استراتژی‌های نفوذ -تاثیرگذاری از طریق نامه‌ها

استراتژی‌های نفوذ
استراتژی ۱۲: تاثیرگذاری از طریق نامه‌ها


نوع استراتژی: فردی
همه ما در موقعیت‌های مختلفی تلاش در ترغیب دیگران داریم. در مذاکرات، برنامه‌های تبلیغاتی، زندگی روزمره، تعاملات اجتماعی و... یکی از موقعیت‌هایی که معمولا همه ما درگیر آن می‌شویم نامه‌نگاری است.

ما شاید در کار یا سایر تعاملات اجتماعی ناگزیر از
نامه‌نگاری شویم. حال چگونه می‌توان تاثیر بیشتری از طریق‌نامه‌ها داشت؟
بسیاری از استراتژی‌هایی که تا کنون در مورد آن صحبت کرده‌ایم بعضا می‌تواند در نامه‌نگاری‌های ما نیز به کار رود، ولی در مورد نامه‌ها و ایمیل‌ها استراتژی‌های خاصی نیز وجود دارد که می‌تواند تاثیرگذاری آنها را بیشتر نماید.
در زندگی امروز نقش ایمیل روز به روز پر رنگ‌تر و نقش نامه‌ها کم رنگ‌تر می‌شود. ایمیل‌ها امروزه نه‌تنها به عنوان وسیله ارتباط مستقیم بلکه به عنوان یک ابزار بازاریابی نیز به کار می روند. اما نقشی که اینجا مورد نظر ما است نه به عنوان یک ابزار بازاریابی و تبلیغاتی بلکه به عنوان یک ابزار ارتباط مستقیم است.
در روز شاید نامه‌ها و ایمیل‌های زیادی در محیط کار خود دریافت کنیم، ولی تا با حال توجه کرده اید که به چه دسته نامه و ایمیلی توجه بیشتری می‌کنید؟ می‌توان با کمی تغییر در سبک نامه‌نگاری‌ها میزان اثر بخشی آن‌را به مراتب افزایش داد.
روش نامه‌نگاری ما که از عوامل بسیاری مانند محیط کاری، نوع تحصیلات و... گرفته شده به عنوان سبک تقریبا ثابتی در نامه‌نگاری ما تبدیل می‌شود. بعضا به دلیل مشغله کاری زیاد و تعداد زیاد نامه‌هایی که باید در طول روز ارسال کنیم به محتوای نامه و اینکه مخاطب ما چه برداشتی از نامه ما خواهد داشت، توجه نمی‌کنیم.
در مورد نامه‌نگاری باید چند نکته را متذکر شوم:
۱) سبک نوشتن نامه با نوشتن ایمیل متفاوت است.
نامه‌ها معمولا رسمی‌تر هستند و از سبک سنگین‌تری برخوردارند، ولی ایمیل به خصوص در ایران روش چندان رسمی برای برقراری ارتباط نیست. بنابراین در فرستادن ایمیل رسمیت لازم در نامه‌نگاری معمولا رعایت نمی‌شود.
در هر دو نوع تا حد امکان باید نامه‌ها و ایمیل‌ها کوتاه و مختصر باشد و از جملات بیش از حد رسمی پرهیز شود.
۲) از اثر انسانی در نامه‌ها استفاده کنید.
در یک تحقیق انجام شده توسط گارنر در آمریکا سه دسته پرسشنامه برای مخاطبین فرستاده شد.
اگرچه سوالات و نحوه و شکل این پرسشنامه‌ها یکسان بود، ولی در دسته اول یک کاغذ یادداشت چسب دار (Sticky Notes) به پرسشنامه‌ها ضمیمه شد که روی آن به صورت دستنویس از مخاطب خواسته شد بود که به سوالات پرسشنامه پاسخ دهد.
در دسته دوم همین یادداشت دستنویس روی صفحه اول پرسشنامه نوشته شد بود (بدون برگه یادداشت) و در دسته سوم این درخواست به صورت یک نامه رسمی تایپ شده به پرسش نامه ضمیمه شده بود.
درصد افرادی که به این پرسشنامه‌ها پاسخ دادند متفاوت بود. در دسته اول ۷۵ درصد، در دسته دوم ۴۸ درصد و در دسته سوم ۳۶ درصد افراد پرسشنامه‌ها را پر کردند.
اثری که یادداشت و برگه یادداشت بر ذهن مخاطب داشت این بود که فردی که این پرسشنامه را ارسال کرده تا این حد برای مخاطب خود ارزش قائل بوده که به صورت فردی و دست‌نویس برای وی یادداشت بنویسد، در حالی در دسته سوم اینگونه نبوده بنابراین افراد کمتری به این نوع نامه‌ها پاسخ می‌دهند.
۳) همواره مخاطب نامه و فضای نامه‌نگاری را مد نظر داشته باشید.
نوشتن یک نامه به رییس در مورد مشکلات تولید با نوشتن نامه به همکار یا حتی دوست در مورد یک موضوع عادی متفاوت است. برای نوشتن نامه به یک مخاطب که از نظر سازمانی بالاتر است باید رسمیت بیشتری به نامه داد.
۴) در مورد دادن خبرهای بد یا گرفتن ایراد دقت به خرج دهید یا می‌توانیم بسیار صریح و بی پرده به انتقاد یا ایراد بپردازیم که طبق استراتژی‌های قبلی موجب نادیده گرفته شدن پیام ما می‌شود یا اینکه بسیار در لفافه و متعادل شده خبر را بدهیم که از تاثیرگذاری آن می‌کاهد.
یک روشی که در برخی موارد توصیه می‌شود نوشتن ۲ نامه است، یکی به رییس و دیگری به وجدان که پیتر سنگه در کتاب «سازمان‌های یادگیرنده» خود بدان اشاره نموده. در نامه به رییس معمولا واژه‌ها بسیار تلطیف شده و متعادل است و اصل مطلب معمولا بسیار پوشیده شده است.
در نامه‌ای که به وجدان خود می‌نویسیم معمولا در تلاش هستیم که وجدان خود را راضی کنیم، بنابراین بی پرده و صریح سخن می‌گویم.
در نهایت پس از نوشتن نامه‌ها و بعد از مدتی که از نوشتن آنها گذشت هر دو نامه را باید خواند و یک نامه دیگر از ترکیب دو نامه یا گزارش نوشت.
۵) در نوشتن نامه به همکاران یا زیردستان از رسمیت بیش از حد بکاهید.
معمولا کسی دوست ندارد که یک نامه بسیار رسمی از یک دوست دریافت کند. علت آن هم این است که دادن رسمیت زیاد به نامه موجب این باور می‌شود که قصد فخر فروشی یا نشان دادن سطح سواد بالاتر را داریم.
در نهایت باید متذکر شوم که برای اثربخشی بیشتر نامه‌ها علاوه بر اینکه طبق استراتژی‌های قبلی باید خود را جای مخاطب قرار داد و نفع وی را نیز در خواندن این نامه‌ها دید؛ باید به برخی موارد مانند جایگاه فرد مقابل، نوع پیغام ارسالی، زمان فرد مقابل و... نیز
توجه کنیم.