اشتباه‌های فاحش در مدیریت پروژه

افزایش هزینه پروژه فراتر از پیش‌بینی‌ها

وقتی این فصل را می‌نوشتم، با خودم کلنجار می‌رفتم که آیا موضوع آن واقعا یک اشتباه جدی در مدیریت پروژه هست یا نه. چندین پروژه انجام داده‌ام که در آنها نتیجه نهایی موفقیت‌آمیز بود؛ اما پول خرج‌شده بر سر پروژه بیش از پیش‌بینی‌های اولیه از آب درآمد. خوب، آیا این یک اشتباه فاحش است؟

اگر فرهنگ سازمانی خود را در نظر بگیرید و از چشم‌انداز تحویل پروژه به موضوع بنگرید، این اتفاق هم می‌تواند یک اشتباه فاحش باشد و هم می‌تواند نباشد. با این حال، از چشم‌انداز اعتبار خودتان در مقام یک مدیرپروژه که باید هزینه‌های پروژه را تخمین بزند و پروژه را طبق توافق‌های آغازین به پایان برساند، فراتررفتن هزینه‌ها یک اشتباه فاحش است. توانایی شما برای تکمیل یک پروژه طبق موعد و طبق هزینه‌های پیش‌بینی‌شده، معیاری مهم برای ادامه موفقیت شما در مقام یک مدیر پروژه است. هربار که اتفاقی جز این بیفتد، از اعتبار شما نیز در مقام مدیر پروژه کسر خواهد شد.
کتاب‌های بسیار خوبی درباره مدیریت هزینه‌های یک پروژه نوشته شده است و به لطف آنها، چندان به طور دقیق و با شرح جزئیات به تکنیک‌های مدیریت هزینه نخواهم پرداخت و شما را به خواندن همان کتاب‌ها برای اطلاعات دقیق‌تر دعوت می‌کنم. پس آن کاری که خواهم کرد، شرحی موجز از برخی مسائل است که خودم در مدیریت بودجه پروژه با آنها مواجه شده‌ام. همچنین به چند تکنیک اشاره خواهم کرد که در مدیریت این مسائل مفید خواهند بود.
نخست، اجازه دهید به برخی از واژه‌های تخصصی مدیریت هزینه پروژه اشاره کنم تا زبان‌مان را بر این موضوع مشترک کنیم:
بودجه کامل: مقداری از بودجه که برای کل پروژه در نظر گرفته شده است.
بودجه جاری: مقداری که تا زمان مورد نظر به پروژه داده شده است.
هزینه‌های واقعی: مقداری که تا زمان مورد نظر بر سر پروژه هزینه شده است.
بودجه باقیمانده: بودجه کل منهای بودجه جاری.
اختلاف جاری: اختلاف بین بودجه کنونی و هزینه‌های واقعی
میزان تخمینی برای تکمیل پروژه: تخمین میزان بودجه مورد نیاز برای تکمیل پروژه و پس از معلوم شدن هزینه‌های واقعی تا آن روز.
میزان تخمینی برای اختلاف کامل: اختلاف بین بودجه باقیمانده و میزان تخمینی برای تکمیل پروژه.
تخمین تکمیل پروژه: هزینه‌های واقعی به‌علاوه میزان تخمینی برای تکمیل پروژه.
تخمین اختلاف تکمیل پروژه: اختلاف بین بودجه کامل برای پروژه و میزان تخمینی برای تکمیل پروژه.
بودجه اضطراری: بودجه‌ای که به پروژه افزوده می‌شود تا فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌نشده را پوشش دهد.
بودجه اضطراری باقیمانده: میزان بودجه باقیمانده از بودجه اضطراری که پس از کنار گذاشتن برخی از فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌نشده باقی می‌ماند.
شما در مقام مدیر پروژه، در هر زمانی در سیر یک پروژه باید میزان مقادیر بالا را بدانید تا مطلع باشید که هزینه‌های پروژه شما به خوبی مدیریت می‌شوند یا خیر. اکنون باید برخی از شما در این نقطه مشکوک شده باشید و بگویید این کار مدیریت بیش از حد پروژه است. اما اجازه دهید به اجمال این شاخص‌های هزینه را بررسی کنیم و ببینیم نقش هر یک چیست. احتمالا نظرتان برخواهد گشت.
فرض کنید پروژه‌ای سه‌ماهه در دست دارید و بودجه کامل آن صدهزار دلار است و ده هزار دلار نیز بودجه اضطراری برای تصادف‌های احتمالی و پیش‌بینی‌نشده به شما داده می‌شود. اکنون سه هفته از پروژه گذشته است و تا به حال 30000 دلار از بودجه کامل را خرج کرده‌اید و بودجه جاری شما 30000 دلار است. اختلاف شما در این نقطه صفر دلار می‌شود. به نظر می‌رسد همه‌چیز مرتب باشد، نه؟ اجازه دهید اطلاعات بیشتری در اختیارتان بگذارم. از 10000 دلار بودجه اضطراری تخصیص ‌داده‌ شده به تصادف‌ها، 5000 دلار بر سر فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌نشده صرف شده است و تنها 5000 دلار برای باقیمانده تصادف‌های پروژه در اختیار شما است.
تخمین جهت تکمیل پروژه 80000 دلار هزینه پیش‌بینی شده است که معادل با تخمین کامل 110000 دلار در برابر بودجه کامل 100000 دلار است. پس اگر من فقط به اختلاف این هفته نگاه کنم، پروژه عالی پیش می‌رود، اما اگر به سرانجام پروژه فکر کنم، دست کم 10000 دلار اختلاف خواهم داشت و قطعا ضرر می‌کنم. بنا به محیطی که در آن کار می‌کنید، 10000 دلار هم می‌تواند مبلغ زیادی باشد و هم ممکن است هیچ اهمیتی نداشته باشد؛ اما در هر حال دیدن این مساله بسیار مهم است.

چطور اتفاق می‌افتد
1- اختلاف تخمین تکمیل پروژه مدیریت نشده است.
حین مدیریت هزینه‌های پروژه فقط دانستن وضعیت کنونی مهم نیست، بلکه باید دانست سرانجام پروژه چه خواهد بود. وقتی به تخمین تکمیل پروژه نگاه می‌کنید، وادار می‌شوید نگاه کل‌نگرانه‌ای به پروژه بیندازید تا تمام هزینه‌های پیش‌بینی‌ شده را طوری مدیریت کنید که با تخمین تکمیل پروژه شما جور در بیاید. سال‌های اول در پروژه‌هایی که انجام می‌دادم اختلاف تخمین تکمیل پروژه به طور هفتگی رشد می‌کرد؛ اما تخمین دقیقی برای پیش‌بینی تکمیل پروژه نداشتم. آن‌وقت بود که به شدت غافلگیر می‌شدم زیرا بودجه مورد نیاز برای پروژه بسیار از پیش‌بینی‌های من بیشتر شده بود.
2- ترکیب منابع واقعی پروژه با ترکیب منابع بودجه‌بندی‌شده متفاوت است.
وقتی هزینه‌ها را تخمین می‌زنید، ممکن است درباره انواع منابع مورد نیاز خود و هزینه نسبی هر منبع فرض‌هایی را در نظر بگیرید. با این حال، بارها اتفاق افتاده که ترکیب منابعی که طراحی کرده‌ام، با ترکیب منابع بودجه‌بندی‌شده متفاوت است. بنابراین، معضلی مربوط به بودجه پیش روی خود داشتم که با ادامه پروژه بدتر هم می‌شد؛ زیرا پروژه را با ترکیب منابع گران‌قیمت‌تر پیش ‌می‌بردم.
درست مثل این است که شاهد آمدن موجی به سوی خود باشید و این موج هر لحظه بزرگ‌تر و بزرگ‌تر باشد تا دست آخر شما را در بر بگیرد و ببرد. پروژه بودجه‌ای اضطراری برای پوشش تصادف‌های ممکن تهیه یا مدیریت نکرده بود.
وقتی هزینه‌های پروژه را تخمین می‌زنم، بنا به عادت یک بودجه اضطراری در نظر می‌گیرم که برابر با 10 تا 20 درصد هزینه کامل پروژه است. این میزان بر اساس فاکتورهای زیر تغییر می‌کند:
تعداد، بزرگی و ماهیت ریسک‌های مشخص‌شده پیش روی پروژه.
سطح منحنی یادگیریِ تیم پروژه.
موضوعات بی‌جوابی که در همان آغاز پروژه شناخته شده‌اند.
بسیاری از مدیران پروژه به خوبی از پس برقرارکردن بودجه اضطراری و به‌حساب‌آوردن فاکتورهای بالا موفق بوده‌اند. اما وقتی اوضاع به هم می‌ریزد، مدیران پروژه تمرکز خود جهت مدیریت بودجه اضطراری را از دست می‌دهد و حساب بودجه باقی‌مانده از دستش در می‌رود. به‌عنوان یک مدیر پروژه باید بدانید که چگونه بودجه اضطراری خرج می‌شود؟ اگر بودجه اضطراری خود را بر سر فعالیت‌هایی ازپیش برنامه‌ریزی‌شده هزینه کنید که انتظار این میزان از مصرف بودجه را از سوی آنان نداشتید، آن وقت ممکن است در برابر یک فعالیت برنامه‌ریزی‌نشده دست و پایتان بسته باشد.
3-به درخواست مدیر پروژه برای بودجه‌های اضافه اعتنا نمی‌شود.
اگر اوضاعتان خوب نباشد و در موقعیتی بحرانی قرار گرفته باشید، نیاز به بودجه اضافه خواهید داشت. برای یک درخواست مناسب و معتبر جهت گرفتن بودجه اضافه باید موارد زیر را حتما در نظر بگیرید:
شرح دقیقی از پدیده‌های منجر به این اتفاق در ذهن داشته باشید
به فعالیت‌های باقیمانده در ادامه کار نگاه کنید. قسمتی را پیدا کنید که بتوان حذف کرد و مقادیری دلار به دست آورد. در این صورت می‌توانید دو گزینه پیش روی حامی مالی بگذارید: یا دادن بودجه اضافه یا کاستن از مقیاس پروژه.
تخمین تکمیل پروژه را به‌صورتی بسیار روشن، واقع‌گرایانه و قابل اتکا به دست آوردید.
تا جایی که ممکن است درخواستی جامع و فراگیر ارائه دهید تا بعدتر دوباره مجبور نباشید بودجه اضافه مطالبه کنید.
برای ذخیره بودجه روی راه‌های خارق‌العاده و معجزه‌ها حساب باز نکنید؛ ارقام دقیقی پیش روی خویش داشته باشید و خودتان را سکه یک پول نکنید.
صادقانه بگویید که کدام پیش‌فرض‌هایتان درست «از آب درنیامد». آنگاه از اعتبار بیشتری برخوردار خواهید بود.
ساده بگویم، درخواست پول بیشتر اصلا خوشایند نیست. در واقع، این کار به نظر من یکی از تحقیرآمیزترین جنبه‌های کارم بوده است، به‌خصوص اگر قبلا می‌توانستم جلوی این کسری بودجه را بگیرم و این کار را نکرده باشم.

خلاصه نکات
به مدیریت اختلاف جاری محدود نمانید؛ تخمین اختلاف تکمیل پروژه را نیز مدیریت کنید.
برای بودجه‌ اضطراری جهت پوشش دادن کارهای پیش‌بینی‌نشده برنامه‌ریزی کنید. بدانید چه فعالیت‌هایی می‌توانند در آینده انجام نشوند.
تعداد دفعاتی را که درخواست پول بیشتر می‌کنید، به حداقل برسانید.


علائم خطر
1- با ادامه پروژه، اختلاف جاری شما نیز بیشتر می‌شود.
اگر اختلاف جاری شما هر هفته بیشتر شود، احتمالا با معضل بودجه طرف شده‌اید. اگر به اختلاف‌هایی نپردازیم که روندی اشتباه را طی می‌کنند، احتمالا روندشان تا انتهای پروژه یکسان باقی می‌ماند.
2- نسبت به آنچه در آغاز پیش‌بینی کرده بودید، کارهای برنامه‌ریزی ‌نشده بیشتری پیش رو دارید.
کار برنامه‌ریزی‌نشده به معنای هزینه‌های برنامه‌ریزی‌نشده است. شاید بودجه اضطراری شما برای پوشش این کارها کافی باشد، اما در عین حال باید به دقت این بودجه را مدیریت کنید تا دچار کسری نشوید.
3- نمی‌دانید چه میزان از بودجه اضطراری را بر سر چه چیزی خرج کرده‌اید
اگر حتی طبق بودجه پیش بروید، اما از وضعیت بودجه اضطراری خود آگاه نباشید، آن وقت به نظر من وضعیت‌تان خیلی بهتر از زمان بالا آوردن کسری نیست. شاید خوش‌شانس باشید و بعد از مرحله‌ای دیگر به بودجه اضطراری نیازی نداشته باشید، اما بهتر است به‌طور کامل بدانید بودجه اضطراری شما صرف چه شده است.
4- اختلاف جاری شما فراز و نشیب زیادی دارد، اما تخمین اختلاف تکمیل پروژه صفر باقی می‌ماند
ناپایداری دائمی در تاریخچه اختلاف جاری پروژه، احتمالا به این معنا است که در آینده نیز نوسانات اختلاف جاری ادامه خواهد داشت. اگر اختلاف جاری شما ابدا مطلوب نیست، اما تخمین اختلاف تکمیل پروژه نشان می‌دهد طبق بودجه پیش می‌روید، احتمالا خودتان را سر کار گذاشته‌اید. اگر تاریخچه پروژه خود را به خوبی بفهمید، احتمالا آینده آن را نیز به درستی پیش‌بینی می‌کنید.


راه حل: ورق را برگردانید
1- اوضاع هزینه‌های پروژه خود را به‌طور کامل بفهمید
به خوبی اختلاف جاری را ‌اندازه بگیرید و بودجه اضطراری خود را مدنظر داشته باشید. پس از آنکه تاریخچه پروژه را به خوبی بررسی کردید، دید خوبی نسبت به آینده پروژه خواهید داشت. واقع‌گرا و جامع‌نگر باشید، اما با اتکا به پیش‌بینی‌ها دل به دریا نزنید.
2- ببینید در ادامه پروژه چه کارهایی را می‌توانید انجام ندهید.
به‌عنوان صاحب یک کسب و کار، همیشه مدیر پروژه‌ای را ستایش کرده‌ام که چند گزینه پیش رویم می‌گذارد و عواقب آنها را نیز به خوبی برایم شرح می‌دهد. آنگاه باید بین این دو انتخاب کنم که از ابعاد پروژه و شاید محصول نهایی کاسته شود و در عوض طبق بودجه پیش بروم، یا اینکه کسری بودجه را با بودجه اضطراری جبران کنم و بسته به شرایط یکی از این دو گزینه را انتخاب کنم.
3- تا جایی که می‌توانید، دفعاتی را که پول اضافه درخواست می‌کنید، به حداقل برسانید.
دریافته‌ام که هربار برای درخواست پول اضافه رجوع می‌کنم از اعتبارم در مقام یک مدیر پروژه به‌شدت کاسته می‌شود. وقتی پول اضافه می‌خواهم، سعی می‌کنم تنها یک بار چنین درخواستی را ارائه دهم و به‌همین خاطر درخواست مزبور را تا حد ممکن به‌طور جامعی ارائه می‌دهم. اگر فاکتورهای ناشناخته‌ای داخل پروژه مطرح باشند که شاید بعدتر هزینه‌هایی روی دستم بگذارند، حتما آنها را در این تک درخواست خواهم گنجاند تا هرگز دوباره وادار به مطالبه پول بیشتر نشوم.