اشتباه‌های فاحش در مدیریت پروژه
آزمودن محصول به حد کافی


آن وقت آرام به سمت جالباسی راه می‌افتادیم (یادتان باشد که هرگز نباید بدوید) تا کت‌های خودمان را برداریم و سپس در یک صف به حیاط مدرسه برویم. آن‌وقت معلم‌ها حضور و غیاب می‌کردند تا همه سر صف باشند. سپس بعد از آن که همه‌چیز تمام شد، ما به کلاس بازمی‌گشتیم، کت‌هایمان را آویزان می‌کردیم و روی صندلی‌هایمان می‌نشستیم تا بفهمیم مشق شب کلاس درس خسته‌کننده‌مان چه خواهد بود...
این یکی از مثال‌های آزمایش یک فرآیند برای اطمینان از این امر است که همه‌چیز طبق پیش‌بینی‌ها رخ خواهد داد. شما باید احتمالا آزمایش‌هایی را روی محصولتان انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که محصول شما نیازها و انتظارات مشتری را برآورده خواهد کرد.
فکر نمی‌کنم هیچ مدیر پروژه‌ منطقی‌ای مخالف این واقعیت باشد که چند‌تایی آزمایش، عنصری مهم در اطمینان از عملکرد طبق انتظار محصول است. با این حال، در پروژه‌های زیادی شاهد این امر بوده‌ام که فرآیند آزمایش فشرده و ناقص بوده است، زیرا دیگر وظایف پروژه زمان کافی را برای انجام این آزمایش‌ها باقی نگذاشته است. بسیاری از مدیران پروژه عوض تغییر تاریخ تکمیل پروژه از تعداد آزمایش‌های مورد نیاز می‌کاهند تا طبق زمان‌بندی پیش بروند. گاه نیز منابع اضافی وارد پروژه می‌شوند تا آزمایش‌ها طبق برنامه‌ زمانی پیش برود. با این حال، محصول گاه اصلا به طور مناسب تست نمی‌شود و محصول با نقایص و عیب‌های کشف‌نشده به دست مشتری نهایی می‌رسد.
انواع آزمایش‌ها و شدت آنها بر اساس محصول تغییر می‌کنند. مثلا برای اجزای مهمی که از سوی طرف ثالث خریداری می‌شوند تا با هواپیما انتقال یابند، شما باید آزمایش‌های تخریبی انجام دهید تا مطمئن شوید که محصولات شما سطح تنش‌های حمل و نقل را تحمل می‌کنند. برای تغییر در بسته‌ درآمدی یک کارمند، باید آزمایش‌های گروهی متمرکز انجام دهید تا تاثیر این بسته را بر کارمندان جویا شوید. برای یک سیستم جدید، باید از تست حجم محصول استفاده کنید تا مطمئن شوید که این سیستم از پس نیازهای اجرایی تکنیکی برمی‌آید و می‌تواند حجم‌های مناسب از داده‌های واقعی را پردازش کند. درست به تعداد انواع پروژه‌های ممکن، آزمایش و تست وجود دارد، اما در این بخش سعی خواهم کرد تا برخی نکات بنیادین برای آزمایش‌کردن را پیش بنهم که می‌توانند برای گستره‌ وسیعی از پروژه‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
چطور اتفاق می‌افتد
1- هیچ برنامه‌ای برای آزمایش‌کردن وجود ندارد
طبق تجربیات گذشته‌ خودم، بهترین برنامه برای انجام آزمایش‌ها واجد اجزای زیر است:
تعریف همه‌ انواع آزمایش که باید روی محصول انجام شود؛ مثلا تست انفرادی محصول، تست مخرب و تست پذیرش محصول توسط مشتری.
تقسیم منطقی فرآیند آزمایش‌کردن محصول به مراحل یا سیکل‌های مختلف.
نتایج مطلوبی که بتوانند به روشنی تکمیل موفق هر تست را نشان دهند.
منابع انسانی، زمانی و غیره که برای تکمیل آزمایش‌ها مورد نیاز هستند.
من در یک کسب و کار مربوط به خدمات غذای آماده شریک هستم. ما برای تعیین اقلام داخل منوی غذایی، یک طرح برای آزمایش ترتیب دادیم که طبق آن هر یک از اقلام یادشده تست می‌شدند. آزمایش این اقلام برای تشخیص این نکته بود که آیا چنین غذایی باید داخل منو قرار بگیرد یا خیر. در اولین مرحله از آزمایش - که آن را آزمایش «آلفا» نامیدیم - گروه کوچکی از ما با استفاده از روش‌های مختلف همچون جوشاندن، استفاده از مایکروویو، یا پختن، هر غذای خاص را آماده می‌کردیم و مزه، منحصر به‌فرد ‌بودن، سودآوری و سهولت آماده‌سازی را با نمره‌ای بین 1 تا 10 مشخص می‌کردیم. اگر غذای مورد نظر از مرحله‌ «آلفا» با نمره‌ 9 یا 10 عبور می‌کرد، آنگاه محصول را به گروه کوچکی از مشتریان آزمایشی می‌رساندیم و به آنها آزمایشگران «بتا» می‌گفتیم. آنها نیز غذای مورد نظر را طبق دستور‌العمل ما آماده می‌کردند و به آن طبق این سه معیار نمره‌ای بین 1 تا 10 می‌دادند: کیفیت، راحتی و صرفه‌جویی در زمان. اگر غذای مورد نظر در تمام دسته‌ها نمره‌ 9 یا 10 به دست می‌آورد و مشتری از قیمتی نزدیک به قیمت ما برای این غذا اظهار رضایت می‌کرد، آن وقت تست «بتا» را نیز با موفقیت پشت سر گذاشته بود و روی منو قرار می‌گرفت. آزمایش ما از غذا واجد مشخصه‌های زیر بود:
ما تعریف دقیقی از انواع آزمایش‌ها داشتیم.
ما فرآیند آزمایش را به مراحل مختلف به‌طور منطقی تقسیم می‌کنیم. (آزمایش آلفا و بتا)
ما نتایج مطلوبی برای هر یک از مراحل آزمایش در دست داشتیم (نمره‌ای بین 9 تا 10 برای مزه، منحصر‌به‌فرد بودن، سودآوری و سهولت آماده‌سازی برای تست آلفا و کیفیت، راحتی و صرفه‌جویی در زمان در تست بتا).
ما نیازمند منابعی برای آزمایش بودیم (وسایل آشپزی، آزمایش‌کننده‌های آلفا از درون شرکت، آزمایش‌کننده‌های بتا در مقام مشتری، و غذاهای مورد آزمایش).
همه‌ این اجزا به ما کمک کرد تا از سنجش دقیق غذاهای مورد آزمایش اطمینان حاصل کنیم و در ضمن غذاهای پایین‌تر از استاندارد را برای مشتریان آزمایشی خود در مرحله‌ «بتا» نفرستیم. و البته منویی خوشمزه نیز برایمان به ارمغان آورد!
2- برای آزمایش‌ها برنامه‌ داریم، اما طبق این برنامه پیش نمی‌رویم
خب، یک برنامه‌ عالی وجود دارد که همه‌ انواع آزمایش را در بر دارد، به روشنی مرحله‌بندی و سیکل‌بندی شده است، نتایج مورد انتظار آن به دقت تعریف شده‌اند و همه‌ منابع آن نیز از پیش مشخص شده‌ است. تنها مشکل این است که طبق این برنامه عمل نمی‌شود؛ زیرا یا وقت کافی برای تکمیل آزمایش‌های مورد نیاز ندارید یا منابع مورد نیاز برای آغاز این آزمایش‌ها در دسترس ما نیستند. به همین خاطر، کاری که می‌توانست خیلی خوب پیش رود، اصلا خوب پیش نخواهد رفت و عوض آن آزمایش‌ها بد و پرمخاطره انجام خواهند شد.
3-تعریف دقیقی از «موفقیت» آزمایش نداریم
خب، از کجا می‌دانید که آزمایش‌تان شکست خورده یا موفق بوده است؟ مثال قبلی در مورد خدمات غذای آماده را در نظر بگیرد. اگر یک غذا از تست «آلفا» رد می‌شد، به‌طور کلی شانسی برای حضور در منو نداشت. اما اگر از تست «بتا» رد می‌شد، آن وقت به تکاپو می‌افتادیم تا آن را تصحیح کنیم، و کیفیت یا راحتی یا به‌صرفه‌بودن از لحاظ زمانی را بالا ببریم. اگر این تصحیحات معقول بود و عملی، انجامشان می‌دادیم و دوباره غذای موردنظر را برای مشتریان آزمایشی می‌فرستادیم. در غیر این صورت، کلا آن را از منو حذف می‌کردیم. ما می‌دانستیم تست موفق یعنی چه و می‌دانستیم چه زمان یک محصول در یک آزمایش شکست می‌خورد.
4- مشتری در فرآیند آزمایش درگیر نمی‌شود
من همیشه فارغ از اینکه چه پروژه‌ای انجام می‌دهم، معتقدم باید مشتری را نیز در فرآیند آزمایش گنجاند. همیشه موارد زیر را در فرآیند آزمایش لحاظ می‌کنم تا تجربه‌ مشتری از فرآیند آزمایش فایده‌بخش و مربوط باشد:
مطمئن شوید که تیم درونی پروژه ابتدا محصول را تست کند و هر نوع عیب و نقص مشهود را برطرف کند.
یک گروه مشتری کوچک، کنترل‌شده و «دوستانه» تعریف کنید تا آزمایش اولیه‌ را پیش از ارائه‌ محصول برای گروه عظیم‌تری از مشتریان انجام دهند.
با مشتریان آزمایشی خود تبادل اطلاعات کنترل‌شده‌ای داشته باشید تا آنها بتوانند بازخور مناسب، به‌موقع و صادقانه‌ای در اختیار شما قرار دهند.
هرگز فرآیند آزمایش توسط مشتریان را صحنه‌پردازی نکنید و محصول واقعی را به آنها بدهید.
5- تیم پروژه «مسلم می‌گیرد» که یک فعالیت اثر بخش خواهند بود
می‌دانید چه اتفاقی می‌افتد اگر چیزی را مسلم بگیرید، نه؟ در زمان کار خود بارها دیده‌ام که «ساده‌ترین» خصوصیت یک محصول مساله‌ای برای کل قابلیت کارکردی محصول ایجاد می‌کند. چرا؟ چون هیچ‌کس حوصله نکرده این ساده‌ترین خصوصیت را تست کند. پس هیچ چیز را مسلم نگیرید و همه‌چیز را تست کنید.
خلاصه نکات
تعریفی دقیق از انواع مختلف آزمایش‌های ضروری داشته باشید و مطابق برنامه‌ آزمایش‌های خود پیش روید.
بدانید معیار موفق‌بودن یک آزمایش چیست.
مشتری را داخل فرآیند آزمایش‌کردن درگیر کنید، البته پس از اینکه تیم داخلی پروژه تست‌های خود را انجام داد.
ابدا مسلم نگیرید که همه فعالیت‌ها اثر بخش خواهند بود. حتما ساده‌ترین ویژگی‌ها را نیز آزمایش کنید.


علائم خطر
1- آزمایش محصول دیرتر از برنامه‌ موردنظر آغاز می‌شود.
اگر وظایفی که نسبت به آزمایش محصول مقدم هستند، بیشتر از آنچه باید، طول بکشند، آنگاه آزمایش دیرتر از موعد آغاز خواهد شد. مواظب باشید که مراحل آزمایش محصول چندان فشرده نشوند و به نقطه‌ای نرسند که نتوان آزمایش روی محصول را به طور مناسب به انجام رساند.
2- مشتری‌های شما مشکلاتی را کشف می‌کنند که تیم داخلی پروژه باید قبلا کشف می‌کرد.
پس از آنکه محصول خود را به گروه مورد نظر از مشتریانتان ارائه دادید، گروه مشتریان انتظار دارد که بسیاری از مشکلات در محصول رفع و رجوع شده باشد. اگر مشکلات اساسی توسط مشتریان شما در محصول یافت شود، این امر قطعا آنها را ناراحت و آشفته خواهد ساخت.
3- آزمایش‌ها طبق برنامه تمام خواهند شد، اما معیارهای موفقیت محصول هنوز برآورده نشده‌اند.
صرف اتمام برنامه‌ زمانی به معنای اتمام آزمایش روی محصولات نیست. پروژه‌های بسیاری را دیده‌ام که از تست محصولات خود دست برمی‌دارند، زیرا زمانی برایشان باقی نمانده است. اما باید بدانید آزمایش‌ها تنها زمانی به اتمام می‌رسند که معیارهای موفقیت محصول برآورده شده باشند، نه زمانی که طبق برنامه وقت تمام شود.


راه‌حل: ورق را برگردانید
1- آزمایش‌های خود را یک مرحله عقب‌تر ببرید و دوباره آزمایش انجام دهید.
اگر مشکلات زیادی در مرحله‌ کنونی از آزمایش روی محصول می‌یابید که باید در مرحله‌ قبل کشف می‌شدند، بهتراست محصول را دوباره به همان مرحله بازپس بفرستید تا این مشکلات حل شوند. سپس دوباره محصول را تست کنید.
2- تیم را همیشه از ضرب‌الاجل‌ها باخبر کنید.
همیشه وقتی تیم پروژه را وا داشته‌ام که تا زمانی معین معیارهای موفقیت محصول در آزمایش را برآورده سازند و همه‌ تلاش‌شان را برای رسیدن به هدف انجام دهند، کارم پیش رفته است. بسیاری مواقع از مدیر پروژه به یک آزمایش‌کننده‌ محصول بدل شده‌ام تا به تیم در جهت رسیدن به اهداف پروژه کمک کرده باشند.
3- اگر محصول آن قدر مشکل دارد که نمی‌توانید فرآیند آزمایش‌کردن را به طور پیوسته ادامه دهید، دست از آزمایش‌کردن بردارید.
این کار جسارت بسیاری می‌خواهد زیرا کمی از برنامه‌ زمانی عقب می‌افتید، اما اگر مشکلات محصول زیاد باشند، چنین تصمیمی ضروری است. اینکه از برنامه عقب بمانید و محصول مطمئن‌تر و قابل اتکاتری بدهید، بهتر است تا سر وقت باشید و محصولتان پر از عیب و نقص باشد.