نکات مدیریتی

دفتر کار مجازی

دگرگونی‌های تکنولوژیک که در صنایع بانکداری و بیمه رخ داده، نشانه اصلاحات فراگیری است که تقریبا هر جنبه از کار یقه سفید و خدماتی را از نو تعریف می‌کند. در قلب این تغییرات، دگرگونی‌ دفتر کار سنتی قرار دارد:

از محلی که با قلم و کاغذ سر و کار دارد به محیطی که اطلاعات را به صورت الکترونیکی پردازش می‌کند. اینک دفتر الکترونیکی بدون کاغذ، هدف تجارت مدرن شده است.
تغییرات در تکنولوژی‌ها و عملیات اداره‌ها و دفاتر کار در دوران انقلاب صنعتی خارق‌العاده بوده است. کافی است فقط به یاد آوریم که کاغذ خشک‌کن، مداد پاک‌کن‌دار و قلم‌های فلزی کمتر از 150 سال پیش مرسوم شدند. ابتدا در دهه 1870 کاغذ کاربن و ماشین تحریر در ادارات باب شدند. ماشین حساب‌ها و جدول‌بندی با کارت پانچ در دهه 1880 رایج شدند. دستگاه پلی‌کپی در سال 1890 اختراع شد. این تحولات در ساز و کار ادارات همراه با اختراع تلفن موجب بهره‌وری چشمگیر در بازرگانی و تجارت طی مرحله رشد سرمایه داری صنعتی گردید. اکنون در زمانی که اقتصاد جهانی دستخوش تحولات سومین انقلاب صنعتی است، ادارات و دفاتر کار نیز تحول مشابهی را از سر می‌گذرانند تا جریان پرشتاب فعالیت اقتصادی را به گونه‌ای بهتر هماهنگ و کنترل نمایند. دفتر الکترونیکی، میلیون‌ها شغل دفتری را تا پایان این دهه حذف خواهد کرد.
در هر روز کاری در ایالات متحده، 600 میلیون برگ نسخه چاپی کامپیوتر چاپ می‌شود، 76 میلیون نامه فرستاده می‌شود و هر کارمند 45 برگ کاغذ پر می‌کند. مصرف کاغذ ادارات آمریکا نزدیک به یک میلیارد برگ کاغذ در سال است که برای پوشاندن سطح کره زمین کافی است. یک دیسک نوری بیش از 15 میلیون صفحه کاغذ را می‌تواند ذخیره کند. امروزه 90 درصد اطلاعات هنوز روی کاغذها ذخیره می‌شوند در حالی که 5 درصد روی میکروفیش‌ها و 5 درصد دیگر روی رسانه‌های الکترونیکی ذخیره می‌شوند. اما اینک شرکت‌های اداری و تجاری با افزارهای جدید پردازش تصویری شروع به تبدیل ادارات خود به اتاق کار الکترونیکی کرده‌اند. بنا به نظر کنایه‌آمیز مجله بیزینس ویک، پردازش تصویری این امکان را در اختیار کارمندان می‌گذارد تا «به جای اینکه اسناد ادارات خود را با سرعت نامه‌رسان‌ها به این طرف و آن طرف بفرستند، تصاویر دیجیتالی آنها را با سرعت الکترون‌ها انتقال دهند». تحلیلگران اقتصادی پیش‌بینی می‌کنند که بازار پردازشگرهای تصویری از همین اکنون تا دهه‌های نخست سده بیست و یکم به نحو فاحشی رشد نماید.
نورداستروم، فروشگاه زنجیره‌ای در شهر سیاتل، با تغییر سیستم ثبت گزارش‌های داخلی خود بر کاغذ به گزارش‌های الکترونیکی که صرفا روی کامپیوترها قابل دسترسی است، سالانه بیش از یک میلیون دلار در هزینه‌های مصرف کاغذ خود صرفه‌جویی می‌کند. شرکت بیمه آتنا که پیشتر از آن یاد کردیم، صرفه‌جویی بسیار بیشتری کرده است. این کمپانی عظیم بیمه پی برد که 453 دستور نامه جداگانه دارد که پیوسته باید به هنگام شود. مدیریت شرکت تصمیم گرفت تا نسخه‌های چاپی را کنار گذارده و از اطلاعات ذخیره شده الکترونیکی استفاده کند. جان‌لوونبرگ که خدمات اطلاعاتی شرکت را هدایت می‌کند، می‌گوید: «کاغذ در خدمات اداری مانند کلسترول در جریان خون است... کاغذ بد همانند ذراتی است که راه شاهرگ‌ها را می‌بندد.» اکنون می‌توان در صورت نیاز به تغییر در دستور نامه‌ها، از طریق الکترونیکی این کار را انجام داد و در نتیجه اطلاعات به فوریت در دسترس تمام 4200 کارمند شرکت قرار می‌گیرد. در این شیوه دیگر نیازی به تایپ، نمونه‌خوانی، چاپ، تنظیم، صحافی، ارسال و بایگانی اطلاعات نیست. آتنا با روی آوردن به دستورنامه‌های الکترونیکی، سالانه بیش از 6 میلیون دلار صرفه‌جویی کرده است.
دیگر نیازی به فرستادن بیش از 100 میلیون کاغذ ضمیمه و اطلاعات جدید که هر صفحه از آن 5/4 سنت تمام می‌شود، نیست. کار کمتر با کاغذ به معنای کارمند کمتر است. آتنا قسمت انبار خود را که در آن کارمندان «کار دیگری جز به‌هنگام کردن دستورنامه‌ها نداشتند»، تعطیل کرده است. لوونبرگ می‌گوید که آتنا به سرعت به سمت اداره کار بدون کاغذ در حرکت است «زیرا این شیوه برای تحویل و نگهداری اطلاعات کارآیی بیشتری دارد.»
بسیاری از کسانی که در صنعت نرم‌افزارهای کامپیوتری کار می‌کنند، با مقایسه اداره‌های بدون کاغذ با جامعه بدون پول نقد، پیش‌بینی می‌کنند که اکثر شرکت ها قبل از دهه دوم سده آینده به این شیوه جدید اجرای کارهای اداری رو آورند. نیرکس که یک شرکت انگلیسی است، کارهای پستی خود را به صورت الکترونیکی پردازش می‌کند. وقتی نامه‌ای کتبی به دبیرخانه وارد می‌شود، تصویری الکترونیکی از نامه بر صفحه مونیتور ظاهر می‌شود. کارنامه مربوطه اطلاعات کلیدی را درباره نامه از قبیل نویسنده، تاریخ تحویل و آدرس در یک بانک اطلاعاتی در شبکه وارد می‌کند. سپس تصویر با انتقال به ایستگاه کاری کامپیوتری، در آنجا به صورت الکترونیکی به اداره مربوطه فرستاده شده و به صورت الکترونیکی بایگانی می‌شود.
در سال 1993 شرکت مایکروسافت با همکاری پنجاه شرکت جهانی شامل زیراکس، هولت پاکارد، کانن و کامپاک برنامه مشترکی را اعلام کردند که در آن تمام سیستم‌های موجود کامپیوتری در یک شبکه واحد یکپارچه می‌شوند. این شبکه واحد که «مایکروسافت در محل کار» نام دارد، تلاش بلندپروازانه‌ای است برای راهگشایی در عصری که ادارات به صورت کامل الکترونیکی می‌شوند. در آینده‌ای بسیار نزدیک، شرکت‌ها قادر خواهند بود تا پست الکترونیکی دریافت کنند، با آن ارتباط برقرار کنند، آن را در یک بانک اطلاعاتی متصل وارد نمایند، بایگانی کنند و حتی در نسخه‌های چندگانه چاپ نمایند، تنظیم نمایند و بدون اینکه دست هیچ انسانی آن را لمس نماید، به جاهای دیگر بفرستند. مایکروسافت در حال حاضر روی سیستم دفتر الکترونیکی پیچیده‌تری مشغول کار است که برای مدیران این امکان را به وجود می‌آورد که در حین سفر گزارش‌های کتبی را دریافت کنند. مدیر می‌تواند در حاشیه کاغذ نکاتی را اضافه یا حذف کند. آنگاه گزارش مستقیما به کامپیوتر دیگری در اداره محلی فاکس می‌شود که در آنجا خوانده و حتی یادداشت‌هایی را که با خطی ناخوانا نوشته شده، مشخص می‌نماید. سپس نسخه تمیز و پاکنویس شده آن برای انتقال الکترونیکی به کارمندان، کارپردازان و مشتریان آماده می‌شود. نمایش خیره‌کننده ابزارهای دفتر الکترونیکی پیشرفته، تحقق کامل دفتر الکترونیکی را نزدیک‌تر می‌کند. مدیران شرکت‌ها پیش‌بینی می‌کنند که با به کارگیری نیروی کار یقه سیلیکونی [کامپیوترها] بهره‌وری را افزایش و نیروی کار را کاهش دهند و به این طریق میلیاردها دلار صرفه‌جویی کنند. برای میلیون‌ها کارمند دفتری، دفاتر الکترونیکی به معنای پایان فعالیت کاری آنها می‌باشد.
منبع: کتاب پایان کار

انتشارات کتاب آمه