در این مقاله ده راه ساده اما موثر را برای ده مشکل مهم در زمینه‌ خدمات به مشتریان معرفی خواهیم کرد که با استفاده از آنها می‌توانید مشتریان خشمگین، بی‌حوصله و ناراضی خود را به مشتریان خوشحال بدل کنید؛ یعنی به مشتریانی که برای مصرف بیشتر محصولات‌تان نزد شما باز خواهند گشت.

1. کارکنان خود را به حد کافی آموزش نداده‌اید
مهم نیست که دو کارمند دارید یا دویست‌تا. در هر حال، باید همه‌ آنها را در زمینه‌ خدمات به مشتریان آموزش دهید.
مشتریان و ارباب‌رجوع‌ها بی‌ادبی، اطلاعات نادرست یا بی‌علاقگی از سوی کارمندان شما را تحمل نخواهند کرد. اگر برای آموزش کارکنان خود ـ از پایین‌ترین رده تا بالاترین رده‌ ـ وقت صرف نکنید، اشتباه بزرگی مرتکب شده‌اید.
2. تلاش می‌کنید تا در بحث، یکی از مشتریان‌تان را مغلوب کنید
در نظر داشته باشید که پیدا کردن یک مشتری جدید نسبت به حفظ یک مشتری قدیمی حدودا پنج‌بار بیشتر زمان و هزینه می‌برد.
وقتی صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، باید بدانید که جمله «همیشه حق با مشتری است» کاملا درست است. اگر بخواهید مشتری خود را در بحثی مغلوب کنید و بگویید که حق با او نیست و در این صورت او را برای همیشه از دست بدهید، آن وقت به ضرر خودتان کار کرده‌اید و درآمدی را از دست داده‌اید و احتمالا روی وب‌سایت‌های مختلف بدگویی‌هایی از شما خواهد شد.
3. مشتریان‌تان به شما دسترسی ندارند
اگر می‌خواهید کسب‌و‌کارتان رونق‌اش را حفظ کند، باید مشتریان‌تان به شما دسترسی داشته باشند. اگر آدم‌ها به سختی بتوانند با مرکز خدمات مشتریان تماس بگیرند یا با یکی از مدیران شما سخن بگویند، آن وقت شاید پس از آن دیگر مشتری‌تان باقی نمانند.
کسب و کارهای بسیاری ـ به‌خصوص کسب و کارهای آنلاین ـ می‌خواهند تا از مشتریان خود فاصله داشته باشند؛ اما این کسب‌و‌کارها هم برای ارتباط مستقیم با مشتریان خود افراد مخصوصی را در جاهای دیگری به جز دفتر مرکزی می‌گمارند.
4. به سیاست خود، تحت هر شرایطی، وفادار می‌مانید
هر تعاملی با مشتریان خود را فرصتی ببینید برای ساختن یک رابطه‌ شخصی ـ کسب‌وکارهای کوچک از این طریق می‌توانند بسیار تاثیرگذار باشند، در حالی که کسب‌وکارهای عظیم و بدون چهره‌ مشخص، چنین توانایی ندارند.
در حالی که حسابدار جایی از ترس از دست ‌دادن کارش می‌تواند به مشتریان بگوید «متاسفم، سیاست‌گذاری ما چنین حکم می‌کند»، اما نمایندگان و مدیران خدمات مشتریان باید بتوانند راه‌هایی برای انعطاف سیاست‌ها بیابند و این سیاست‌ها را برای ساختن روابط مثبت با مشتریان تغییر دهند. جمله‌ «اگر این کار را برای تو بکنم، باید برای بقیه هم انجام بدهم» به سرعت مشتری شما را خواهد پراند.
5. به وعده‌های خود وفادار نمی‌مانید
اگر به یکی از مشتریانتان اطمینان دهید که تا سه‌شنبه کاری را برایش انجام خواهید داد یا محصولی را تحویل می‌دهید، باید بدون هیچ برو برگردی همان سه شنبه این کار را بکنید.
اگر نتوانستید به تعهدات خود در قبال یک مشتری ــ به دلایلی خارج از کنترل شما ــ عمل کنید، آن وقت توجیه نکنید؛ تنها بگویید «متاسفیم» و پس از آن تلاش‌تان را جهت خرسندساختن مشتری به کار برید.
6. آرشیو مناسبی از مشتریان خود ندارید
اگر پی‌درپی «خانم جانسون از خیابان جکسون» را در مراوده‌های خویش «خانم جکسون از خیابان جانسون» بنویسید، مطمئن باشید که وی بعد از مدتی دیگر به کسب‌وکار با شما ادامه نخواهد داد.
در حالی که همه‌ انواع کسب و کار جایزالخطا هستند، اما تلفظ نادرست و املای غلط در مورد نام مشتریان آنها را دلزده خواهد کرد.
7. مشتریان خود را سرگردان می‌کنید و هنگام پاسخگویی، کارکنان‌تان آنها را به یکدیگر «پاس می‌دهند»
باید اطمینان حاصل کنید که کسب و کار کوچک شما سیستمی کارآمد برای پاسخگویی به مشتریان دارد. وقتی کسی جهت یاری‌گرفتن به شرکت شما زنگ می‌زند، انتظار دارد تا نماینده‌ خدمات مشتریان اولین یا دومین نفری باشد که با وی پای تلفن سخن می‌گوید. آدم‌ها دوست ندارند پشت خط منتظر بمانند و پی‌درپی با آدم‌های مختلف سخن بگویند، یا از یک دپارتمان به دپارتمان دیگری پاس داده شوند. آن وقت مطمئن باشید که مشتریان خودشان را به بیرون از شرکت‌تان شوت می‌کنند!
8. نامه‌های از پیش‌نوشته ‌شده می‌فرستید
از آنجا که ایمیل شرکت شخصی نیست، برای همین برخی از شرکت‌ها ای‌میل‌های از پیش‌نوشته‌شده‌ای آماده می‌کنند و آنها را برای هر کس که ایمیل می‌زند، می‌فرستند ـ فارغ از اینکه موارد توضیح‌داده‌شده در ایمیل ربطی به درخواست مشتری دارد یا نه. باید در نظر بگیرید که پاسخ‌دادن به یک مشتری از سرحوصله و با صرف زمان کافی بسیار مهم است.
9. به مشتریان‌تان گوش نمی‌دهید
نمایندگان خدمات مشتریان اغلب به دقت به مشتریان خود گوش نمی‌سپارند؛ به‌خصوص وقتی مشتری از چیزی ناراحت باشد. بنابراین، آنها پاسخی معمول و رایج به مشتری می‌دهند که عموما ربطی به معضل رخ‌داده ندارد.
باید نماینده‌های ارتباطات با مشتریان را آموزش داد؛ آن هم به خصوص در هنر گوش‌سپردن و حتی یادداشت برداشتن.
10. مبانی اساسی را فراموش می‌کنید
گاه، کوچک‌ترین چیزها می‌توانند تجربه‌ مشتری از کسب‌وکار شما را به تجربه‌ای مثبت بدل سازند. برای مثال، جمله‌هایی مثل «لطفا»، «خواهش می‌کنم»، «متشکرم»، «بابت این اتفاق بسیار متاسف هستیم» و ... ساده‌اند و هیچ هزینه‌ای ندارند، اما می‌توانند تاثیرات بسیار نیرومندی ایجاد کنند.