به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان‌ها برای موفقیت کافی نیست. فناوری اطلاعات باید از نظر راهبردی، ساختاری و فرهنگی با اهداف سازمان همسو باشد. همسویی مقوله‌ای است که در این راستا مدیران را راهنمایی می‌کند.

همسویی فناوری اطلاعات با استراتژی‌های سازمان

همسویی چیست؟
تحقیقات نشان داده است که همسویی دارای سه جنبه است: راهبردی، ساختاری و فرهنگی؛ که هر یک از آنها نقش مهمی‌در تعریف درجه همسویی در یک سازمان دارد.
1. همسویی راهبردی
همسویی راهبردی زمانی وجود دارد که اهداف و فعالیت‌های یک کسب‌و‌کار با سیستم اطلاعاتی پشتیبانی‌کننده آن هماهنگ باشد. پایدارترین کاربردهای فناوری اطلاعات آنهایی هستند که در صورت یکپارچگی عمیق فناوری اطلاعات و ادغام آن با همه جنبه‌های تفکر راهبردی سازمان اتفاق می‌افتند. همسویی عبارت است از میزان جهت‌دهی منابع به سوی یک هدف منحصر به فرد راهبردی. در بیانی کلی، هر چقدر جهت‌دهی یک سازمان قوی‌تر باشد، همسویی مهم‌تر خواهد بود.
فناوری اطلاعات می‌تواند نقش مهمی‌در بسیاری از راهبردهای کسب‌وکار داشته باشد. راهبردهایی نظیر برقراری رابطه با مشتریان و تامین‌کنندگان، گسترده‌سازی دامنه رقابتی سازمان و ایجاد محصولات، خدمات و بازارهای جدید. اما، پیش از حدوث این کار، طرح‌ریزی فناوری اطلاعات باید به نحوی با طرح‌ریزی سازمان مرتبط شود و مدیران عالی سازمان باید ظرفیت‌ها و توانایی‌های فناوری اطلاعات را درک نمایند.
فرموله کردن طرح‌های راهبردی رسمی‌اولین جنبه تضمین همسویی راهبردی است. برای انجام این کار، هم مدیریت سازمان و هم مدیران فناوری اطلاعات باید درکی از کیفیت فرآیند‌ها و روش‌های انجام کار داشته باشند. سازمان‌ها می‌توانند از چهار رویکرد در این طرح ریزی استفاده نمایند:
- اجرای راهبرد: به این صورت که ابتدا راهبرد کسب‌وکار تدوین می‌شود و مبنای تدوین راهبرد فناوری اطلاعات قرار می‌گیرد.
- ظرفیت رقابتی: که در آن مدیران ابتدا چگونگی بهره‌گیری از فناوری اطلاعات را برای دستیابی به تغییرات جدی در کسب‌و‌کار مورد بررسی قرار داده و سپس جهت‌گیری راهبردی کسب‌وکار را تنظیم می‌کنند.
- سطح خدمات: که در آن راهبردهای کسب‌وکار و راهبردهای فناوری اطلاعات به طور مجزا تدوین می‌شوند و سپس برای اصلاح و تطبیق با یکدیگر مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرند.
- ظرفیت فناوری: به این صورت که ابتدا راهبرد فناوری اطلاعات تدوین می‌شود و راهبرد کسب‌وکار با کمک گرفتن از فناوری تکامل می‌یابد.
اما، طرح‌ریزی رسمی‌به تنهایی برای تضمین همسویی راهبردی کافی نیست. راهبردها برای اینکه اثربخشی داشته باشند باید در کل سازمان اشاعه داده شوند و به‌وسیله‌ همه سطوح کسب‌و‌کار و مدیریت فناوری اطلاعات پیاده‌سازی گردند. مدیران عالی باید اطمینان حاصل کنند که راهبردها با سازمان به عنوان یک کل تناسب دارند. آنها باید تغییرات محیط خارجی سازمان را نیز در نظر داشته باشند. مدیران میانی باید برای تضمین پیاده‌سازی راهبردها و تعیین دقیق مسیر رسیدن به آنها تلاش کنند و مدیران عملیاتی نیز باید بر پیاده‌سازی و پایش دقیق پروژه‌ها تمرکز نمایند.
2. همسویی ساختاری
ساختار یک سازمان نتیجه تعامل فناوری و طراحی سازمان است. سازمان‌ها می‌توانند بر قابلیت‌های فناوری اطلاعات سرمایه‌گذاری کنند و آنها را برای تسهیل انواع خاصی از ساختارهای سازمانی (مانند تمرکززدایی) به کار بگیرند، اما هیچ «بهترین» ساختاری به ازای یک سازمان وجود ندارد. تحقیقات نشان می‌دهد که فناوری اطلاعات می‌تواند اثرات متنوعی بر ساختار سازمانی یک سازمان داشته باشد، اما یک اثر قابل پیش‌بینی و واحد ندارد.
این بدان معنا است که مدیران باید روش‌های تعامل فناوری اطلاعات با طراحی سازمان را پیش‌بینی و درک کنند تا بتوانند اثرات منفی را حداقل و از همسویی ساختار سازمان با پیاده‌سازی فناوری اطلاعات اطمینان حاصل نمایند.
سازمان‌ها در طول تاریخ به صورت سلسله مراتبی سازمان‌دهی می‌شده‌اند. اما امروزه فناوری اطلاعات می‌تواند محدودیت دسترسی به اطلاعات را کاهش دهد و قید‌های زمان و مکان را از آن بردارد و نیز اطلاعات را قابل فرموله شدن و در مقیاس گسترده تکثیر نماید. توانمند ساختن سازمان‌ها به برقراری ارتباطات به شیوه‌ای متفاوت باعث تغییر فرآیند تصمیم‌گیری می‌شود. از این نظر، فناوری اطلاعات می‌تواند هم برای پشتیبانی از طراحی‌های موجود سازمان به کار رود و هم برای ایجاد و ارتقای مدل‌ها و فرآیند‌های جدید کاری مورد استفاده قرار گیرد.
برخی از اثراتی که فناوری اطلاعات می‌تواند بر ساختار سازمان داشته باشد به قرار زیر است: تغییر ساختار مدیریتی، نقش‌ها و فرآیند‌های ایجاد روش‌های جدید سازماندهی کار؛ ایجاد سازمان‌های یکپارچه الکترونیکی، یکپارچگی فرآیند‌ها و داده‌ها، افزایش وابستگی متقابل مدیران و تغییر سیستم‌های کنترل. اثر فناوری اطلاعات بر سیستم‌های کنترل به ویژه از این جهت قابل توجه است که این سیستم‌ها به شدت در سازمان‌ها برای سازماندهی مجدد اطلاعات برای کاربران مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. این امر می‌تواند باعث مشابه‌سازی، متمرکزسازی و یا تمرکززدایی از اطلاعات و تصمیمات در یک سازمان شود.
علاوه بر این‌ها ساختار عاملی کلیدی در نحوه سازماندهی سازمان‌ها جهت ارتقای نوآوری فناوری اطلاعات است تا سرمایه‌گذاری‌هایی که بر روی آن انجام گرفته بازگشت داشته باشد. سازمان‌ها باید بین میزان آزادی عمل مورد نیاز جهت ترغیب نوآوری و میزان کنترل مورد نیاز جهت تزریق نوآوری در سازمان و مدیریت نتایج غیرمنتظره حاصل از تغییر، تعادل ایجاد کنند. بنابراین در نظر گرفتن ساختار بخش فناوری اطلاعات در سازمان و رابطه آن با کل سازمان بسیار مهم است. حفظ این تعادل مستلزم تمرکز مجدد تصمیمات و تمرکززدایی بیشتر از تصمیمات کاربردی و تصمیمات مربوط به مدیریت پروژه‌های سازمان است. این رویکرد نیازمند همکاری قابل توجه بخش فناوری اطلاعات و بخش‌های کارکردی سازمان است.
3. همسویی فرهنگی
فرهنگ در یک سازمان شایع است و به اقدامات سازمانی معنا می‌بخشد. فرهنگ الگوی پیش‌فرض‌های اساسی است که به عنوان روش «درست» ادراک، تفکر و احساس اعضای سازمان مطرح می‌باشد. بنابراین، فرهنگ یک نفوذ پایدار در سازمان و یک نیروی محافظه کار است که می‌تواند مانع تغییر شود.
فناوری اطلاعات می‌تواند اثرات عمیقی بر راهبردها و ساختار سازمان داشته باشد، اما این اثر تنها در صورتی است که فرهنگ سازمان نتواند تغییر را بپذیرد. سه دیدگاه فرهنگی در رابطه با نحوه پیاده‌سازی فناوری اطلاعات در سازمان‌ها ارائه شده است:
- دیدگاه خودکارسازی: در این دیدگاه از فناوری اطلاعات برای توانمندسازی کارهای روزانه (مانند آماده سازی اسناد) در جهت انجام مقیاس بزرگ کارها و با دخالت حداقلی انسان استفاده می‌شود.
- دیدگاه اطلاع رسانی: در این دیدگاه از فناوری اطلاعات برای ایجاد اطلاعات درباره سازمان و فعالیت‌هایی که پیش از این وجود نداشته‌اند و یا دسترسی به آنها سخت بوده استفاده می‌شود. این اطلاعات برای غنی‌سازی شغل‌ها و ایجاد شغل‌های جدید به کار می‌رود. هدف عمده اطلاع رسانی، پشتیبانی و ارتقای تصمیم گیری است، نه جایگزینی ماشین به جای انسان.
- دیدگاه تغییر شکل: در این دیدگاه فناوری اطلاعات برای ادغام قابلیت‌های انسانی با قابلیت‌های فنی در جهت تغییر ریشه‌ای شیوه‌های انجام کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فرهنگ به طور مستقیم بر طبیعت و جاری‌سازی فناوری اطلاعات اثرگذار است؛ زیرا فرهنگ وسیله‌ای است که سازمان‌ها و اعضای آنها هم با محیط هماهنگ می‌شوند و هم به نوآوری دست می‌زنند. فرهنگ‌های نوآور فناوری اطلاعات را برای تغییر تفکرات قدیمی‌شیوع می‌دهند. نوآورترین سازمان‌ها آن‌هایی هستند که بر اجماع همگانی کارکنان و دوام آنها بر یک مبنای مشخص و واحد در کل سازمان تاکید می‌کنند. این سازمان‌ها بیشترین آمادگی را برای هماهنگی با تغییرات محیطی دارا هستند. این سازمان‌ها دارای سیستم‌های اطلاعاتی منعطف، تطبیق‌پذیر و مسوول هستند و رهبری آنها منعطف، شایسته و مشارکتی است. یک فرهنگ واپس گرا و فاقد انعطاف می‌تواند واقعا مانع از پیاده‌سازی تغییر حاصل از فناوری اطلاعات شود.
خوشبختانه، فرهنگ می‌تواند مستقیما به‌وسیله اقدام مدیریتی تحت تاثیر قرار گیرد. برای این کار، مدیران باید در ارتباطات خود منسجم و پایدار عمل کنند؛ چند ناحیه مهم را برای اثرگذاری انتخاب نمایند و شبکه‌های رسمی‌و غیررسمی‌را در سازمان به وجود آورند.
نیرو‌های سازمانی اثرگذار بر همسویی
هیچ‌کدام از این عوامل به خودی خود باعث همسویی نمی‌شوند. اما این عوامل اگر با هم باشند می‌توانند محیطی را برای دستیابی به همسویی بیشتر شوند و یا در صورت عدم وجود موجب تضعیف تلاش‌های همسویی به‌‌رغم تلاش حداکثری مدیران عالی و مدیران فناوری اطلاعات شوند.
نیروهای ارتقا دهنده همسویی
توافق متقنی بر سر عوامل پشتیبان همسویی بین خبرگان این عرصه وجود دارد. در سطح راهبردی، یک چشم‌انداز روشن و مشترک درباره مقصد سازمان ضروری است. مهم‌ترین کاری که مدیران عالی می‌توانند انجام دهند آن است که راهبرد کسب‌وکار خود و فلسفه آن را مورد توافق قرار دهند و بر آن اجماع کنند؛ سپس آن را در میان همه بخش‌های سازمان ترویج دهند.
کار با فناوری اطلاعات به عنوان یک شریک برابر می‌تواند تضمین کند که جهت‌گیری‌های فنی و راهبردی سازمان یکدیگر را تکمیل می‌کنند و تعارضی با هم ندارند. صرف نظر از نحوه توسعه راهبردهای تجاری و فنی، هر دو گروه باید درک کنند که، بدون مشارکت کامل دیگری هیچ‌گاه همسویی اثربخشی رخ نخواهد داد.
در نهایت، سازمان باید مالکیت پروژه‌های فناوری اطلاعات را بر عهده بگیرد. در صورتی که فناوری اطلاعات را بخشی جدایی‌ناپذیر از اغلب راهبردهای کسب‌وکار امروز ندانیم، اصل فناوری اطلاعات به‌جای فناوری‌ها و سیستم‌های غیر اثربخش مورد اتهام قرار می‌گیرد. درست است که فناوری اطلاعات باید فناوری اثربخشی را به سازمان بیاورد، اما مسوولیت تضمین دستیابی فناوری اطلاعات به آنچه نیاز دارد متوجه سازمان است. تحقق این امر تنها در صورتی ممکن است که سازمان مسوولیت کل جنبه‌های راهبرد، از جمله جنبه فناوری را بر عهده بگیرد.
بسیاری خبرگان بر این باورند که که بهترین راه برای تضمین مسوولیت پذیری سازمان در رابطه با فناوری مطلوب آن است که سازمان هزینه‌های همه بخش‌های راهبرد فنی را به دوش بکشد. وقتی این مسائل روشن شد، مدیران سازمان تلاش بیشتری برای حصول اطمینان از نتیجه بخش بودن کار انجام خواهند داد.
در سطح ساختاری، همسویی را می‌توان با داشتن تعاریف سازمانی خوبی در رابطه با اینکه چه کسی مسوول چه چیزی در سازمان است برانگیخت. توانایی هماهنگ کردن زیرمجموعه‌های واحد‌های فناوری اطلاعات و سایر واحد‌های کسب‌و‌کار باعث تسهیل همسویی می‌شود.
داشتن عناوین مشترک و سیاست‌های درست در جنبه‌ منابع انسانی می‌تواند به این نوع همسویی کمک کند. دانستن اینکه مدیر فناوری اطلاعات همان مدیر سازمان است به افراد کمک می‌کند که آسان‌تر با همه رابطه برقرار کنند. این امر باعث ایجاد روابط میان‌بخشی و گسترش ارتباطات غیر رسمی‌و در نهایت تحقق همسویی می‌شود.
دو سیاست سازمانی به شدت تحقق همسویی ساختاری را آسان می‌کند: تمرکز بر تصمیم‌گیری و تاکید بر یکپارچگی. این دو کار باعث کاهش افراد درگیر و تاکید بر یکپارچگی میان بخشی می‌شود. اما، این سیاست‌ها می‌تواند اثرات منفی هم بر سازمان داشته باشد؛ بنابراین بسیاری از سازمان‌ها از پیاده‌سازی آنها خودداری می‌کنند و یا از ساختار سازمانی ترکیبی استفاده می‌نمایند. همان‌طور که یک مدیر بیان می‌کند:
متمرکزسازی برای همسویی با راهبرد سازمان و یکپارچگی بین واحد‌های کسب‌وکار لازم است. اما تمرکززدایی ایجاد روابط، اعتماد و مسوولیت را در سراسر سازمان و نه فقط در سطح عالی ایجاد می‌نماید.
علت دیگری که نباید کاملا متمرکز باشیم آن است که این کار باعث کاهش نوآوری می‌شود. تعداد زیاد سیستم‌های سنتی در یک سازمان نیز می‌تواند نشان‌دهنده‌ این باشد که متمرکزسازی احتمالا برای آن سازمان مناسب نیست.
در جنبه فرهنگی، ادراک وابستگی فرهنگی بین کسب‌وکار و فناوری اطلاعات و همچنین درک بنیادین ارزش فناوری اطلاعات، راه را برای تحقق همسویی بسیار هموار می‌سازد.