مدیریت زمان

مدیریت زمان مقدمه‌ای بر مدیریت زمان درک هر فرد از زمانی که در اختیار دارد تا حد زیادی به درک او از زندگی برمی‌گردد. اگر فردی بتواند ویژگی‌ها و شرایط کاری خود را به‌طور کامل بشناسد و در زندگی چشم‌انداز روشنی را دنبال کند زمان را منبعی محسوب می‌نماید که در اختیار او قرار داده شده و می‌تواند برای نیل به اهداف و مقاصد خود از آن بهره گیرد. ضرورت بررسی نحوه استفاده از زمان بدون تفکر در مورد کارهایی که انجام دهیم و ثبت فعالیت‌های روزانه، معمولا نمی‌دانیم زمان ما صرف چه کارهایی می‌شود. حدس‌ها و تخمین‌هایی که در مورد نحوه استفاده از زمان خود می‌زنیم در اغلب موارد با خطاهای فاحش همراهند. بررسی دقیق نحوه استفاده از زمان، به ما کمک می‌کند نشتی‌های زمان خود را بشناسیم و آنها را به روش بهتری مدیریت کنیم. مدیران اثربخش می‌دانند برای آنکه بتوانند زمان خود را مدیریت کنند باید اول بدانند زمانشان را چطور صرف می‌کنند. هر مدیری ناچار است بخشی از زمان خود را صرف کارهایی بکند که نتیجه خاصی ندارد. مقدار زیادی از این زمان به ناچار هدر رفته است. هرچه مقام مدیر بالاتر باشد، سازمان وقت بیشتری از او تقاضا می‌کند. در زندگی اغلب مدیران اتلاف‌کننده‌های مشابهی وجود دارد. وقتی اصلی‌ترین مشتری شرکت تماس می‌گیرد، مدیر فروش نمی‌تواند او را رد کند و به سادگی بگوید «سرم شلوغ است». او باید وقت خود را به مشتری بدهد، حتی اگر او بخواهد درباره دانشگاه رفتن دخترش صحبت کند. مدیر یک بیمارستان باید در تمام جلسات کمیته کارکنان بیمارستان شرکت کند. یک مدیر دولتی بهتر است وقتی نماینده کنگره با او تماس می‌گیرد، بلافاصله وقت خود را به او اختصاص دهد و اطلاعاتی که او به صورت فوری درخواست کرده را در اختیارش بگذارد و.... و به همین ترتیب در طول روز کارهای زنجیره‌وار دیگری پیش آیند. مدیران در کارشان با واقعیت‌های اجتناب‌ناپذیری مواجه هستند. برای بررسی منطقی و واقع‌بینانه استفاده از زمان، باید این واقعیت‌ها را شناخت. واقعیت کار مدیران این است که همه وقتشان متعلق به خودشان نیست. در سازمان‌ها چیزی بخشی از وقت مدیر را می‌گیرد. تهیه گزارش زمانی کارهای روزانه تهیه گزارش از کارهای روزانه و تجزیه و تحلیل نتایج آن؛ نقاط قوت و ضعف استفاده از زمان را به ما نشان می‌دهد. این کار ما را نسبت به وضع فعلی که در آن قرار داریم آگاه می‌سازد و برایمان روشن می‌سازد که کجا هستیم و چه باید بکنیم. تهیه گزارش کارهای روزانه به ما کمک می‌کند تا کارهایی را که نتیجه خاصی ندارند و نباید انجام شوند بشناسیم و آن را تا حد ممکن حذف کنیم. تحلیل نحوه استفاده از زمان با تحلیل نحوه استفاده از زمان، عادت‌های رفتاری و ضرورت تغییر آنها، تخمین‌های زمانی اشتباه که امر برنامه‌ریزی را دچار اختلال می‌کنند و همچنین اتلاف‌کننده‌های زمان خود را می‌شناسیم. در ذیل به طور خلاصه در مورد هر یک از موارد ذکر شده توضیحاتی آورده شده است: عادت‌های رفتار و مدیریت زمان نحوه استفاده کنونی از زمان به عادت تبدیل شده است. عادت و استفاده از زمان به هم وابسته‌اند. هر طور که عادت کرده باشیم از زمان خود استفاده کرده‌ایم. ممکن است به تعویق انداختن کارهای مهم صرفا یک عادت کاری باشد. در گزارش کارهای روزانه، عادت‌های خوب و عادت‌های بد ما دیده می‌شود. شاید پس از تحلیل وضع موجود به این نتیجه برسیم که از زمان خود خوب استفاده می‌کنیم. شاید متوجه نقطه‌ای بشویم که تغییر آن تاثیر چشمگیری بر استفاده بهتر از زمان داشته باشد. بررسی دقیق گزارش کارهای روزانه و تحلیل آن، عوامل درونی موثر بر استفاده از زمان یعنی تعلل انگیزش و سبک‌های فردی را نشان می‌دهد. بعضی از راه‌های جدید انجام کار، نسبتا ساده‌اند؛ ولی پایبند ماندن به آنها در عمل ساده نیست، وقتی شروع به مدیریت‌ عادت‌های رفتاری خود می‌کنیم، مطمئنا برخی عادت‌ها سدراهتان می‌شوند. عادت‌ها بسیار قدرتمند و سرسختند؛ ولی شما نیز به همان اندازه سرسخت باشید. برای این منظور باید: - بزرگ فکر کنید. عادت‌های خود را با قدرت شروع کنید تا به آنها فرصت موفقیت بدهید و عادت‌هایی برای خود ایجاد کنید که عادت‌های قدیمی شما را از بین ببرد. - از عادت‌های جدید همواره استفاده کنید. تکرار موجب درونی شدن رفتارهای جدید می‌شود، در حالی که فکر کردن به آن چنین تاثیری ندارد. استثنا قائل نشوید. یک لغزش ممکن است انرژی شما را برای تلاش‌های آتی بگیرد هربار که می‌گویید «فقط این بار استثنا قائل می‌شوم» برنامه‌ای که با دقت ساخته‌اید، از بین می‌رود. تخمین‌ها و مدیریت زمان گاهی افراد سعی می‌کنند کارهای زیادی را انجام دهند؛ زیرا در مورد مدت زمانی که کارهای مختلف طول می‌کشد، تخمین‌های غیرواقعی دارند. این مطلب ممکن است جنبه دیگری از اعتماد به نفس بیش از حد را نشان دهد. «من سریع کار می‌کنم پس می‌توانم کار مورد نظر را انجام بدهم». یا ممکن است ناتوانی در تخمین درست را نشان بدهد. در بیشتر موارد تصورات ما با واقعیت خیلی فاصله دارد و «هر اندازه که در کار خود خبره باشیم، باز هم تخمین زدن در مورد زمان انجام کارها ساده نیست». اتلاف‌کننده‌ها و مدیریت زمان مدیری که کارهای روزانه خود را یادداشت می‌کند و بعد از گذشت یک یا دو هفته نتایج به دست آمده از آن را مورد بررسی قرار می‌دهد و می‌فهمد که هر روز سه ساعت و نیم از وقتش صرف کارهای تلفنی می‌شود، ممکن است تصمیم بگیرد این مقدار را به دو ساعت و نیم کاهش بدهد و این راه‌حلی است که به نظرش مناسب می‌آید. اگر به لیست اتلاف‌کننده‌های زمان نگاه کنید متوجه می‌شوید که برخی از آنها را تجربه کرده‌اید، اما بدون شک برخی از آنها برای شما به نسبت دیگران مشکل‌سازتر هستند. اگر قصد دارید زمانتان را به‌صورت اثربخش مدیریت کنید باید مهم‌ترین اتلاف‌کننده‌های وقت خود را تعیین کنید و سپس روی آنها کار کنید، زیرا مشکلی که شناخته نشده باشد، قابل حل کردن هم نخواهد بود.

منبع:	دنیای اقتصاد	تاریخ انتشار:	1390-05-09
نویسنده:	کتاب مدیر - تالیف: تیمور آقایی	مترجم:
چکیده:
مقدمه‌ای بر مدیریت زمان
مدیریت زمان مقدمه‌ای بر مدیریت زمان درک هر فرد از زمانی که در اختیار دارد تا حد زیادی به درک او از زندگی برمی‌گردد. اگر فردی بتواند ویژگی‌ها و شرایط کاری خود را به‌طور کامل بشناسد و در زندگی چشم‌انداز روشنی را دنبال کند زمان را منبعی محسوب می‌نماید که در اختیار او قرار داده شده و می‌تواند برای نیل به اهداف و مقاصد خود از آن بهره گیرد. ضرورت بررسی نحوه استفاده از زمان بدون تفکر در مورد کارهایی که انجام دهیم و ثبت فعالیت‌های روزانه، معمولا نمی‌دانیم زمان ما صرف چه کارهایی می‌شود. حدس‌ها و تخمین‌هایی که در مورد نحوه استفاده از زمان خود می‌زنیم در اغلب موارد با خطاهای فاحش همراهند. بررسی دقیق نحوه استفاده از زمان، به ما کمک می‌کند نشتی‌های زمان خود را بشناسیم و آنها را به روش بهتری مدیریت کنیم. مدیران اثربخش می‌دانند برای آنکه بتوانند زمان خود را مدیریت کنند باید اول بدانند زمانشان را چطور صرف می‌کنند. هر مدیری ناچار است بخشی از زمان خود را صرف کارهایی بکند که نتیجه خاصی ندارد. مقدار زیادی از این زمان به ناچار هدر رفته است. هرچه مقام مدیر بالاتر باشد، سازمان وقت بیشتری از او تقاضا می‌کند. در زندگی اغلب مدیران اتلاف‌کننده‌های مشابهی وجود دارد. وقتی اصلی‌ترین مشتری شرکت تماس می‌گیرد، مدیر فروش نمی‌تواند او را رد کند و به سادگی بگوید «سرم شلوغ است». او باید وقت خود را به مشتری بدهد، حتی اگر او بخواهد درباره دانشگاه رفتن دخترش صحبت کند. مدیر یک بیمارستان باید در تمام جلسات کمیته کارکنان بیمارستان شرکت کند. یک مدیر دولتی بهتر است وقتی نماینده کنگره با او تماس می‌گیرد، بلافاصله وقت خود را به او اختصاص دهد و اطلاعاتی که او به صورت فوری درخواست کرده را در اختیارش بگذارد و.... و به همین ترتیب در طول روز کارهای زنجیره‌وار دیگری پیش آیند. مدیران در کارشان با واقعیت‌های اجتناب‌ناپذیری مواجه هستند. برای بررسی منطقی و واقع‌بینانه استفاده از زمان، باید این واقعیت‌ها را شناخت. واقعیت کار مدیران این است که همه وقتشان متعلق به خودشان نیست. در سازمان‌ها چیزی بخشی از وقت مدیر را می‌گیرد. تهیه گزارش زمانی کارهای روزانه تهیه گزارش از کارهای روزانه و تجزیه و تحلیل نتایج آن؛ نقاط قوت و ضعف استفاده از زمان را به ما نشان می‌دهد. این کار ما را نسبت به وضع فعلی که در آن قرار داریم آگاه می‌سازد و برایمان روشن می‌سازد که کجا هستیم و چه باید بکنیم. تهیه گزارش کارهای روزانه به ما کمک می‌کند تا کارهایی را که نتیجه خاصی ندارند و نباید انجام شوند بشناسیم و آن را تا حد ممکن حذف کنیم. تحلیل نحوه استفاده از زمان با تحلیل نحوه استفاده از زمان، عادت‌های رفتاری و ضرورت تغییر آنها، تخمین‌های زمانی اشتباه که امر برنامه‌ریزی را دچار اختلال می‌کنند و همچنین اتلاف‌کننده‌های زمان خود را می‌شناسیم. در ذیل به طور خلاصه در مورد هر یک از موارد ذکر شده توضیحاتی آورده شده است: عادت‌های رفتار و مدیریت زمان نحوه استفاده کنونی از زمان به عادت تبدیل شده است. عادت و استفاده از زمان به هم وابسته‌اند. هر طور که عادت کرده باشیم از زمان خود استفاده کرده‌ایم. ممکن است به تعویق انداختن کارهای مهم صرفا یک عادت کاری باشد. در گزارش کارهای روزانه، عادت‌های خوب و عادت‌های بد ما دیده می‌شود. شاید پس از تحلیل وضع موجود به این نتیجه برسیم که از زمان خود خوب استفاده می‌کنیم. شاید متوجه نقطه‌ای بشویم که تغییر آن تاثیر چشمگیری بر استفاده بهتر از زمان داشته باشد. بررسی دقیق گزارش کارهای روزانه و تحلیل آن، عوامل درونی موثر بر استفاده از زمان یعنی تعلل انگیزش و سبک‌های فردی را نشان می‌دهد. بعضی از راه‌های جدید انجام کار، نسبتا ساده‌اند؛ ولی پایبند ماندن به آنها در عمل ساده نیست، وقتی شروع به مدیریت‌ عادت‌های رفتاری خود می‌کنیم، مطمئنا برخی عادت‌ها سدراهتان می‌شوند. عادت‌ها بسیار قدرتمند و سرسختند؛ ولی شما نیز به همان اندازه سرسخت باشید. برای این منظور باید: - بزرگ فکر کنید. عادت‌های خود را با قدرت شروع کنید تا به آنها فرصت موفقیت بدهید و عادت‌هایی برای خود ایجاد کنید که عادت‌های قدیمی شما را از بین ببرد. - از عادت‌های جدید همواره استفاده کنید. تکرار موجب درونی شدن رفتارهای جدید می‌شود، در حالی که فکر کردن به آن چنین تاثیری ندارد. استثنا قائل نشوید. یک لغزش ممکن است انرژی شما را برای تلاش‌های آتی بگیرد هربار که می‌گویید «فقط این بار استثنا قائل می‌شوم» برنامه‌ای که با دقت ساخته‌اید، از بین می‌رود. تخمین‌ها و مدیریت زمان گاهی افراد سعی می‌کنند کارهای زیادی را انجام دهند؛ زیرا در مورد مدت زمانی که کارهای مختلف طول می‌کشد، تخمین‌های غیرواقعی دارند. این مطلب ممکن است جنبه دیگری از اعتماد به نفس بیش از حد را نشان دهد. «من سریع کار می‌کنم پس می‌توانم کار مورد نظر را انجام بدهم». یا ممکن است ناتوانی در تخمین درست را نشان بدهد. در بیشتر موارد تصورات ما با واقعیت خیلی فاصله دارد و «هر اندازه که در کار خود خبره باشیم، باز هم تخمین زدن در مورد زمان انجام کارها ساده نیست». اتلاف‌کننده‌ها و مدیریت زمان مدیری که کارهای روزانه خود را یادداشت می‌کند و بعد از گذشت یک یا دو هفته نتایج به دست آمده از آن را مورد بررسی قرار می‌دهد و می‌فهمد که هر روز سه ساعت و نیم از وقتش صرف کارهای تلفنی می‌شود، ممکن است تصمیم بگیرد این مقدار را به دو ساعت و نیم کاهش بدهد و این راه‌حلی است که به نظرش مناسب می‌آید. اگر به لیست اتلاف‌کننده‌های زمان نگاه کنید متوجه می‌شوید که برخی از آنها را تجربه کرده‌اید، اما بدون شک برخی از آنها برای شما به نسبت دیگران مشکل‌سازتر هستند. اگر قصد دارید زمانتان را به‌صورت اثربخش مدیریت کنید باید مهم‌ترین اتلاف‌کننده‌های وقت خود را تعیین کنید و سپس روی آنها کار کنید، زیرا مشکلی که شناخته نشده باشد، قابل حل کردن هم نخواهد بود.

دسته بندی اطلاعات

مدیریت زمان

مقدمه‌ای بر مدیریت زمان

مشخصات ثبت اطلاعات

مدیریت رازنامه

نظرات و پیشنهادات

سلام،وقت بخیر زمانی که لیست تعدیل حقوق تهیه می گردد و حقوق و عیدی از مالیات معاف می گردند در سیستم حسابداری چطور باید مالیات حقوق را کسر کرد متشکرم

سلام ، وقت بخیر نحوه سند زدن پرداختی بیمه تامین اجتماعی به چه صورته ؟ بدون این که تو لیست حقوق و دستمزد بیام ه صورت جداگانه چطوری ثبت بزنم؟

سلام و وقت بخیر برای استارت آپ ها و کسب و کارهای الکترونیک آیا معافیت مالیاتی وجود دارد؟ در صورت تایید، نحوه استفاده از معافیت چگونه است؟

سلام و وقت بخیر برای استارت آپ ها و کسب و کارهای الکترونیک آیا معافیت مالیاتی وجود دارد؟ در صورت تایید، نحوه استفاده از معافیت چگونه است؟

با سلام خدمت استاد محترم برای آموزش کارکنان در دوره آموزشی اکسل در حسابداری میخواستم ببینم چطوری باید با شما هماهنگی کنیم. با تشکر