چگونه از دورکاری سود ببریم

چگونه از دورکاری سود ببریم
مجازی و بی‌عیب و نقص


فصل چهارم- بخش اول
اشاره: در این شماره فصل چهارم از کتاب شخصی‌سازی محیط کار را آغاز می‌کنیم. فصل چهارم اساسا به دورکاری اختصاص داده شده و از آنجا که مهم‌ترین و موثرترین نوع دورکاری، عموما کار مجازی است، تمرکز خاصی بر این موضوع دارد و نخستین بحث خود را نیز با کار مجازی آغاز می‌کند.

همان‌طور که از فصل نخست و فصل دوم کتاب به یاد داریم، شخصی‌سازی محیط کار به معنای همه‌ تکنیک‌ها و سیاست‌هایی است که برای سازگار کردن زندگی و کار به کار می‌روند. اکنون که در فصل سه با مهم‌ترین موارد مربوط به انعطاف‌پذیری (برنامه‌های بدیل، هفته‌های کاری فشرده، سهیم‌شدن در کار، کار پاره‌وقت، کار مجازی یا دورکاری) آشنا شدیم، در این فصل به یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های ذکر شده در فصل سوم، یعنی دورکاری یا کار از خانه خواهیم پرداخت.

وعده‌های دورکاری برای کسب‌وکار
آینده‌ای را تصور کنید که در آن همه‌ نسل آن موقع آمریکا «سر کار بروند»، آن هم با لم دادن در اتاق‌های مجهز خودشان در خانه‌هایشان وقتی پشت کامپیوتر هستند و به دیگر همکاران آنلاین خود می‌پیوندند. شاید آنها صبح با مشتری‌شان کنفرانس ویدئویی برگزار کنند، آخرین نسخه‌ گزارش‌شان در مورد سرور امنیتی را بعدازظهر ارسال کنند و قبل از آنکه کارشان تمام شود، چندین پیام برای همکاران عقب‌‌مانده از ضرب‌الاجل بفرستند. این کارگرهای آینده با شنیدن داستان‌های مربوط به کارکردن در نسل گذشته و مسیرهای طولانی کار و محدودیت‌های محل کار آه خواهند کشید، درست همان آهی که اکنون ما با شنیدن داستان مدرسه‌رفتن مادربزرگ‌ها («هر روز صبح باید پنج کیلومتر از این روستا به آن روستا پیاده‌روی می‌کردم») می‌کشیم. بله، این نسل کار مجازی است، نسلی که با سرعت نور در حال ظهور است.
در واقع، کارگران مجازی همین حالا هم وجود دارند و تعدادشان پی در پی زیاد می‌شود. بر حسب بررسی گروه پژوهش‌های دایرینگر، حدود 2/17 میلیون آمریکایی دست کم یک روز در ماه در سال 2008 دورکاری کرده‌اند و این آمار افزایشی 39 درصدی را نسبت به سال 2006 و 74 درصدی نسبت به سال 2005 نشان می‌دهد. کارگران مجازی را آن عده‌ای از آدم‌ها می‌دانند که کارشان را در خانه، در جاده، یا هرجایی که دفتر کاری سنتی و متعارف نباشد، انجام می‌دهند. یکی از رایج‌ترین خصیصه‌های کارگران مجازی این است که آنها کارشان را با استفاده از تکنولوژی الکترونیکی انجام می‌دهند.
یک خط تلفن ساده و ارتباط با اینترنت می‌تواند امروز کارگران را قادر سازد که از دوردست به شبکه‌ کاری خود متصل شوند، کار کنند و کسب و کارشان را هدایت کنند (اغلب کارگران در خانه این کار را می‌کنند، اما خوب، می‌توانید لب ساحل هم دورکاری کنید!). تکنولوژی پشتیبان کار مجازی از پایه‌ای‌ترین تکنولوژی ـ خط تلفن و مودم ـ تا پیچیده‌ترین سیستم‌ها با فایروال‌ها و دیگر وسیله‌های حفاظتی جهت حفاظت از شرکت یا داده‌های مشتری، اینترانت‌ها، ویدئوکنفرانس‌ها و بسیاری چیزهای دیگر را در بر می‌گیرد.
کار مجازی برای بسیاری از کارگران خوب است و تنها به درد نویسنده‌هایی نمی‌خورد که داخل کافی‌شاپ‌ها در سرتاسر شهرها وول می‌خورند و چیز می‌نویسند: مثلا برای کارگران پیرتری که می‌خواهند بازنشسته شوند، آنهایی که نیاز به انعطاف‌پذیری بیشتر دارند، چون با مشکلات جسمی دست و پنجه نرم می‌کنند، کسانی که در مکان‌های دور می‌زیند، یا آنهایی که همزمان دو شغل دارند و نمی‌توانند در محل کار هر دو شغل حاضر شوند. بله، همه‌ این افراد کار مجازی را با آغوش باز می‌پذیرند. اگرچه کار مجازی اغلب توسط حرفه‌ای‌هایی با حقوق بالا پی گرفته می‌شود که می‌توانند از گوشی‌های هوشمندشان ایمیل بفرستند و از بالای کوه ویدئو کنفرانس برگزار کنند، اما کارگران با دستمزدهای پایین نیز به طور موثری از این گزینه بهره می‌برند. برای مثال، مراکز تلفن که وقتی در ساختمان‌های بزرگ مستقر می‌شوند، پرجمعیت، پرازدحام و پر از استرس هستند، می‌توانند با استفاده از کار مجازی و داشتن کارمندانی که از خانه کار می‌کنند، شغلی آرامش‌ بخش به کارمندانشان عرضه کنند. برای کارگران با دستمزد پایین هم توانایی مدیریت زندگی جدای از کار و اجتناب از هزینه‌های رفت و آمد (چه مادی و چه زمانی) بسیار مهم است. در واقع، نزدیک به 60 درصد کارکنان ـ طبق آمار یکی از مطالعات صورت‌گرفته درباره‌ بهره‌وری کارمندان ـ معتقدند که دورکاری بهترین و ایده‌آل‌ترین موقعیت کاری است.
کار مجازی به نفع کارفرمایان هم هست، خواه برای شرکت بزرگی مثل آی.بی.ام یا برای عده‌ای که می‌خواهند شرکت تازه‌ای تاسیس کنند. همان‌طور که در فصل سه گفتیم، بسیاری از شرکت‌های بزرگ همین حالا هم دورکاری را در برنامه‌های اضطراری خود گنجانده‌اند و توانایی‌های این تکنیک برای دفاع از کسب و کار در برابر خسارت‌های احتمالی و کاهش بهره‌وری به رسمیت شناخته اند؛ خسارت‌هایی که بر اثر بیماری، سیل، توفان، کولاک، و قطع برق پیش می‌آید.
دورکاری می‌تواند در مجموع به رونق کسب و کار بینجامد، زیرا تحقیقات نشان داده که کار مجازی می‌تواند هزینه‌های محیط کار را کاهش دهد و کارگرانی خوشحال‌تر و بهره‌ورتر تولید کند. برخی از مهم‌ترین مدیران شرکت‌های بزرگ گزارش داده‌اند که دورکاری و کار مجازی 20 تا 25 درصد بهره‌وری کارمندان را ــ به طور خاص در زمینه‌های مربوط به تکنولوژی ــ افزایش داده است.
آنهایی که به طور مجازی برای آمریکن اکسپرس کار می‌کنند، نسبت به همتایان دفتری خویش 43 درصد بیشتر تولید کاری دارند. همچنین تغییرات بزرگ در کسب و کار همچنین سازماندهی دوباره یا انتقال دفتر اصلی به جایی دیگر می‌تواند بسیار هزینه‌بر باشد. اما در مقایسه با چنین چیزی، بهبودهای کسب و کار با استفاده از کار مجازی به آسانی قابل دسترسی است و هزینه‌های املاک و مستغلات را نیز شامل نمی‌شود. برای مثال، آی.بی.ام با صدور اجازه‌ دورکاری برای 25 درصد از کارکنان خود ــ که اکنون از خانه‌هایشان مشغول کار هستند ــ توانسته است حدود 700 میلیون دلار صرفه‌جویی در هزینه‌ها داشته باشد.
اما لازم نیست کسب‌وکاری میلیارددلاری داشته باشید تا از دورکاری سود ببرید. دورکاری حتی برای کارآفرینان تازه‌کار نیز مزایای خاص خود را داراست. مشاوران کسب و کاری که برای شروع‌به‌کار شرکت‌ها مورد نیاز هستند، می‌توانند از خانه‌هایشان مشاوره بدهند و دورکاری کنند، بنابراین هزینه‌های مربوطه بسیار کاهش می‌یابد.
کار مجازی واقعا فایده‌بخش و اثرگذار است، به همین دلیل نیز تعداد روزافزونی از بخش‌های کسب و کار آن را می‌پذیرند. اگرچه کار مجازی به درد همه‌ انواع سازمان‌ها، تیم‌ها و کارگرها نمی‌خورد، اما می‌توان استفاده از آن را بسیار گسترده‌تر از اکنون کرد و انعطاف‌پذیری بیشتری را به مردم بیشتری عرضه داشت. علاوه بر آن، پیشرفت‌های تکنولوژیک و سیاست‌های کسب و کار که پشتیبان و مروج کار مجازی هستند، می‌تواند دورنمای کسب و کاری را که ما می‌شناسیم اساسا دگرگون کنند و سازگاری بین کار و زندگی را افزایش دهند و بنابراین هم محیط سالم‌تری پدید آورند، و هم هزینه‌ها را کاهش دهند. خلاصه، نتایج و فعالیت‌های کسب و کار در اثر دورکاری و کار مجازی بهبود قابل توجهی خواهد یافت. کار مجازی همه‌ انواع امکانات را برای کارگران نیازمند انعطاف‌پذیری می‌گشاید و به کسب‌و‌کارهایی که باید در این اقتصاد جهانی همواره متغیر رقابت کنند، بخت بیشتری اعطا می‌کند؛ چراکه در اقتصاد جهانی نوین تکنولوژی و استعداد انسانی حکمفرما است.
کارفرمایانی که از امکانات ارائه‌شده به‌واسطه‌ تکنولوژی [و مهم‌ترین آنها، کار مجازی] به هر دلیلی احتراز می‌کنند یا آن را نمی‌پذیرند، در حال از دست دادن فرصت بسیار مناسبی برای افزایش بهره‌وری و انعطاف‌پذیری و کاهش هزینه‌ها هستند. چه بسا آنها در آینده و بر حسب محیط کارهای آینده کسب و کارهایی منسوخ شوند.
آنهایی را یادتان هست که وی.اچ.اس را نادیده می‌گرفتند؟ آیا بتامکس باقی ماند؟ نه، هرگز این طور نشد. [وی.اچ.اس و بتامکس نام دو نوع کاست مغناطیسی ویدئویی است که بتامکس پس از ظهور وی.اچ.اس هفت سال بعد از آن، کم کم کنار گذاشته شد و دیگر تولید نشد].
به نظر ما خوب است که همه‌ امکانات مربوط به کار مجازی را در یک پیوستار یا طیف مشاهده کنیم. در یک سوی طیف ما «فرد مجازی» را داریم. فرد مجازی کسی است که از دور، کاری منفرد انجام می‌دهد و ممکن است این کار را برای شرکتی انجام دهد که دفتر مرکزی دارد. این فرد عموما کارمندی شهری است که وقتی بچه‌ها به خاطر تعطیلی مدرسه نرفته‌اند یا وقتی همسرش در حال نقل و انتقال از این سر کشور به آن سر کشور است و باید به او کمک کند، داخل خانه یا هتل‌اش می‌نشیند و کار می‌کند. خوب، اینجا بررسی کار مجازی را آغاز می‌کنیم.
به علاوه، قسمت‌ها، بخش‌ها یا دپارتمان‌هایی درون یک شرکت وجود دارند که به طور کامل از دور کار می‌کنند. نام این موقعیت را «تیم مجازی» می‌گذاریم. برای مثال، ممکن است نود درصد شرکت در آتلانتا مشغول به کار باشد و ده درصد باقی تیمی مجازی متشکل از افرادی از 15 کشور مختلف باشد. یک شرکت بزرگ شاید محل ساخت و تولید خود را یکجا برقرار کند، اما اجازه دهد برخی کارکنان‌اش در خانه کار کنند. تیم مجازی بر خلاف فرد مجازی با تکوین شرکت تکوین می‌یابد، و سیاست‌هایی هماهنگ‌تر با سیاست شرکت دارد.
و بالاخره در آن طرف طیف می‌توانیم «سازمان مجازی» را بیابیم؛ چیزی که هنوز در دنیای کنونی کسب و کار ما معمول نیست اما به خاطر خصیصه‌های ویژه‌اش باید نگاهی به آن انداخت. سازمان مجازی هیچ دفتر مرکزی فیزیکی‌ای ندارد و تمام کارمندان آن مجازی هستند. شیوه‌ کار آدم‌ها در سازمان‌های مجازی و مزایای آن و نیز چالش‌های پیش رویش می‌تواند نشانه‌ای از محیط کار در آینده باشد.
وقتی می‌‌گوییم کار مجازی طرحی نیست، که یا به درد همه بخورد یا به درد هیچ کس نخورد، امیدواریم شما یا کارفرمایان شما دست کم یکی از مثال‌های اجرای موفق این طرح را که در این فصل ارائه خواهیم داد بخوانید و سپس تصمیم بگیرید که آیا پی گرفتن چنین سیاستی به نفع شما و آنها خواهد بود یا خیر. ما دوست داریم شما تفکری خلاقانه داشته باشید و با این تفکر خلاقانه به انواع راه‌هایی بیندیشید که می‌توانید کار مجازی را براساس آنها با کسب و کار خودتان تطبیق دهید.