شخصی‌سازی محیط کار

پیش به سوی کاهش هزینه‌های بالاسری


فصل دوم - بخش سوم و پایانی
اشاره: همان‌طور که در دو شماره‌ پیشین دیدیم، نویسندگان در «محیط کار شخصی‌سازی‌شده»، یعنی فصل دوم کتاب خویش ــ که عنوانی مشابه را یدک می‌کشد ــ به مزایای اصلی و مهم شخصی‌سازی محیط کار اشاره کردند.

پیش از اینکه دیگر مزایای شخصی‌سازی محیط کار، یعنی ایجاد تعادل بهتر بین زندگی و کار را بخوانیم، بهتر است مروری کوتاه بر مزایای پیشین داشته باشیم. اصلی‌ترین مزایای استراتژی‌های مربوط به شخصی‌سازی ــ که انعطاف‌پذیری ساعات کاری، سیاست‌های مربوط به مرخصی زایمان، نگهداری فرزندان در محل کار و غیره را شامل می‌شوند ــ عبارتند از:
(1) جذب استعدادهای برتر
(2) حفظ کارگران متعهد
(3) انگیزه بخشیدن به کارگر، درگیرکردن او و بهبود عملکردش.
خلاصه‌ آنچه را نویسندگان در دو شماره‌ پیشین گفتند، می‌توان چنین بیان کرد: اکنون مهم‌ترین عامل انتخاب شغل در بین کارگران آمریکا [محل پژوهش نویسندگان کتاب] انعطاف‌پذیری آن است نه درآمد. با استفاده از این عامل و شخصی‌سازی محیط کار، هم می‌توان بهترین‌ها را جذب کرد و هم می‌توان آنها را برای مدتی طولانی نزد خود نگاه داشت و از هزینه‌های اضافه‌ تربیت نیروی جدید خلاص شد.
دست آخر، با بهبود وضعیت این مهم‌ترین خواسته‌ کارگران در شرکت، قطعا انگیزه و عملکرد آنها بهبود می‌یابد و شرکت نیز به سود بیشتری می‌رسد. در این شماره نیز دو دسته‌ دیگر از مزایای شخصی‌سازی را می‌خوانیم تا در فصل‌های بعدی مشخصا به تکنیک‌ها و روش‌های شخصی‌سازی محیط کار برسیم. این دو مزیت عبارتند از:
(1)کاهش غیبت از سر کار و کاهش هزینه‌های بالاسری: طبق بررسی‌ها هر چه انعطاف‌پذیری بیشتر باشد، دلیل کارگر و کارمند برای غیبت از سر کار یا حاضرنشدن بر سر کار کمتر و کمتر می‌شود. به‌علاوه، باید افزایش انگیزه‌ کارگر و کاهش بیماری‌های او را نیز مدنظر قرار داد.
(2) سلامت بیشتر برای کارکنان، خانواده‌ها و اجتماعات آنها، که هم سلامت روانی و هم سلامت بدنی و هم بهبود وضعیت محیط‌زیست را در بر می‌گیرد.
پس از خواندن این مطلب، دیگر از مزایای اصلی و قابل توجه شخصی‌سازی باخبر شده‌ایم؛ مزایایی که می‌توانند هر مدیری را برای پیاده‌سازی استراتژی‌های شخصی‌سازی قانع کنند؛ مزایایی که هم در درجه‌ اول سودآوری و رونق کسب‌وکار را نشان می‌دهند و هم مسائل انسان‌دوستانه، محیط زیستی و اجتماعی را تا بیشترین حد ممکن مد نظر قرار می‌دهند.
***
کاهش غیبت کارکنان از سر کار و هزینه‌های بالاسری
راه‌‌های شخصی‌سازی محیط کار همچون ساعات کاری انعطاف‌پذیر و کار مجازی به صرفه‌جویی‌های آشکاری می‌انجامد؛ به خصوص با کاهش غیبت کارگران از سر کار و نیز کاهش هزینه‌های بالاسری.
حتی اگر کارکنان به خاطر عدم سازگاری بین زندگی و کارشان به ترک کار دست نزنند، بدون گزینه‌های بدیل کاری سلامت آنها می‌تواند به خطر بیفتد و غیبت از سر کار به خاطر بیماری و نیز برنامه‌های اضافی به وجود آید. این هزینه‌ها بسیار قابل توجه هستند: غیبت از سر کار می‌تواند برای کارکنان بزرگ به ضرری معادل یک میلیون دلار در هر سال بینجامد.
برعکس، شرکت‌هایی که گزینه انعطاف‌پذیری را عرضه می‌کنند، شاهد کاهش غیبت از سر کار و افزایش صرفه‌جویی در هزینه‌ها
هستند.
وقتی کارکنان بتوانند برنامه‌هایشان را خودشان تنظیم کنند، آن وقت می‌توانند سازگاری بیشتری بین قرارهای کاری و قرارهای زندگی روزمره ایجاد کنند و بنابراین بهتر می‌توانند با تعهدات و اجبارهای پیش‌بینی‌نشده سر و کار داشته باشند.
در یکی از بررسی‌های انجام‌شده، 63 درصد کارگران اعلام کرده‌اند ساعات کاری انعطاف‌پذیر باعث شده است غیبت آنها از سر کار کاهش یابد. همچنین شرکت بیمه چاب، با استفاده از رویکرد تیم‌محور به برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر توانسته است غیبت‌های بدون برنامه‌ریزی را هر ماهه تا 50 درصد کاهش دهد.
فراهم‌کردن انعطاف‌پذیری برای کارگران در محل کار و کاهش هزینه‌ها به دلیل کاهش غیبت از سر کار باعث می‌شود هزینه‌های مربوط به مکان و هزینه‌های بالاسری کاهش یابد. شرکت‌های اسلوان ورک و فامیلی ریسرچ نتورک گزارش می‌دهند که دورکاری [کار از راه دور با استفاده از شبکه‌های ارتباطاتی] توانسته هزینه‌های غیبت از سر کار را تا 60 درصد کاهش دهد.
نه تنها کار مجازی آدم‌ها را مشغول کارشان باقی نگه می‌دارد، بلکه همچنین می‌تواند به عنوان استراتژی انعطاف‌پذیری کاملا برای شرکت‌های تحت فشار مفید باشد؛ شرکت‌هایی که تحت فشار هزینه مکان هستند و هزینه‌های بالاسری آنها رو به افزایش است. شرکت‌هایی از قبیل آی.بی.تی، ای.تی.اند.تی، سان میکروسیستمز، جت‌بلو، آرو، و هلند آمریکا توانسته اند با دورکاری ــ که در فصل چهارم به تفصیل به آن خواهیم پرداخت ــ میلیون‌ها دلار در زمینه مکان صرفه‌جویی کنند.
پژوهش‌ها و موردکاوی‌ها در کنار یکدیگر نشان می‌دهند که تمهیدات مربوط به شخصی‌سازی محیط کار و منعطف‌کردن آن می‌تواند منافع و مزایای مالی بسیاری به همراه داشته باشد.
برخی از صرفه‌جویی در هزینه‌ها مستقیم هستند ــ مثلا می‌توانید با مجازی کردن تیم کاری خود از شر هزینه ساختمان خلاص شوید ــ و برخی دیگر از صرفه‌جویی‌ها نتیجه کارکنانی شادمان‌تر و سالم‌تر هستند که احساس نمی‌کنند باید بین کار یا زندگی و خانواده خود دست به انتخاب بزنند.
در هر حال، روشن است که تراز مالی بهتر یک شرکت به شرکت‌هایی تعلق دارد که انعطاف‌پذیر هستند و استراتژی‌های شخصی‌سازی را پیاده کرده‌اند.
دیگر مزایا: اجتماعات، خانواده‌ها و کارمندان سالم‌تر
قطعا همه مزایای مربوط به شخصی‌سازی محیط کار و فعالیت‌هایی که کارمند را مرکز توجه قرار می‌دهند، کسب و کار را رونق می‌بخشند. اما کارکنان، خانواده‌های آنها و اجتماعات‌شان نیز از این امر سود
می‌برند.
مطالعات نشان می‌دهند که کارگران درون محیط کارهای انعطاف‌پذیر به شمار زیادی از مزیت‌های شخصی دست می‌یابند. آنها استرس و خستگی کمتری را نشان می‌دهند، بیشتر می‌خوابند و بهتر می‌توانند استراحت کنند. آنها انرژی بیشتر و سبک زندگی سالم‌تری
دارند.
سلامت روانی آنها بهتر از دیگر کارگران است و این موضوع درباره کارگران با درآمد پایین‌تر نیز صدق می‌کند. گزارش سال 2009 که شبکه کار، خانواده و سلامت منتشر کرد، نشان می‌دهد سیاست‌های مربوط به کارمندان می‌تواند مستقیما بر بیماری‌های مزمن قلبی تنفسی آنها اثرگذار باشد و بنابراین یا عمر فردی را زیاد یا کم کند. گزارش موسسه کار و خانواده در سال 2009 با عنوان «وضعیت سلامت در نیروی کار آمریکا» چنین بیان می‌کند: کارگران بسیار زیادی دچار استرس هستند و از نظر زمانی تحت فشار قرار دارند، به همین خاطر تنها 28 درصد از آنها گفته اند که در وضعیت سلامتی عالی قرار دارند (این میزان شش سال پیش 34 درصد بود). این یافته‌ها باید علامت هشداری باشد برای کارکنان و کارفرمایان تا درک بیشتری از تاثیر سازمان‌های خود بر سلامت و بهروزی آدم‌ها داشته باشند.
شخصی‌سازی محیط کار می‌تواند سلامت خانواده‌های کارکنان را نیز افزایش دهد. یکی از بررسی‌های اخیر نزاع بین کار و زندگی را به مرض چاقی در کودکی ربط داده اند و از ساعات کاری انعطاف‌پذیر حمایت کرده اند، زیرا این امکان را به والدین می‌بخشند که بیشتر با کودکان خود وقت بگذرانند و آنها را به طور مرتب نزد پزشک ببرند.
بررسی دیگری نشان داده است که سیاست‌های مربوط به مرخصی‌های طولانی‌مدت والدین میزان مرگ و میر در کودکان را در زمان حضور والدین نزد آنها کاهش داده است. این موضوع نشان می‌دهد که امکان مرخصی می‌تواند حضور والدین نزد فرزندان و جلوگیری از اتفاقات ناگوار برای فرزندان را فراهم آورد.
شخصی‌سازی محیط کار می‌تواند محیط زیستی سبزتر را نیز به همراه آورد. اگرچه هنوز داده‌های مشخصی دراینباره نداریم، اما تصور می‌کنیم که کار مجازی ــ با کاهش تعداد کارگرانی که هرروزه مسیر خانه تا سر کار را می‌پیمایند ــ قطعا در این راستا تاثیرگذار است. همه کسانی که مسافرت‌های طولانی‌مدت را تجربه می‌کنند، می‌توانند به مزایای روان‌شناختی «گیرنیفتادن» داخل ترافیک اشاره کنند. برای مثال، این موارد را در نظر بگیرید:
می‌توان به چند نمونه اشاره کرد: «استراتژی‌های بدیل محیط کار» متعلق به شرکت سیتی‌گروپ است که سال 2006 آغاز شد تا مصرف انرژی را با استفاده از مشارکتی‌کردن دفاتر و نیز دورکاری 15 درصد کاهش دهد و شهر هوستون نیز برنامه‌ای دو هفته‌ای با نام «انعطافی در شهر» را اجرا کرد تا همه‌ شرکت‌ها را به دورکاری و ساعات کاری انعطاف‌پذیر تشویق کند و بنابراین از این طریق آنها را به پاک‌ نگاه‌داشتن هوا و ایفای سهم خود در کاهش تولید گازهای گلخانه‌ای وادارد. این کار چنان در کاهش استرس کارگران، روان‌تر کردن ترافیک و بالارفتن بهره‌وری کارگران موفق بود که شهر وعده‌ تکرار سالانه‌ آن را به شهروندان داد.

و ختم کلام ...
آدم‌ها مهم‌ترین دارایی‌های شما هستند. صدها کتاب و مقاله در زمینه‌ کسب‌وکار به این نتیجه رسیداند و با این حال، هنوز کسب‌وکارهای ما به حد کافی به این پیام مهم توجه نشان نداده و آن را درونی نکرده‌اند؛ حال هر چقدر هم که مدیران آنها را تکرار می‌کنند. حتی مطالعات و بررسی‌های بیشتری نشان داده‌اند که چگونه کسب و کارها می‌توانند با آزادگذاشتن قوه‌ خلاقیت و بالارفتن میزان تعهد و وفاداری کارکنان‌شان سود ببرند و رونق بگیرند.
تمهیدات و آرایش‌های کاری انعطاف‌پذیر، شخصی‌سازی‌ شده و معطوف به نیازهای کارکنان می‌توانند کاری کنند که کسب‌و‌کارها خلاقیت، تعهد و وفاداری را در کارکنان خویش بالا ببرند. بله، کارمندان به این استراتژی‌ها و تمهیدات نیاز دارند، آنها را می‌خواهند، اما کسب‌و‌کارها و ذی‌نفعان آنها در صورت رسیدن کارمندان به این خواسته بیش از هر کس دیگری سود می‌برند.
آن قدر دفاع از این استراتژی‌ها در زمینه‌ کسب‌وکار آسان و مطمئن است که موسسه‌ «صداهای شرکتی برای خانواده‌های در حال کار» خواستار پایان دادن به همه‌ بحث و جدل‌های بیهوده بر سر کارآیی و سودمندی ابتکار عمل‌های مربوط به سازگاری کار و زندگی شد [زیرا کارآیی و سودمندی آنها اثبات شده و دیگر تقریبا بدیهی است].آنچه اکنون نیازمند آن هستیم، بررسی جدیدی در اینباره نیست، بل تغییر فرهنگ سازمانی است؛ آن هم به گونه‌ای که آدم‌ها و کسب‌‌وکارها را به پیاده‌سازی تمهیدات موجود مربوط به شخصی‌سازی محیط و نیز ابداع تمهیدات نو در این زمینه وادارد.



مزایای شخصی‌سازی: مزایایی هم برای کسب و کار و هم برای آدم‌ها
پژوهشگرانی به نام پری اسمیث و بلوم در بررسی فوق‌العاده‌ خود درباره‌ پانصد و بیست و هفت کسب و کار اثر سیاست‌هایی را بررسی کرده‌اند که به کارکنان یاری می‌رسانند تا زندگی و کار خود را بهتر ادغام کنند. این سیاست‌ها شامل مرخصی‌های شخصی‌سازی‌شده، مراقبت از کودکان در محل کار و برنامه‌ریزی‌های منعطف بوده‌اند. پری‌اسمیث و بلوم دریافتند که عملکرد کاری در شرکت‌هایی بهتر بوده است که توانسته‌اند مزایای مربوط به این سیاست‌ها را وسیع‌تر کنند. به عبارت دیگر، این شرکت‌ها با متصل‌کردن کارمندان خود به خانواده‌هایشان و خانواده‌هایشان به نمایندگان کسب‌وکار، بر این کارکنان سرمایه‌گذاری کرده و نتایج بسیار بهتری دیده‌اند. به باور نویسندگان این پژوهش، «تغییر بنیادینی در پارادایم محیط کار» ایجاد شده است و اعتماد و اطمینان را به شدت بالا برده است.