بخش دوم و پایانی در بخش پیش با نکاتی در رابطه با «گزارش وضعیت پروژه» آشنا شدیم که رعایت آنها می‌تواند ما را در مدیریت هر چه بهتر پروژه یاری رساند. همان‌طور که گفته شد، هر چه گزارش وضعیت پروژه بهتر باشد، ارتباط تیم پروژه با ذی‌نفعان پروژه سفت و سخت‌تر است.

اشتباه‌های فاحش در مدیریت پروژه
نکات نا نوشته درباره گزارش وضعیت پروژه


ضعف در تنظیم گزارش پروژه در شرایط ایده‌آل مشکلی ایجاد نمی‌کند، اما به محض مواجهه با مشکلات، تیم پروژه را در معرض سخت‌ترین تهدیدها قرار می‌دهد. اما این ضعف نیز علل خود را دارد که در این بخش شرح داده خواهد شد و در عین حال علائم بروز این مشکل و راه‌‌های حل آن نیز در ادامه خواهد آمد.

چه‌طور اتفاق می‌افتد
پیشرفت پروژه بر اساس برنامه زمانی پیگیری نمی‌شود یا گزارش این پیشرفت به روز نگه داشته نمی‌شود.
طراحی یک برنامه‌ زمانبندی عالی، کار بسیار خوبی است، ‌اما دنبال نکردن این برنامه‌ زمانی باعث می‌شود تا چنین برنامه‌ای در تکمیل و موفقیت پروژه به درد شما نخورد. چندتایی پروژه دیده‌ام که از مسیر اصلی منحرف شده‌اند زیرا مدیر پروژه یا وفاداری چندانی به برنامه‌ زمانی نداشته است یا فعالیت‌های برنامه‌ زمانی پروژه را به‌روز نگه نداشته است.
1-جلسه‌های هفتگی تیم پروژه برگزار نمی‌شوند
باید حتما جلسات بین اعضای تیم برای مدیریت پروژه بسیار منظم و بسیار ساختارمند باشد و در آنها ویژگی‌های محصول، برنامه‌ زمانی، ریسک‌ها، مشکلات و هزینه‌ها مرور شوند. این کار یعنی تضمین کنید که تیم پروژه‌ شما از روند کار مطلع است و همه بر اولویت‌های درستی تمرکز دارند. اینکه هر هفته یک ساعت کنار یکدیگر باشید و این کارها را سروقت انجام دهید، هزینه‌ پرمنفعتی است که باعث می‌شود تیم مدیریت پروژه‌ شما از خلال آن وضعیت پروژه را دریابند و بدانند چه اتفاقات موثری در پروژه می‌تواند رخ دهد.
2-گزارش وضعیت مهیا نمی‌شود یا به موقع نیست
تهیه‌ گزارش وضعیت‌های رسمی، به‌موقع، دقیق و موجز به همان اندازه مهم است که جلسات هفتگی با تیم مدیریت. این کار زمان بسیار زیادی نمی‌برد. همان‌طور که قبلا هم گفتم، اغلب گزارش وضعیت‌ها را در جلسات شرح وضعیت تکمیل کرده‌ام که در آن روی یک صفحه برای همه این شرح وضعیتی را که در حال نوشتن‌اش بوده‌ام، نمایش می‌داده‌ام. همچنین نباید در شرح وضعیت‌هایتان اطلاعات و داده‌های کهنه و قدیمی را وارد کنید. زمانی روی پروژه‌ای کار می‌کردم که گزارش وضعیت‌ها در آن هر چهارشنبه منتشر می‌شد، ‌اما تاریخ نوشتن این شرح وضعیت‌ها از جمعه‌ هفته‌ قبل بود. بنابراین، فعالیت‌هایی که یکشنبه تا سه‌شنبه انجام می‌گرفتند، در گزارش وضعیت انعکاس نمی‌یافتند. این کار می‌توانست کاملا مضر و آسیب‌زا باشد، به خصوص اگر بین روزی که گزارش وضعیت از آن آغاز می‌شد تا روز انتشار، موضوعات بسیار مهمی رخ می‌دادند.
3- وقتی مشکلات پدیدار می‌شوند، کارهای لازم برای جلوگیری یا رفع آنها با سرعت کافی انجام نمی‌شوند.
وقتی شاخص وضعیت زرد می‌شود، شما به عنوان مدیر پروژه باید دست به عمل بزنید. وظیفه‌ شما اطمینان حاصل کردن از موارد زیر است:
کسی مسوول مستقیم این مشکل باشد.
پیش‌بینی‌هایی از موارد مورد نیاز برای رفع این مشکل انجام شوند.
تاریخ رفع و رجوع مساله‌ پیش‌آمده مشخص شده باشد.
وضعیت مشکل پیش‌آمده و روند حل آن پیگیری شود.
مساله‌ پیش‌آمده تنها زمانی رفع می‌شود که واقعا به‌طور کامل حل شده باشد.
شما در مقام مدیر پروژه باید بتوانید کارها را طوری سازماندهی کنید که آدم‌هایی معین مسوول حل مشکلاتی معین باشند. اگر تیم شما بداند که مدیر پروژه شخصا کار افراد مسوول را پیگیری می‌کند، آن وقت احتمالا با رغبت و انگیزه‌ بیشتری به حل مشکلات دست می‌زنند.

علائم خطر
1- ذی‌نفعان پروژه یا تیم پروژه پی در پی از میزان پیشرفت پروژه سوال می‌کنند
پرسش‌های مکرری از قبیل «کجای کار هستیم؟» از اعضای تیم پروژه یا ذی‌نفعان آن را باید شاخص بسیار خوبی برای این موضوع بشمارید: وضعیت پروژه را به میزان کافی، به دفعات کافی یا به‌شیوه‌ای موجز هم‌رسانی نکرده‌اید و با دیگران در میان نگذاشته اید. این کار نه تنها ذی‌نفع‌ها و اعضای تیم پروژه را بی‌حوصله می‌کند، بل همچنین وقت مدیر پروژه را با لزوم پاسخگویی به درخواست‌های مکرر برای اطلاعات راجع به پروژه تلف می‌کند.
2- تیم پروژه از مسائل و مشکلات پیش روی پروژه، اطلاع واضح و شفافی ندارند
مشکلات و مسائل پروژه اعضای تیم پروژه را غافلگیر یا گیج می‌کند و این احتمالا یعنی ارتباط به موقع رخ نداده است و نمی‌دهد یا علائم هشداردهنده در همان مراحل نخست تشخیص مشکلات و مسائل برای اعضای تیم ارسال نشده‌اند. شاید هم نشانگر این واقعیت باشد که اعضای تیم به طور مرتب و کافی با یکدیگر ملاقات نمی‌کنند تا مسائل و بدیل‌های ممکن برای حل آن را به‌صورت جمعی درک کنند.
3- مشکلات مسوول مستقیم ندارند یا تاریخ «ضروری برای رفع مشکل» مشخص نشده است
مسائلی که حل آنها به کل تیم پروژه یا گروه‌های دیگری از آدم‌ها محول شده باشند، انگار اصلا به هیچ کس محول نمی‌شوند، زیرا فقط یک نفر باید مسوول مستقیم هر مشکلی باشد و با جمعی‌کردن این مسوولیت، هیچ فرد به‌خصوصی خود را مسوول مستقیم آن نمی‌داند. هر مساله‌ای ــ خواه در مورد برنامه‌ زمانی باشد، خواه مشکل، ریسک یا معضلی مربوط به هزینه‌ها باشد ـ باید به یک فرد واحد تخصیص یابد و زمان ضروری برای رفع آن نیز معین گردد.
4- نمی‌دانید چه زمانی یک مورد قرار است به یک مساله یا مشکل بدل شود
اگر مسائل و مشکلات پروژه پشت سر هم شما را غافلگیر می‌کنند و پیش از سربرآوردن آنها هیچ هشداری نمی‌بینید، آن وقت شاید از نظام هشداردهنده مناسبی برخوردار نباشید؛ نظامی که بتواند مشکلات را تشخیص دهد تا پس از آن بتوانید کنش‌های به‌موقع انجام دهید. غافلگیری‌ به درد همان جشن تولد می‌خورد، وگر نه غافلگیر شدن داخل یک پروژه ابدا مفرح نیست.

راه حل: ورق را برگردانید
1- طبق برنامه‌ زمانی پیش روید
از این موارد اطمینان حاصل کنید: برنامه‌ زمانی وظایف پروژه‌ شما به دقت انعکاس کارهای در حال انجام باشد، هر وظیفه‌ای به شخص خاصی محول شده باشد و تاریخ شروع و اتمام هر وظیفه‌ای مشخص باشد و رعایت گردد. اگر برنامه‌ زمانی شامل داده‌های کهنه باشد، احتمال دارد ذی‌نفعان و اعضای پروژه را عصبی کنید، زیرا ممکن است تصور کنند که مدیر پروژه از اعتبار و توانایی کافی برای گزارش دقیق وضعیت پروژه برخوردار نیست.
2- گوش به زنگ صدای قطارها باشید
از شاخص وضعیتی زرد رنگ برای مشخص‌کردن مشکلات پیش رو استفاده کنید تا بتوانید اعمال مناسب را در لحظه مناسب ترتیب دهید. اگر می‌بینید که شاخص‌های کلیدی پروژه غالبا از سبز به قرمز تغییر می‌کنند، احتمالا چنین موقعیتی رخ می‌دهد: روی ریل ایستاده اید، قطاری از روبه‌رو می‌آید و انگار پیش از آنکه تصمیم بگیرید از ریل عبور کنید، توقع دارید قطار درست جلوی پای شما بایستد و لهتان نکند!
3- هیچ چیز را پیچیده نکنید
نباید آدم‌ها برای فهمیدن گزارش وضعیت پروژه زمان زیادی بگذارند. از علائم، رنگ‌ها و سبک موجز و خلاصه استفاده کنید تا وضعیت ‌امور پروژه را به آدم‌هایتان بفهمانید. در پروژه‌هایی که حامی مالی بوده‌ام، ابتدا به بالای شرح وضعیت نگاه می‌انداختم تا شاخص‌های کلیدی مربوط به زمان‌بندی پروژه، ریسک‌ها، مشکلات و هزینه‌ها را ببینم. اگر همه‌ شاخص‌ها سبز می‌بودند، با خیال راحت بقیه‌ گزارش را سریع و سطحی می‌خواندم. اگر رنگ زرد یا قرمزی به چشمم می‌خورد، آن وقت حوزه‌ مربوط به آن را با دقت بسیار مطالعه می‌کردم.
4- پیرو مسیر زمان‌بندی پروژه باشید
باید بتوانید پیشرفت پروژه را دقیقا بر اساس زمان‌بندی خودتان پیش ببرید و تخمین هزینه‌ها برای تکمیل پروژه را به صورت هفتگی به‌روز کنید. اطمینان حاصل کنید که از زنجیره‌ مسیر بحرانی پروژه اطلاع کافی و وافی دارید به‌طوری که هر زمان این مسیر تغییر کرد، از تغییر آن باخبر شوید. از وسوسه‌ کنار گذاشتن برنامه‌ پروژه دست بکشید و احتراز کنید، زیرا در صورت این کار قطعا از مسیر خارج خواهید شد. باید کاملا کنترل پروژه را به دست داشته باشید تا برنامه‌ شما انعکاسی از واقعیت پروژه باشد و نه نقشه‌ای خیالی و موهوم.

خلاصه‌ نکات
جلسات هفتگی برای مرور پیشرفت حاصل شده در توسعه‌ ویژگی‌های محصول، پیشرفت در انطباق با زمان‌بندی و اهداف کلیدی، ریسک‌ها، مشکلات و هزینه‌ها تشکیل دهید.
همیشه از مسیر بحرانی پروژه‌ خود اطلاع کامل داشته باشید.
اجازه ندهید که برنامه‌ زمانی پروژه عقب بیفتد؛ همیشه بدانید چه کسی قرار است چه کاری را انجام دهد، چه قدر از وظیفه‌ خود را انجام داده و چه زمان آن را به پایان می‌برد.
همیشه بلافاصله پس از جلسات شرح وضعیت، گزارش وضعیت خود را ارسال کنید.
از اعتبار محتوای گزارش وضعیت خود اطمینان حاصل کنید؛ اگر اوضاع خیلی خوب نیست، لاپوشانی نکنید و حقیقت را بنویسید.
کسانی را که می‌توانند در تخفیف ریسک‌ها و حل مشکلات به شما کمک کنند، شناسایی کنید؛ آنها را از ابتدای پدیدارشدن ریسک‌ها و مشکلات درگیر پروژه کنید.
از همان ابتدا به مسائل بپردازید؛ اصلا فرض نکنید که مشکلات ناپدید می‌شوند یا خود به خود حل خواهند شد.