جای تبریک دارد اگر در شرکت یا کسب و کارتان به نقطه‌ای از پیشرفت رسیده‌اید که می‌خواهید کارمندانی برای شرکت‌تان استخدام کنید.

یازده راهکار برای ایجاد و مدیریت یک تیم کارآمد


استخدام کارمند یکی از نقاط عطف موفقیت برای یک شرکت محسوب می‌شود. بسیار پیش آمده که شرکت‌های جدیدی به راه افتاده‌اند و شروع به کار کرده‌اند، اما نتوانسته‌اند به مرحله استخدام کارمند برسند. این شرکت‌های جدید در واقع تا آن مرحله‌ دوام
نیاورده‌اند.
به بیان دیگر، رسیدن به مرحله‌ استخدام کارمند یکی از دستاوردهای اولیه در شرکت است. در این صورت، چالش بزرگ پیدا کردن کارمندان مناسب و قرار دادن آنان در منصب و کار مناسب است؛ به طوری که بتوان شرکت را در رشد و پیشرفتش یاری رساند. چراکه تیم همکاران یکی از مهم‌ترین عوامل پیشرفت یا عدم پیشرفت در کسب‌وکار می‌باشد. از این رو، از اعضای مجمع مدیران جوان یک پرسش اساسی را پرسیده‌‌ایم. (این مجمع سازمانی متشکل از مدیران جوان و موفق اروپا است). پرسیدیم که «برای مدیران جوانی که می‌خواهند تیم کاری خودشان را تشکیل دهند چه راهکارهایی پیشنهاد می‌کنید؟» هر یک از این مدیران جوان پاسخ خود را به این سوال در اختیار ما قرار داده‌اند:

1. تیم کارکنانی که استخدام کرده اید را آموزش دهید. «بسیاری از مدیران جوان به اشتباه فکر می‌کنند کسانی که استخدام می‌کنند، باید از قبل کار را بلد باشند. این تفکر کاملا اشتباه است.
در واقع، فارغ از اینکه کارکنانی که استخدام می‌کنیم چه توانایی‌ها و قابلیت‌هایی دارند، آموزش و تربیت آنها در حیطه‌ جدید کاری‌شان لازم و ضروری است. فکر کردن و برنامه‌‌ریزی راجع به آموزش کارکنان‌مان ما را از مسیر اصلی دور نخواهد کرد.
باید در نظر داشته باشیم کسانی که در شرکت‌مان به خدمت می‌گیریم، هر چقدر هم از تجربه‌ کاری بهره‌مند باشند باید در مجموعه‌ی جدید در کنار همکاران جدیدشان آموزش ببیند. در حقیقت، آموزش به‌جا و صحیح کارکنانی که به خدمت می‌گیریم همان برنامه‌ریزی در راستای رشد شرکت‌مان است.»

2. یک مرحله مصاحبه‌ ورودی برای استخدام کارکنان شرکت ترتیب دهید. ما فرم‌ها و مدارکی را برای کارکنان تازه‌ وارد ترتیب داده‌ایم.
کارکنان جدید در این فرم‌ها ذکر خواهند کرد که دوست دارند چگونه کار کنند، چه مسوولیت‌هایی را می‌پسندند، احساس می‌کنند در چه منصب‌هایی کارآمدتر عمل می‌کنند، دوست دارند چگونه از آنها تقدیر شود، و الی آخر. این گونه فرم‌ها و اطلاعات چند مزیت عمده دارند.
اول اینکه مدیران به این وسیله می‌توانند با ترجیحات و خصوصیت‌های کاری و شخصیتی کارکنان جدید آشنا و از زبان خودشان از علایق‌شان باخبر شوند.
از سوی دیگر، کارکنان جدید نیز در بدو ورود یا کمی پیش از اشتغال‌شان به کار در شرکت آزادانه تمایلات کارش‌شان را در اختیار مدیران بگذارند.
اگر این فرم‌ها به گونه‌ای طراحی شوند که بتوان آنها را در اختیار سایر اعضای گروه قرار داد پرفایده‌تر خواهدبود. در این صورت، اعضای تیم سریع‌تر و بیشتر با هم آشنا می‌شوند و حس همکاری از ابتدا بین آنها ایجاد می‌شود.

3. سیستم مدیریت پروژه‌ کارآمدی را ترتیب دهید. مدیران جوان می‌توانند اهداف و مقاصد بزرگی در سر داشته باشند، اما باید جزئیات این اهداف را در اختیار کارکنان قرار دهند. یکی از پیشنهادهای ما ساختن نرم‌افزاری از مدیریت پروژه‌ است. این نرم‌افزار توجه گروه‌ را مستقیما معطوف وظایف و اهداف‌شان می‌کند.
ارزیابی کاری از طریق این نرم‌افزار بازده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. زیرا این نرم‌افراز تدقیق خواهد کرد که هر یک از اعضای گروه چه وظایفی دارد و باید به چه اهدافی نیل کند. آن وقت، تیم شبیه ماشینی خواهد بود که هر یک از قسمت‌هایش کار خود را انجام می‌دهد در حالی که با سایر قسمت‌های ماشین نیز به طور مستقیم و غیر مستقیم همکاری دارد، و در پایان همگی می‌توانند پروژه‌ تعریف شده را به خوبی انجام دهند.

4. کارکنان‌تان را طوری آموزش دهید که هرگز به مدیر نیازی نداشته باشند. پارامتر‌های لازم را در اختیار کارکنان‌تان قرار دهید تا بتوانند به طور خودآیین و مستقل از حضور مداوم مدیر کارشان را انجام دهند.
باز هم مثل ماشینی که برای کار کردن همیشه نیاز به یک ناظر ندارد. یک نماینده فروش به هیچ متنی نیاز ندارد تا از رویش بخواند و جلب مشتری کند، او باید بفهمد چه چیزی یک محصول را برای مشتری
ارزشمند می‌کند.
سپس، باید شیوه‌هایی برای ارائه و معرفی آن مزایا و فواید در محصول بیافریند. پس هر یک از کارکنان باید خودش ابداع‌گر شیوه‌های کاری خودش باشد.
نیازی نیست یک نماینده‌ بخش خدمات الزاما به «سیاست شرکت» رجوع کند تا کارش را در قبال مشتری پیش ببرد، او در عوض می‌تواند برای حل مشکلات استراتژی‌های لازم را اتخاذ کند، تا مشتری از خدمات ارائه شده راضی باشد.
این استراتژی به نوع خدماتی که به مشتری داده می‌شود و مشکلاتی که در سر راه است بستگی دارد. پس باز هم خود کارکنان تصمیم‌گیرنده هستند و از این طریق رخصت آن را دارند تا در کارشان پیشرفت کنند.

5. چشم‌ا‌ندازها و اهداف سه یا چهارماهه در نظر بگیرید. در اولین سال کارمان فقط روز به روز کار می‌کردیم.
اما بعد فهمیدیم با وجود اینکه در آن سال دستاوردها و کارهای بزرگی انجام دادیم، گاهی در چاه گیر می‌افتادیم و این ما را خسته می‌کرد چون احساس می‌کردیم از هدف‌مان دور هستیم.
اما از آن به بعد تصمیم گرفتیم اهداف چند ماهه برای خودمان قرار دهیم به طوری که همه‌ کارها طی آن سه یا چهار ماه به آن اهداف کوتاه‌مدت معطوف شوند و همه‌ کارکنان سعی کنند آن هدف را به واقعیت تبدیل
کنند.
چنین سیاستی می‌تواند تلاش‌ها و کوشش‌های همه‌ اعضای تیم و مدیران را بر یک یا چند هدف نزدیک‌تر متمرکز کند.

7. رنگ رخساره خبر می‌دهد از سر درون. اول کارمندان را انتخاب کنید، بعد آنها را در جایگاه مناسب قرار دهید و سپس بگذارید خودشان جلب مشتری برای شرکت را به عهده بگیرند.
وقتی دارید تیم کاری‌تان را انتخاب می‌کنید باید تعریف کنید که داخل شرکت شما قرار است چه وجه و شمایلی داشته باشد. ظاهر داخلی شرکت، چهره‌ بیرونی آن در برابر مشتریان را نیز تعیین می‌کند. اگر سعی دارید اول تجربه‌ مشتری را تحت تاثیر قرار دهید، این کار کمی اجباری و غیرطبیعی به نظر خواهد رسید.
سعی کنید اول تجربه کارکنان را تحت تاثیر قرار دهید. این تاثیر را مدیریت کارآمد شما ایجاد خواهد کرد. سپس کارکنان شرکت خودشان سایر چیزها را خواهند ساخت. پس ساخت و ساز باید از درون صورت گیرد. اگر درون یا جان شرکت خوب ساخته نشود، پوسته‌‌ بیرونی آن، یعنی مشتری، شکل خوبی پیدا نخواهد کرد.

8. اشخاص توانا و کارآمدی را به خدمت بگیرید که می‌توانند کارها را تمام و کمال به انجام برسانند. یک شرکت کوچک نمی‌تواند کارکنان تنبل را تحمل کند، هم آنهایی که نمی‌توانند از منابعی که در اختیار دارند به نحوی استفاده کنند که پروژه‌ها به جلو
رانده شوند.
کسانی را پیدا کنید که حس پیگیری بالایی دارند و می‌توانند راه‌حل‌ها و راهکارهای فوری را بلافاصله ارائه دهند. به علاوه، این گونه افراد می‌توانند مسوولیت یک مساله را به عهده بگیرند و آن را تا مرحله‌ حل مساله پیش ببرند.
البته این چابکی و فرزی به آموزش‌های اولیه‌ای که کارکنان کسب می‌کنند نیز بستگی خواهد داشت.

9. شفافیت را در کارتان پیشه کنید، و حتی آن را در شرکت رواج دهید. همیشه راجع به امور مالی و امور مشتریان با تیمم رو راست هستم.
در این شرکت، صادقانه می‌توان با اشخاص راجع به هر جنبه‌ای از کارشان صحبت کرد، خصوصا وقتی در آغاز کار هستیم. نگذارید مسائل به طور تلویحی و غیرمستقیم مطرح شوند.
پس همه چیز باید شفاف و رو راست به بحث و گفت‌وگو گذاشته شود. کارکنان حرفه‌ای جوان از مشارکت تنگاتنگ در امور برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری لذت می‌برند. چنین مشارکت تنگاتنگ و ارتباط‌هایی آنها را به نحو مستقیم‌تری در جریان کار شرکت قرار خواهد داد.

10. به کارکنان‌تان بگویید چطور به اهداف‌شان در شرکت دست یابند. من دارم راجع به این مساله کار می‌کنم. اما برایم روشن شده است که وقتی به کارکنان می‌گوییم چگونه به هدف‌شان دست پیدا کنند، احتمال اینکه به آن‌ هدف برسند، افزایش می‌یابد.
افراد باهوش و بااستعداد می‌خواهند احساس باهوشی و بااستعدادی کنند و ایجاد چنین حسی در شرکت بر عهده‌ مدیران است. مدیران جوان اغلب خودانگیخته هستند.
ما اکثرا فراموش می‌کنیم که کسب بیشترین بهره‌مندی از کارکنان شرکت به این معنی است که باید به آنها نشان دهیم چگونه به موفقیت دست پیدا کنند.

11. گشودگی و صداقت را رواج دهید. شما هیچ وقت نمی‌خواهید کارکنان‌تان از گفتن حقیقت نزد شما هراس داشته باشند. برعکس، شما باید سعی کنید صداقت را رواج دهید. این کار را می‌توانید به دو طریق انجام دهید:
1) وقتی یکی از کارکنان پیش شما اعتراف می‌کند که کارها آن‌طور که انتظار می‌‌رود پیش نرفته است، خونسردی خود را حفظ کنید. اگر از کوره در بروید در برابر صداقت کارمندتان خیانت کرده‌اید، و نباید توقع داشته باشید بار بعد هم به سراغ شما بیاید و حقیقت را بگوید.
2) با ایشان وارد گفت‌وگو شوید و راهنمایی‌شان کنید.
3) پس از ارائه‌ راه حل، باز هم به سراغ‌شان بروید و قضیه را پیگیری کنید. شاید حرف‌های جدیدی برای گفتن داشته باشند و نیاز باشد شما نیز راهکارهای جدید ارائه کنید (اما حواس‌مان باشد این گشودگی و صداقت را به خبرچینی و صحبت راجع به امور دیگر کارکنان بدل نکنیم.)