انعطاف‌پذیری در کار

شخصی‌سازی محیط کار
انعطاف‌پذیری در کار


فصل سوم - قسمت اول
اشاره: در دو فصل پیشین از کتاب شخصی‌سازی محیط کار صرفا با دو چیز آشنا شدیم: ضرورت‌ها و مزیت‌های شخصی‌سازی محیط کار. نویسنده خاطرنشان کرده بود که بدون پی گرفتن چنین استراتژی‌هایی، زندگی مدرن کارمندان در قرن بیست و یکم با کارهای پیچیده و تخصصی آنها سازگار نخواهد شد و خستگی کارمندان و عدم تغییر در محیط کار کسل‌کننده و سنتی آنها، بهره‌وری را پایین و هزینه‌های ناخواسته و بالاسری را افزایش خواهد داد. شخصی‌سازی در سویه‌ سلبی خود یک استراتژی برای دفع تمام این موارد معرفی شده بود.

اما شخصی‌سازی در سویه‌ ایجابی هم مزیت‌های بسیار مهمی در چنته داشت: حفظ کارکنان باسابقه، کاهش غیبت کارکنان از سر کار، بالارفتن بهره‌وری، رونق‌گرفتن نوآوری، ارتقای فرهنگ خلاقیت، ارتقای سلامت کارمندان، کمک به حفظ محیط زیست و... . اکنون در ادامه‌ کتاب نویسنده تلاش می‌کند تا راه‌ها و روش‌های شخصی‌سازی محیط کار را توضیح دهد.
در نخستین گام، مبانی شخصی‌سازی مطرح خواهد شد و همان‌طور که احتمالا تا کنون متوجه شده‌اید، مهم‌ترین آنها، یعنی انعطاف‌پذیری در ساعات کاری، در این بخش از فصل سوم مورد بحث قرار خواهد گرفت و نمونه‌هایی از آن ذکر خواهد شد.

اکنون که می‌خواهیم سیما و ماهیت محیط کار را تغییر دهیم، باید به یاد داشته باشیم که هر تغییری با یک قدم ساده آغاز می‌شود. یکی از صاحبان کسب و کار، جیم جانسون، همین قدم را سال‌ها پیش برداشت و در سخنرانی استاد حقوق، یوان ویلیامز، مدیر مرکز قوانین کار و زندگی شرکت کرد. همسر جیم خودش وکیلی بود که از تداخل بیش از حد کار و زندگی‌اش بی‌تاب شده بود و جیم را واداشت تا در سخنرانی ویلیامز شرکت کند.
جیم تحت تاثیر استدلال‌های ویلیام قرار گرفت. او که با تمام وجود به ضرورت‌های سازگار کردن کار و زندگی پی برده بود تصمیم گرفت تا شرکت یکصدساله‌ خود را از نو سازماندهی کند. اکنون شرکت جانسون مووینگ اند استوریج برای حدود 30 درصد از 225 کارمند خود از جمله نمایندگان بخش خدمات به مشتریان، افراد شاغل در بخش ثبت تقاضا و توزیع‌کننده‌های مناطق دوردست گزینه‌هایی مبتنی بر انعطاف‌پذیری در سر کار ارائه کرده است.
جیم از نتیجه‌ حاصله به شدت خوشحال است: دیگر کارمندان باسابقه‌اش را از دست نمی‌دهد؛ سود ناخالص آنها بالای متوسط مجموع شرکت‌های فعال در این صنعت است؛ در هفت بازار از نه بازار مربوطه رتبه‌ کیفیت «درجه‌ یک» را کسب کرده است؛ فشار دستمزدها بر شرکت کاهش یافته و جوایز صنعتی نیز دریافت کرده است.
این فصل از کتاب را قدم اول خودتان بدانید: خواه کارگری باشید که می‌خواهد به استقبال سیاست‌های شخصی‌سازی برود و خواه مدیری باشید که می‌خواهد بهره‌وری را افزایش دهد یا خواه مدیر ارشد اجرایی (CEO) شرکت معتبری باشید که خواهان حفظ کارمندان کلیدی خود و افزایش فوق‌العاده‌ سود خویش است. شخصی‌سازی محیط کار به ادغام موفق کار و زندگی می‌انجامد و سیاست‌های مربوط به انعطاف‌پذیری در محل کار به آجرهای ساختمانی می‌مانند که به هر کارمند و شرکتی اجازه می‌دهد تا ساختمان مناسب با خویش را بنا کند؛ ساختمانی که «کار می‌کند». آغازگر همه‌ این موارد را باید تمهیدات اولیه‌ای دانست که شرکت‌هایی همچون شرکت جیم به خوبی پیاده‌سازی کرده‌اند: برنامه‌ریزی‌های منعطف و شخصی، کاستن از بار کاری و کار مجازی. خبرهای خوبی نیز به گوش می‌رسند: از سال 2008 به این سو بیش از نیمی از شرکت‌های آمریکایی دست‌کم یکی از استراتژی‌های یادشده را پیاده‌سازی کرده‌اند. شاید کسی را بشناسید که از چنین گزینه‌ای بهره ببرد: پرستاری که هر هفته چهار شیفت ده‌ساعته کار می‌کند مدیری که برنامه‌ کارش را به سی و دو ساعت در هفته کاهش داده است یا نماینده‌ فروش که از دفتر کار در منزلش کار می‌کند. این تمهیدات کاری انعطاف‌پذیر تعیین می‌کنند که آدم‌ها چگونه، کجا و چه زمانی کار کنند و بخش‌های مهمی از شخصی‌سازی محیط کار هستند.
اگرچه نیمی از شرکت‌ها هم‌اکنون یکی از این گزینه‌ها را اختیار کرده‌اند ـ در نظریه یا شاید حتی روی کاغذ به عنوان سیاست شرکت ـ اما متاسفانه همگی آنها را عملا به کار نمی‌برند یا دست کم به طور موفقیت‌آمیزی از این سیاست‌ها بهره نبرده‌اند. برای آنکه بتوانیم شرکت‌ها و کارگرها را به طور برابر از این دست سیاست‌ها در کسب و کار دنیای واقعی منتفع کنیم، لازم است شکاف بین نظریه و عمل را برداریم.

برنامه‌ریزی بدیل
آزادی انتخاب زمان کار شکل‌های زیادی دارد ـ از آن متخصص ورود داده‌ها گرفته که ترجیح می‌دهد صبح زود و زمانی که دفتر کار ساکت و آرام است کار کند، تا آن طراح شهری که می‌خواهد چهار روز طولانی کار کند و در عوض جمعه‌ها تعطیل باشد و کاراته یاد بگیرد. همان‌طور که در فصل پیش گفتیم، گزینه‌های مربوط به برنامه‌ریزی بدیل شامل ساعات کاری انعطا‌ف‌پذیر و هفته‌های کاری فشرده می‌شوند. برنامه‌ریزی بدیل روشی است برای بهبود ادغام کار و زندگی برای همه و نیز راهی است برای افزایش بهره‌وری و تعهد. این کار همچنین به کاهش هزینه‌های مربوط به غیبت کارگران از سر کار و نیز ترک کار از سوی کارمندان باسابقه می‌انجامد.

ساعات کاری انعطاف‌پذیر
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای واردکردن انعطاف‌پذیری در محل کار تمهید موسوم به «ساعات کاری انعطاف‌پذیر» است که به کارمندان اجازه می‌دهد تا ساعات کاری ورود و خروج خود را معین کنند و در عین حال در ساعات کار اصلی در شرکت حضور داشته باشند (ساعات کاری اصلی را می‌توان ساعات جلسات شرکت یا شلوغ‌ترین ساعات دفاتر کاری تعریف کرد). کارکنان معمولا به طور فردی بر سر ساعات کاری خود با کارآفرینان به بحث می‌نشینند و در صورت غیاب سیاست‌های مربوط به ساعات کاری انعطاف‌‌پذیر، همه‌چیز برای تصمیم‌گیری در این مورد به شخص مدیر باز خواهد گشت. مدیرانی که تصور می‌کنند با مجازدانستن ساعات کاری انعطاف‌پذیر کنترل چیزها از دست‌شان خارج می‌شود، بهتر است تنها برخی دلایل دیرآمدن کارکنان یا خستگی آنها در سر کار را به شرح روبه‌رو مد نظر قرار دهند: مسافت زیاد مسیر خانه به محل کار و ترافیک، برنامه‌های مدارس کودکان یا اوضاع نامطلوب سلامتی.آیا بهتر نیست به جای انتقاد از نتایج اتکای بیش از حد به سیاست‌های خودمان (یعنی خستگی کارکنان)، فشار کاری بر کارکنان را کم کنیم و امکان موفقیت آنها را افزایش دهیم و بهره‌وری خودمان را نیز افزایش دهیم؟
مثالی را در نظر بگیرید. آوریل به عنوان فروشنده‌ آنلاین جواهرات کار می‌کند. آوریل همچنین یک یوگاکار پرشور است و کلاس یوگای او هر روز ساعت سه و نیم بعدازظهر آغاز می‌شود. آوریل با رییس‌اش هماهنگ کرده که صبح زود ساعت شش کارش را شروع کند، تا بتواند ساعت دو و نیم بعدازظهر کارش را ترک کند. البته وقتی قرار است محموله‌های مهمی به جاهای مختلف فرستاده شوند، او سر کار باقی می‌ماند. او به خاطر این انعطاف‌پذیری از رییس خودش قدردان است و دیگر پیشنهادهای کاری مطلوب را رد کرده، زیرا مطمئن نیست همچون کار فعلی‌اش کنترل خوبی بر برنامه‌ کاری‌اش داشته باشد.
ورزش یوگا به آوریل کمک می‌کند که زندگی سالم و متوازنی داشته باشد و به همین خاطر، آوریل فکر می‌کند با تمرین یوگا عملکرد بهتری هم سر کار خواهد داشت. کارفرمای او که نه خرجی می‌کند و نه تلاش خاصی به خرج می‌دهد، از سلامت و انرژی آوریل سود هم می‌برد و دیگر با خطر از دست دادن او هم مواجه نیست.
شاید ساعت کاری آوریل بیش از حد دستکاری‌شده به نظر برسد؛ اما حتی تغییرات اندک در ساعات کاری هم می‌تواند مشکلاتی واقعی از زندگی یک کارمند را حل کند. اگر مارتا بتواند به جای ساعت 9 تا 5، از ساعت 10 تا 6 کار کند، حدود یک ساعت و نیم وقت در رفت و آمد از خانه به محل کار و برعکس صرفه‌جویی می‌کند و پول قابل توجهی را نیز صرفه‌جویی خواهد کرد. اگر بنت بتواند دختر کوچولوی خودش را ابتدا در مهدکودک پیاده کند و به جای ساعت هشت و نیم، ساعت نه سر کار برسد، دیگر نیازی به دادن هزینه‌های سرویس برای کودک خود ندارد و صبح‌ها را نیز با کودک خویش سپری خواهد کرد که به روحیه‌ هر دوی آنها کمک می‌کند. تاثیر چنین تغییرات ناچیزی بر زندگی کارکنان بسیار قابل توجه است، زیرا همین تغییرات ناچیز باعث خواهند شد تا آنها کنترل بیشتری بر زمان خود داشته باشند، زمان بیشتری را صرف خانواده‌شان بکنند و شاید حتی فراغت بیشتری برای خود دست و پا کنند.
ساعات کاری انعطاف‌پذیر برای برخی افراد معادل است با کار طولانی‌مدت در یک مقطع زمانی و سپس تعطیلی درازمدت در مقطع دیگر. آنگل که یک طراح حقوق‌بگیر شرکتی است می‌تواند سرتاسر چهارشنبه شب را کار کند تا به ضرب‌الاجل مشتری برسد و آن وقت کل پنج‌شنبه را به استراحت بگذراند.
در این صورت رییس آنگل هم می‌تواند مشتری‌اش را راضی نگاه دارد و هم با بخشیدن تعطیلی پنج‌شنبه به آنگل پاداشی به او داده باشد. به عبارت دیگر، رییس آنگل با او مثل یک حرفه‌ای ارزشمند برخورد می‌کند.این وضعیت را با حالت متعارف و سنتی مقایسه کنید: آنگل باید برای رسیدن به ضرب‌الاجل کاری تا صبح کار می‌کرد و روز بعد هم سر کار حاضر می‌شد و همه نیز از او توقع یک روز کاری پرانرژی را داشتند، در حالی که او نمی‌توانست به سرحالی و قبراقی هر روز خود باشد و به اندازه‌ روزهای معمولی توان کار کردن نداشت. در عین حال، علاوه بر مشکلات جسمانی، دچار استرس، بی‌حوصلگی و چیزهایی از این دست هم می‌شد. بله، سیاست سنتی باعث می‌شد او سر کار بیاید، اما با بهره‌وری بسیار ناچیز. اتفاقی که روز بعد هم تکرار می‌شد.
در واقع ساعات کاری انعطاف‌پذیر اصولا به ضرر هیچ کس نیست، اما در هر حال همه باید سودبردن خویش از آن را تایید کنند. به عبارت دیگر، کارگری که می‌خواهد به جای ده، ساعت ده و نیم سر کار بیاید، باید از قبل با رییس‌اش در این‌باره هماهنگ کرده باشد.
از سوی دیگر، کارفرما هم نباید از این گزینه استفاده کند تا دیگر هزینه‌ای برای اضافه‌کاری به کارگران خود ندهد. یک کارمند ساعتی را که دائما شیفت‌های ده‌ساعته کار می‌کند؛ حالا اگر به او بگویند که می‌تواند هفته‌ بعد ساعات اضافی را سر کار نیاید، با او مثل یک حرفه‌ای [نمونه‌ آنگل] برخورد نکرده‌اند، بلکه فریبش داده اند تا به او اضافه‌کاری‌اش را نپردازند. به لزلی، منشی مدیر کلینیک سلامت وست‌بریج، پیشنهاد داده بودند که اگر در یک روز اضافه‌کاری بایستد، می‌تواند روزهای بعد همان هفته همان‌قدر ساعت استراحت کند. اما در واقعیت هرگز این اتفاق نمی‌افتاد؛ چون ضرورت‌های شغلی و مدیرش هرگز اجازه‌ چنین اتفاقی را نمی‌دادند. نتیجه این شد که لزلی بیش از حد کار کرد و برای این اضافه‌کاری هم کسی پولی به او نپرداخت. بله؛ از لزلی کلاهبرداری کرده بودند.
برنامه‌های ساعات کاری انعطاف‌پذیر نیازمند اطمینان و اعتماد و صداقت و البته ارتباط باز و آزاد بین کارفرما و کارمند است. زمانی که این اعتماد وجود داشته باشد، طرفین نسبت به یکدیگر احترام زیادی قائل خواهند بود و شأن یکدیگر را حفظ خواهند کرد. برای آنکه بتوانید برنامه‌های مربوط به ساعات کاری انعطاف‌پذیر را درست انجام دهید، باید موارد زیر را به خاطر داشته باشید:
• هرگز حتی اهمیت و تاثیر تغییرات خرد را در برنامه‌ کاری یک فرد دست‌کم نگیرید. این تغییرات خرد و ناچیز می‌توانند به تغییرات عمده و قابل توجهی در زندگی کارمند بینجامند؛ تغییراتی که به نفع طرفین خواهند بود.
• کارمندان و کارفرمایان باید با یکدیگر همکاری خوبی داشته باشند تا برنامه‌های کاری را متناسب با نیازهای شرکت و هم نیازهای شخصی تدوین کنند. هرگز به بهانه پایبندی به سنت به برنامه‌های صلب و بدون انعطاف وفادار نمانید.
• اگر می‌خواهید برای مدیریت شرکت خود طرحی برای ایجاد برنامه‌ ساعات کاری انعطاف‌پذیر ارائه دهید، در این طرح به منافع این برنامه برای کسب و کار اشاره کنید: وفاداری کارگران، کاهش غیبت کارگران از سر کار و حتی بهبود سلامت ایشان.
ساعات کاری انعطاف‌پذیر یکی از پایه‌ای‌ترین و ابتدایی‌ترین استراتژی‌های مربوط به شخصی‌سازی محیط کار است. این استراتژی می‌تواند به نحو موثری استرس و اضافه‌کاری را در زندگی آدم‌ها کاهش دهد و رضایت شغلی و بهره‌وری و قابلیت تولید را به شدت بالا ببرد.