به گفته کیت توجیرو، به عنوان یک مربی اجرایی موفق، تغییر فرآیندها، روش‌ها و ساختارهای بلااستفاده در سازمان‌های مدرن کار ساده‌ای نیست، اما برای افزایش کارآیی امری ضروری است.

نکات مدیریتی
کسب‌وکارتان را ساده کنید


شرکت مشاوره‌ای بوستون، در مطالعات 15 ساله خود در مورد شرکت‌های آمریکایی و اروپایی، دریافته که طی این مدت، حجم روندها، لایه‌های عمودی، ساختارهای واسطه‌ای، بدنه‌های همکاری و تصویب تصمیمات اتخاذ شده، حدود 300 درصد افزایش یافته است.
به علاوه، در بسیاری از سازمان‌ها مدیران 40 درصد زمان خود را صرف نوشتن گزارش می‌کنند و بیش از 60 درصد زمان خود را به جلسات هماهنگی اختصاص می‌دهند. بنابراین تعجبی ندارد که مدیران اغلب شکایت می‌کنند که در انجام کارهایشان وقت کم می‌آورند.
این روزها پیچیدگی، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی است که مدیران کسب‌و‌کار در مدیریت رشد شرکت خود با آن روبه‌رو هستند. دلیل آن این است که فرآیندهایی که در طول دوره‌های رشد اقتصادی اجرا شده‌اند و قرار بود به طرح مدیریت و کنترل عملکرد شرکت کمک کنند، کارآیی منابع انسانی را توسعه دهند و در تصمیم‌گیری و ارتباط مسائل کسب‌و‌کار یاری رسان باشند، از کنترل خارج شده‌اند. در برخی شرکت‌ها، توسعه ساختارهای چند لایه به حدی جا افتاده که اکنون ساده‌سازی و باز کردن گره‌ها برای مدیران بسیار سخت شده است. در هر صورت، تغییر پیچیدگی‌های شرکت و ساده‌سازی، هدفمند کردن و کنترل پذیری آن، کار غیرممکنی نیست، هرچند سخت و زمانبر است.
لزوم حفظ توازن
از بین بردن پیچیدگی‌ها و تلاش برای ساده سازی، روش حفظ تعادل است. در بسیاری موارد فرآیندهای عملی اولین هدف موردنظر است. به هر حال، افزایش سادگی و کم کردن پیچیدگی به این معنی نیست که کارها را ساده کنید. می‌توان این مساله را با یک مثال توضیح داد:
بخش تولید یک شرکت دارویی مجبور بود روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های خود پیدا کند و در عین حال، سطح تولید را ثابت نگه دارد. یک راه این بود که به تعدیل نیرو فکر کنند. اما از آنجایی که این بخش با همه توان خود کار می‌کرد، فورا از آن صرف نظر کردند. در نهایت، روشی که اتخاذ شد، تغییر روش بسته‌بندی برخی داروها به شکلی ساده‌تر و ارزان‌تر بود. صرفه‌جویی در هزینه‌ها، خیلی زود جلوه نکرد، اما با توجه به حجم بالای فروش، در بلند مدت نتیجه بخش بود. در نهایت، با اینکه بازده تولید بالا رفت، در فاصله یک سال، میزان فروش به طور قابل توجهی کاهش یافته بود.
فروش و بازاریابی دچار مشکل و پیچیدگی‌هایی شده بود و برای شناسایی دلایل آن تلاش‌هایی آغاز شد. اولین چیزی که مورد بررسی قرار گرفت، احتمال افزایش فعالیت رقبا بود. اما به سرعت مشخص شد که دلیل کاهش فروش در داخل خود سازمان است. بیمارانی که آرتروز شدید انگشت داشتند، برای باز کردن جعبه‌های جدید و ارزان داروهای خود با مشکل روبه‌رو بودند. بنابراین، کیفیت تولید نبود که برای بیماران ایجاد مشکل کرد، بلکه تلاش برای کم کردن هزینه‌ها، اجبارا باعث بروز این مشکل شد.
به هر حال، اگر مدیران ارشد شرکت از همان اول در جلسات متعدد داخلی، در مورد این موضوع صحبت کرده بودند، این موقعیت هیچ گاه به وجود نمی‌آمد. تلاش برای افزایش سادگی در این مورد، در نهایت ضرر قابل توجهی به شرکت رساند. به هر حال، برگزاری جلسات متعدد به خودی خود منبع پیچیدگی است. مثلا یک سازمان خدماتی چندملیتی را در نظر بگیرید که هر تغییری در زیرساخت IT آن باید قبل از هر تصمیمی، از چند بخش مختلف در مناطق زمانی متعدد عبور کند. این مساله برای مدیران IT و کارمندان آنها به شدت ناامید کننده است. آنها نه تنها نتوانستند برای ارتقای سیستم‌ها و فرآیندها از طریق یک چارچوب زمانی منطقی تغییرات اساسی ایجاد کنند، بلکه آن بخش‌هایی که سیستم‌های کهنه و ناقص داشتند، مشکلات فراوانی را برای بخش IT به وجود آوردند.
با در نظر گرفتن این سازمان خاص، یکی از کاتالیزورهای تغییر، کاهش کارمندان شایسته بخش IT و در نتیجه افزایش بی‌رویه هزینه‌های برون سپاری برخی از فعالیت‌های این بخش بود. جورج داویس، مدیرعامل شرکت نرم‌افزاری مود اینترنشنال در این باره می‌گوید: «تکنولوژی عامل پیچیدگی است. ما وظیفه داریم به مسیری که در رسیدن به هدف مهم و درست است، میانبر بزنیم.»
تشخیص و ابتکار
مدیریت نیز باید مسیر مهم و درست را تشخیص دهد تا فرآیندهای عملیاتی را ساده تر کند. بدون شک، سازمان‌ها در سیستم‌ها و فرآیندهای خود به استانداردهای محکم و کنترل همه جانبه نیاز دارند. اما نیازمند فضا برای تشخیص، ابتکار، خلاقیت و انتقال فکر هم هستند.
بنابراین رهبران کسب‌و‌کار برای ساده‌سازی و کاهش پیچیدگی‌های شرکتی، باید از عوامل کلیدی مانند هماهنگی، همکاری و برقراری ارتباط استفاده کنند. برای رسیدن به موفقیت، تغییر مثبت در طرز فکر و رفتار کل سازمان ضروری است. باید تلاش کنید که مهم‌ترین مسائل را برای کارمندان، مشتریان و آینده شرکت‌تان دریابید و کشف کنید. در نشست‌ها و جلسات تعیین استراتژی، سخنان بیهوده، پراکنده و جزئیات کم اهمیت را کمتر کنید تا بتوانید بر مهم‌ترین مسائل متمرکز شوید.
مسائل را ساده کنید و از غریزه خود استفاده کنید. اگر فکر می‌کنید چیزی اشکال دارد یا به شدت پیچیده است، مطمئن باشید که اینگونه است. پس در صدد رفع آن برآیید. فرآیند رفع پیچیدگی‌ها می‌تواند هم اثر مثبت و هم اثر منفی روی کارمندان شما داشته باشد. برخی از آنها فکر می‌کنند این فرآیند بر کاری که انجام می‌دهند اثر سودمندی دارد و برخی دیگر آن را چالشی برای امنیت شغلی خود می‌دانند.
به هر حال، پروسه ساده‌سازی ممکن است کمی طول بکشد. بنابراین بین کلیه مراحل، ارتباط موثر ایجاد کنید و به هر موفقیتی که می‌رسید از آن تجلیل کنید. مهم نیست پیشرفتی که در این کار به دست می‌آورید بزرگ، کوچک یا از نوع خاصی باشد، بلکه مهم است هر کسی بتواند به آن دست یابد.