مقوله‌ بسیار کاربردی «مدیریت فرآیندهای کسب و کار» چالش‌های بسیاری را متوجه تولیدکنندگان نرم‌افزار و مدیران کرده است.

در گذشته، سیستم‌های اطلاعاتی در شروع کار، به سراغ مدلسازی اطلاعات می‌رفتند. این امر نشان‌دهنده‌ تسلط رویکردهای داده‌محور بر گستره‌ سیستم‌های اطلاعاتی بود. اما در دهه‌ اخیر، این واقعیت روشن شده است که فرآیندها نیز به اندازه‌ مدلسازی اطلاعات مهم هستند و باید به شیوه‌ای نظام‌مند مورد پشتیبانی قرار گیرند. این گرایش منجر به پیدایش «موج» سیستم‌های مدیریت جریان کار در اواسط دهه‌ 1990 شد. هدف این سیستم‌ها خودکارسازی فرآیندهای ساختارمند است. بنابراین، کاربرد این سیستم‌ها تنها به چند زمینه‌ نرم‌افزاری محدود شد. اما انواع مختلفی از سیستم‌های اطلاعاتی «فرآیند- محور» از مفاهیم مبنایی جریان کار الهام گرفتند. «مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار» با بهره‌گیری از ترکیب انواع مختلف تحلیل‌ها در مقیاسی وسیع‌تر به موضوع «پشتیبانی از فرآیندها» و «پیوند دادن فرآیندها به کسب‌وکار و مسائل اجتماعی» می‌پردازد. افزون بر این، گرایش کنونی به مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با پیشرفت‌های فناوری (معماری‌های خدمت‌محور) شتاب بیشتری یافته و باعث افزایش گرایش به استانداردسازی (مانند پیدایش زبان‌های نوین مدلسازی همچون BPMN و BPEL) شده است.

اخیرا توجه زیادی هم از جانب جامعه‌ مدیران اجرایی و هم از جانب جامعه‌ دانشمندان علوم رایانه به مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار معطوف شده است. اعضای این دو جامعه معمولا دارای سوابق تحصیلی و علایق متفاوتی هستند؛ اما همگی به بهبود عملیات سازمان خود علاقه‌مندند. افزایش رضایت مشتریان، کاهش هزینه‌های جاری سازمان و تولید محصولات و ارائه خدمات جدید با هزینه‌ اندک از دیدگاه مدیران کسب‌وکار مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار هستند.

پژوهشگرانی که دارای سابقه‌ آشنایی با روش‌های اداری هستند در موضوعات مربوط به ساختار فرآیندها کندوکاو می‌کنند. از آنجا که این موضوعات را تنها با انتزاع فرآیندهای واقعی کسب‌وکار می‌توان نمایش داد، فعالیت‌های مربوط به فرآیندها اغلب تنها در کلمات خلاصه می‌شود. با استفاده از این انتزاع می‌توان مشاهدات جالب توجهی را در جنبه‌های ساختاری فرآیندهای کسب‌وکار انجام داد. این کار برای‌ یافتن کاستی‌های‌ ساختاری فرآیندهای واقعی کسب‌وکار بسیار سودمند است.

اما علاقه‌ جامعه‌ دانشمندان عرصه نرم‌افزارهای رایانه‌ای معطوف به این است که سیستم‌های نرم‌افزاری مقیاس‌پذیر و منسجمی را فراهم نمایند. از آنجا که فرآیندهای کسب‌وکار در قالب فناوری‌های پیچیده‌ اطلاعاتی بروز می‌یابند،‌ یکپارچه‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی فعلی مبنای مهمی برای محقق کردن فرآیندهای کسب‌وکار از لحاظ فنی است.

اصول مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار بر این اصل استوار است که هر محصول تولید شده، نتیجه‌ اجرای تعدادی فعالیت است. فرآیندهای کسب‌وکار ابزارهای اصلی سازماندهی این فعالیت‌ها و درک بهتر روابط میان آنها هستند. فناوری اطلاعات به طور کلی و سیستم‌های اطلاعاتی به طور خاص، نقش مهمی در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار دارند؛ زیرا همچنان بر شمار فعالیت‌هایی که امروزه در سازمان‌ها مورد پشتیبانی این فناوری‌ها قرار می‌گیرند افزوده می‌شود. فعالیت‌های مشمول فرآیندهای کسب‌وکار هم به صورت دستی و هم با کمک فناوری سیستم‌های اطلاعاتی قابل انجام هستند. همچنین، برخی فعالیت‌ها نیز به وسیله‌ سیستم‌های اطلاعاتی به صورت خودکار و بدون هیچ گونه دخالت انسانی انجام می‌شوند.

در بسیاری از سازمان‌ها بین جنبه‌های کسب‌وکاری سازمان و فناوری اطلاعات موجود در آن، فاصله و شکاف وجود دارد. کاهش این شکاف بین سازمان و فناوری امری مهم است؛ زیرا در بازارهای پویای امروز سازمان‌ها پیوسته ناچارند محصولات بهتر و ویژه‌تری برای مشتریان خود فراهم آورند. محصولی که امروز موفق باشد، ممکن است فردا کاملا ناموفق قلمداد شود. اگر رقبا محصولی ارزان‌تر، با طراحی بهتر یا استفاده آسان‌تر تولید کنند، سهم محصول شما از بازار کاهش خواهد‌یافت.

منبع: کتاب Business Process Management; concepts-languages, architectures