مهارت‌های مدیریتی-

اولین سال مدیریت را چگونه بگذرانیم؟
درون نگری و زمان برنامه ریزی



بخش ششم و پایانی
شرکت مشاوره جهانی Booz & Company در بررسی سالانه خود در مورد میزان موفقیت مدیران، با 18 مدیرعامل از شرکت‌های بزرگ در سراسر جهان - که برخی از آنها هنوز اولین سال مدیریت خود را می‌گذرانند – گفت‌وگو کرده و از آنها خواسته تجربیات خود را از اولین سال حضور در هیات مدیره منعکس کنند. بخش پایانی این مصاحبه را در زیر می‌خوانید.

با توجه به پاسخ‌های قبلی، آیا باید نتیجه گرفت که بهتر است مدیرعامل جدید، نگرش خود را بر مسائل داخلی قرار دهد؟
رومین باش: دقیقا همین طور است. کلیه سهامداران شرکت را مورد ارزیابی قرار دهید و در اولین سال مدیریت سعی کنید جایگاه خودتان را برای همه گروه‌های شرکت تعیین کنید. مثلا با هیات مدیره در مورد نحوه اداره شرکت، مسوولیت‌ها، واگذاری قدرت تصمیم‌گیری و اختیارات و همچنین استراتژی کاری به توافق برسید.
پس از آن، برای توسعه روابط با کارکنان وقت بگذارید یعنی با آنها گفت و گو کنید و در مورد تغییراتی که قصد دارید در سازمان اعمال کنید، توضیح دهید و در نهایت سعی کنید آنها را هم وارد کار کنید و بدون حمایت آنها کاری از پیش نبرید. سومین گروهی که باید مورد توجه قرار دهید، مشتریان شما هستند. خود را به همه مشتریان بشناسانید و با آنها جلسه بگذارید.
باید سعی کنید در همان سال اول، به طور جامع بر محیط مسلط شوید. اشتباه بزرگ این است که بگویید «امسال این کار را انجام می‌دهم و سال بعد آن یکی را.»
عثمان سلطان: توصیه ای که من برای مدیر عاملان تازه کار دارم این است که یک نمودار رسم کنند و خودشان را در مرکز این نمودار قرار دهند.
در بالای خط عمودی هیات مدیره و سهامداران شرکت را قرار دهند؛ در پایین، تیم مدیران و کارکنان؛ در سمت چپ خط افقی فاکتورهای گرداننده بازار، یعنی مشتری، توزیع‌کننده و شرکای صنعتی و در سمت راست، عواملی که بر بازار تاثیری ندارند، مانند رسانه‌ها و محیط آکادمیک قرار بگیرد. سپس در هر یک از این بخش‌ها افرادی را که می‌توان در واگذاری امور به آنها اطمینان کرد، سریعا شناسایی کند. هر روز صبح به این تصویر راداری نگاه کنید تا مطمئن شوید کنترل هر یک این بخش‌ها را از دست نمی‌دهید.
سورین شوآن: شفاف بودن با کلیه سهامداران شرکت نکته مهمی است. لحظه‌ای که مشکلات و ریسک‌های شرکت را علنی می‌کنید و در مورد آنها با هیات‌مدیره، همکاران، کمیته اجرایی، سهامداران خارجی، سرمایه‌گذاران و حتی رسانه‌ها صحبت می‌کنید، در واقع اعتماد آنها را جلب می‌کنید. این کار به نوبه خود حمایت آنها را برمی‌انگیزد و علاقه‌مند می‌شوند برای حل مشکل تلاش کنند.
البته باید حواستان باشد که این کمک و مشارکت از کجا می‌آید. تجربه ثابت کرده افراد هر چقدر هم تلاش کنند، نمی‌توانند بی طرف باشند و به دنیا از چشم خودشان نگاه می‌کنند.
آیا سال اول مدیریت، سال برنامه‌ریزی است یا سال تصمیم‌گیری‌های فوری؟
هوراسیو بوسانلو(1): من معتقدم مدیر در دو سال اول، باید درون‌نگری داشته باشد. باید سعی کنید به شغل جدید مسلط شوید. بعد از اینکه به خوبی وارد کار شدید و با تیم اجرایی ارتباط برقرار کردید، به طوری که آنها درک کنند جزوی از آنها شده اید، می‌توانید به تدریج به کارمندان، بازار و دیگر سهامداران روی آورید. اما مرحله اول کار باید درون‌نگرانه باشد. توصیه اکید من این است که قبل از هر حرکتی، بدانید کجا ایستاده اید و نقشه واضحی داشته باشید که به شما نشان دهد به کجا می‌خواهید برسید و در این راه چه کسانی به شما کمک می‌کنند.
آندره میشل بالستر: من سعی کردم فراتر از سال اول کاری برنامه ریزی کنم و دیدگاهم را به دو، سه سال آینده وسعت دهم. پیشنهاد من به مدیرعاملان جدید این است که در یک مدت زمان محدود متوقف نشوند و حتی به اهداف شرکت در 10 سال آینده هم فکر کنند – حتی اگر شرکت در حال ضرردهی باشد و برنامه‌ریزی برای 10 سال آینده غیرمنطقی به نظر برسد. اما برخی مسائل برای اینکه در پنج یا هفت سال آینده نتیجه بخش باشند، باید هر چه زودتر فرآیند آنها کار شود.
به عنوان مثال، ما این کار را در مورد تحقیق و توسعه (R&D) در شرکت سورین انجام دادیم و توانستیم سرمایه‌گذاری در R&D را از 7 درصد فروش به 10 درصد افزایش دهیم.
از طرف دیگر، برای فعالیت‌های توسعه کسب و کار تنها یک سال زمان صرف کردیم، چرا که فکر کردیم وقتی الان بودجه کافی برای توسعه کسب‌وکار نداریم، چرا باید فوری آن را شروع کنیم؟
احمد عبدالکریم جولفار: باید به مدیرعاملان جدید بگویم که هر وقت هر نوع فرصت جدیدی برایشان پیش آمد، باید آن را روی هوا بزنند و به جای مباحثه در مورد آن، بر اجرای آن متمرکز شوند.
فرصت‌ها تاریخ مصرف دارند. به دست آوردن یک تجارت جدید، یک مشتری جدید، به کارگیری یک تکنولوژی جدید یا حتی اعمال تغییرات گسترده، همگی فرصت محسوب می‌شوند.
سعود الداویش: گاهی اوقات در واقع باید جسور باشید، حتی اگر در انجام کاری تردید دارید. این جرات و جسارت موجب می‌شود تیم اطراف شما انگیزه و تحرک پیدا کند.
1) مدیرعامل شرکت لوس گروبو اگروپکواریا، برزیل