امروزه مدیران آنقدر درگیر مسائل جدید در عرصه‌ مدیریت کسب‌و‌کار شده‌اند و آنقدر مدیریت شاخه‌ها و زیرشاخه‌های تازه پیدا کرده است، که اغلب منصب‌های قدیمی‌تری مثل حسابداری نادیده گرفته می‌شوند.

حسابداری کارآمد در مدیریت کسب و کار


این مدیران (بعضا تازه کار) فراموش می‌کنند که مجموعه‌ عوامل دست‌اندرکار به موفقیت شرکت خواهد انجامید‌ و بی‌شک، یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک شرکت استفاده از روش‌های حسابداری کارآمد است، آن هم فارغ از اینکه آن شرکت (کوچک یا بزرگ) در چه حیطه‌‌ای فعالیت دارد. فکر نکنید منظورم از کلمه‌ حسابداری چیز خیلی عجیب و غریبی است. حسابداری همانقدر برای یک مغازه‌ محلی کوچک ضروری است که برای حسابرسی در امور مملکتی. البته حجم‌ کار در این دو مثال با هم متفاوت است اما ماهیت و ضرروت یکسانی دارند. به بیان دیگر، وقتی شرکتی نمی‌تواند حساب‌های مالی خود را به خوبی ثبت و بایگانی کند، مثل این است که دارند به عمد با «چشم‌های بسته» و سرعت بالا ماشین مسابقه‌شان را‌ می‌رانند و انتظار دارند که برنده هم بشوند. این افراد (مدیران) فقط سرعت را به عنوان عامل موفقیت پذیرفته‌اند و عوامل دیگر را حذف کرده‌اند. شاید برای لحظات اندکی همه چیز خوب پیش برود و شما احساس کنید دارید برنده می‌شوید، اما ناگهان تصادف خواهید کرد و تمام ماشین مسابقه‌تان در آتش خواهد سوخت، آن هم آتشی که خودتان به عمد و از روی سهل‌انگاری ایجاد کردید. اکثر شرکت‌‌‌های بزرگ یا کسب و کارهای کوچک ثبت دقیق‌تر حساب‌هایشان را در دستور برنامه‌ خود دارند به شیوه‌ها ‌و روش‌های بهینه‌ حسابداری توجه خاص دارند. اما باز هم ناگهان چند ورق فاکتور این طرف و آن طرف، یا زیر میز کارشان پیدا می‌کنند و در نهایت این کاغذها آنقدر روی هم انباشته می‌شوند که دست‌ آخر میز کارشان زیر رسید و فاکتور فروش دفن می‌شود و می‌بینند در حسابداری شکست خورده‌اند. شاید کمی اغراق‌‌آمیز به نظر برسد، اما در واقعیت همین‌ طور است. حتما باید ایرادی در کار باشد.
معمولا فکر می‌کنیم سخت‌ترین و دشوارترین راه همیشه به موفقیت می‌انجامد. اغلب مردم بر این باور هستند که اگر زجر بیشتری در انجام یک کار بکشند دست آخر موفق می‌شوند. آنها رنج را شرط لازم موفقیت می‌دانند. از این رو، کار را برای خود سخت می‌‌کنند. قضیه‌ ثبت حساب‌ها و اسناد مالی نیز به همین صورت است. اگر کمی حوصله و ابتکار به خرج دهیم می‌توانیم به آسان‌ترین روش‌ها حساب‌های خود را ثبت و بایگانی کنیم، بدون اینکه حتی کوچک‌ترین ضرری به شرکت وارد شود یا وقت و هزینه‌ اضافه هدر رود. در واقع قصد داریم با معرفی چند راهکار در اینجا توجه مدیران را به لزوم حسابداری کارآمد جلب کنیم و از سوی دیگر کاری کنیم که در وقت و هزینه‌های شرکتتان صرفه‌جویی نیز بشود.
1. با تکنولوژی آشتی کنید.
یا اگر با تکنولوژی آشتی هستید، سعی کنید همراه با آن جلو بروید و این را در کارتان نیز رعایت کنید. همگام شدن با تکنولوژی یکی از مهم‌ترین شروط مدیریت نوین است. نرم‌افزارهای جدیدی مخصوص حسابداری و بایگانی طراحی شده اند. کامپیوترهای شرکت، خصوصا بخش حسابداری را به روز کنید. نباید تصور کنیم همیشه کهنه‌ترین و از کارافتاده‌ترین دستگاه را باید به حسابدارهایمان بدهیم. جلب مشتری با ایجاد ظاهری تکنولوژیک برای مشتری کافی است اما برای موفقیت همه‌جانبه در کار کافی نیست.
نترسید از اینکه نرم‌افزارهای جدید دشواری‌ها و درد سرهای جدید برایتان ایجاد خواهند کرد. مساله فقط به روز کردن عادت است ‌چیزهای نو خودشان دوباره به عادت بدل می‌شوند. به خاطر بسپارید که این هم بخشی از پیشرفت کاری شما به حساب می‌آید. بعضی از نرم‌افزارها می‌توانند به طور اتوماتیک حساب‌ها و مخارج را در فایل‌های دسته‌بندی‌شده مرتب کنند. در صورت استفاده از این نرم‌افزارها، دیگر مجبور نخواهید بود جزء‌به‌جزء اطلاعات هر حساب و هزینه را تک‌تک در برگه‌های رسید تایپ کنید و فاکتورهای چاپ شده‌شان را در پوشه‌‌ها نگهداری کنید. مقایسه روش قدیمی و روش‌های نرم‌افزاری بایگانی به خوبی نشان می‌دهد در روش قدیمی و کاغذی احتمال گم شدن، پاره یا پوسیده شدن، یا حتی جعل شدن فاکتور و حسابرسی‌ها است. اما امروزه در روش‌های نرم‌افزاری حسابداری به همراه برنامه‌های جانبی‌ای که از اطلاعات و داده‌های موجود محافظت می‌کنند، خطر از دست دادن اطلاعات حساب‌ها بسیار پایین آمده است.
به علاوه، نرم‌افزارهای حسابداری، پیشرفت‌های تکنولوژیک دیگری هم به همراه خود می‌آورند. مثلا دیگر مجبور نیستیم هر فاکتور یا رسید را چاپ کنیم و تک‌تک به دست افراد برسانیم، بلکه در عوض می‌توانیم رسیدها را با پست الکترونیکی به افراد مربوطه بفرستیم. این کار دو مزیت دارد: اول اینکه یک نسخه از اطلاعات حسابرسی در ایمیل شرکت نگهداری می‌شود. ثانیا، خرید و فروش‌های اینترنتی در کنار فاکتورها و رسیدهای الکترونیکی، شرکت را یک پله به جلو می‌برد و سازمان‌مان زبانزد مشتریان و سایر شرکت‌های رقیب ‌می‌شود. خود ما هستیم که پرستیژ کاری‌مان را تعیین می‌کنیم. حتی اگر سایر شرکت‌ها به این روش‌های نوین عادت نداشته باشند، ما می‌توانیم جزو اولین‌ها باشیم و این روش‌ها را رواج دهیم. به علاوه، روش‌های نرم‌افزاری و اینترنتی حسابداری یک نمونه‌ هم آشکار برای پایین آمدن هزینه‌‌های پست و پیک است. فقط باید سعی کنیم نسبت به این پیشرفت‌های تکنولوژیک گشوده باشیم و از تغییر عادات کاری‌مان نترسیم.
2. از افراد کارآمد برای پست حسابداری استفاده کنید.
صرف استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری شرکت شما را از سرنوشت بد نجات نمی‌دهد. حسابداری به نظر ساده می‌آید. همه فکر می‌کنند حسابداری همان جمع و تفریق ساده است و حسابدار کسی است که صرفا با اعداد سر و کار دارد. مدیران نیز همین عوامل را در انتخاب حسابدار مد نظر قرار می‌دهند. گاهی حسابدارها باتجربه هستند، اما از تکنولوژی دور شده‌اند و با روش‌های قدیمی ‌تر اخت هستند. گاهی هم افراد تازه‌کار با تکنولوژی آشنا هستند اما هیچ تجربه کاری ندارند و از پس حسابرسی‌های پیچیده بر نمی‌آیند. توصیه می‌شود مدیران مسیر میانه را انتخاب کنند و حسابدار‌هایی را به خدمت بگیرند که از هر دو خصوصیت (تجربه و نوآوری) به قدر کافی برخوردار هستند. یعنی کسی باید مشغول به کار حسابداری باشد که در این زمینه تجربه دارد و به علاوه می‌تواند با تکنولوژی نیز پیش بیاید. اگر شرکت نتوانست فرد مناسب را به خدمت بگیرد، می‌توان با اندکی هزینه‌گری افراد لایق را آموزش داد تا فقدان‌های بخش حسابداری جبران شوند. اگر شرکت نمی‌تواند آموزش ضمن خدمت را برای همه‌ کارکنان فراهم کند، آموزش و تربیت تنها یک حسابدار کارآمد برای شرکت کافی است. باقی افراد مشغول در این بخش می‌توانند توسط همان فرد خبره آموزش ببیند. مدیران عموما بر این باورند که آموزش‌های ضمن خدمت آن هم در حیطه‌ حسابداری و بایگانی اغلب هزینه‌گری بیهوده است. آنها فراموش می‌کنند که همین بخش حسابداری که به نظر ساده می‌آید می‌تواند در برخی اوقات شرکت را ورشکست کند. پس یک بار هزینه‌گری بهتر از زیان دادن بی‌وقفه به خاطر حسابداری ضعیف است.
3. حسابداری ناکارآمد همان آتش زدن اسکناس است.
ابداع راهکار کمی دشوار است و ترک عادت و خلق عادات جدید دشوارتر. تنها 19 درصد انسان‌هایی که در مشکلات‌شان به راه‌حل می‌‌رسند، می‌توانند آن را عملی کنند. پس بهتر است دست به کار شوید و از همین حالا به بایگانی و ثبت حساب‌های شرکت نظم بدهید. آیا تا به حال شده هر ماه در حساب‌های شرکت دچار اشتباه شوید و رسیدها با خرج‌ها مطابق نباشند؟ اگر این اتفاق برایتان بسیار می‌افتد یک اسکناس 5 دلاری، یا 10 دلاری، یا حتی 100 دلاری بردارید و آتش بزنید و خوب به آن نگاه کنید. خوب نگاه کنید، چون این همان کاری است که هر ماه داشتید می‌کردید. یعنی عدم رسیدگی صحیح به حساب‌ها و بعد هدر دادن سرمایه‌ شرکت. این تلفات هر چقدر هم که کم باشند، اما روی هم سرمایه‌ ‌عظیمی را از ما می‌ربایند. پس پیش از آنکه تصادف کنید، با دیدن موانع به ظاهر کوچک، چشمان‌تان را باز کنید و با دقت و تبحر بیشتری حساب شرکت را به دست بگیرید. وگرنه ماشین مسابقه‌ای که با قیمت گزافی تهیه کرده بودید (یعنی همان کسب‌وکارتان در مسیر پیشرفت)، یکباره منفجر می‌شود. انگار همه اسکناس‌ها را با هم آتش زده باشیم.
4. حساب‌ها را در معرض عموم قرار دهید.
شاید با این کار احساس امنیت نکنید. اما بر عکس، شما با این کار رقبای کاری‌تان را از اهداف بلند مدت و کوتاه مدت و نیز مقاصد مالی‌تان آگاه می‌کنید. اعلام عمومی حساب‌ها و حسابرسی‌ها در یک وبلاگ یا چیزی شبیه به آن دو فایده‌ کلی دارد. اول اینکه به رقبا نشان می‌دهید که چقدر در حسابداری پیشرفته، تکنولوژیک و منظم هستید. یادتان نرود، این حس خوبی به رقبا نمی‌دهد و آنها فکر می‌کنند خیلی از شما عقب هستند، در حالی که صرفا حساب‌های شرکت را در معرض دید قرار داده‌اید.
دوم اینکه با این کار اهداف مالی و اعتباری شرکت را برای کارکنان‌تان و دیگر شرکت‌ها به نمایش می‌گذارید. در این صورت کارکنان جزئیات کار خودشان را جلوی چشمان دارند و می‌دانند تحت قضاوت عمومی نیز هستند. در این گزارش مالی عمومی حتما ذکر کنید که اطلاعات صفحه را هر ماه یا دو ماه یکبار به روز خواهید کرد. این کار هم خود شما را مجبور به ادامه‌ فرآیند حسابداری پیوسته و مرتب وادار می‌کند، هم رقبا یا سایر بینندگان آن وبلاگ را همچون مخاطبان دائمی شرکت به‌دنبال روند حساب‌ها می‌کشانید. این کار به شهرت شرکت‌تان هم کمک خواهد کرد.
یادمان باشد رسیدگی و توجه به همه‌ جنبه‌ها و بخش‌های کار برای پیشرفت کلی ما در کسب و کار ضروری است. پس هیچ موردی را از قلم نیندازیم.