واگذار کردن وظایف در خانه و محیط کار

تفویض وظایف برای کارآیی بیشتر


ماهیت واگذار کردن وظایف
اگر از اهمیت قدرت در تفکر سنتی در مورد واگذار کردن وظایف، صرف‌نظر کنیم، به ماهیت واگذار کردن وظایف پی خواهیم برد: واگذار کردن وظایف فرآیندی است که به وسیله آن اطمینان حاصل می‌کنیم هر وظیفه به بهترین افراد در آن زمینه محول می‌شود و بدین ترتیب می‌توانیم کارآیی را به بیشترین مقدار خود برسانیم. آنچه در بالا ذکر شد، کاملا با شیوه سنتی واگذار کردن وظایف مدیریتی مطابقت دارد. در واقع واگذار کردن وظایف از سوی مدیران، زیرمجموعه‌ای از این دیدگاه وسیع‌تر است.
یک مثال مدیریتی
ماری رییس بخش آموزش است. کارمندان زیادی زیر نظر وی کار می‌کنند و به وی گزارش می‌دهند. در کل ادامه حیات این بخش به تامین خواسته‌های مشتریان درونی سازمان
(یعنی بخش‌های دیگر سازمان) وابسته است. اگر روسای دیگر بخش‌های سازمان از خدمات بخش آموزش ماری استفاده نکنند، این بخش منحل خواهد شد. بنابراین واضح است که باید با روسای دیگر بخش‌ها مذاکره شود و به آنها آموزش داده شود تا بتوانند درک کنند که بخش آموزش چگونه می‌تواند به آنها کمک کند. ظاهرا مدیران بخش‌های دیگر در این سازمان بسیار مغرور هستند و ترجیح می‌دهند با افرادی در سطوح خود در سازمان ملاقات کنند. این موضوع به این معنی است که برای افراد آموزش‌دهنده چندان مطلوب نیست که روسای دیگر بخش‌ها را ملاقات کنند و آنها را آموزش دهند. در واقع بهترین فرد برای ملاقات روسای هر بخش، رییس ماری است. بنابراین در حالی که شرکت در این جلسات مهم در واقع وظیفه ماری است، آیا اوست که باید این کار را انجام دهد؟ احتمالا نه یا لااقل به صورت تنها، نه. با مشارکت دادن بالا دستی‌ها، وی می‌تواند زمان و میزان درگیری‌ها را به نحو قابل ملاحظه‌ای کاهش دهد. مفهوم جدید واگذار کردن وظایف که در اینجا ارائه شد، کاملا با این وضعیت تطابق دارد. رییس ماری بهترین گزینه برای انجام این کار است.
واگذار کردن وظایف در خانه
اگر موضوع قدرت را از مفهوم واگذار کردن وظایف حذف کنیم، این مفهوم در خانه نیز قابل استفاده است. بسیاری از افراد که دارای فرزند هستند، با مفهوم سپردن برخی کارها به بچه‌ها آشنا هستند. به عنوان مثال کوتاه کردن چمن و بیرون بردن زباله‌ها از این دست کارها هستند. روش سنتی به این ترتیب است که پدر یا مادر با اعمال قدرت، برخی کارها را به کودکان واگذار می‌کند. جالب است که واگذار کردن مسوولیت‌ها به بچه‌ها با دلایل مشابهی انجام می‌شود. دلایلی از قبیل آموزش دادن به آنها، گسترش مهارت‌ها و کاهش فشار کاری فرد با قدرت تا وی بتواند به کارهایی بپردازد که تنها از عهده وی برمی‌آید.
مشاغلی که به دیگران واگذار می‌شود چگونه انتخاب می‌شوند و چگونه ارتباط بین افرادی که درگیر این فرآیند هستند، مشخص می‌کنند که همکاری به وجود آمده پس از این فرآیند و نیز انجام این فرآیند، منجر به کارآیی بهتر می‌شود؟ در هر ماجرایی، زن و شوهر می‌توانند به‌رغم برابر بودن قدرت، وظایف را به یکدیگر محول کنند. آیا منطقی نیست فردی که در یک کار ماهرتر است، آن کار را انجام دهد؟ حتی اگر این کار وظیفه روزانه همسرش باشد. آیا منطقی نیست که اگر مرد یا زن درگیر انجام کارهای متعدد باشند، همسرش که وقت آزاد بیشتری دارد به وی کمک کند؟ البته که منطقی است این کار را انجام دهند.
انجام وظایف به عنوان همکاری
احتمالا شما نیز درک کرده‌اید که انجام وظایف به این صورت، نوعی همکاری است و از علاقه مشترک برای رسیدن به اهداف مشترک در قالب یک تیم ناشی می‌شود. این نوع همکاری در واقع درباره افرادی است که می‌خواهند اطمینان حاصل کنند که بهترین افراد از نظر مهارت و زمان آزاد، به انجام کارهایی می‌پردازند که ‌باید به آنها سپرده شود. مدیران می‌توانند هر کاری را که می‌خواهند به دیگران نسبت دهند، اما بدون همکاری کارمندان، بهره‌وری بالا نخواهد رفت. به همین ترتیب همانطور که اکثر والدین می‌دانند، بدون همکاری اعضای خانواده سپردن کارها به دیگران چندان موثر نخواهد بود.
نتیجه واگذار کردن وظایف به دیگران و همکاری آنها، انجام صحیح وظایف است.
حالا به مرحله حساس ماجرا می‌رسیم. مشاغلی که به دیگران واگذار می‌شود چگونه انتخاب می‌شوند و چگونه ارتباط بین افرادی که درگیر این فرآیند هستند، مشخص می‌کنند که همکاری به وجود آمده پس از این فرآیند و نیز انجام این فرآیند، منجر به کارآیی بهتر می‌شود؟
پیشنهاداتی مطرح کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند، در محیط کار یا در خانه وظایف را به دیگران تفویض کنید و به مزیت‌های این شیوه دست بیابید. انجام چنین کاری دشوار است، اما اکثر افراد به صورت جامع به آن نمی‌نگرند یا از برخی نکات ظریف غفلت می‌کنند. در اینجا سرفصل مطالبی که قصد داریم در کنفرانس «واگذار کردن وظایف توسط مدیران و نکاتی برای خوانندگان پرمشغله» ارائه کنیم، آورده شده است.
• واگذار کردن وظایف به چه معنی است؟
• چرا باید برخی وظایف را به دیگران واگذار کنیم؟
• کارکنان به چه نیاز دارند؟
• قدم به قدم در فرآیند واگذار کردن وظایف
• ایجاد پارامترهای کاری و انتظارات
• تکمیل کردن کارها، جست‌وجو به دنبال روش‌های جدید انجام دادن کارها و بازخورد
• دام‌هایی که ممکن است در فرآیند واگذار کردن وظایف در آنها گرفتار شویم
هر آنچه که برای واگذار کردن وظایف به صورت موثر به آن نیاز دارید؛ در این سرفصل‌ها دیده شده است و شما می‌توانید از تکنیک‌های مدیریتی مشابه استفاده کنید تا بیشترین استفاده را از زمان خود، در خانه و در محیط کار، ببرید.