کسب‌وکارهای کوچک

برقراری هماهنگی در سازمان‌ها

انسان‌ها اغلب حتی به ریتم‌های تکرار شدنی و طبیعی پیرامون زندگی خود، فکر هم نمی‌کنند. اما به طور کلی روزها، سال‌ها و زندگی با چرخه‌های قابل پیش‌بینی ‌این امکان را فراهم می‌کنند تا برای زمان خود برنامه‌ریزی کنیم. فعالیت‌ها در زمان‌های مختلف متفاوت است و افراد سعی می‌کنند در فصول مختلف سال برای تعطیلات برنامه‌ریزی کرده و انرژی خود را بین کارهای مختلف تقسیم کنند.

حاصل عدم هماهنگی در زندگی هرج و مرج است و در نتیجه،‌ ایجاد روابط و تجربه اجتماعی مشترک با افراد دیگر نیز دشوار خواهد شد. با نگاهی به تقویم سالانه متوجه ضرورت وجود هماهنگی در سازمان‌ها نیز می‌شویم. برخی از‌این هماهنگی‌ها به طور طبیعی از فعالیت‌های روزانه، ارائه گزارش‌های مالی لازم یا شبکه اجتماعی الهام گرفته می‌شوند. اما مدیران باید توجه داشته باشند که هماهنگی بیشتری ‌ایجاد کنند تا سرمایه‌گذاران، کارمندان و مشتریان به نقاط مشترکی برسند. مدیران حداقل باید سه نوع هماهنگی را در سازمان‌ها به وجود آورند:

هماهنگی در برنامه‌ریزی و تخصیص بودجه به آن در ابتدا، مدیران باید اطمینان حاصل کنند که چرخه برنامه‌ریزی و تخصیص بودجه به صورتی کارآ و بجا در کلیه سطوح سازمان در جریان است. چنین هماهنگی‌هایی، افراد را وادار می‌سازد تا در غالب برنامه‌های سازمانی، توجه خود را به استراتژی‌ها و اهداف معطوف کنند.

‌اینکه تا چه حد زمان‌بندی در چرخه برنامه‌ریزی مناسب است یا مدیر تا چه اندازه در برنامه‌ریزی‌ها وارد جزئیات شود، اغلب چالشی برای سازمان‌ها به شمار می‌رود؛ به طوری که بسیاری از آنان در‌این مسیر مرتکب اشتباه می‌شوند. به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ مراقبت‌های بهداشتی متوجه شد که اگربخشی از فعالیت‌ها را در زمان دیگری انجام می‌داد از برنامه زمان‌بندی خود پیشی می‌گرفت.

ارائه گزارش‌های دوره‌ای

افراد در هر سطحی که باشند برای ارزیابی کار،‌ پیشرفت و دستیابی به اهداف برنامه‌های خود ارزش قائل هستند. اما ‌این برنامه‌ها اغلب به دلیل بی‌نظمی‌، عدم شفافیت یا اختلاف سلایق از مسیر اصلی خارج شده و با شکست روبه‌رو می‌شوند. در حقیقت، یکی از دلایلی که شرکت‌ها در اجرای برنامه‌های خود با مشکلات مواجه می‌شوند مربوط به تغییرات سلیقه‌ای بیش از حد در گزارش‌ها است، به عبارت دیگر یا به مشکلات خیلی دیر رسیدگی می‌شود یا اصلا اقدامی‌در جهت حل آنها صورت نمی‌گیرد.

استخدام و آموزش نیروی انسانی

استخدام و آموزش نیروی انسانی در نگاه کلی به معنای تشخیص مهارت‌ها و منابع انسانی مورد نیاز، کاهش فاصله بین نیازهای فعلی و آینده، واگذاری وظایف مناسب و همچنین دادن پاداش یا شناخت مردم به منظور دستیابی به موفقیت است. در هر واحد کاری، ‌این برنامه شامل تنظیم مجدد، تعدیل و تنظیم دوره‌ای ساختار‌ها، دریافت بازخورد منظم، مشاوره، آماده‌سازی و آموزش است. ‌این اقدامات باید بخشی از یک جریان پویا و در حال پیشرفت باشد نه ‌اینکه مانند بسیاری از سازمان‌ها به صورت مقطعی و حداکثر سالی یک بار انجام شود. در واحد‌های کوچک‌تر به جای تهیه برنامه منظم و مستمر برای ‌این گونه فعالیت‌ها، فقط در صورت بروز مشکلات به سالنامه‌ها توجه می‌شود.

ایجاد ریتم و هماهنگی مناسب وظیفه مهم و بسیار سنگین مدیران به حساب می‌آید. به این منظور نه تنها هر یک از فعالیت‌ها باید به خوبی انجام گیرند، بلکه ترکیب آنها نیز با دیگر فعالیت‌ها باید هماهنگی داشته باشد. در غیر‌ این صورت بدون درک رابطه موجود بین برنامه‌ها، برنامه‌ها دچار انحراف می‌شوند.‌ایجاد آسان‌ترین و بهترین راه ارتباط بین ریتم‌ها توسط مدیران ارشد صورت می‌پذیرد. اما مدیران در هر سطحی نیاز به هماهنگی درکار دارند. یکی از روش‌ها، تهیه «تقویم مرجع» همچنین یادداشت تمام تاریخ‌های مهم و لازمی‌ است که بخشی از روند شرکت را تشکیل می‌دهد. مطالبی چون: گزارش‌های دریافت شده از تک تک افراد، گزارش‌های مربوط به پروژه، جلسات مشاوره و...، در این تقویم قرار دارند.

هنگام بررسی ارتباط بین وقایع مختلف می‌توانید برنامه خود را تعدیل کنید. به منظور پیشرفت در کار، برنامه‌های مناسب‌تری تهیه کنید و کارکنان را از هر گونه انحرافی از برنامه آگاه سازید. هر سازمانی دارای نوع خاصی از هماهنگی است که تا حدودی به تصمیمات مدیر بستگی دارد.