مامور تدارکات شرکت آلفا طی سال مالی منتهی به 29 اسفند‌ماه 1390، در فاکتورهای خرید و هزینه، دستکاری‌های فراوان کرده است تا بتواند مبالغ بیشتری را از شرکت دریافت کند.

سوء‌استفاده و تقلب و مشکلات آنها برای شرکت‌ها

سوء‌استفاده و تقلبات او به روش‌های مختلفی بوده از جمله تغییر در تعداد اقلام خریداری شده، تغییر مبالغ درج شده در فاکتورها به روش‌های مختلف برای مثال اضافه کردن یک یا چند صفر بعد از هر مبلغی (البته در سمت راست مبالغ) و اضافه کردن اعداد یک تا 9 در سمت چپ مبالغ فاکتورها و همچنین ارائه دادن فاکتورهای واهی به شرکت و اخذ مبالغ آنها. البته سوء‌استفاده‌های دیگری نیز در همین زمینه‌ها انجام داده که در اینجا نیازی به یادآوری آنها نمی‌بینم. باید توضیح دهم که تغییر مبالغ فاکتورها در مواردی بسیار ناشیانه صورت گرفته که حتی یک کمک حسابرس هم به سادگی متوجه این دستکاری‌ها در فاکتورها می‌شود.موسسه حسابرسی معتبری طی حسابرسی ضمنی خود متوجه بسیاری از این دستکاری‌ها در فاکتور‌ها شده است و کلیه موارد کشف شده را همراه با اسناد و مدارک مربوطه به مدیریت شرکت اطلاع داده است.حسابرس مستقل شرکت به مدیریت شرکت آلفا پیشنهاد کرده است که از ابتدای سال مالی 1390، کلیه فاکتورهای خرید و هزینه به دقت بررسی و هرگونه موارد دستکاری شده در آنها را کشف و طی اسناد حسابداری اصلاحی، به حساب‌های مربوطه، از جمله به بدهکار حساب مامور خرید منظور شود. حسابرس مستقل شرکت طی نامه‌ای به مدیریت شرکت آلفا اطلاع داده است که اینگونه سوء‌استفاده‌ها علاوه بر ضرر مالی مستقیم به شرکت، در صورتی‌که توسط ممیز سازمان امور مالیاتی کشور کشف شود، به عنوان دستکاری در حساب‌ها و حساب‌سازی تلقی خواهد شد و عواقب مالیاتی آن برای شرکت بسیار گران تمام خواهد شد. حسابرس مستقل شرکت همچنین درخواست کرده است که در مورد آن مامور تدارکات نیز تصمیمات مقتضی گرفته شود.
حسابرس مستقل شرکت طی نامه‌ای به مدیریت شرکت اعلام کرده که وقوع چنین سوء‌استفاده‌هایی در شرکت‌هایی که کنترل‌های داخلی آنها ضعیف است یا اصولا هیچ‌گونه کنترلی وجود ندارد، بسیار طبیعی است. حسابرس مستقل شرکت به هیات‌ مدیره شرکت آلفا پیشنهاد کرده است که اولا کلیه سیستم‌های کنترل‌های داخلی شرکت توسط اشخاص متخصص خارجی (و نه از کادر خود شرکت) بررسی و موارد ضعف کنترل‌های داخلی در شرکت را همراه با پیشنهادهای سازنده برای جلوگیری از هر گونه سوء‌استفاده به اطلاع مدیریت برسانند.
یکی از پیشنهادهای منتج از بررسی سیستم‌های کنترل‌های داخلی شرکت، ایجاد قسمت حسابرسی داخلی مستقل در شرکت است که گزارش‌های خود را به طور مرتب در طی سال به اطلاع اعضای موظف و غیر‌موظف هیات‌ مدیره شرکت برساند.
کلام آخر و نتیجه گیری: در هر شرکت، سازمان یا محلی که کنترل‌های داخلی قوی وجود نداشته باشد یا اصولا کنترل‌های داخلی وجود نداشته باشد، احتمال سوء‌استفاده و تقلب بسیار است. اصولا هر شخصی که در هر محلی کار می‌کند، پس از مدتی به ضعف‌های موجود در کنترل‌های داخلی آن سازمان پی می‌برد و در صورتی که آن شخص، شخص خلاف کاری باشد، یکبار سوء‌استفاده می‌کند و هر گاه می‌بیند که سوء‌استفاده او کشف نشد، برای بار دوم و سپس برای همیشه به این کار خلاف ادامه می‌دهد. بنابراین، همیشه باید کارکنان هر سازمانی بدانند که کار آنها به طور دائم و مستمر توسط اشخاص دیگر کنترل می‌شود. ایجاد قسمت حسابرسی داخلی، ایجاد کنترل‌های داخلی مناسب توسط متخصصین این امر و حسابرسی شدن صورت‌های مالی یک سازمان توسط یک موسسه حسابرسی مستقل، برای جلوگیری از بسیاری از سوء‌استفاده‌ها می‌تواند بسیار سودمند باشد. البته مدیریت شرکت‌ها و سازمان‌ها هم باید با کارکنان خطا کار به شدت هر چه بیشتر (البته از طرق قانونی) برخورد کرده تا درس عبرتی برای کلیه کارکنان آن شرکت یا سازمان شود و در این باره نباید کوچک‌ترین گذشتی صورت گیرد.
باید اضافه کنم که کنترل‌های داخلی مناسب و خوب، کابوسی است برای کسانی که قصد سوء‌استفاده و تقلب دارند.
دو مثال از تجربه کاری خود را در اینجا می‌نویسم:
1- سال‌ها قبل که به عنوان حسابرس در یک شرکت بزرگ حسابرسی می‌کردم، یک روز نزد رییس‌ حسابداری شرکت بودم و سوالاتی را از او مطرح می‌کردم. در این حین، انبار دار شرکت (مسوول‌ انبار لوازم یدکی که یک انبار بسیار بزرگ با گردش اقلام بسیار زیاد بود) نزد حسابدار آن شرکت آمد و در مورد مشکلات کارت‌های انبار که در انبار وجود داشت و مقدار موجودی‌ها، سوالاتی به عمل آورد. در آخر سوالات، انباردار از رییس‌ حسابداری شرکت سوال کرد که قسمت حسابداری چه اطلاعاتی در مورد موجودی لوازم یدکی در انبار نگهداری می‌کند. پاسخ رئیس حسابداری این بود: «ما هیچ‌گونه سوابقی در مورد موجودی انبار لوازم یدکی نداریم»! شما خواننده گرامی، به خوبی می‌توانید بقیه داستان را حدس بزنید.
2- سال‌ها قبل که در شرکتی حسابرسی می‌کردم، در حسابرسی ضمنمی کشف شد که مسوول‌ حقوق و دستمزد شرکت رقم بسیار بالایی را سوء‌استفاده کرده بود. مطلب را به مدیریت شرکت اطلاع دادیم. مدیریت شرکت نیز فورا از آن کارمند خواست که کل مبالغ سوء‌استفاده کرده را فورا به حساب بانکی شرکت واریز نماید و از همان لحظه محل شرکت را ترک کند تا اقدامات قانونی مقتضی در مورد او به‌عمل آید. لازم به توضیح است که این کارمند خاطی، تا چند ماه دیگر باید با 30 سال سابقه کاری از آن شرکت بازنشسته می‌شد! چه چیزی باعث شده بود که این کارمند، در زمانی که داشت از آن شرکت باز نشسته می‌شد، دست به چنین عملی بزند. پاسخ من، اول حماقت این شخص و دوم ضعف عمده در کنترل‌های داخلی آن شرکت بود.
در ابتدای هر کتاب حسابرسی معتبر نوشته شده که وجود ضعف در کنترل‌های داخلی در هر سازمانی ممکن است کارکنان صادق و درستکار را به سوء‌استفاده و تقلب ترغیب کند.
پیشنهادی که به کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها دارم این است که برای قوی کردن کنترل‌های داخلی سازمان‌ها و شرکت‌های خود از افراد متخصص (غیر از کارکنان خود آن سازمان یا شرکت) استفاده کنند. درست است که در ابتدا باید مبلغی را برای این منظور خرج کرد، ولی استفاده آن بسیار و بلند‌مدت است.
این هم یک جمله بسیار جالب از مدیریت شرکتی که بیش از صد نفر سهامدار داشت و گردش نقدینگی در آن بسیار بالا بود: «ما به گزارش حسابرس مستقل و نامه مدیریت او هیچ نیازی نداریم. مطمئن باشید گزارش‌هایی که حسابرس مستقل به ما می‌دهد، هیچکس آنها را مطالعه نمی‌کند و اهمیتی برای آنها قائل نیست. تنها علتی که از حسابرسان مستقل دعوت به‌عمل آورده‌ایم که صورت‌های مالی این شرکت را حسابرسی کنند، اجباری است که به ما تحمیل شده و ما هزینه حسابرسی را یک هزینه کاملا اضافی و بی‌جا می‌دانیم»! خواننده عزیز، خود شما به وضوح و سادگی می‌توانید گفته‌های مدیر را تفسیر کرده و عواقب آن را در آن شرکت حدس بزنید. همان‌طور که در بالا گفتم، کنترل‌های داخلی خوب در هر سازمان و شرکتی، بلای جان و کابوس افرادی است که احتمالا قصد سوء‌استفاده و تقلب در آن سازمان یا شرکت را دارند.