شما به عنوان مدیر یک سازمان با آگاهی کامل از دستاوردهای کارمندان یا موفقیت‌های همکاران می‌توانید سهم بسزایی در بالا بردن روحیه و انگیزه کارمندان سازمان خود داشته باشید؛ چراکه با کمال تعجب دیده می‌شود برای بسیاری افراد پیام‌های تبریک یا قدردانی اهمیت بسیار بیشتری نسبت به پاداش‌های نقدی دارد.

برای کارمندان بسیار مهم است که هم سهمی‌با ارزش در سازمان داشته باشند وهم به رسمیت شناخته شوند. در سازمان‌های سنتی و سلسله مراتبی معمولا استراتژی‌های مشخصی در به رسمیت شناختن و قدردانی از کارمندان، طراحی و اجرا می‌شود. اما اگر آنها بخواهند همانند سازمان‌های پیشرفته و پیشرو عمل کنند، باید سیستم ارزیابی عملکرد کارمندان را در سازمان خود تغییر دهند. در ادامه ایده‌ها و تکنیک‌هایی ساده جهت ارتقای سیستم‌های تشویقی سازمان ارائه می‌کنیم.

• طراحی و اجرای هر استراتژی در به رسمیت شناختن کارمندان و تشویق آنها، باید به گونه‌ای باشد که در آن کارمندان به عنوان «مشتریان» در برنامه در نظر گرفته شوند و این «مشتریان» نیاز اصلی این سیستم قلمداد شوند.

• تشخیص نوع سیستم تشویق کارمندان باید بر اساس فرهنگ و شرایط سازمانی تنظیم شود. گاهی اوقات بهتراست تا زمان شناسایی کامل پیش‌نیازها و شایستگی‌های اساسی هر پست در سازمان، طراحی سیستم تشویقی کارمندان را به تاخیر اندازید.

• به طور کلی سیستم تشویقی کارمندان باید مطابق با شرایط کار در دنیای امروز باشد؛ یعنی براساس کارتیمی ‌و همکاری بین کارمندان بنا شده باشد. چرا که در اغلب موارد دیده می‌شود موفقیت‌ها و دستاوردهای فردی به طور مستقیم یا غیرمستقیم به کمک سایرهمکاران به دست می‌آید. البته باید به «ستاره‌های» تیم توجه لازم شود؛ اما نباید سایر اعضای تیم نادیده گرفته شوند.

• تشویق‌های غیررسمی‌ را می‌توان در هر زمان انجام داد. با این حال باید یک سیستم رسمی‌تشویقی بر اساس بررسی نتایج کار نیز وجود داشته باشد. در روش‌های تشویقی غیررسمی ‌داشتن ایده‌های جدید می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد. بنابراین تصمیم‌گیری، برای دادن پاداش و مزایا باید بر اساس داده‌های به دست آمده از کارآیی کارمندان باشد تا نشان دهد به اطلاعات جمع‌آوری شده اهمیت داده می‌شود. معمولا واحد مدیریت کیفیت در یک سازمان از تصمیم‌های احساسی و نا آگاهانه اجتناب می‌کند و بر اساس فرآیندهای داده محور تصمیم‌گیری می‌کند. بنابراین بهتر است سیستم‌های تشویقی نیز در راستای مدیریت کیفیت عمل کنند.

• از یک تیم با کیفیت برای تعیین و اجرای سیاست‌های تشویقی سازمان خود استفاده کنید. ابتدا اطمینان حاصل کنید که این تیم دارای برنامه‌ریزی کامل در اجرای روش‌های تشویقی کارمندان است، سپس به آنها اجازه دهید تا اطلاعات مورد نیاز را به نحو دلخواه خود به دست آورند.

• در ابتدا دیدگاه وهدف مورد نظر خود را به تیم اجرایی پاداش و تشویق سازمان منتقل کنید. سپس دست عوامل اجرایی را در تمام مراحل کار باز بگذارید و تا حد امکان معیارها را بر پایه عملکرد کارمندان قرار دهید. هنگامی‌که کارمندان، نتایج کار خود را دلیل و قافیه اصلی سیستم تشویقی سازمان بدانند، به احتمال زیاد کمتر از پاداش گرفتن سایر کارمندان ناراحت می‌شوند.

• اگر سیستم‌های تشویقی در سازمان شما کم اهمیت قلمداد نشوند، نتایج آن نیز برای کارمندان بر پایه یک قضاوت عادلانه انجام خواهد گرفت.

• فراتر از ارزش مالی و سودمندی هرجایزه، احتمال ایجاد محیطی رقابتی همراه درگیری‌ها و احساسات بد پس از آن وجود دارد. بهتر است برای مقابله با این موضوع ارزش واقعی پاداش‌ها را پایین نگاه دارید و روند پرداخت پاداش‌ها را بر اساس کار تیمی‌قراردهید.

• تشویق‌ها را همانند یک سیستم در نظر بگیرید که با استفاده از شیوه‌های مختلف، همگی یک پیام مشترک را در آخر منتقل می‌کنند: «ما کار خوب شما را می‌بینیم و به آن ارزش می‌نهیم.»

• طوری برنامه‌ریزی کنید که سیستم تشویقی شما شامل روش‌های رسمی‌و غیررسمی ‌باشد. برای پاداش به کارمندان به یک روز خاص در سال و دادن لوح‌های تقدیراتکا نکنید و با استفاده از روش‌های خلاقانه در طول سال، اشتیاق و علاقه کارمندان به کار را افزایش دهید.

• مراقب موقعیت‌هایی که در آن کارمندی به اشتباه به عنوان فردی خاطی و مخالف در کار شناخته می‌شود، باشید. توجه کنید اطلاعات و تمرکز واحد مدیریت کیفیت سازمان شما، براساس نتایج کار باشد. اگر تاکید آنها بر پروسه و جریان کاری معطوف باشد، بیشتر با این مشکل روبه رو می‌شوید؛ درحالی که اگر تاکید بر نتایج باشد، ارزیابی اصلح تری خواهید داشت.

• گاهی برنامه‌های تشویقی و پاداش‌های خود را به صورتی برنامه‌ریزی کنید که بخشی از جلسات و نشست‌ها رسمی ‌سازمان را تشکیل دهند. همچنین با پرسیدن سوال‌هایی چون «چه دستاوردهای شگرفی پس از آخرین نشستمان به‌دست آورده‌ایم؟»، از افراد بخواهید در مورد کارکرد و کارآیی‌های فردی‌شان در جمع صحبت کنند، همچنین جلسه را طوری پیش ببرید که افراد یک تیم در مورد فعالیت‌های هم تیمی‌های خود نیزصحبت کنند.