ERP چیست؟
ابزاری برای یکپارچه‌سازی اطلاعات در سازمان


ساختن یک نرم‌افزار برای برطرف کردن نیازهای کارکنان در همه بخش‌ها، چه مالی و چه نیروی انسانی و حتی انبارداری یک کار بزرگ است. این در حالی است که هر کدام از این بخش‌ها معمولا سیستم‌ رایانه‌ای خاص خود را دارند که برای انجام کارهای خاص آن بخش بهینه‌سازی شده است.
اما ERP همه آنها را در قالب یک سیستم‌ نرم‌افزاری یکپارچه جمع‌آوری می‌کند؛ سیستمی که تنها یک پایگاه داده دارد و بخش‌های مختلف می‌توانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند و اطلاعات لازم را ردوبدل نمایند.
چگونه یک سیستم‌ طرح‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند عملکرد کسب‌وکار یک سازمان را بهبود ببخشد؟
بهترین امید یک سیستم‌ ERP جهت ایجاد ارزش آن است که ابزاری تسریع‌کننده و تسهیل بخش برای فرآیند پردازش سفارش مشتریان از لحظه دریافت سفارش تا صدور صورتحساب و دریافت وجه آن باشد؛ فرآیندی که در اصطلاح «فرآیند تحقق سفارش» نامیده می‌شود. به همین خاطر است که ERP را یک سیستم‌ اداری پسینی می‌دانند. این سیستم‌ فرآیند مستقیم فروش را پشتیبانی نمی‌کند (البته اغلب تولیدکنندگان سیستم‌های ERP، برای انجام این کار سیستم‌های CRM را ارائه می‌کنند)؛ در عوض، ERP سفارش مشتریان را دریافت می‌کند و رویه نرم‌افزاری پردازش آن را خودکار می‌سازد. وقتی یک نماینده خدمات مشتریان سفارش را به سیستم‌ ERP وارد می‌کند، به همه اطلاعات ضروری جهت تکمیل آن سفارش دسترسی پیدا خواهد کرد (مثلا اطلاعات مربوط به اعتبار حساب مشتری و سابقه سفارش از ماژول مالی، میزان موجودی سازمان از ماژول انبارداری و زمان‌بندی بارگیری محصول از ماژول پشتیبانی دریافت می‌شود).
کارکنان در همه این بخش‌های مختلف اطلاعات یکسانی را می‌بینند و می‌توانند آنها را به‌روزرسانی کنند. وقتی یک بخش وظیفه خود را در قبال سفارش انجام داد، آن سفارش به صورت خودکار در ERP حرکت می‌کند و به بخش بعدی منتقل می‌شود. برای پیگیری وضعیت سفارش کافی است به سیستم‌ وارد شوید و آن را مشاهد کنید. فرآیند سفارش به صورت یک نقطه روشن در مسیر پردازش خود درنقشه سازمان حرکت می‌کند و مشتریان سفارشات خود را سریع‌تر و با خطای کمتر دریافت می‌نمایند. ERP همین جادو را می‌تواند در مورد سایر فرآیندهای کسب‌وکار (همچون فرآیندهای پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و فرآیند گزارش‌دهی مالی) انجام دهد.
به 4 دلیل عمده سازمان‌ها پروژه‌های ERP را به اجرا در می‌آورند:
1- یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی: در حالت عادی برای آنکه مدیر عامل بتواند عملکرد کلی سازمان را ارزیابی کند، باید نسخه‌های مختلفی از واقعیت را در اختیار داشته باشد؛ یعنی بخش مالی اعداد خاص خود را در مورد درآمد دارد؛ فروش هم نسخه‌ای دیگر دارد؛ به همین ترتیب سایر واحدهای کسب‌وکار هم ممکن است نسخه‌های مربوط به خود را در مورد میزان تاثیرگذاری خود در درآمد سازمان داشته باشند. ERP یک نسخه واحد از واقعیت را به وجود می‌آورد؛ نسخه‌ای که نمی‌توان صحت آن را زیر سوال برد؛ زیرا همه بخش‌ها از آن استفاده می‌کنند.
2- یکپارچه‌سازی اطلاعات مشتریان: سیستم‌های ERP را می‌توان همان محل زندگی سفارشات مشتریان از لحظه دریافت سفارش به‌وسیله نماینده فروش تا بارگیری کالای فروخته شده و ارسال صورتحساب دانست. با داشتن این اطلاعات در یک سیستم‌ واحد به جای پراکندگی آنها در سیستم‌های مختلف که قادر به تعامل درست با هم نیستند، سازمان‌ها می‌توانند سفارشات را آسان‌تر ردگیری کنند و تولید، انبارداری و بارگیری و ارسال محصولات را در مکان‌های مختلف در آن واحد هماهنگ نمایند.
3- صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری: استانداردسازی این فرآیندها و استفاده از یک سیستم‌ رایانه‌ای واحد می‌تواند صرفه‌جویی در زمان، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سربار را به دنبال داشته باشد.
4- کاهش موجودی انبار: ERP جریان فرآیند تولید را روان‌تر و مشاهده‌پذیری فرآیند انجام سفارش در درون سازمان را بیشتر می‌کند. این امر می‌تواند به کاهش موجودی مواد مورد استفاده در تولید محصول (موجودی کالای در حال ساخت) منجر شود و به کاربران در برنامه‌ریزی بهتر تحویل محصول به مشتریان، کاهش کالاهای ساخته‌شده موجود در انبار و تسهیل در ارسال کالا کمک کند. سازمان‌ها برای بهبود واقعی جریان زنجیره تامین به نرم‌افزارهای زنجیره تامین نیاز دارند؛ اما از ERP نیز می‌توان برای تحقق این هدف کمک گرفت.
5- استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: به‌ویژه در سازمان‌هایی که دارای چندین واحد کسب‌وکار هستند، منابع انسانی ممکن است فاقد روشی واحد و ساده برای پیگیری موضوعات مربوط به زمان کار نیروی انسانی و تعامل با آنها درباره مزایا و خدمات ارائه شده با ایشان باشد. ERP می‌تواند این مشکل را برطرف نماید.
سازمان‌ها چگونه پروژه‌های ERP خود را سازمان‌دهی می‌کنند؟
بر مبنای مشاهدات ما، سه روش متداول برای نصب سیستم‌های ERP وجود دارد:
1- روش انفجاری: در این روش که جاه‌طلبانه‌ترین و دشوارترین روش‌های پیاده‌سازی ERP در کل سازمان است، ‌سازمان‌ همه سیستم‌های قدیمی خود را یکباره کنار می‌گذارد و یک سیستم‌ واحد را در کل سازمان نصب می‌کند. اگرچه این روش در آغاز پیدایش ERP بسیار فراگیر شده بود، کمتر سازمانی جرات می‌کرد آن را به کار ببندد؛ زیرا استفاده از این روش نیازمند تغییر و بسیج یکباره کل سازمان است. اغلب داستان‌های ترسناک پیاده‌سازی پروژه‌های ERP در اواخر دهه 1990 ما را از به‌کارگیری این راهبرد بر حذر می‌دارند. جلب همکاری همه کارکنان و ایجاد پذیرش درباره سیستم‌ نرم‌افزاری جدید در آن واحد امری طاقت‌فرسا و دشوار است. علت اینکه سیستم‌ جدید طرفداری نخواهد داشت عمدتا آن است که هیچ‌کس تجربه استفاده از آن را ندارد؛ بنابراین هیچ کس نمی‌تواند در مورد کارآیی آن‌ مطمئن باشد. همچنین، ERP قهرا مستلزم مصالحه‌هایی است. بسیاری از بخش‌های سازمان دارای سیستم‌های رایانه‌ای هستند که برای تطبیق با شیوه کار خاص آن بخش‌ها چکش‌کاری شده‌اند. در اغلب موارد، ERP نه دامنه کارکرد را مشخص می‌کند و نه میزان اشتراک خود با سیستم‌های پیشین را بیان می‌‌دارد. در بسیاری از موارد، سرعت سیستم‌ جدید ممکن است کمتر از سیستم‌ پیشین باشد؛ زیرا سیستم‌ جدید به‌جای انجام کارهای مربوط به یک بخش خاص، کل سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهد. پیاده‌سازی ERP نیازمند تعهد مستقیم مدیرعامل سازمان است.
2- راهبرد فرانشیز: این رویکرد مناسب سازمان‌های مختلف بسیاری است که فرآیندهای مشترک زیادی در واحد‌های مختلف سازمانی ندارند. سیستم‌های مستقل ERP در هر کدام از واحدها نصب می‌شوند و فرآیندهای مشترک آنها به همه بخش‌های سازمان متصل می‌شوند. این روش به متداول‌ترین روش پیاده‌سازی ERP تبدیل شده است. در اغلب موارد، واحدهای کسب‌وکار ERPهای «مختص خود» را دارند (یعنی دارای سیستم‌ و پایگاه داده‌ مجزا هستند). این سیستم‌ها تنها برای ردوبدل کردن اطلاعات لازم جهت حصول دیدگاهی کلان نسبت به عملکرد سازمان (مثلا مشخص شدن درآمد حاصل از هر واحد)، یا برای به اشتراک گذاشتن فرآیندهایی که در واحدهای مختلف به صورت مشابه به اجرا درمی‌آیند (مانند فرآیند محاسبه مزایای نیروی انسانی) به هم متصل می‌شوند. معمولا این روش پیاده‌سازی با نمایش یا پیاده‌سازی آزمایشی در یک بخش صبور و پذیراتر از سازمان آغاز می‌شود. این واحد باید انجام دهنده کسب‌وکار اصلی و محوری سازمان نباشد؛ تا در صورت بروز اشکال در پیاده‌سازی ضرر قابل توجهی متوجه سازمان نشود. پس از آنکه تیم پروژه‌ سیستم‌ را راه‌اندازی و تمام اشکالات آن را برطرف کند، پیاده‌سازی در بخش‌های دیگر را مبتنی بر پیاده‌سازی آزمایشی آغاز خواهد کرد. برنامه‌ریزی این نوع پیاده‌سازی نیازمند مدت زمانی طولانی است.
3- روش تغییر سریع: تمرکز اصلی پیاده‌سازی در این روش بر چند فرآیند کلیدی است که تعداد آنها اندک خواهد بود. نمونه این نوع فرآیندهای کلیدی می‌تواند فرآیندهای ماژول مالی باشد. این روش پیاده‌سازی در مجموع مناسب سازمان‌های کوچکی است که بخواهند با پیاده‌سازی ERP رشد کنند و بزرگ‌تر شوند. هدف از این روش، پیاده‌سازی سریع ERP و بازمهندسی بر مبنای چند فرآیند از پیش‌تعیین ‌شده ERP است.
سازمان‌هایی که از این روش استفاده کرده‌اند به‌ندرت می‌توانند ادعا کنند که بازدهی زیادی از سیستم‌ جدید کسب کرده‌اند. اغلب سازمان‌ها این روش را به‌عنوان زیرساختی برای پشتیبانی از پروژه‌های دشوار آینده به‌ کار می‌برند. با این حال، بسیاری از آنها درمی‌یابند که سیستمی که با این روش پیاده‌سازی شده تنها کمی بهتر از سیستم‌ قبلی است؛ زیرا کارکنان را مجبور به تغییر عادات گذشته‌شان نمی‌کند. در واقع، انجام کار دشوار بازمهندسی فرآیندها پس از پیاده‌سازی سیستم‌ ERP چالش بیشتری را نسبت به زمانی که هیچ سیستمی وجود نداشته باشد در پی خواهد داشت؛ زیرا در حالت اول تعداد کمتری از کارکنان منفعتی از این کار احساس خواهند کرد.
در پیاده‌سازی سیستم‌های ERP، سازمان‌ها بیشتر از همه دچار چالش‌های مدیریتی و رفتاری می‌شوند؛ چالش‌هایی همچون عدم آمادگی کاربران، مقاومت در برابر تغییر، فقدان آموزش، خروج مجریان کلیدی پروژه‌ از جریان اجرای آن و فقدان طرح‌ریزی پروژه‌. در این میان اشکالات فنی همچون نقص‌های نرم‌افزاری و ایرادات صورت‌بندی نرم‌افزار نقش کمی دارند. اغلب پاسخ‌دهندگان، راه‌حل این مشکل را تاکید بیشتر بر مسائل مدیریتی و رفتاری در پیاده‌سازی ERP و همچنین بهبود فرآیندها پس از کسب تجربه پیاده‌سازی دانستند.
منبع www.cio.com