چند سال قبل در یک شرکت سازنده عظیم صنعتی، روی پروژه‌ای مربوط به یک فرآیند مهندسی معکوس کار می‌کردم.

اشتباه‌های فاحش در مدیریت پروژه
آدم مناسب پروژه را پیدا کنیم

پروژه ماه‌ها به طول انجامید و به نظر می‌رسید همه‌چیز خوب پیش می‌رود. آن وقت، شخصی که نام مستعار «هک» را روی آن می‌گذارم، داخل پروژه شد. وظیفه او تهیه گزارش برای یکی از مدیران بود. هک از همان اول با دید منفی به داخل پروژه آمد و بعد از چند هفته توانست مدیر مزبور را قانع کند که باید پروژه را تعطیل کرد. آن روز تیم پروژه وسایلش را جمع کرد و از آنجا رفت. وقتی دوباره به آن پروژه نگاه می‌کنم، می‌بینم که اگر هک را زودتر درگیر پروژه کرده بودیم، شاید می‌توانستیم تغییراتی اساسی در جهت‌گیری آن اعمال کنیم. به این ترتیب می‌توانستیم پروژه را با انتظارات مدیریت هم‌سوتر کنیم و از اتلاف این همه زمان و پول بر سر آن جلوگیری کنیم. شاید هم قضیه کلا بر عکس باشد. شاید هک صرفا آن کسی است که ناگهان به پروژه‌تان آمده و موجب شده است که همه چیز از هم بپاشد. شاید تعطیل‌کردن پروژه تصمیم نادرستی بوده باشد. و البته شاید هم تصمیم درستی بوده؛ زیرا پروژه نیاز جمعی مصرف‌کنندگان را پاسخ نمی‌داده است. فارغ از اینکه تصمیم درستی بوده است یا نه، باید حواستان باشد چه کسی درگیر پروژه‌تان می‌شود. باید کسی را درگیر پروژه کنید که به شکلی بهتر موفقیت آن را تضمین کند و علیه هدررفتن و ناکام‌ماندن پروژه‌ای مناسب گام بردارد.
پس اجازه بدهید درباره آدم‌ها یا ذی‌نفع‌هایی سخن بگوییم که در پروژه نقشی بر عهده ندارند، اما می‌تواند بر برون‌داد آن تاثیر بگذارند. به نظر من و بر اساس تجربیات‌ام، می‌توان ذی‌نفع‌ها را به دو گروه تقسیم کرد: ذی‌نفع‌های مشتری که شما به آنها کمک می‌کنید و ذی‌نفع‌های تامین‌کننده که به شما کمک می‌کنند. ذی‌نفع‌های مشتری اساسا اغلب همراه با مدیریت مربوط به ایشان بدل به مشتریان شما می‌شوند. در پایان آنها محصول نهایی شما را داوری و ارزیابی خواهند کرد. ذی‌نفع‌های تامین‌کننده شما می‌توانند انواع گوناگونی داشته باشند. پرسنل پشتیبانی فنی، مشاوران، و عرضه‌کنندگان خارج از قرارداد نرم‌افزارها، همگی نمونه‌هایی از ذی‌نفع‌های تامین‌کننده هستند. وقتی به طراحی پروژه خود می‌پردازید، باید درباره نوع کمک مورد نیاز خود فکر کنید و ذی‌نفع‌های تامین‌کننده مناسب خویش را فهرست نمایید.

چطور اتفاق می‌افتد
1- هیچ تعریف دقیقی در دست ندارید که چه کسی مشتری است
فهرست مشتریان‌تان را درست کنید و آنها را همان ابتدا از پروژه باخبر سازید. این کار اهمیت بسیار زیادی دارد و باعث می‌شود کسی به خاطر خبرنداشتن از پروژه از لیست نیفتد. به تجربه آموخته‌ام که شما به تنهایی کارتان را خیلی خوب پیش می‌برید و پروژه را به درستی انجام می‌دهید. اما اگر کسی از همان ابتدا خبر نداشته باشد و بعد از جریان پروژه آگاه و در آن درگیر شود، آن وقت دچار مشکل می‌شوید. نه تنها باید آن افراد را در پروژه مشارکت دهید و همراستا کنید (زیرا تعهداتشان را لازم دارید)، بل همچنین باید به آنها امتیاز بدهید و تحویل‌شان بگیرید. شاید خیلی وقت‌ها بدون فراهم کردن فهرست مشتری‌ها در همان ابتدا، کار به خوبی پیش رود، اما اگر این کار را انجام دهید، جلوی بسیاری از اعصاب‌خوردی‌هایتان را خواهید گرفت.
2- کسانی که می‌توانستند در موارد خاصی کمک کنند، به کار گرفته نشده‌اند.
در یکی از پروژه‌هایی که من در آن صاحب کسب‌وکار بودم، یکی از کارمندان نسبتا جدید شرکت عهده‌دار وظیفه‌ای شده بود: قرار بود او اطلاعات مربوط به برنامه‌ریزی مالی در سطح کلی را جمع‌آوری کند و آنها را به بخش مدیریت ارشد مالی ارائه دهد. او اطلاعات مورد نیاز را به خوبی تعریف و تبیین کرد، زیرساخت گزارش‌ها را درست کرد و اعضای تیم تحت مدیریت خود به خوبی هدایت می‌کرد. اما یک بار به موضوعی داخل پروژه برخورد که ساعت‌ها وقت صرف حل آن کرد. سپس به سراغ من آمد و قضیه را گزارش داد. از او پرسیدم آیا با آن گروه داخل شرکت تماس برقرار کرده که دقیقا در همان موضوع مورد بحث او تخصص دارند. پایان داستان این بود که از گروه مزبور درخواست کمک کرد و آن گروه هم مشکل پیش‌آمده را تا بعدازظهر همان روز حل کردند. اگر بدانید چه کسی می‌تواند درباره چه مشکلی به شما کمک کند، ساعت‌ها زمان را می‌تواند نجات دهد و از هدر رفتن منابع پروژه جلوگیری کند.
3- کسانی که می‌توانند پروژه را به کلی خراب کنند، مشخص و مدیریت نمی‌شوند
درست همان‌طور که در مثال «هک» شاهد بودیم، اگر بدانید چه کسی قرار است پروژه‌تان را خراب کند، کمک بزرگی به خود کرده‌اید. وقتی به عنوان مشاور در یک محیط سیاسی و پر از نزاع، پروژه‌ای بر عهده گرفته بودم، ابتدا با استفاده از نمودار سازمانی شرکت مشتری، دوستان و دشمنان را مشخص کردم. ما با دوستان پروژه ارتباطات‌مان را حفظ کردیم و خلاصه‌ای از پیشبرد پروژه به آنها ارائه می‌دادیم تا مطمئن شویم که دوست ما باقی می‌مانند. و در قبال دشمنان به عمد گام‌هایی در جهت ملاقات آنها بر می‌داشتیم، پروژه را با آنها مرور می‌کردیم تا بفهمیم در کدام قسمت آن چون و چرا می‌کنند و پروژه را برایشان مطبوع‌تر می‌ساختیم. گاه این کار موفقیت‌آمیز بود و دشمنی را به دوست بدل می‌کرد و گاه دشمن پروژه کماکان دشمن می‌ماند و مجبور بودیم از حامی پروژه برای مدیریت دشمن پروژه کمک بخواهیم. در هر حال، کسی را که می‌تواند به شما ضربه بزند بشناسید و رابطه خود با وی را فعالانه مدیریت کنید.

خلاصه نکات
مشتریان خود را بشناسید و آنها را در روند پروژه درگیر کنید.
افرادی را که می‌توانند به شما در انجام کارهای مختلف کمک کنند، شناسایی کنید.
نخواهید که همه‌کار را به تنهایی انجام دهید.
کسانی را که می‌توانند پروژه‌تان را به کلی خراب کنند، شناسایی کنید و رابطه خود را با آنها مدیریت نمایید.

علائم خطر
دیگر گروه‌های ذی‌نفعی (که شناسایی نشده‌اند) پرسش‌های بسیاری از شما می‌پرسند؛ گاه چنین اتفاقی تنها به این معنا است که دیگر گروه‌های ذی‌نفع به پروژه شما علاقه‌مند و کنجکاو هستند. اما می‌تواند به این معنا هم باشد که صدای آنها نیز باید در پروژه شما به گوش برسد و با این حال هنوز چنین صدایی وجود ندارد.
1-افراد ذی‌نفع با اینکه دعوت‌نشده‌اند، سرزده به جلسات پروژه می‌آیند
خوب! شما داخل جلسه‌ای درباره وضعیت پروژه نشسته‌اید و ناگهان سر و کله یکی از ذی‌نفع‌ها که قبلا ارتباطی با پروژه نداشت، پیدا می‌شود. شاید او می‌خواهد از اوضاع سر در بیاورد و با پروژه پیش رود. شاید کار خوبی باشد که او را درگیر پروژه کنید، اما اجازه ندهید وی جلسه شما را قاپ بزند و وقت دیگر شرکت‌کنندگان را با شنیدن خلاصه پروژه بگیرد، آن هم در حالی که قرار است موارد دیگری به بحث گذاشته شوند.
2-حل موضوعات مربوط به پروژه بیش از آنکه انتظار می‌رود، طول می‌کشد.
اگر اعضای تیم حین سروکار داشتن با یکی از بخش‌های پروژه در حال درجا زدن باشند، شاید متخصصان مورد نیاز را درگیر پروژه نکرده‌اند و می‌خواهند همه‌چیز را با اتکا به خود حل کنند. زمان بگذارید و با آنها کار کنید تا مطمئن شوید منابع پروژه در دسترس آنها است و به خوبی به کار بسته شده است.

راه حل: ورق را بگردانید
1-ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید
من به تجربه آموخته‌ام که محدودیت‌های فراوانی بر سر راه بحث‌کردن درباره پروژه خارج از حلقه‌ای کوچک وجود دارد، اما در عین حال یقین یافته‌ام که ارتباط برقرار کردن با ذی‌نفع‌های مختلف بر سر پروژه بسیار مهم است. خلاصه‌ای از پروژه را همیشه آماده داشته باشید تا هر جا که ممکن باشد، آن را برای آدم‌های مختلف ارائه دهید.
2-بدانید به چه کسی تلفن بزنید
همان‌طور که قبلا گفتم، برای موضوعاتی که تخصص شما نیست و متخصصان مربوط به آن وجود دارند، وقت تلف نکنید. هرگاه با موضوعی دشوار روی یک پروژه مواجه می‌شوم، اولین فکری که از ذهنم می‌گذرد این است: «چه کسی می‌تواند در حل این مشکل به من کمک کند؟» به طور پیوسته از متخصصان برای رفع مشکلات پروژه استفاده کنید. این کار نه تنها زندگی را برایتان گلستان می‌کند، بلکه موفقیت پروژه را هم تضمین خواهد کرد.
3-افراد را به حد کافی و مناسب درگیر کنید
صرف اینکه آدمی بخواهد درگیر پروژه شما شود، معنایش این نیست که کسب‌وکار شما نیازی به او دارد. باید درباره کسی که در پروژه درگیر می‌شود و سطح درگیر شدن او، تصمیم‌های کاملا آگاهانه‌ای اتخاذ کنید. چنین افرادی می‌توانند به عنوان یک ذی‌نفع درگیر پروژه شوند و از آن اطلاع حاصل کنند یا به‌عنوان یک تصمیم‌گیرنده به آن پا بگذارند، به این دلیل که مثلا پروژه بر کسب و کار آنها تاثیر می‌گذارد.
4-از کمک حامی پروژه استفاده کنید
وقتی افراد و گروه‌های ذی‌نفع را تعریف می‌کنید، از حامی پروژه خود جهت تشخیص آنها استفاده کنید. شاید آنها سازمان متبوع پروژه را بهتر از شما بشناسند و افراد مناسب پروژه را به شما معرفی کنند.
5-کانون تمرکز و نیز مقیاس پروژه را در صورت نیاز تغییر دهید.
اگر معلوم شد که افراد و گروه‌های ذی‌نفع را به درستی مشخص نکرده‌اید، با فراغ بال تمرکز و مقیاس پروژه را نسبت به ذی‌نفع‌های مناسب تغییر دهید. از حامی پروژه در این فرآیند بازتعریف کمک بخواهید