در‌این مقاله به سوالی می‌پردازیم که بسیاری از سازمان‌ها و مدیران با آن درگیر هستند.‌اینکه مشکلاتی که دسترسی به‌اینترنت در شرکت‌های دولتی می‌تواند به وجود بیاورد چه چیز‌هایی هستند.

سوء استفاده از دسترسی به‌اینترنت در محل کار

مشکل
من یک مدیر دولتی هستم که مجبور هستم برای کارکنانم دسترسی به‌اینترنت را فراهم کنم. در حال حاضر کارکنان می‌توانند در‌اینترنت بگردند و نامه‌‌های الکترونیکی‌شان را چک کنند. ما متوجه شده‌ایم که یکی از کارکنانمان زمان بسیار زیادی را به جست‌وجو کردن در‌اینترنت می‌گذراند و به ما خبر رسیده است که او در زمان کار به سراغ برخی بازی‌ها و فیلم‌های ‌اینترنتی می‌رود.‌ آیا پیشنهادی برای ما دارید؟
پاسخ
هر روزه سازمان‌های دولتی بسیاری دسترسی به‌اینترنت را برای کارکنانشان فراهم می‌کنند. بنابراین این سوال مساله‌ای است که هر روز سازمان‌های دولتی بیشتری با آن مواجه می‌شوند. چگونه می‌توان دسترسی به ‌اینترنت را به گونه‌ای قانونمند کرد که در عین حال‌این تکنولوژی کاربری خود را از دست ندهد؟ در واقع سوال ‌این است که چه حدی از قانون‌گذاری برای ‌اینترنت مطلوب است؟
در مجموع بیایید به یاد داشته باشیم که ‌اینترنت اجازه برقراری ارتباط و تحقیق کردن را از درون خود اداره برای کارکنان فراهم می‌کند. ثانیا، یکی دیگر از مزایای داشتن ‌اینترنت در محل کار‌ این است که کارکنان می‌توانند با یکدیگر و با افراد خارج از اداره با سهولت بیشتری ارتباط برقرار کنند. متاسفانه برای پاسخ دادن به‌ این سوال قوانین مشخص و از پیش تعیین شده‌ای که به صورت کامل مشکل را از میان بردارند وجود ندارد. در موقعیت شرح داده شده در بالا، مسائل بسیاری به چشم می‌خورند.
شاید بزرگ‌ترین مشکل ‌این است که کارمند مذکور از‌ اینترنت برای دسترسی به برخی سایت‌های غیراخلاقی استفاده می‌کند. مساله‌ای که مخصوصا در سازمان‌های دولتی اهمیت فراوانی می‌یابد. در عین ‌اینکه افراد کمی ‌از ‌این موضوع اطلاع دارند، کارکنان باید بدانند که سایت‌هایی که آنها به سراغ‌شان می‌روند را به سادگی می‌توان تحت نظارت قرار داد و صاحب وب سایتی که ‌ایشان به آن سر می‌زنند، می‌تواند از ‌این اطلاعات که چه کسی به سایتش سر زده است، استفاده فراوانی بکند.
از آنجایی که بسیاری از کارکنان دولتی مشخصه‌هایی دارند که نشان می‌دهد آنها کارکنان دولت هستند، باید بدانیم که چنین رفتار‌هایی در محل کار به صورت راز باقی نمی‌ماند. احتمال وقوع اتفاقاتی که منجر به‌ ایجاد شرم ساری در جامعه باشد، وجود دارد. به همین دلایل حتی زمانی که مسائل اخلاقی را کنار بگذاریم هم، کارکنان باید بدانند که استفاده کردن از‌اینترنت برای آنها مسوولیت به همراه می‌آورد. ما پیشنهاد می‌کنیم که یک دفترچه قوانین استفاده از‌ اینترنت در سازمان‌ها‌ ایجاد شود و هر سیاستی هم که در‌این زمینه پیش گرفته می‌شود، کارکنان باید به روشنی بدانند که چه رفتار‌هایی رفتار‌های پسندیده در محیط کار در زمان استفاده از ‌اینترنت است و چه رفتار‌هایی در مورد استفاده از‌اینترنت غیرقانونی است. شاید‌این مساله روشن‌ترین نکته در زمان مواجهه با مساله‌ای باشد که پیش رو داریم.
مساله دیگری که در ‌این زمینه وجود دارد، کاهش بهره‌وری در ساعات کاری در صورتی است که کارکنان زمانی بیش از حد را در‌ اینترنت بگذرانند. در مورد خاصی که در ‌این مقاله به آن اشاره شده است، فرد مورد نظر روزانه سه ساعت از زمان کاری خود را در‌ اینترنت می‌گذراند و آن طور که به نظر می‌رسد، در ‌این مدت کارهایی که در ‌اینترنت می‌کنند، ربطی به کار و وظایف کاری‌اش ندارد. برخی از افراد حامی ‌این دیدگاه هستند که در ‌این مورد سازمان باید با استفاده از برخی نرم‌افزار‌های خاص سایت‌هایی که کارمندان به آنها سر می‌زنند را مانیتور کنند و در مورد سایت‌های خاص قوانین بسیار شدیدی‌ ایجاد شود.
برخی افراد دیگر هم عقیده دارند که زمانی که کارکنان وقت زیادی را در‌اینترنت می‌گذرانند، ریشه مشکل جای دیگری است و تنها گذاشتن قوانین بازدارنده در مورد استفاده از‌اینترنت، مشکلی را حل نمی‌کند. سوالی که در ‌این میان به ذهن می‌رسد‌این است که‌ آیا آن کارمند خاص با وجود گذراندن مدت زمانی که گفته شد،‌ بهره‌وری کاری‌اش کاهش پیدا می‌کند یا می‌تواند وظایفش را به همان نحوی که از او انتظار می‌رود انجام دهد؟ اگر پاسخ‌این سوال ‌این است که بهره‌وری فرد مذکور در ‌این میان کاهش پیدا کرده است، در ‌این صورت باید روی کارهایی که او انجامشان نداده است و مهلت‌های زمانی انجام وظایف، که به آنها نرسیده است، تمرکز کرد. در ‌این مورد باید بدانیم که استفاده بیش از حد از‌اینترنت روی فرد همان تاثیری را گذاشته است که صحبت کردن طولانی با تلفن با افرادی که به کار ربطی ندارند، می‌گذارد.
اگر کارمند مورد نظر می‌تواند همه کارهایش را به خوبی انجام دهد و هنوز هم به اندازه کافی زمان داشته باشد که آن را در اینترنت تلف کند، در‌ این صورت سوالی که باقی می‌ماند‌ این است که‌ آیا فرد مورد نظر به اندازه کافی کار برای انجام دادن دارد؟ و‌ این سوال مساله‌ای است که ربطی به مورد استفاده بیش از حد از‌اینترنت ندارد.
در‌اینجا برخی مسائل دیگر هم به ذهن می‌رسند. یکی از مسائل عجیب در مورد‌ اینترنت ‌این است که برخی تحقیقات ارزشمند را می‌توان به صورت تصادفی در آن کشف کرد. بسیاری از موارد و اطلاعات ارزشمندی که در‌ اینترنت به دست می‌آید، در نتیجه بازی کردن صرف و تلف کردن وقت در ‌اینترنت به دست می‌آید. در عین‌ اینکه ‌این موضوع به ‌این معنا نیست که کارکنان باید آزاد باشند که کل روزشان را در‌اینترنت هدر بدهند، در عین حال نباید با برخی قوانین دست و پا گیر آنها را بیشتر از آنچه لازم است محدود کنیم. مشخص کردن ‌این موضوع که‌ آیا زمانی که فرد در ‌اینترنت می‌گذراند و فعالیت‌هایی که انجام می‌دهد ربطی به کارش دارند یا خیر، موضوع پیچیده‌ای است. هر چه محدودیت‌هایی که در‌ این مورد روی کارمندان گذاشته می‌شود بیشتر باشد، انرژی و منابع بیشتری هم برای فهمیدن‌ اینکه چه کسی از حدود مجاز فراتر می‌رود لازم خواهد بود. با کنار گذاشتن مورد‌های مشخص سوءاستفاده کردن از‌ اینترنت، کاری که می‌توان انجام داد، مشخص کردن یک سیاست ساده و روشن برای کارکنان در مورد استفاده کردن از‌اینترنت و سپس اعتماد کردن به آنها در مورد استفاده درست از آن و تبعیت کردن از قانونی است که در‌این میان گذاشته شده است.
مانیتور کردن کارهایی که افراد در‌اینترنت انجام می‌دهند، هیچ منفعتی برای سازمان ندارد و حتی ممکن است شرایطی را به وجود بیاورد که کارکنان حتی در زمان‌هایی که می‌خواهند از‌اینترنت به صورت قانونمند استفاده کنند هم از ‌این کار وحشت داشته باشند.
در موارد حدی مانند سر زدن به سایت‌های غیراخلاقی، سوءاستفاده کردن از سایر کاربران‌ اینترنت یا انجام برخی فعالیت‌های سیاسی، باید از شیوه‌های سخت‌گیرانه‌تری استفاده کرد. شیوه‌هایی مانند مانیتور کردن فایل‌های لاگ کارکنان و سپس انجام دادن برخی فعالیت‌های تنبیهی به منظور پیشگیری. در سایر موارد که مربوط به هدر دادن وقت در‌ اینترنت است، پیشنهادی که می‌توان داد‌ این است که با‌ این مورد هم درست همانند مورد‌هایی مانند استفاده کردن بیش از حد از تلفن برای کارهای غیرضروری و... برخورد شود. در نهایت‌ اینکه به جای اندازه گرفتن مدت زمانی که فرد مورد نظر در‌ اینترنت می‌گذراند، بهتر است به بهره‌وری کارمند مذکور توجه کرد.
آیا او کارش را انجام می‌دهد؟ اگر خیر، باید از روند‌های معمول استفاده کرد. اگر کار مورد نظر را به خوبی انجام می‌دهد، در‌ این صورت شاید ‌این کار باید گسترش پیدا کند تا کارمند مذکور ‌این همه وقت برای تلف کردن نداشته باشد. شاید زمانی که فرد مذکور در‌ اینترنت هدر می‌دهد، ناشی از بیکاری و بی‌حوصلگی باشد، درست همانند وقتی که کارکنان زمانشان را به روزنامه خواندن اختصاص می‌دهند. نتیجه کلی در ‌این میان ‌این است که بخش‌های مختلف سازمان باید در مورد استفاده کردن از ‌اینترنت سیاست‌های روشن داشته باشند و کارکنان هم از ‌این قوانین و سیاست‌ها به خوبی آگاه باشند. همان طور که قبلا هم اشاره کردیم،‌ این سیاست‌ها باید هر زمان که امکانش وجود داشت، به کمک خود کارکنان تهیه شوند.
اگر شما جزو دسته‌ای هستید که عقیده دارند کارکنان باید بر اساس کاری که انجام می‌دهند و بهره‌وری‌ای که دارند ارزیابی شوند و نه بر اساس زمانی که به انجام دادن کارشان تخصیص می‌دهند، در‌این صورت بهتر است به جای اندازه‌گیری زمانی که فرد مذکور در‌اینترنت می‌گذراند، به اندازه‌گیری بهره‌وری کاری که انجام می‌دهد بپردازید.
مشخص است که با گذشتن زمان هر روزه به سازمان‌هایی که با مشکل وقت تلف کردن کارکنانشان در ‌اینترنت مواجه هستند افزوده می‌شود و مدیران بیشتری باید در مورد سیاست‌هایی که مایلند در مورد استفاده مجاز از ‌اینترنت در پیش بگیرند تصمیم‌گیری کنند. در صورتی که شما از قبل برای مواجهه با‌ این قبیل مشکلات آماده باشید، در‌ این صورت مجبور نخواهید بود با گذشت زمان به قوانین و سیاست‌های سازمانتان اضافه کنید. اگر رویکردی که پیش می‌گیرید رویکرد ارزیابی کارکنان بر اساس زمانی است که صرف کارشان می‌کنند، در‌این صورت با احتمال بالایی مشکلی که شما در سازمانتان دارید، بیشتر سر و کار داشتن با بدن‌هایی است که ذهنشان جای دیگری است تا کارکنانی که وقت‌شان را در ‌اینترنت تلف می‌کنند.
در هر حال بهترین کار قبل از پیش گرفتن هر راهی یافتن ریشه مساله‌ای است که سازمان با آن رو به رو است تا در نهایت متوجه نشوید که ساعت‌ها وقت و منابع بسیاری را صرف مبارزه با علائم یک مشکل کرده‌اید و ریشه مشکل در جای دیگری غیر از آنجایی است که شما به آن توجه داشته‌اید.
منبع:
http://work911.com/articles/inabuse.htm