یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که بر سر راه افراد خلاق که ذاتا کنجکاوند و همه جا به دنبال ایده‌هایی جدید هستند، اطلاعات اضافی است.

نکات مدیریتی
چگونه تمرکز اطلاعاتی به وجود آوریم



غرق شدن در تمام اطلاعاتی که از سوی تلویزیون، رادیو، مجلات، روزنامه‌ها و علی‌الخصوص اینترنت به سوی ما سرازیر است، خیلی ساده است. یاد گرفتن چگونگی کنار آمدن با این توفان فزاینده برای تمرکز روی امور ارزشمندتان، موضوعی بسیار ضروری است. در این فصل روش‌هایی را فرا می‌گیرید که به شما کمک می‌کنند روی اطلاعات مورد نیاز خود تمرکز کرده و بقیه را نادیده بگیرید.
در سال 1990 ریچارد سائول ورمن معمار اطلاعات کتابی تحت عنوان «تشویش اطلاعاتی» نوشت. نکته‌های اصلی کتاب این بود که ما در اطلاعات غرق شده‌ایم. مثال جالب توجهی که او در کتابش نقل کرده بود اشاره می‌کرد که از یک نسخه هفتگی مجله نیویورک تایمز به قدری اطلاعات دارد که یک انسان معمولی در قرن هفدهم در انگلستان در تمام طول عمرش نیز به این اندازه با اطلاعات مواجه نمی‌شد. زمانی که ورمن این کتاب را می‌نوشت هنوز اینترنت آن قدر گسترده نشده بود تا سایر منابع اطلاعاتی که تا کنون ابداع شده بود را تحت‌الشعاع قرار دهد.
البته خیلی عالی است که ما به راحتی می‌توانیم به این همه اطلاعات دسترسی پیدا کنیم. اما مشکل اینجا است که باید بفهمیم اطلاعات به دست آمده قابل اطمینان است یا خیر؟ آیا این اطلاعات به روز یا قدیمی است؟ به کار ما مربوط می‌شود یا خیر و ...
در سال 2003 در «ژورنال شخصیت و روانشناسی‌ اجتماعی» نتایج یک بررسی نشان می‌داد که انسان‌های خلاق اغلب قادر نیستند مانع از نفوذ اطلاعات نامربوط بشوند. به شکل افراطی، این قضیه می‌تواند یک بیماری روانی تلقی گردد اما در حد متوسط، به گونه‌ای است که می‌توانند بین اطلاعات نامربوط و مساله‌ای موجود، ارتباط برقرار کنند. با این وجود، این حالت، تمرکز را دشوار می‌کند و می‌تواند بر ضد شما عمل کند.

چگونه اطلاعات را به شکلی هدفمند دریافت کنید
اطلاعات زمانی لبریز می‌شوند که شما بدون داشتن هدفی در ذهن خود، آنها را دریافت کنید.
اگر هدفی ایجاد کنید خودبه‌خود ذهنتان فیلتر ایجاد کرده و اطلاعات نامربوط را حذف می‌کند. یک مثال خوب در این باره حجم زیاد نامه‌های الکترونیکی است که اغلب دریافت می‌کنیم. بعضی از آنها شخصی و نیازمند رسیدگی هستند و بعضی هم ناخواسته‌اند و باید فورا پاک شوند، اما مشکل بقیه نامه‌ها هستند. در اینجا قانون 20/80 یک بار دیگر به کمک ما می‌آید.
اغلب اوقات تنها 20 درصد این نامه‌ها به اهداف پراهمیت شما مربوط می‌شوند و 80 درصد بقیه ممکن است در کل جالب باشند، ولی مستقیما به کارتان مربوط نباشند. در اینجا 4 استراتژی را می‌آموزیم که می‌توانید آنها را برای همه انواع اطلاعات از منابع مختلف استفاده کنید.
* قبل از اینکه بخواهید به یک منبع اطلاعاتی توجه کنید، سریعا در ذهن خود عناوین مرتبط با اهدافتان را مرور کنید.
* اگر متوجه شدید که این اطلاعات نامربوط هستند. اصلا طرف آنها نروید – آنها را بیرون بریزید یا در جایی نگه دارید تا بعدا در صورت نیاز به سراغشان بروید.
* اگر امکان داشته باشد، مرور این اطلاعات را به شخص دیگری تفویض کنید. به او بگویید به دنبال چه هستید. آنها می‌توانند قسمت‌های مهم و موردنظر را برای شما مشخص ساخته، فتوکپی یا اسکن کنند.
* برای اطلاعاتی که سراغشان می‌روید. به جای اینکه همه مطلب را بخوانید، با نگاهی سریع به دنبال مطالبی باشید که مهم‌تر هستند. برای کمک می‌توانید به عناوین فصل‌ها، سرتیترها، جملات تیتروار یا پررنگ شده و نکات کلیدی انتهای فصول مراجعه کنید.

اطلاعات را از منابع موثق بگیرید
این روزها هر کس می‌تواند ظرف چند دقیقه یک وب‌سایت وبلاگ درست کند و اطلاعات غیرقابل‌اطمینانی را به عنوان حقایقی مطرح نموده یا خود را مرجع و صاحب‌نظر معرفی کند؛ در حالی که هیچ تحصیلات یا تجربه‌ای ندارد. یا ممکن است تحصیلکرده یا با تجربه هم باشد، ولی هدف نهایی او فروش چیزی به شما باشد، یکی از فواید موتورهای جست‌و‌جو این است که برای موضوع موردنظرتان منابع متنوعی معرفی کرده و تنها به یک منبع بسنده نمی‌کنند؛ بنابراین اگر اطلاعات موردنظرتان پراهمیت باشد، لازم است که سوابق و قابل‌اعتماد بودن آن را کنترل کنید و قبل از انجام هر کاری بر پایه این اطلاعات، همه چیز را دوباره چک کنید.

شیوه یادگیری خود را بشناسید و به کار ببرید
افراد روش‌های متفاوتی برای یادگیری دارند. برخی دوست دارند مطالعه کنند، برخی دوست دارند در سخنرانی‌ها شرکت کنند، بعضی برای مسلط شدن به چیزی باید حتما آن را به شکلی تجربی و عملی یاد بگیرند. این روزها تقریبا همه انواع اطلاعات به شکل‌های مختلف قابل‌یادگیری هستند. مثلا برای یاد گرفتن نحوه استفاده از یک نرم‌افزار می‌توانید کتابچه راهنمای آن را بخوانید یا از طریق صوتی با نوار ویدئویی آموزش ببینید. یا می‌توانید در کلاس‌های آموزشی شرکت کرده و خودتان به شکلی عملی تجربه کنید.
اگر تا به حال راه‌های مختلف را امتحان نکرده‌اید، از وجود این همه اطلاعات به اشکال مختلف مثل دی‌وی‌دی، پادکست، کتاب‌های صوتی و ... متعجب خواهید شد؛ بنابراین اگر در بهره‌گیری از این همه اطلاعات از روشی که مناسب شما است، استفاده نکنید ضمن اینکه آموختن این مهارت‌ها برای شما به امر مشکلی تبدیل خواهد شد، زمان زیادی را هم از دست خواهید داد. یکی از دلایلی که من این کتاب را با این همه مطلب اضافی در وب‌سایت همراه کرده‌ام این است که شما با گوش دادن یا دیدن این موضوعات روش‌های دیگر یادگیری را نیز امتحان خواهید کرد. اگر برای دستیابی به هدفتان لازم است مطلبی را بیاموزید، قبل از اقدام، همه روش‌های مختلف را در نظر بگیرید و از روشی استفاده کنید که مطابق با سلیقه شماست.
منبع: کتاب «تمرکز؛ رمز موفقیت در کار و زندگی»، ترجمه شهداد شعبانی و احمد شعبانی‌فرد