سه پرسش مدیران از کارمندان


آیا به عنوان یک مدیر باید کارمندان را به حال خودشان رها کنیم؟ آیا باید اجازه دهیم که این پرسش‌ها کارمندان شایسته ما را به قهقرا و نومیدی سوق دهند؟ مسلما کار بخش مهمی از زندگی است. ما کار می‌کنیم تا چرخ زندگی‌مان بچرخد، اما زندگی نمی‌کنیم تا بی‌وقفه کار کنیم. پس اگر شرایط روحی مناسبی در حین کار نداشته باشیم، زندگی شادمانی نیز در انتظار ما نخواهد بود. باید بتوانیم مانع موجود در مقابل این پرسش را کنار بزنیم و به کارمندان خود روحیه و انگیزه بدهیم. هیچ چیز بدتر از یک کارمند بی‌روحیه و کم‌علاقه نمی‌تواند برای شرکت مضر باشد. پس باید تلاش کنیم تا راه‌های مناسب برای انگیزه دادن به کارمندان و تشویق روحیه آنها را یاد بگیریم. البته این مساله یک طرفه نیست؛ یعنی گاهی اوقات پیش می‌آید که یک کارمند با خود شرکت مشکل دارد و از شرایطش راضی نیست. در نهایت، فرق چندانی ندارد؛ چراکه شما باید بتوانید در مقام یک مدیر موفق به آنها انگیزه بدهید و مشکلات آنها را حل کنید. چه مشکل یک کارمند از زندگی خصوصی‌اش ناشی شود، چه این مشکل از شرایط کاری‌اش نشات بگیرد، در هر دو حالت شما باید بتوانید اوضاع را به شرایط بهینه خودش بازگردانید. پس یک مدیر کسی نیست که دستور بدهد، بلکه یک مدیر بی‌وقفه در حال کنترل امور و بهینه‌سازی شرایط کاری کارمندان است.
اخیرا پژوهش‌های زیادی در این زمینه انجام شده ‌است. برای مثال، اریک جکسون در مقاله‌ای با عنوان «ده دلیل برای شرکت‌های بزرگی که نمی‌توانند استعدادهای موفق خود را حفظ کنند» به شرح این موضوع پرداخت. مقاله او با استقبال بی‌نظیری در فضای کاری روبه‌رو شد و نزدیک به ده میلیون بازدید کننده اینترنتی داشت. من تقریبا با همه این ده دلیل موافق هستم، اما یک دلیل را بسیار برجسته‌تر می‌دانم و بی‌تردید توجه به آن را برای شرکت‌های کوچک و نیز کشورهای در حال توسعه و توسعه‌نیافته توصیه می‌کنم: «ناتوانی از یافتن پروژه‌ای برای کارمندان بااستعداد که بتواند آنها را به هیجان بیاورد».
این دلیل را می‌توان به صورت یک پرسش بازنویسی کرد: «آیا همه پروژه‌هایی که برای کارمندانتان تعریف می‌کنید، در یک سطح قرار دارند؟» در واقع هیچ دو کارمندی سطح یکسانی از توانایی‌ها و استعدادها را ندارند. شما باید بتوانید به هر کارمند پروژه مخصوص به وی را واگذار کنید. مثلا، اگر به کارمند بااستعدادتان یک پروژه پیش پا افتاده بدهید و به کارمند معمولی‌تان یک پروژه سنگین، مسلما شکست بدی خواهید خورد. کارمند بااستعداد با دیدن یک پروژه پیش پا افتاده ناامید می‌شود و از شرایط کاری‌اش شکایت خواهد کرد و البته یک کارمند معمولی نیز ابدا از پس پروژه‌های سنگین و دشوار برنخواهد آمد.
پس شما باید بتوانید پروژه‌هایتان را به تناسب تقسیم کنید. پس باید بتوانید قابلیت‌های روحی، روانی، فردی، اخلاقی، ذهنی، مغزی، بدنی و فیزیکی کارمندان خود را بشناسید. عملا شما در مقام یک مدیر کار زیادی ندارید مگر هماهنگی بین پروژه‌ها و کارمندها. همواره از خودتان بپرسید: کدام کارمند می‌تواند فلان پروژه را انجام دهد و از پس بهمان پروژه برنمی‌آید. این پرسش‌ها به شما کمک می‌کنند تا با چشمانی باز به آینده شرکت بنگرید. هرگز فراموش نکنید که یکی از دشوارترین و مهم‌ترین وظایف یک مدیر در جهان اقتصادی امروز انگیزه دادن به کارمندان است.
اما جکسون در مقاله‌اش صحبت‌های مهمی کرده است. بخشی از این صحبت‌ها به کار مقاله ما و بحث پیش رو نیز می‌آید. او پس از انتشار آمار پژوهش‌هایش می‌نویسد: «شرکت‌های بزرگ بخش‌های زیادی دارند، اما این بخش‌ها اغلب در حال رفت و آمد هستند. در واقع، شرکت‌های بزرگ بخش ثابت و دفتری کوچکی دارند. بنابراین، سخت بتوان از روحیه کارمندانی مطلع شد که ساکن دفتر اصلی نیستند. چگونه می‌توانید از اوضاع این افراد (که بخش اعظم شرکت شما را شکل می‌دهند) باخبر شوید؟ می‌دانید که نارضایتی آنها به معنای نابودی شرکت شما است؟ می‌دانید که نباید مثلا به پنجاه کارمند دفتری دلخوش باشید؟ چگونه می‌توان شرکتی را بهینه کرد که پنجاه کارمند دفتری و نزدیک به دویست کارمند غیردفتری دارد؟ شما باید بتوانید از اوضاع کاری آن دویست کارمند دیگر و روحیه‌شان نسبت به کار آگاه باشید. یادتان نرود که آنها اکثر اوقات را با هم سپری می‌کنند.
پس اگر روزی برسد که کسی بخواهد از کار انصراف بدهد، یک نفر انصراف نمی‌دهد، دست‌کم ده نفر نیروی کار آموزش‌دیده شما را ترک خواهند کرد. مدیران نیز اغلب در حال برگزاری جلسات مختلف هستند. این اشتباه است! خطرناک است! یک مدیر موفق باید بتواند هر چه بیشتر با کارمندان بیشتری ارتباط دونفره برقرار کند. او باید بتواند اهمیت یک کارمند برای شرکت را از نزدیک برای او ملموس کند. یک مدیر خوب جلسه نمی‌گذارد، بلکه شرایط کار را به فضای پرانرژی و بهینه سوق می‌دهد. شرکت‌های بزرگ اغلب فرصت بهینه‌سازی انگیزه‌ها و انرژی‌های شرایط کاری را ندارند و مدام دارند با مسائل زیر وقت خودشان را تلف می‌کنند: مشکلات مالی، حساب‌های بانکی، ترانزیت کالا، جلسات مدیریتی، اوضاع بازار، وضعیت بورس، قیمت سکه و طلا، خرید اجناس نو برای خانه یا شرکت، صحبت با تلفن، دعوا با شرکت‌های دیگر و غیره. این وقت می‌تواند صرف موفقیت و پایداری شرکت شما شود. البته یادتان نرود که این مثال‌ها و پژوهش‌ها درباره شرکت‌های کوچک نیز صادق هستند. برای نمونه، اگر در شرکت شما 4 کارمند دفتری و 5 کارمند غیردفتری وجود دارند، هرگز آن 5 کارمند غیردفتری را از یاد نبرید و بیش از همه با آنها همدل باشید.»
پس می‌بینید که ما داریم وظایف یک مدیر را از نو تعریف می‌کنیم. در واقع، ما نگران وضعیت شرکت شما هستیم و فکر می‌کنیم اقتصاد امروز جهان باید بتواند رویکردهای جدید به شرایط کار را لحاظ کند.
مردم دوست دارند تا در فضای کار مشارکت داشته باشند. آنها ترجیح می‌دهند تا شور و شوق‌هایشان را با کارمندان دیگر به اشتراک بگذارند و موفقیتشان را به گوش مدیران برسانند. یک کارمند شایسته را همواره باید با انگیزه‌اش برای کار، انرژی‌اش برای مساعدت، و روحیه‌اش برای همیاری شناخت. چند درصد از کارمندان شرکت شما چنین روحیه‌ای دارند؟ چند درصد از آنها هر روز صبح را با انگیزه تلاش برای کار و موفقیت در شرکت آغاز می‌کنند؟ شما باید بتوانید این کارمندان را شناسایی و تشویق کنید. به علاوه، شما باید بتوانید کارمندان بی‌روحیه یا حتی کم‌روحیه را شناسایی کنید و انگیزه آنها را به روش‌های مناسب افزایش دهید.
دست آخر، جمع‌بندی گفته‌های ما سه پرسشی است که شما به عنوان یک مدیر موفق باید از کارمندان خود بپرسید.
پرسش (1). «دوست دارید تجربه‌های کاری شما به چه مسیری وارد شوند؟ فکر می‌کنید باید در مسیر کاریتان به کجا برسید؟» بعد از این پرسش، کاملا سکوت کنید. خوب به چشم‌های کارمند مد نظر خیره شوید و حرف‌هایش را به دقت گوش کنید. سعی کنید همه گفته‌های او را در ذهن بسپارید و چیزی را فراموش کنید. از نوشتن گفته‌هایش روی کاغذ یا رایانه خودداری کنید، چراکه چنین عملی به او اضطراب می‌دهد. بعد از اینکه حرف‌های او را شنیدید با خودتان خوب فکر کنید. آیا رویکرد این کارمند به آینده کاری‌اش با رویکرد شرکت شما به آینده‌اش یکسان است؟ آیا بین انتظارات این کارمند و انتظارات شما توافقی وجود دارد؟ در این صورت شما می‌توانید کارمندان با انگیزه و برگزیده خود را برای پروژه‌های کلان آینده‌تان انتخاب کنید، چراکه هم شما به عنوان مدیر و هم او به عنوان کارمند یک هدف و یک مقصد دارید. پس بهتر است از همین امروز جاده حرکت مشترکتان به سمت هدف را بازسازی کنید.
پرسش (2). «در اوقات فراغت خود چه کار می‌کنید؟» پاسخ او می‌تواند برای شما و پروژه‌هایتان بسیار راهگشا باشد. دو حالت بیشتر وجود ندارد: یا او دست به کاری می‌زند که به شرکت شما مربوط است، یا اینکه به تفریح و فراغت می‌گذراند. بسیار پیش آمده که برخی از کارمندان موفق در زمان فراغت به کاری می‌پردازند که آینده شرکت شما را نشانه رفته است. در این صورت به نظر می‌رسد کارمند مزبور نگاهی نو به آینده کار دارد و می‌توانید در سال‌های پیش رو به شما بسیار یاری برساند. این کارمند بسیار بااستعداد و باانگیزه است و هرگز نباید از او غافل شد. در نتیجه، شما حتی می‌توانید از او حمایت‌های مالی به عمل بیاورید تا به او نشان دهید که واقعا برای شرکت اهمیت زیادی دارد.
پرسش (3). «من به عنوان یک مدیر چطور می‌توانم به شما کمک کنم تا کارتان را به خوبی و با موفقیت انجام دهید؟» باید به کارمندان خود بیاموزید که در شرایط نامناسب سراغ شما نیایند. یک کارمند موفق کسی است که می‌داند همواره می‌تواند به سراغ مدیر شرکت برود و با او صحبت کند. اکثر کارمندان درست وقتی به مشکل برمی‌خورند، سراغ مدیریت شرکت می‌روند. آنها فکر می‌کنند که هر جا به دردسر افتادند یا از انجام کاری ناتوان بودند، رییس می‌تواند کمکشان کند.
این اشتباه است! شما باید به کارمند خود یاد بدهید که همواره می‌تواند با مدیر در تماس باشد و مسائل خودش را مطرح کند. پس مدیران باید منابع مدنظر را برای کارمندان فراهم بیاورند، به کارمندان آموزش دهند و در بطن روندهای کاری با آنها همراه باشند.