اوایل این هفته، در یک جلسه بسیار پر بار شرکت کردم. هر چند جلسه طولانی بود ، اما همه آنچه را که شروع کرده بودیم، به پایان رساندیم.

تصمیمات زیادی گرفتیم، مسوولیت‌های زیادی تفویض کردیم و جلسه را در حالی تمام کردیم که همه می‌دانستیم دقیقا چه انتظاراتی از ما وجود دارد. فکر می‌کنم همه احساس کردند از زمان به صورت بهینه استفاده شده است.
متاسفانه، بسیاری از جلسات در شرکت‌ها به همین خوبی پیش نمی‌رود. اغلب، تمام وقت جلسه هدر می‌رود. اما خوشبختانه، می‌توان کیفیت جلسات را با دنبال کردن چند قانون ساده بهبود بخشید. در زیر، لیستی از چهار روش برای هدایت مؤثر جلسات ارائه می‌شود.
1- زمان جلسه و مدت آن را مشخص کنید
جلسات خوب، به موقع شروع می‌شوند و پایان می‌یابند. وقتی دیر شروع می‌کنید، هرچند نه از روی قصد، وقت شناسی را نادیده می‌گیرید و سستی پیشه می‌کنید. این کار، نه تنها وضعیت را بهبود نمی‌بخشد، بلکه آن را بدتر می‌کند. بعضا به افراد «آموزش داده می‌شود» که دیر حاضر شوند چون می‌دانند که قبل از اعلام رسمی شروع جلسه، هیچ اتفاق خاصی نخواهد افتاد.
دیر تمام کردن جلسات نیز باعث می‌شود شرکت‌کننده‌ها خنثی شوند. آنها کارهای زیادی برای انجام دارند. وقتی جلسه‌ای دیر تمام می‌شود، جلسات بعد از آن هم دیر شروع خواهند شد. بنابراین، باید همان قدر که برای زمان پایان جلسات منظم هستیم، برای زمان شروع آن هم منضبط باشیم. اگر بدانید که حتما باید به موقع جلسه را تمام کنید، به موضوعات بیشتری خواهید پرداخت.
2- دستور جلسه تهیه کنید
به نظر من، هیچ جلسه‌ای نباید بدون دستور جلسه برگزار شود. اگر تهیه دستور جلسه به صورت کتبی اهمیت چندانی ندارد، پس شرکت در آن جلسه نیز چندان مهم نیست. در اینجا مدیران باید الگو باشند.
آنها باید درباره موضوعاتی که قرار است به آنها پرداخته شود و چگونگی برگزاری جلسه فکر کنند. من همیشه ترجیح می‌دهم جلسه را با ذکر خلاصه‌ای از مذاکرات جلسه قبل و طی زمان حدود یک دقیقه شروع کنم. در ضمن، علاقه‌مندم که جلسات را با دو آیتم خاتمه بدهم: مرورکردن آیتم‌هایی که مورد توافق واقع شد و تاریخ جلسه بعد نیز تعیین یا تایید گردند. دستور جلسه باید از قبل بین شرکت‌کننده‌ها پخش شود تا آنها بدانند چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند و خود را آماده نمایند.
3- نتیجه مطلوب که باید به آن برسید را تشریح کنید
اگر شما گرداننده جلسه هستید، بسیار مهم است که بدانید دقیقا می‌خواهید چه نتیجه‌ای از جلسه به دست آورید. اگر ندانید هدف چیست، از کجا خواهید دانست که چه زمان به آن دست می‌یابید؟
پیشنهاد من این است که شما نتایج مطلوبی را که مدنظرتان است در دعوتنامه جلسه قید کرده و در آغاز جلسه آن را دوباره بازگو نمایید. به عنوان مثال، «هدف جلسه امروز ما ارائه گزارش درباره نتایج آخرین تحقیقات انجام شده در بازار است و می‌توانید در باب این موضوع سوالات خود را مطرح کنید». یا «هدف جلسه ما ارزیابی عناوین پیشنهادی کتاب جدید دان‌میلر است و عنوانی را که به نویسنده پیشنهاد خواهیم داد تعیین خواهیم کرد». یا «هدف جلسه مرور نتایج عملیات Q3 شرکت است و تهیه گزارش پیشرفت پنج فرآیند استراتژیک در دستور کار است».
با بیان نتایج، شرکت‌کننده‌ها می‌توانند برای رسیدن به آن با هم همکاری کنند و از بروز انحراف در دستیابی به نتایج جلوگیری خواهد شد.
4- مرور خلاصه مذاکرات و اقدامات لازم
اولین کاری که من در هر جلسه‌ای انجام می‌دهم، مرور خلاصه مذاکرات و اقدامات پیش‌بینی شده از جلسه قبل است. این کار، در ذهن شرکت‌کنندگان زمینه ایجاد می‌کند و در عین حال به آنها که غایب بوده‌اند فرصتی می‌دهد تا بتوانند سریعا خود را تطبیق دهند. همچنین لازم است برای هر موردی که لازم است، یک اقدام صورت پذیرد. از شخص مسوول، گزارش پیشرفت کار دریافت کنید. اگر شما این کار را به یک عادت تبدیل کنید، افراد خیلی زود در می‌یابند که شما از آنها انتظار دارید کاری را که به آنها محول شده، به انجام رسانند، پس این کار را می‌کنند تا در مقابل سایر همکاران شرمسار نگردند.
5- صورتجلسه کتبی تهیه کنید
یک نفر باید صورتجلسه تهیه کند حتی اگر تعداد شرکت‌کننده‌ها در جلسه دو نفر باشد. با این وجود، یادداشت‌هایی که در آن جزئیات زیادی شرح داده شده باشد اغلب (در واقع تقریبا همیشه) غیرضروری است.
در اکثر جلسات، ضبط تصمیمات مهم و اقداماتی که باید انجام شود کافی است. باید تصمیمات را مستندسازی کنید تا بعدها در مورد آن سوءتفاهم صورت نپذیرد. لازم است اقدامات مقتضی نیز مستندسازی شود تا احساس مسوولیت در افراد ایجاد شده و نظارت بر پیشرفت کار امکان‌پذیر شود. علاوه بر آن، از آنجایی‌که احتمالا به علت کار زیاد با کمبود وقت مواجه هستید، بهتر است صورتجلسه را حتی‌المقدور بلافاصله بعد از جلسه تهیه نمایید تا شرکت کننده‌ها بتوانند موارد مهم را تا زمانی که هنوز در حافظه شان باقی مانده و همچنین مسوولیت‌هایی که به آنها واگذار شده است، مرور نمایند.
6- مواردی را که لازم است اقدام صورت پذیرد مشخص نمایید
در پایان جلسه، شخصی که صورتجلسه تهیه می‌کند، باید مسوولیت‌های سپرده شده به هر شخص را قرائت کند. به‌خصوص مهم است که این اقدامات با فرمت خاصی شرح داده شود.
• هر اقدام، با یک مصدر شروع شود . به عنوان مثال، «بازنگری قرارداد میلفورد» یا «برقرارکردن تماس با جیم و اخذ نمودارهای گردش مالی».
• مشخص کنید انتظار شما از شخصی که قرار است اقدام محوله خود را تکمیل نماید دقیقا چیست. انتظارات شما باید اقدامات قابل مشاهده‌ای باشد که به نتایج خاصی منجر شود. این اقدام، مثلا می‌تواند یک تماس تلفنی، یک گزارش مکتوب یا معرفی باشد. نه یک فرآیند.
• هر مسوولیت را فقط به یک نفر بدهید. هیچ کاری نباید به بیش از یک نفر محول شود. باید یک نفر باشد که در صورت عدم تکمیل آن کار مورد سرزنش قرار گیرد.
• زمان پایان انجام کار را مشخص کنید. از شخص مسوول تعهد بگیرید. واقع‌بین باشید، اما همه چیز را مکتوب نمایید. این یک تعهد است و لازم است این گونه باشد.
7- تاریخ و زمان جلسه بعد را مشخص کنید
این کار وقتی همه حضور دارند آسان است. باید از همه بخواهید که تقویم خود را در جلسه با خود بیاورند. اگر جلسه بدون مشخص کردن تاریخ نشست بعدی به اتمام برسد، برنامه‌ریزی جلسه آینده بسیار سخت‌تر خواهد شد. از فرصت حضور همه افراد استفاده کنید.
لازم است برای بهبود کیفیت جلسات اقداماتی صورت پذیرد. هر بار که یک جلسه انجام می‌شود باید از خود بپرسیم «چگونه می‌توانیم از زمانی که با هم هستیم، استفاده بهینه‌تری داشته باشیم». باید صادق باشیم. جلسات منابع زیادی مصرف می‌کنند. هر چه کارآمدتر باشند، نتیجه سرمایه‌گذاری ما بهتر خواهد بود.
منبع: HBR