یک استراتژی موفق در یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات

امروزه نیروهای کاری در اکثر سازمان‌ها از نظر جغرافیایی پراکنده هستند و دفاتر، پایگاه داده‌ها، شعبه‌های اداری و کارکنان آنها به صورت گسترده‌ای پراکنده شده‌اند.
همه نیاز دارند که به‌ایمیل و فایل‌های به اشتراک گذاشته شده دسترسی داشته باشند و درخواست‌های حیاتی سازمان را به انجام برسانند. کارآیی کارکنان در‌این شرایط مستقیما وابسته به سرعت دسترسی است. بنابراین منابع اطلاعاتی به‌صورت گسترده‌ای در موقعیت‌های مختلف جایگزین شده‌اند تا به کارکنان محلی بهترین خدمات را ارائه دهند. البته،‌این روش هم‌اکنون پرهزینه و گرانقیمت انگاشته می‌شود؛ زیرا نرم‌افزار و سخت افزارهای بسیاری باید برای موقعیت‌های مختلف خریداری شود و اغلب تعداد کارکنان محلی فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از‌این سیستم‌ها کم است.
در حالی که بودجه‌ها روز به روز کمتر می‌شود، سازمان‌ها به دنبال راه‌‌هایی برای تحمل این بار هستند. یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات روش شماره یک امروز است، زیرا زیرساخت‌ها را از سازمان‌ها خارج کرده و به‌عنوان راهی برای کاهش مخارج، کارآیی کارکنان فناوری اطلاعات را بالا می‌برد. ‌این روش با یک بار وارد کردن داده‌ها به مرکز داده اصلی در پی یکپارچه‌سازی بدون آسیب‌رسانی به کار کاربران نهایی است.

تدوین یک استراتژی موفق برای مجازی‌سازی و یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات مثل اکثر پروژه‌ها، موفقیت در یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات نیاز به زمان، برنامه‌ریزی، خرید و اجرای روشمند دارد.
اما دسته‌ای از چالش‌ها به‌این حقیقت مربوط می‌شوند که شما با یکپارچه‌سازی پایگاه داده‌ها جایگاه معماری فناوری اطلاعات خود را به‌صورت بنیادین تغییر می‌دهید.‌این امر پیامدهای گسترده‌ای دارد که همه چیز، از بودجه‌ها و مخارج سرمایه تا بررسی‌های دقیق سیاسی روی موقعیت زیرساخت‌ها و تاثیرات درک‌شده روی واحدهای تجاری را شامل می‌شود:

گام 1: یک استراتژی مدیریت تغییر و ریسک طراحی کنید
مدیریت ریسک بخشی از مدیریت پروژه است، اما برخی ملاحظات خاص در مورد یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات وجود دارند. ‌این مزایا بیشتر برای موجودیت شرکتی سازمان نمایان هستند (صرفه‌جویی مستقیم در هزینه‌ها، فشار کمتر روی IT) و برای واحدهای تجاری یا دفاتر دوردست کمتر نمایان می‌شوند.
برخی گروه‌ها ممکن است احساس کنند که با یکپارچه‌سازی و متمرکز شدن پایگاه داده‌ها، سرورها و ابزارهای «خودشان» را از دست می‌دهند و در نتیجه عملکردشان افت می‌کند و بی‌دلیل مجازات خواهند شد. به همین صورت، تیم‌های فناوری اطلاعات در دفاتر دوردست ممکن است در مورد توانایی خود در ارائه خدمات مطلوب واحدهای تجاری در محیط جدید نگران باشند؛ محیطی که در آن کنترل کمتری نسبت به زیرساخت فیزیکی فناوری اطلاعات خواهد داشت.
یک استراتژی تغییر خوب، همیشه با ارتباط شروع می‌شود. ارتباط با واحدهای کسب‌وکار، مزایایی که از یکپارچه‌سازی و مجازی‌سازی نصیبشان می‌شود و همچنین فهم مزایای کار، زمان و تلاش خواهد برد. می‌توان کاربران دفاتر دوردست را با بیان مزایای زیر به حمایت از یکپارچه‌سازی داده‌ها تشویق کرد:
• سیستم‌ها به هم متصل شده، به‌روزرسانی می‌شوند و نگهداری آنها آسان‌تر و کارآتر می‌شود؛ زیرا از آنجا که سیستم‌ها در جایی مستقر می‌شوند که اکثر کارکنان فناوری اطلاعات حضور دارند، انعطاف‌پذیری بیشتری در ارائه خدمات وجود دارد و برنامه‌ریزی برای نگهداری مداوم سیستم‌ها خیلی آسان‌تر است.
• همکاری با سازمان‌های دیگر آسان خواهد شد: از آنجا که با یکپارچه‌سازی پایگاه داده‌ها همه داده‌های مهم در یک مکان مستقر می‌شود، کاربران مجبور نخواهند بود که اطلاعات درست را در میان تعداد زیادی سرور جست‌وجو کنند.
• مشکلات کنترل و بررسی مجدد کاهش خواهد یافت: زمانی که چندین کاربر و چندین موقعیت به‌طور همزمان روی یک پروژه کار می‌کنند، اغلب اوقات ردیابی فایل نهایی پروژه‌ دشوار است. زمانی که داده‌ها در یک جا باشند، ‌این مشکلات از بین خواهند رفت.
• یکپارچه‌سازی خطر آسیب‌دیدن اطلاعات از طریق سرقت یا پردازش‌های نامناسب را کاهش می‌دهد.

گام 2: برنامه‌ای برای پوشش قطع‌شدگی‌ها طرح کنید
یکی از زیان‌های یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات آن است که کاربران شما برای داده‌ها و نرم‌افزارها بیشتر به شبکه‌ گسترده محلی (WAN) و پایگاه داده مرکزی متکی هستند. پس از‌این تغییر زیرساختی، مدیران فناوری اطلاعات نیاز دارند که با دقت قابلیت ارتجاع‌این ساختار را پایش کنند.
سیستم‌های غیرمتمرکز سنتی سطحی از‌این قابلیت را فراهم می‌کردند؛ همه کاربران یک سازمان در اثر قطع‌شدن یک سیستم بلافاصله تحت تاثیر قرار نمی‌گرفتند. اما با یک سیستم مرکزی، خاموشی بلافاصله روی کل سازمان تاثیر می‌گذارد. برنامه‌ریزی برای حل‌ این مشکل نیز به خاطر دسترسی به تمامی داده‌ها از جانب مهندسان و مدیران فناوری اطلاعات و امکان انجام پشتیبانی یک‌باره و کم‌هزینه چندان دشوار نیست و هزینه‌های آن موجه‌بودن یکپارچه‌سازی را دچار خدشه نمی‌کند.

گام 3: عملکرد دفاتر پراکنده را آزمایش کنید (و بهبود دهید)
یکی از پرهیاهوترین بخش‌ها در‌این پروژه کاربران نهایی در دفاتر دوردست خواهند بود. آنها اگر نتوانند داده‌ها و نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را از پایگاه داده مرکزی به درستی و با سرعت کافی دریافت کنند مسائل جدی خواهند داشت. افزودن پهنای باند اغلب مشکل را حل نخواهد کرد (و در بسیاری موارد لزومی ندارد). بسیاری از سازمان‌ها برای جلوگیری از‌این مشکل به بهینه‌سازی شبکه‌ گسترده محلی (WAN) رو آورده‌اند. اغلب اوقات، سازمان‌ها فقط سعی می‌کنند که زیرساخت‌ها را یکپارچه کنند و برنامه‌ریزی می‌کنند که بعدا به مشکلات اجرایی بپردازند، به ‌این امید که اجرا به ‌اندازه کافی برای کاربران پراکنده، خوب خواهد بود.‌ این مسیری است که در بهترین حالت به نارضایتی و در بدترین حالت به شورش کارکنان منجر می‌شود.
باید‌این مشکل بالقوه را بلافاصله روی میز بگذاریم و با همکاری کاربران نهایی سیستم‌ را از‌ این جهت آزمایش کنیم. برای انجام ‌این کار اغلب آزمایش ساده‌ای همچون استفاده از یک زمان‌سنج برای سنجش زمان صرف شده برای موارد زیر کافی خواهد بود:
• دسترسی به فایل‌های به ‌اشتراک گذاشته شده
• جست‌وجو در پرونده‌های دفاتر دوردست
• باز کردن فایل‌های درون نرم‌افزار‌های اداری
• دسترسی به پایگاه داده‌ها
• تعامل با نرم‌افزار‌های وب
این آزمایشات را ابتدا بدون یک وسیله بهینه‌سازی شبکه‌ گسترده محلی (WAN) سپس با آن، انجام دهید. با این‌ که افزودن یک وسیله اضافی به نظر با کل مفهوم یکپارچه‌سازی مغایر می‌آید، اما از آنجا که ‌این وسایل معمولا به راحتی مدیریت می‌شوند و می‌توانند به میزان زیادی برداشتن سرورهای فایل، نرم‌افزار‌ها و نوارهای پشتیبان از دفاتر دوردست را راحت کنند، استفاده از آنها توجیه‌پذیر و تسهیل‌کننده است. از‌این نظر، وسایل بهینه‌سازی شبکه‌ گسترده محلی (WAN) عموما در فقط چند ماه با کاهش هزینه‌ها، هزینه‌های صرف‌شده را تامین می‌کنند.

گام 4: معماری زیرساختی را با نگاه به آینده طرح‌ریزی کنید
گام چهارم گامی است که در آن بخش‌های فناوری اطلاعات از طریق انتقال سرورها به ماشین‌های مجازی در یک مرکز داده متمرکز و جعبه‌های یکپارچه‌ساز NAS در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کنند. استراتژی یکپارچه‌سازی به فناوری اطلاعات ‌این فرصت را می‌دهد که داده‌ها را در آینده با اثربخشی بیشتری ‌ایمن‌سازی کند. به هر حال، اگر عمده زیرساخت‌ها فقط در یک محل جا داده شده باشند، به‌کارگیری، مدیریت و آزمایش آنها در اصلاحات بعدی راحت‌تر خواهد بود. اما چالش انجام ‌این کار، در وابستگی‌های فنی عناصر متنوع در معماری و ساختار شما نهفته است. باید به ‌این پرسش‌ها پرداخته شود که‌این تغییرات چگونه اتصالات پویا به نرم‌افزار‌های دیگر را تحت تاثیر قرار خواهند داد؟ آیا به صرفه است که گروه‌های مشخصی از نرم‌افزار‌ها را به طور همزمان جابه‌جا کنیم؟ مسیرهای پشتیبان در پیکربندی شبکه را چطور؟
این مرحله‌ از فرآیند یکپارچه‌سازی، جای خوبی است که اعضای کلیدی تیم‌های نرم‌افزاری، ذخیره‌سازی، شبکه و گروه‌های پشتیبان خود را در یک صحنه واحد قرار بدهیم. واضح است که بسیاری از وابستگی‌های بحث شده در‌این بخش از حدود سازمانی عادی تجاوز می‌کنند.
به همین دلیل مهم است که انشعابات یکپارچه‌سازی به زیرساخت و فرآیندهای فناوری اطلاعات خودتان را با همه تیم در نظر بگیرید. باید به‌ این پرسش‌ها بپردازید که کدام نرم‌افزارها و فناوری‌ها را می‌توان یکپارچه کرد؟‌ این یکپارچه‌سازی به چه میزان خواهد بود؟ آیا شما به نظارت شدید و طاقت‌فرسا بر فناوری اطلاعات یا پشتیبانی کاربر نیاز خواهید داشت؟ برنامه‌های مربوط به ارزیابی، آزمایش و آوردن فناوری‌های جدید چگونه باید اصلاح شوند؟
افزون بر‌این، اگر شما تصمیم بگیرید که یک وسیله بهینه‌سازی شبکه‌ گسترده محلی (WAN) را برای افزایش سرعت نرم‌افزار در شبکه‌ گسترده محلی تعبیه کنید، به انجام کارهای اضافی برای پیاده‌سازی آنها نیاز خواهید داشت.
نکته‌ مهم در ‌اینجا بررسی گزینه‌های متنوع و پرداختن به پرسش‌هایی همچون‌این پرسش است که ‌این وسایل در کجای شبکه شما قرار خواهند داشت؟ ‌اندازه آنها چطور خواهد بود؟ (فروشنده‌های مختلف روش‌های متفاوتی دارند)، آیا پشتیبانی لازم را برای عملیات‌های قطع شده در زمان قطع‌شدگی شبکه‌ گسترده محلی (WAN) فراهم خواهند کرد یا نه؟ آیا‌این وسایل به بخش تکمیلی هم نیاز خواهند داشت یا خیر؟

گام 5: برای انتقال به وضعیت مطلوب برنامه‌ریزی کنید
همچون گام نخست،‌ این گام به پیچیده‌ترین مقدمات فناوری در یک شرکت مربوط می‌شود. در مورد انتقال به وضعیت مطلوب، چند عامل متفاوت را بررسی کنید:
• در مراحل اولیه پروژه چقدر می‌توانید سازمان‌های خود را پشتیبانی کنید؟
• اولویت دادن به یکپارچه‌سازی کدام نرم‌افزار‌ها بیشترین صرفه را دارد؟
• فرآیند یکپارچه‌سازی چقدر کامل خواهد بود؟
مراحل اولیه باید روی بخش‌هایی متمرکز شود که پشتیبانی از آنها آسان است.‌این بخش‌ها می‌توانند آنهایی باشند که کارکنان بیشتری دارند یا‌ این که در مقایسه با سایرین به کانون فناوری اطلاعات شما نزدیک‌تر هستند.
در‌این صورت ارتباط آسان‌تر است و برای مشکلات احتمالی به راحتی می‌توان از مرکز کمک گرفت. دیگر معیار انتخاب، اندازه‌ بخش‌ها است. بخش‌های کوچک می‌توانند در اولویت باشند،؛ زیرا در صورت بروز مشکل در‌این بخش‌ها افراد کمتری تحت تاثیر قرار خواهند گرفت؛ هرچند که پشتیبانی از آنها چندان آسان نیست.
سپس، نرم‌افزار‌های پراکنده را در نظر بگیرید و بسنجید که یکپارچه‌سازی کدامیک منطقی‌تر است. بسیاری افراد به سمت اهداف یکپارچه‌سازی «آزمون‌شده و درست» همچون سرورهای فایل، سرورهای تبادل، پایگاه داده‌های MS-SQL و نرم‌افزارهای شبکه خواهند رفت.‌ این روش خوبی است، زیرا که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که به تجربه موفق دیگران تکیه کنند.
برخی دیگر هم به سمت سیستم‌هایی که قبلا کمتر مورد استفاده قرار گرفته‌اند می‌روند؛ سیستم‌هایی همچون سرورهای مدیریت مستندات، نرم‌افزار‌های زمانبندی و صدور صورتحساب و بسته‌های حسابداری. در بهترین حالت‌ این تلاش‌ها منجر به دستیابی به دفاتر پراکنده کاملا بدون سرور می‌شود که با راه حل‌های بهینه‌سازی شبکه‌ گسترده محلی (WAN) فعال‌سازی می‌شوند. ‌این نیز روش خوبی است؛ مهم آن است که شما با تیم خود در مورد مساله ‌اندیشیده و به یک برنامه منطقی رسیده باشید.
در پایان، روی سطح یکپارچه‌سازی که واقعا رخ خواهد داد فکر کنید. در حالی که هر سازمانی مایل خواهد بود که همه بار داده‌ها را از دوش دفاتر دوردست بردارد و فقط یک ارتباط شبکه‌ گسترده محلی (WAN)، مسیریاب و یک وسیله بهینه‌سازی شبکه‌ گسترده محلی (WAN) نگه دارد، ‌این امر همیشه مطلوب نیست.
برای برخی سازمان‌ها، یکپارچه‌سازی کامل بسیار خوب و مطلوب است. اما ممکن است برای برخی سازمان‌ها لازم باشد که سرورهایی برای داده‌های «خام» داشته باشند، یعنی فایل‌های موقتی که لزوما نیاز به دسترسی به‌وسیله سازمان‌های دیگر ندارند.‌ این امر ممکن است در مورد دفاتری که تقریبا از مرکز داده دور هستند درست باشد. ‌این دفاتر لازم نیست همه‌این اطلاعات موقتی را به شبکه‌ گسترده محلی (WAN) بفرستند. برخی از سازمان‌ها هم ممکن است آنقدر بزرگ باشند که نگه‌داشتن مقداری از زیرساخت‌ها در شعب و دفاتر مختلف آنها منطقی به نظر خواهد رسید.

جمع‌بندی
یکپارچه‌سازی و مجازی‌سازی فناوری اطلاعات مزایای بسیاری دارد. اما ‌این امر می‌تواند یک فرآیند بسیار چالش‌برانگیز باشد. در یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات مهم است که همه عناصر پروژه یکپارچه‌سازی را قبل از آغاز آن، در نظر بگیریم. سازمان‌هایی که زمان و تلاش زیادی برای برنامه‌ریزی ارتباط و یکپارچه‌سازی، آزمایش و اطمینان از عملکرد نرم‌افزارها و پیاده‌سازی آنها صرف می‌کنند، نتایج بسیار بهتری خواهند دید. بهینه‌سازی WAN یک عنصر ضروری برای حصول موفقیت در پروژه‌های یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات است.
منبع: www.riverbed.com