفه برای طرفین مذاکرات باشد. پیشنهاد می‌کنم که به چنین رویکردی نزدیک شوید».
بهبود مهارت‌های لازم برای مذاکره
وقتی حس کردید که به طور کلی نگرانی زیادی بابت حضور در یک مذاکره‌ رسمی ندارید و استرس چندانی به شما وارد نمی‌شود و حتی می‌توانید آرامش و راحتی خودتان را حفظ کنید، آنگاه شما آماده هستید تا مهارت‌های اولیه‌تان را بهبود بخشید. فنون مشخص زیادی وجود دارند تا بتوانید با استفاده از آنها در موقعیت‌های مختلف دست به عمل بزنید: مثلا، توانایی فهم این نکته که طرف مقابل شما در مذاکرات در لحظه‌ای خاص آماده عقد قرارداد است و بابت معامله پیش رو هیچ مشکلی نمی‌بیند. اما همواره به خاطر بسپارید که، پیش از همه، شما باید بتوانید مهارت‌های کنونی‌تان را تا جایی گسترش دهید که واقعا هیچ مشکل روحی در انجام مذاکره نداشته باشید. شما باید احساس کنید که برای هر مذاکره به چه چیزهایی نیاز دارید و چه کارهایی را باید انجام بدهید یا حتی از انجام چه کارهایی خودداری به عمل آورید.
یکی از همین نکات مهم را می‌توان تعیین امتیازهای انحصاری و ویژه‌ای دانست که قصد دارید از طرف مقابل‌تان، یا حتی از شرکت‌تان، کسب کنید یا به طرف مقابل‌تان بدهید.
فکر کنید که دنبال چه هستید و چگونه می‌خواهید (می‌توانید) ملزومات یک مذاکره رسمی را برای خود، شرکت‌تان و طرف مقابل‌تان برآورده سازید. به عنوان نمونه، آقای هوروویتز این‌طور پیشنهاد می‌دهد: «امتیازهای انحصاری شما چه هستند؟ باید نسبت به آنها اشتیاق به خرج دهید. برای اینکه ارزش واقعی خودتان را حفظ کنید یا آن را افزایش دهید، نباید نسبت به مقدار این امتیازها حساسیت به خرج دهید، اما باید در پی‌اش باشید. من در اغلب موارد از همین رویکرد بهره می‌برم. مثلا هشتمین کتاب من به نام ریشه‌های واقعی بازاریابی برای مؤلفان و ناشران تا چند هفته دیگر در نیویورک منتشر می‌شود. من به این کتاب علاقه زیادی دارم و برایش ارزش زیادی قائل هستم. من از ناشر خواستم که بیست درصد از قرارداد اولیه و هزینه فروش کتابم را به صورت پیش‌پرداخت به من تحویل دهد. من همچنان به این خواسته‌ام پایبند هستم؛ چراکه بدون این خواسته حتی نوشتن کتاب مذکور نیز محال بود. در عوض، سعی کردم تا امتیازهای انحصاری خودم (همچون پرداخت هزینه لازم برای افزودن نمایه به کتاب، نوشتن قطعه‌ای به قلم خودم در پشت جلد، و...) را از ناشر و بازار به دست آورم.»
مشاهده می‌کنید که مساله جناب هوروویتز بر سر فهرستی از نکات مورد نظر درباره قرارداد است. او حتی به خوبی می‌داند از ناشر، بازار و خودش می‌خواهد. او می‌داند که چه باید بکند تا چیزی را که می‌خواهد به دست آورد و به اهداف خود نائل شود. شما حتی می‌توانید با استفاده از گامی ساده، همچون یادداشت برداشتن از فهرست نیازها و نکاتی که شما به دنبالش هستید، کمک شایان توجهی به فعالیت‌هایتان برسانید، و مذاکرات‌تان را هر چه بیشتر تقویت کنید. بنابراین، عملا می‌توانید با شناسایی آن مواردی که اهمیت چندانی نزد شما ندارند، مهارت‌های خودتان را افزایش و گسترش دهید.
شما همیشه مایل هستید تا در هر مذاکره‌ای با بهترین امکان عقد قرارداد روبه رو شوید. با این وجود، مذاکره هنر مصالحه است: به ندرت بتوانید به بهترین و کامل‌ترین معامله ممکن دست یابید. هیچ داد و ستدی هرگز نمی‌تواند تمام و کمال باشد. در عوض، شما باید امتیازهای انحصاری طرف مقابل‌تان را نیز لحاظ کنید؛ زیرا نیاز دارید تا گهگاه امتیاز ویژه‌ای را به مشتری،
ارباب رجوع، یا طرف مذاکره‌تان تخصیص دهید تا او را متقاعد سازید که فاکتورهای مهم مد نظر شما و شرکت‌تان را برآورده کند. پس باید آگاهانه فکر کنید و ببینید که واقعا چه چیز برای شما و طرف مقابل‌تان بیشترین اهمیت را دارد. برای مثال، مذاکره‌ای را مد نظر قرار دهید که برایش ضرب‌الاجل تعیین شده است. اگر در چنین مذاکره‌ای قصد داشته باشد تا صرفا به منفعت خودتان فکر کنید، همواره شکست خواهید خورد. حتی اگر ضوابط مالی عقدشده در قراردادتان را افزایش دهید، باز هم دلیلی وجود ندارد که به پیروزی بزرگی دست یابید.
به محض اینکه بتوانید اولویت‌های لازم برای تحقق نیازهایتان را در یک مذاکره رسمی شناسایی کنید و در نتیجه، به آرامش و راحتی مطلوبی در مذاکرات نائل شوید، بهتر خواهید توانست تا معاملات مختلف را کنترل و مدیریت کنید. در این صورت، در فرآیند مذاکره نیز آرامش‌تان را حفظ خواهید کرد و با هر مذاکره توانایی‌هایتان را افزایش خواهید داد. کافی است آگاه باشید که شما از عهده یک رابطه تجاری متقابل برمی‌آیید و می‌توانید در برخی موارد امتیازهایی انحصاری دریافت یا تقدیم کنید. این نکات به شما یاری می‌رسانند تا مذاکرات را راحت‌تر پیش ببرید.