با بزرگ‌تر شدن شرکت، ساختار آن به انعطاف‌ناپذیری و بوروکراتیک شدن سوق می‌یابد. در بعضی موارد افراطی، سلسله‌مراتب شرکتی به قدری خشک می‌شود که کارمندان دسترسی مستقیم به فرد بالا دست خود را به جز سرپرست مستقیم از دست می‌دهند.

بوروکراسی سد راه ارتباط

برای مثال، فرد ممکن است به سرپرست بخش دسترسی داشته باشد، ولی به مدیر بخش خیر. شاید سرپرست بخش نیز بتواند مستقیم به سراغ مدیر بخش برود، ولی امکان ندارد که او را دور بزند تا به یکی از مدیران، چه رسد به رییس برسد. حتی سرپرستان بخش معمولا نمی‌توانند مستقیم به سراغ رییس هیات‌مدیره بروند.
این سطح از بوروکراسی فقط مانع کارکنان از ابراز آزادانه عقایدشان می‌شود و در آخر امر پیشرفت شرکت را مختل خواهد کرد. همه به ویژه مسوولان، همیشه باید گوش به زنگ باشند تا مطمئن شوند که این مساله در شرکت پیش نیاید.
محیط آرمانی یا ایده‌آل کسب‌و‌کار محیطی است که حتی کارمند تازه‌کار هم احساس کند که به راحتی می‌تواند، در صورت تمایل با رییس رو در رو صحبت کند. این مسوولیت با مدیریت است که چنین فضایی را خلق و حفظ کند، فضایی که در آن ارتباط از بالا به پایین و برعکس تشویق شود.
برای نمونه، سرپرست بخش می‌تواند این را به کارکنانش بگوید که «اگر می‌خواهید با مدیر بخش صحبت کنید از نظر من اشکالی ندارد، ‌ولی بعدا گزارشی به من بدهید» یا چیزی شبیه این. اگر کارمندی مجبور شود سرپرست مستقیم خود را دور بزند، معنی آن این نیست که صلاحیت او را نادیده می‌گیرد. زمانی که افراد شروع می‌کنند در مقابل مسوول‌شان موضع‌گیری کنند، این نشان می‌دهد که شرکت مدتی است به آفت بوروکراسی مبتلا شده است.
اگرچه عقاید یا پیشنهادهای زیردستان ممکن است همیشه مربوط یا مناسب نباشد، چه بسا حاوی نکاتی باشند که ما هرگز فکرش را هم نکرده بودیم. مدیر باید توانایی تشخیص و اعمال پیشنهادهای سازنده را داشته باشد. اگر باور کنیم که فقط ایده‌های ما باارزش هستند، اسیر محدودیت‌های خودمان می‌شویم و نمی‌توانیم از این محدودیت‌ها عبور و راه‌های تازه پیدا کنیم. از طرفی دیگر، اگر خرد تمام کارکنانمان را یکجا جمع کنیم تا با آن چیز تازه‌ای خلق کنیم، شرکت به سرعت پیشرفت می‌کند. استفاده از خرد جمعی وظیفه دیگر مدیران است.
سرانجام، باید تمام توجه‌مان را صرف آن پیشنهادهایی کنیم که قطعا مفیدند و به راحتی دیگران را متقاعد می‌کنند. ما باید حتی به آن ایده‌هایی گوش دهیم که به نظر می‌رسند غیرقابل‌قبول هستند و کارکنانمان را تشویق کنیم به فکر کردن ادامه دهند و از آنان بخواهیم هر پیشنهادی که دارند مطرح کنند.
اگر کارکنان باور کنند که سرپرست‌شان واقعا به پیشنهادها و ایده‌های آنان علاقه‌مند هستند و احساس کنند راحت می‌توانند ابراز عقیده کنند، خلاقیت آنان می‌تواند مسیری در شرکت پیدا کند که به نفع همه تمام شود.

واگذاری مسوولیت
در واگذاری کار به فردی، قاعده اصلی که باید از آن پیروی کرد این است که کار را به کسی بدهیم که می‌خواهد. در بیشتر موارد، اطمینان از حسن انجام کار، روش مطمئن اثبات این قاعده است. با این همه، اگر انگیزه‌های پنهانی در کار باشد،‌ این قاعده لزوما قابل اتکا نیست و بنابراین شما باید مراقب باشید آن کار را به کسی بدهید که آن نوع کار را دوست دارد و واقعا می‌خواهد آن را انجام دهد. این حقیقت دارد که «آنچه فرد دوست دارد، به نحو احسن انجامش می‌دهد.»
از طرفی دیگر، ناپختگی یا ضعف فرد ذی‌ربط می‌تواند مانع انجام شدن کار شود. مدیر باید به آن فرد کمک کند تا بر چنین ضعف‌هایی غلبه کند، اما اگر در زمان مقتضی بهبودی حاصل نشد، باید آن فرد را عوض کرد. نگرش مدیر باید این طور باشد که «این کار را به او واگذار کن، اما او را به امان خدا رها نکن.» به عبارت دیگر، مسوولیت واگذار کنید، ولی فرد را کاملا تنها نگذارید.
مسوولیت نهایی همیشه متوجه مدیریت بالا است. مدیر باتجربه، با علم به این موضوع، به پیشرفت کارکنانش در کاری که به آنان واگذار کرده، توجه نشان می‌دهد. اگرچه آن کار عملا از دست او خارج است، هرگز نباید از فکرش خارج شود. به همین دلیل است که مدیر باید مرتبا گزارش پیشرفت کار را بخواهد و اگر هر مشکلی پیش آید، توصیه و راهنمایی ارائه دهد. این کار به نظر من وظیفه اصلی مدیر است.
با این همه، وقتی مدیر مسوولیتی به کسی واگذار می‌کند لازم نیست بیش از حد دخالت کند یا خود را درگیر جزئیات کار کند. وی باید جایی برای مانور زیر دستش بگذارد، ولی اگر سررشته امور از دست خارج شد، مدیر خوب کسی است که به موقع هشدار می‌دهد و راهنمایی می‌کند. در غیر این صورت، کسانی را که خودش برای آن کار انتخاب کرده عملا دست‌تنها می‌گذارد. مدیر مسوول هرگز چنین کاری نمی‌کند.
کارکنان قابل که کارهای پرزحمتی به آنان واگذار شده در صورت لزوم با رغبت تمام گزارش‌هایی ارائه می‌دهند یا خواستار مشاوره می‌شوند. در صورتی که دیگران این کارها را نمی‌کنند یا صرفا با اکراه باور دارند که چون آن کار به آنان واگذار شده باید آنان را به حال خود بگذارند تا آن کار را مطابق میلشان انجام دهند. این طرز فکر به تلاش مشترک خدمت نمی‌کند و نباید این قبیل افراد را در اولویت گذاشت. لازم است فورا آنان را تعویض کرد.
مدیریت متکی به افراد است و مدیران هرگز نباید بی‌اعتنا از کنار اشتباهات کارکنان‌شان بگذرند یا صرفا سعی کنند آنها را تحمل کنند. ما چه کارفرما و چه کارمند باید با یکدیگر صمیمانه و بسیار مودبانه رفتار کنیم. مسوولیت مدیر این است که مرتبا گوش به زنگ باشد تا مطمئن شود که در تمام مواقع، پست مناسب در دست فرد مناسب قرار دارد.
کتاب: نه برای لقمه‌ای نان – ترجمه: محمود متحد – انتشارات کندوکاو