در دنیای کسب‌و‌کار مثلی قدیمی وجود دارد که می‌گوید: «خود را برای شغلی که می‌خواهید آماده کنید، نه شغلی که در حال حاضر دارید.»

مهارت‌های مدیریتی
چگونه روابط کسب‌و‌کار را بهبود بخشیم؟


این مثل به این معنی است که سعی کنید نخستین برداشتی که افراد از شما دارند، برداشت مثبتی باشد، به ویژه افرادی که در سرنوشت شما تاثیرگذارند. اگر از موقعیتی که الان دارید راضی باشید، در همین موقعیت باقی می‌مانید. اما اگر همیشه به دنبال کسب چیزهای بیشتر باشید، توجه کسانی را که افراد فعال و جاه طلب را شناسایی می‌کنند، جلب می‌کنید و می‌توانید شرکتی را که در آن کار می‌کنید نسبت به افرادی که به دنبال راحتی در کار هستند، به سوی پیشرفت حرکت دهید.
همین تفکر در روابط کسب‌و‌کار هم وجود دارد. ممکن است وقتی تازه کارتان را شروع می‌کنید، همه چیز مناسب به نظر برسد، اما اگر بخواهید قدم‌های بزرگ بردارید، همین شرایط به ظاهر مطلوب، باعث می‌شود به عنوان یک شریک تجاری، فردی کاملا ضعیف به نظر برسید. برای اینکه از این اتفاق اجتناب کنید، ابزارهای جدید زیادی وجود دارند که در بهبود روابط کسب‌و‌کارتان، بدون صرف بودجه‌ای به شما کمک می‌کنند. یکی از این ابزارها، آدرس ایمیل است. ایمیل روشی رایگان و آسان است که بسیاری از مشاورین، در آغاز کارشان از آن استفاده می‌کنند. در روابط کسب‌و‌کار، به جای اینکه از یک آدرس ایمیل معمولی که نشان دهنده هویت شما است استفاده کنید، با خرید یک نام دامنه (Domain Name) که با کار شما تناسب داشته باشد و ایمیلتان از طریق آن ارسال شود، به دیگران بفهمانید که یک بنگاه مهم اقتصادی هستید. خرید نام دامنه می‌تواند کمتر از 10 دلار در سال برای شما هزینه داشته باشد و آدرس ایمیل رایگانی به شما می‌دهد. جالب اینجا است که شما بیش از 10 دلار در سال آدامس نعنایی می‌خرید. آیا ارزش ندارد کمی پول خرج کنید تا هر زمان مشتری ایمیلی از شما دریافت می‌کند، نام تجاری شما را همراه با آن ببیند؟
ابزار بعدی سیستم تلفن شما است. در روابط کسب‌و‌کار، نمی‌توان گفت این کار را تا زمانی که یک شغل واقعی پیدا کنم انجام می‌دهم. مثل دستگاه تلفنی که وقتی در دفتر کار حضور دارید به آن پاسخ می‌دهید و وقتی حضور ندارید، روی پیغام‌گیر می‌رود. وقتی این اتفاق رخ می‌دهد، به معنی این است که شما قصد ندارید طولانی مدت در آن مکان حضور داشته باشید، حتی اگر راه‌اندازی یک کسب‌و‌کار رویای تمام زندگی شما بوده باشد. سرویس تلفنی PBX مجازی ابزاری است که باید جایگزین کنید. این سرویس کلیه مزایای PBX استاندارد را مانند پاسخگوی خودکار، اتصال چند گانه، میل صوتی، راهنمای شرکت، انتقال مکالمه و غیره ارائه می‌دهد، بدون اینکه به سرمایه گذاری زیادی احتیاج داشته باشد.
برای شرکت‌هایی که کارمندانشان بیشتر بیرون از شرکت کار می‌کنند یا خارج از جایی هستند که مرکز اصلی دستگاه در آن قرار دارد، PBX مجازی می‌تواند بسیار مفید باشد. برخلاف PBX استاندارد که تجهیزات آن در جای ثابتی قرار دارد و برای استفاده از آن محدود به چهاردیواری ساختمان هستید، اتصال PBX مجازی می‌تواند به هر تلفنی در هر مکانی ارسال شود.
برای کارمندانی که کارشان اکثرا خارج از دفتر است، همین ویژگی برای موبایل یا تلفن‌های ثابت استفاده می‌شود. در حقیقت، می‌توانید سیستم را طوری نصب کنید که تلفن‌های دفتر کار، خانه، شعبه شرکت، موبایل یا هر جای دیگری همزمان با هم یا به ترتیب زنگ بخورند. در این صورت، همیشه برای مشتریانتان در دسترس هستید. اگر هم دستگاه Caller ID شماره‌ای را نشان می‌دهد که در حال حاضر نمی‌خواهید پاسخ آن را بدهید، تماس خود به خود به میل صوتی شما می‌رود و بعدا شما را از این تماس مطلع می‌کند. حتی می‌تواند یک فایل صوتی به ایمیل شما بفرستد تا پیغام را از این طریق بشنوید. به جز اینها، همیشه باید سربرگ‌هایی در دفتر داشته باشید که ظاهری حرفه‌ای داشته باشند و پاکت نامه‌هایی که لوگو و آدرس شرکت شما از قبل در آن چاپ شده باشد. با اینکه بیشتر ارتباطات تجاری این روزها از طریق ایمیل صورت می‌گیرند، اما روابط رسمی‌تر (مانند توافق‌نامه‌ها، نامه‌های خوشامدگویی رسمی، نامه‌های تشکر و غیره) بهتر است به صورت نامه‌های دستی که کاملا حرفه‌ای تایپ و چاپ شده باشند، برقرار شوند. آخرین چیزی که در روابط کسب‌و‌کار باید به آن توجه کرد خود متن پیام شما است. اگر هیچ گاه در نوشتن متن‌های تجاری قوی نبوده‌اید، تلاش کنید مهارت‌های خود را در این حوزه‌ها تقویت کنید. بسیاری از دانشکده‌ها کلاس‌های تقویت نگارش تجاری را ارائه می‌دهند که به افراد می‌آموزد بهتر بنویسند. در مورد املای کلمات، فقط به غلط گیر کلمات در نرم‌افزار office تکیه نکنید. این نرم‌افزار نمی‌تواند بین کلماتی که شبیه هم نوشته می‌شوند و معنی هم دارند، تمایز قائل شود. می توانید یا توانایی‌های خود را در این حوزه تقویت کنید یا شخصی را پیدا کنید که نوشته‌های شما را قبل از این که بفرستید، نمونه خوانی کند. اگر در بنگاه شما کسی نیست که در این حوزه به شما کمک کند، متخصصان زبان در دانشکده‌های محلی یا دبیرستان‌ها می‌توانند گزینه‌های خوبی برای این کار خاص باشند. بیشتر آنها در مقابل دریافت مبلغ کمی این کار را انجام می‌دهند. در دنیای الکترونیکی امروز، روابطی که در کسب‌و‌کار دارید، بارها بیشتر از خود شخص شما دیده یا شنیده می‌شود. مطمئن شوید که خودتان را برای موفقیت در این زمینه آماده کرده‌اید.