در غالب سازمان‌های پروژه محور، یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پیش روی مدیریت، گردش شدید نیروها در درون سازمان و همین طور ورود نیروها به سازمان و خروج سریع آنها از آن‌جا است.

منابع انسانی سازمان‌های پروژه محور

یک مشکل پروژه‌های بلند مدت خروج افراد از پروژه به علت‌های گوناگون است که باعث می‌شود دانش اجرایی پروژه نیز همراه آنها برود.
بنابراین یکی از سوالات کلیدی در مدیریت پروژه این است که در برابر چنین مشکلی چه باید کرد؟ مقاله‌‌ حاضر به همین مساله و تشریح راهکارهای حل آن پرداخته است.
به صورت کلی مشکلات پدید آمده از آمدن و رفتن آدم‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شوند و هر دسته راه‌حل خاص خودش را دارد:

1. از دست رفتن دانش
وقتی آدم‌ها مدتی در یک شغل کار می‌کنند، مأموریت کلی تیم خودشان و روش انجام کار را یاد می‌گیرند. اما با ترک کردن تیم این دانش از گروه خارج می‌شود. دو راه‌حل کلی برای این مشکل وجود دارد:
1-1. فعالیت‌ها را تا حد امکان استاندارد کنید تا کارمندان نیاز به آموختن نکات متعدد در حین کار نداشته باشند. مثلا وقتی پزشکی در اورژانس استخدام می‌شود، دیگر لازم نیست به او یاد داد که در موقعیت‌های بحرانی چه کند.
این استاندارد کردن می‌تواند حتی وقتی آدم‌ها ثابت هستند هم انجام شود و بعدها تازه‌واردین را براساس آن آموزش داد.
1-2. مطمئن شوید چند آدم متخصص و کارآزموده‌ ثابت در تیم‌تان دارید: کسانی که دانش تولید شده را حفظ و نگه‌داری می‌کنند تا بعدها به تازه‌واردین منتقل کنند.

2. تفکر متفاوت آدم‌ها
وقتی آدم‌ها مدتی در کنار هم کار می‌کنند دیدگاه مشترکی نسبت به کار و شیوه‌ ارتباط با یکدیگر پیدا می‌کنند. تغییر در اعضای تیم باعث از بین رفتن این دیدگاه مشترک می‌شود. برای این مشکل چند راه‌حل وجود دارد. یکی اینکه تلاش کنیم نقش اعضای تیم را تا حد امکان از یکدیگر مستقل کنیم؛ تا دیگر نیازی به ایجاد آن دیدگاه مشترک نداشته باشند. راه‌حل دوم رسمیت بخشیدن و استاندارد کردن روابط میان اعضای تیم است.
علاوه بر این دو، ایجاد سیستم‌های مدیریت دانش و اطلاعات در سازمان و ثبت کلیه‌ اطلاعات و دانش‌های در اختیار افراد و سپس به‌اشتراک‌گذاری آنها با دیگر اعضای تیم (از طریق سیستم‌های رایانه‌ای تحت شبکه‌ مدیریت دانش / مدیریت اسناد و مدارک یا دیگر موارد مشابه) نیز برای موفقیت، ضروری است. وقتی چنین سیستمی ایجاد شود، اگر کارفرمایی با سازمان تماس بگیرد و فردی حضور نداشته باشد، همکارش می‌تواند پاسخگوی سوال کارفرما باشد.

3. تعهد ناکافی
وقتی آدم‌ها مدتی کنار هم‌دیگر کار می‌کنند، به گروه‌شان تعهد پیدا می‌کنند. بر همین اساس است که ورود عضو جدید به گروه‌ توسط اعضای قدیمی به دلیل نگرانی نسبت به تعهد او، به راحتی پذیرفته نمی‌شود! چه باید کرد؟ به‌عنوان مدیر تیم یا طراح سازمان باید مطمئن شوید که خود شغل برای هر فرد ذاتا انگیزش‌بخش است.
مثال جالب در این زمینه پرستاران یک شیفت بیمارستان هستند. در سیستم قدیمی هر پرستار مسوول بخشی از کار پرستاری برای همه بیماران بود: یعنی یک نفر مسوول پذیرش، یک نفر مسوول دارو دادن و... اما در سیستم جدید هر پرستار مسوول رسیدگی به همه‌ کارهای مربوط به چند بیمار خاص است و بنابراین، هم انگیزه‌ بیشتری برای کار می‌یابد و هم ارتباط عاطفی با بیمار
برقرار می‌کند.
خوب همین‌جا یک سوال دیگر: با سواران مجانی(Free Riders، کسانی که همیشه هیچ کاری نمی‌کنند و از نتایج کار دیگران هم استفاده‌ می‌کنند) چه کنیم؟ برای حل این مشکل باید از نظر فنی کاری کنیم که فعالیت‌های هر یک از اعضای گروه کاملا شفاف و قابل اندازه‌گیری باشد. سپس عملکرد هر فرد در جلسات هفتگی به صورت کاملا دوستانه اما دقیق با حضور همه بررسی ‌شود. کسانی که نتوانند در سطح انتظاراتی که از آنها می‌رود کار کنند، طبیعی است که باید تیم را ترک کنند.

4. احساس عدم هویت
وقتی فردی مدتی در شغلی فعالیت می‌کند، در آن شغل احساس هویت می‌کند. برای مثال گفتن اینکه «من کارمند بخش شبکه‌ واحد آی‌تی سازمان هستم»، برای فرد خوشایندتر است تا اینکه «من کارمند واحد آی‌تی هستم و می‌توانم همه‌ مشکلات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری را حل بکنم.»
راه‌حل چیست ‍؟ بگذارید آدم‌ها در شغل‌شان احساس هویت کنند. آنها را به یک کار خاص بگمارید و بگذارید آنها کارکنان ثابت شرکت را که دارند همان کار را در سازمان شما انجام می‌دهند بشناسند و در همان گروه رشد کنند.
علاوه بر آن سعی کنید آدم‌ها را با چرخش مداوم در سازمان گیج نکنید. انتظارات و سبک مدیریت مدیران مختلف متفاوت است. این کار مشکل دیگری هم دارد: فرد احساس می‌کند در سازمان هیچ کس به رشد شغلی او اهمیتی نمی‌دهد؛ چیزی که یک عامل از بین برنده‌ انگیزه‌‌ است.
کار کردن زیر دست یک مدیر حداقل این احساس خوب را برای فرد به وجود می‌آورد که کسی هست که نگران رشد شغلی او باشد و او را به‌عنوان یک فرد با اهمیت در سازمان به رسمیت بشناسد.
منبع: http://sloanreview.mit.edu