چگونه هزینه شرکت را کنترل کنیم


به زعم بسیاری از کارشناسان عمده‌ترین دلیل ضعف تولیدکنندگان ایرانی بالا بودن هزینه‌های تولید یا همان بهای تمام شده محصولات می‌باشد.
این در حالی است که در کشور ما منابع تولید مثل نیروی انسانی و انرژی بسیار ارزان‌تر از بسیاری از کشورهای رقیب است.
یکی از دلایل اصلی این ضعف می‌تواند ناشی از عدم استفاده از روش‌های علمی و تجارب شرکت‌های رقیب در زمینه تولید، توزیع، فروش، تبلیغات و امثال آن باشد.
بنابراین با پیروی از تجارب دیگر شرکت‌های موفق دنیا و به کارگیری روش‌های علمی و تجربه شده در زمینه کاهش هزینه‌ها و همزمان افزایش کیفیت محصولات می‌توان شرکت‌ها و سازمان‌ها را در آستانه پیوستن ایران به سازمان تجارت جهانی آماده رقابت‌پذیری کرد و بقا و موفقیت آنها را تضمین کرد.
شرکت‌ها و سازمان‌ها، فرآیندهایی را برای مدیریت هزینه طراحی می‌کنند. در ابتدای هر فرآیندی باید در مورد اینکه چه هزینه‌هایی و چقدر باید کاهش یابند، از کجا باید شروع کرد و کجا بیشترین توان را برای کاهش هزینه دارد، تصمیم‌گیری کرد.
پس از اینکه مشخص شد چه هزینه‌هایی را باید کاهش داد و هدف مورد نظر تعیین شد، نوبت به تعیین ابزارهایی که به این امر کمک می‌کنند می‌رسد که می‌تواند شامل تجزیه و تحلیل ارزش سربار، مهندسی مجدد فرآیند، الگوبرداری (Benchmarking)، مدیریت زنجیره تامین، واگذاری امور به پیمانکاران (Outsourcing) و غیره باشد.
بعد از اجرای این روش‌ها باید نتایج به دست آمده را با استفاده از معیارهای تعیین شده ارزیابی و آن را با هدف مورد نظر تطبیق داد. با دریافت بازخورد باید نسبت به اصلاح روش‌ها یا معیارها اقدام کرد.
در هر سازمانی تصمیمات مربوط به کاهش هزینه‌ها باید براساس شناخت و درک عمیق از تمام مراحل تولید محصول، از طراحی محصول گرفته تا فروش و خدمات پس از فروش باشد. مدیران باید هزینه‌هایی که خلق ارزش می‌کنند و همچنین هزینه‌هایی را که هیچ ارزشی نمی‌آفرینند، شناسایی کنند.
با اینکه هیچ روش و الگوی مشخصی که برای همه شرکت‌ها کاربرد یکسانی داشته باشد وجود ندارد اما هر شرکتی می‌تواند بنا به موقعیت و شرایط خود، روشی برای کاهش هزینه را انتخاب کند و با اجرایی کردن آنها، هزینه‌های خود را کنترل و کاهش دهد و از این طریق به بقا و سودآوری بیشتر خود کمک کند:
کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
به طور کلی، حقوق و دستمزد مهم‌ترین بخش از صورت سود و زیان یک شرکت را تشکیل می‌دهد و برای بسیاری از شرکت‌ها بهترین نقطه برای شروع کاهش هزینه‌ها است. اما باید قبل از کاهش هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد این نکته را مدنظر قرار داد که با اخراج یک کارمند لزوما کاهش هزینه‌ها اتفاق نمی‌افتد.
اخراج نیروها هزینه‌زا می‌باشد و ممکن است بحث پرداخت‌های بازخریدی و بیمه بیکاری مطرح شود. شرکت‌ها با کاهش نیروی انسانی، احتمالا در آینده با هزینه‌های آموزش نیروهای تازه استخدام شده مواجه خواهند شد و این هزینه‌ها بعضی مواقع از صرفه‌جویی ناشی از تعدیل نیرو فراتر خواهد رفت. از طرفی، کاهش نیرو هزینه مذاکرات و توافق با اتحادیه کارگری را نیز افزایش می‌دهد. بنابراین لازم است قبل از تعدیل نیرو تمام این موارد به دقت بررسی شود.
به همین دلیل، بعضی از شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌ها، به جای سیاست اخراج نیروها از سایر روش‌ها استفاده می‌کنند یا اینکه با بررسی دقیق شرایط، همواره آن را با سایر روش‌ها به کار می‌گیرند.
از نظر بسیاری از شرکت‌ها اخراج نیروها باعث هزینه‌هایی همچون جذب مجدد نیرو و آموزش آنها، حق سنوات خدمت، جبران خسارات ناشی از دعاوی حقوقی کارگران اخراج شده، از بین رفتن اعتماد به مدیریت، عدم دستیابی به نیروی کار ماهر در وضعیت رونق اقتصادی، کاهش کارآیی نیروهای بازمانده و ریسک‌گریزی و منفی‌نگری آنان راجع به مدیریت و شرکت خواهد شد.
اما بالعکس، برنامه کاهش سایر هزینه‌ها باعث وفاداری و فعال‌تر شدن نیروها، افزایش رضایتمندی مشتری، بهبود بهره‌وری نیروی کار و تعهد کاری آنان خواهد شد.
لذا، ضروری است قبل از تعدیل نیرو، پیامدهای آن به دقت مورد بررسی قرار گیرد. اخراج نیروها بهترین گزینه برای کاهش هزینه‌ها نیست و اجرای آن حتی از طریق یک برنامه هماهنگ و با ثبات نیز همواره عملکرد مطلوبی برای شرکت‌ها به همراه ندارد.
اما اگر تصمیم مدیران راجع به کاهش نیروی انسانی تنها با هدف کاهش هزینه نباشد، بلکه در راستای برنامه راهبردی شرکت باشد می‌تواند مطلوب باشد و بر ارزش شرکت و قیمت سهام آن می‌افزاید. هر گونه اخراج نیرو در راستای برنامه‌های کوتاه‌مدت خسارات قابل ملاحظه‌ای به شرکت‌ها وارد می‌کند.
باوجود این، اگر سطح درآمد شرکت شما شدیدا کاهش پیدا کند و ناچار به اجرای برنامه تعدیل نیرو شوید، باید از روش‌هایی استفاده کنید تا هم هزینه‌های جانبی آن کاهش یابد و هم پذیرش آن توسط کارکنان قابل قبول‌تر باشد. در مطالب بعدی روش‌هایی معرفی می‌شود که می‌تواند در راستای تعدیل نیرو یا کاهش هزینه‌های نیروی انسانی- نه لزوما اخراج نیروها- به کار گرفته شود.

انتشارات کتاب طلایی جامع