مدیران پرتفو: تمرکز بر نوآوری یا فرآیند؟


طبیعی است که سازمان‌ها برای توسعه‌ محصولات و خدمات جدید به طور جدی با یکدیگر رقابت می‌کنند. در چنین شرایطی، بیشتر مهندسین نوآور و خلاق ترجیح می‌دهند بر شکاف‌های تکنولوژیک تمرکز کنند تا مدیریت پرتفو، مدیریت پروژه یا هر فرآیند دیگری. آنها پیروی از فرآیندها را امری ناکارآمد تلقی می‌کنند؛ به‌همین‌دلیل، به فرآیندها آن‌گونه که باید، توجه نمی‌کنند.
حال این سوال مطرح می‌شود که آیا تمرکز خود را بر فرآیندهای مدیریت پروژه و پرتفو باید معطوف کنیم؛ حتی به‌قیمت از دست‌دادن نوآوری؟ یا اینکه رویه‌های دست‌وپاگیر را باید حذف کنیم و تنها بر نوآوری تمرکز کنیم؟ این دو سوال از موضوعات اساسی بسیاری از کسب‌وکارهای وابسته به تکنولوژی است که البته پاسخ آن، در حد وسط این‌ دو است.
ایجاد تعادل بین نیاز به فرآیند و نیاز به نوآوری از مسائل مهم مدیران فنی پروژه است. فرآیند و نوآوری، دو موجودیت جداگانه با الزامات متفاوت هستند که در مقابل یکدیگرند. یک الگوی ناب مدیریت پرتفو، بر ادغام فعالیت‌ها، فرآیندها و نقش‌ها تمرکز دارد تا بتواند جریان اطلاعاتی صحیحی را در زمان‌های مناسب به افراد مربوط منتقل کند؛ بنابراین بیشتر در پی راهکاری برای ادغام فرآیند و نوآوری باید باشیم؛ تا ایجاد تعادل بین آنها.
در بخش تحقیق و توسعه (R&D)، «فرآیند» واژه‌ ملموسی نیست؛ با این حال، بیشتر مدیران موفق بخش R&D بر این باورند که برای توسعه‌ کارآمد محصولات، طراحی فرآیند لازم است. در بسیاری از صنایع، فرآیند توسعه‌ محصولات یا از طریق قوانین دولتی کنترل می‌شود یا گواهی‌‌نامه‌ خاصی، مثل ISO 9001 باید داشته باشد. کسب‌و‌کارها باید در پی ایجاد یک فرآیند توسعه‌ محصول کارآمد باشند؛ زیرا استفاده از یک روش ساختاریافته به شما کمک خواهد کرد تا مطمئن شوید که محصولات شما، پاسخگوی نیازهای مشتریان است و همان ویژگی‌هایی را دارند که تبلیغ شده است.
بیشتر سازمان‌های تحقیق و توسعه اکنون از انواع مختلف فرآیندهای توسعه‌ محصول استفاده می‌کنند. البته، فرآیند توسعه‌ محصول تنها فرآیندی است که در بخش تحقیق و توسعه پذیرفتنی است. توصیه می‌شود به جای تحمیل لایه‌های اضافی فرآیند مدیریت پروژه یا مدیریت پرتفو به تکنسین‌های فنی، در جست‌وجوی راه‌هایی برای توسعه‌ «فرآیند توسعه‌ محصول» باشید تا بتوانید عناصر کلیدی سایر فرآیندها را نیز پوشش دهید.
تصویب فرآیند توسعه‌ محصول به عنوان فرآیند فنی یا تجاری اصلی سازمان، اغلب اثربخش‌ترین راهکار برای سازمان‌های مبتنی بر تکنو‌لوژی است. از طریق توسعه‌ فرآیند توسعه‌ محصول و توجه به جنبه‌های کلیدی مدیریت پروژه و مدیریت پرتفو(تلفیق فرآیند توسعه محصول با مدیریت پروژه و مدیریت پرتفو)، می‌توان فرآیند اصلی تحقیق و توسعه را بهینه کرد؛ اثربخشی مدیران R&D و مدیران پروژه را افزایش داد و زیربنایی برای فرآیند تصمیم‌گیری پروژه و پرتفو ایجاد کرد.

ادغام مدیریت پرتفو با فرآیند توسعه‌ محصول
راه‌های مختلفی برای توسعه‌ فرآیند توسعه‌ محصول جهت پوشش جنبه‌های مدیریت پرتفو وجود دارد؛ اما باید در نظر داشت، هدف اصلی، دستیابی به مدیریت پرتفوی مستمر است و این یعنی کنترل و تجزیه و تحلیل دائمی شرایط و پدیده‌ها. اولین گام برای ادغام مدیریت پرتفو با فرآیند توسعه‌ محصول، بررسی پرتفو در درگاه مراحل است. جلسه‌های بررسی مراحل به‌طور منظم در دوره‌های خاصی باید برگزار شود؛ (مثلا در اولین پنج‌شنبه‌ هر ماه) تا مدیران کلیدی، بتوانند برای حضور در جلسه‌ها برنامه‌ریزی کنند. در این جلسه‌ها، فقط در مورد پروژه‌هایی بحث می‌شود که به یک درگاه رسیده باشند.(شکل 1)


در درگاه‌ها موارد زیر را نیز باید بررسی کنید:
چگونه پروژه با پرتفو منطبق می‌شود؟ چگونه تصمیمات جاری پروژه بر سایر بخش‌ها اثر می‌گذارد؟ چگونه تصمیمات پرتفو بر پروژه تاثیر می‌گذارد؟ این بررسی تنها در درگاه‌ها انجام می‌شود. همچنین، فقط پروژه‌های خاصی بررسی می‌شوند؛ نه همه‌ پروژه‌ها. پس، این عمل یک فرآیند دائمی نیست؛ با این حال، بررسی درگاه‌ها با توجه به تعداد پروژه‌هایی که به‌طور همزمان در حال اجرا هستند، ‌ماهانه انجام می‌شود و این حالت در مقایسه با بررسی سالانه‌ پرتفو بسیار مطلوب‌تر است.
در واقع، در هر جلسه‌ بررسی مراحل، فقط یک یا چند مورد بررسی می‌شوند؛ پس شما می‌توانید، بخشی از این جلسات را صرف بررسی نحوه‌ اثر‌گذاری و اثر‌پذیری پروژه‌ها در سبد پروژه‌های کسب‌و‌کار کنید؛ حتی اگر تعداد کمی از پروژه‌ها را بررسی کنید، می‌توانید نتایج را به سایر پروژه‌ها بسط دهید. ممکن است در دفعه‌های اول که از این فرآیند تلفیقی استفاده می‌کنید با بی‌نظمی و آشفتگی رو‌به‌رو شوید؛ اما به‌محض آنکه تیم‌های پروژه دریابند که چگونه به هم وابسته‌اند و چقدر بر یکدیگر اثر‌گذارند، بهتر می‌توانید شرایط را مهار کنید و فرآیند یادگیری را آسان کنید؛ به این‌ترتیب تیم‌های پروژه، بهتر خواهند توانست بین پروژه‌ها یا بخش‌های سازمانی با سایر تیم‌های پروژه و نیز کمیته بررسی مراحل، ارتباط برقرار کنند.
مدیر پروژه با بررسی هر پروژه و ارتباط آن با سایر پروژه‌ها به سرعت می‌تواند همه‌ مسائل و موضوعاتی را که تاکنون بررسی نشده‌اند، شناسایی کند. هدف این فرآیند، پیوستن پروژه‌ها به یکدیگر و تشکیل یک کل واحد با اهداف مشترک است. این کار، نه فقط برای پروژه‌ها ارزش‌آفرینی می‌کند، برای ورود به مرحله‌ بعدی نیز ضروری است.

ادغام مدیریت پروژه با فرآیند توسعه‌ محصول
ایده‌ها و مسائل جدیدی که در جلسه‌های بررسی جامع شناسایی شده‌اند، در بخش مدیریت و برنامه‌ریزی تاکتیکی پروژه‌ها پیاده‌سازی می‌شوند. برای این منظور، باید چشم‌اندازی فراتر از آن درگاه داشت تا بتوان اصلاحات لازم را بر برنامه پروژه‌ اعمال کرد.
برای آنکه بتوانید به‌صورت کارآمد از نتایج حاصل از بررسی درگاه در هر مرحله در برنامه‌ریزی جامع برای مرحله بعد استفاده کنید، دقیقا باید مشخص کنید که چگونه فرآیند مدیریت پروژه با فرآیند توسعه‌ محصول تلفیق خواهد شد؛ در غیر این‌صورت، برخی از اطلاعات مهم در هاله‌ای از ابهام و بدون استفاده باقی خواهند ماند. روشی را که پیشنهاد می‌کنم، استفاده از برگه‌ اطلاعات پروژه (PDS) است که برای کل پروژه دارید؛ یک برنامه‌ جزئی و یک برگه‌ اطلاعات ویژه‌ هر مرحله نیز باید آماده کنید.
ایجاد برگه‌ اطلاعات به‌صورت «خلاصه اجرایی» هم برای بحث در کمیته‌ بررسی مناسب خواهد بود و هم برای تهیه‌ یک چارچوب سازمان‌یافته برای اصلاحات.
ادغام فرآیند توسعه‌ محصول به شما کمک خواهد کرد تا ضمن تمرکز بر جنبه‌های نو‌آوری و فنی سازمان خود، به‌صورت اثربخش‌تری پروژه‌ها و پرتفو‌ی خود را هدایت کنید. در دنیای کسب‌و‌کار پرابهام و رقابتی امروز، نمی‌توان تنها از طریق نو‌آوری به موفقیت رسید.
برای توسعه‌ محصول باید پا را فراتر از بخش تحقیق و توسعه گذاشت و با محیط کسب‌و‌کار در ارتباط بود. مدیران پروژه و محصول، اغلب در ابتدا این ارتباطات ضروری را ایجاد می‌کنند؛ اما بر اثر گذشت زمان این ارتباطات کمتر و کمتر می‌شوند. یک راه برای حمایت از این رهبران و افزایش پل‌های ارتباطی و نیز کمک به مدیران و رهبران پروژه در حفظ این ارتباطات، تلفیق فرآیند توسعه محصول با مدیریت پروژه و مدیریت پرتفو است.
* دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت مالی
([email protected])
**کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات ([email protected])