«امری که تا به حال معوق مانده، اما به نظر می‌رسد هم‌اکنون در حال اوج‌گیری است.»

روند رو به رشد برون‌سپاری مدیریت زیرساخت‌ها

فضای کسب‌وکار سازمان‌ها را مجبور به پایش، نگهداری و بهبود زیرساخت‌های فناوری اطلاعات کرده است. درآمدهای حاصل از مدیریت ازراه‌دور زیرساخت‌ها از سال 2005 سالانه 80 درصد افزایش داشته و به 6 تا 7 میلیارد دلار در سال‌جاری رسیده است. اما پژوهش ما نشان می‌دهد که استفاده از مدیریت سرورها و سایر سخت‌افزارهای فناوری اطلاعات از راه دور در سازمان‌ها بسیار کم اتفاق می‌افتد. تغییر در محیط کسب‌وکار می‌تواند باعث افزایش ناگهانی استفاده از این روش شود.
با اینکه مشتریان با اشتیاق فراوان از توسعه نرم‌افزارها و فرآیندهای کسب‌وکار استقبال کرده‌اند، سهم مدیریت از‌راه‌دور زیرساخت‌ها در مقایسه با روش‌های دیگر قابل توجه نیست. بر مبنای تخمین ما در پایان سال 2007 این درآمدها تنها کمتر از 7 درصد از بازار 96 تا 104 میلیارد دلاری را به خود اختصاص داده است. اگرچه طی سال‌های اخیر رشد پیوسته‌ای را در این عرصه شاهد بوده‌ایم، اما طی نیم دهه، این درآمدها می‌توانست 4 برابر افزایش یابد و میزان 26 تا 28 میلیارد دلار در سال را به خود اختصاص دهد.
مزایای مدیریت از راه‌دور زیرساخت‌ها می‌تواند قابل توجه باشد. سازمان‌های فهرست فورچون با بودجه 2 میلیارد دلار می‌توانند تا 500 میلیون دلار از بودجه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات خود را (عمدتا‌ با کاهش هزینه‌های نیروی کار) از این طریق صرفه‌جویی کنند. اما مخاطراتی هم در این رابطه وجود دارد؛ اختلال در سیستم‌های مرکزی فناوری اطلاعات طی دوره انتقال یا عملیات مستمر هزینه‌های مالی و امنیتی خطراتی را در پی دارد. این هزینه‌ها شامل از دست دادن احتمالی داده‌ها یا انقطاع عملیات سازمان است. ملاحظات دیگر شامل مشکلات قانونی همچون احتمال ایجاد دسترسی سهوی به اطلاعات محرمانه برای اشخاص ثالث یا کلاهبرداری مالی یا نادیده‌ گرفتن حقوق مالکیت معنوی در زمان دسترسی فروشندگان به اطلاعات کل سیستم‌های سازمان است.
اما تغییر نگرش مشتریان، تضمین‌کننده قابلیت رشد این حوزه است. در بررسی ما از 141 مدیر عالی اطلاعات سازمان‌های چندملیتی در سال 2007، 34 درصد آنها انتظار رشد برخی خدمات زیرساختی را در سه دهه آتی دارند- افزایش چشمگیر 19 درصدی در یک بررسی انجام گرفته در یک سال پیش از این ثبت شده بود. از این نتایج برمی‌آید که رشد مورد انتظار عرصه گسترده‌ای از فرصت‌های مدیریت از راه‌دور همچون ذخیره اطلاعات، خدمات منشی‌گری، خدمات سرور و خدمات شبکه را در بر می‌گیرد (نمودار 1).
تغییر در معیارهای اقتصادی عامل اصلی رشد مورد انتظار است. با کاهش هزینه‌های سخت‌افزاری، هزینه‌های نیروی کار بیشترین میزان را به خود اختصاص داده است. تخمین ما آن است که هزینه‌های غیر از نیروی کار- یعنی هزینه‌های سخت‌افزار، نرم‌افزار، نگهداری (مانند به‌روزرسانی نرم‌افزار و تعویض قطعات سخت‌افزاری)- و هزینه‌های تجهیزات بین سال‌های 2000 تا 2008 به 44 درصد کاهش یافته است؛ زیرا فشارهای رقابت، نوآوری و چانه‌زنی‌های قوی‌تر با توزیع‌کنندگان باعث کاهش این هزینه‌ها شده است.
بین سال‌های 2008 و 2010، کاهش هزینه‌های غیر از نیروی انسانی به میزان 54 درصد انتظار می‌رود؛ این تغییر به خاطر نوآوری‌هایی همچون مجازی‌سازی است که امکان همکاری چند قطعه سخت‌افزاری و یکپارچه شدن آنها یا تجزیه یک قطعه به چند قطعه قادر به انجام کار را فراهم می‌آورد. کل هزینه‌های سال 2010 نسبت به سال 2000 کاهش 50 درصدی را نشان می‌دهد؛ در حالی که سهم نیروی کار (که عمدتا‌ مربوط به هزینه‌های مدیریت زیرساخت‌ها بوده است) با افزایش بیش از دو برابر، از 30 درصد به 62 درصد رسیده است (نمودار 2).
تغییر در ‌به‌کارگیری زیرساخت‌ها تعداد بیشتری از سازمان‌ها را به مدیریت از راه‌دور سوق داده است. بسیاری از سازمان‌ها زیرساخت‌های فناوری اطلاعات خود را ساده‌تر کرده‌اند. به‌عنوان مثال، بخش بازاریابی یک شرکت دارویی بین‌المللی 95 سرور دارای سیستم‌عامل‌های مختلف را با هم ادغام و آن را به 7 سرور با صورت‌بندی استاندارد تقلیل داد. استانداردسازی، خودکار نمودن وظایف تکراری مانند به‌روز کردن ویروس‌یاب‌ها را آسان‌تر می‌کند. بهبود مستندسازی امکان شکستن وظایف پیچیده به بخش‌های کوچکتر را فراهم می‌کند؛ به‌طوری که وظایف هربخش به‌وسیله کارکنان با مهارت کمتر قابل انجام باشد. در نتیجه، مدیریت وظایف پیچیده از راه دور آسان می‌شود.
در عین حال، مشتریان نیز پیچیده‌تر شده‌اند: آنها می‌توانند بخش‌های خاصی از مدیریت زیرساخت‌ها را برون‌سپاری و کنترل خود را بر بخش‌های مهم‌تر حفظ کنند. مثلا‌ برخی از سازمان‌ها تنها پایش شبکه را برون‌سپاری می‌کنند؛ برخی دیگر، مدیریت و مالکیت مراکز داده را کاملا‌ برون‌سپاری می‌کنند. قراردادهای بسیاری در خصوص زیرساخت‌ها به امضا می‌رسند. البته قراردادها کوتاه‌مدت‌تر شده‌اند. بین سال‌های 2002 و 2007، ارزش متوسط قراردادها بیش از 70 درصد و طول زمان آنها بیش از 20 درصد کاهش نشان داده است. هر دو روند انعطاف بیشتری برای سازمان‌ها در بستن قرارداد با پیمانکاران مختلف به ارمغان می‌آورد.

سرعت و امنیت بیشتر تبادل داده‌ها باعث تسهیل و تثبیت بیشتر تعامل سازمان‌ها و پیمانکاران طرف قرارداد آنها شده است. پویایی‌های مربوط به پیمانکاران هم پیچیدگی بیشتری پیدا کرده‌است. به عنوان نمونه در سال 2000، 84 درصد قراردادهای عمده برون سپاری با 6 پیمانکار برتر عقد شده است؛ اما در سال 2007 سهم این 6 پیمانکار 54 درصد بوده است. این تغییر، اعتماد بیشتری به توانایی پیمانکاران در استخدام و نگهداری کارکنان شایسته برای انجام پروژه‌های بیشتر ایجاد می‌کند.
اگرچه مدیریت از راه‌دور زیرساخت‌ها جذابیت بیشتری پیدا کرده است؛ چالش‌های آن به قوت خود باقی‌اند. اختلالات ایجاد شده به‌خاطر تحول مدیریت زیرساخت‌ها هنوز هزینه‌های زیادی در بر دارد. طرح‌ریزی و پیاده‌سازی مدیریت از راه‌دور زیرساخت‌ها از 4 ماه تا یک سال زمان می‌برد و معمولا‌ شامل تغییر در معماری‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان است. ضمن آنکه سرمایه‌گذاری بر نرم‌افزارها را نیز جهت رفع اشکال از راه‌دور و افزایش امنیت شبکه را لازم می‌کند. به ‌علاوه، این کار سازمان‌دهی نقش‌ها را نیز در بخش فناوری اطلاعات دچار تغییر می‌نماید.
برای غلبه بر این موانع، یک سازمان با در نظر گرفتن فواید مدیریت از راه‌دور زیرساخت‌ها باید با پیمانکاران همکاری دقیقی را برنامه‌ریزی نماید. موضوعات قابل بحث در این رابطه آن است که کدام سازمان مسوولیت هر کدام از جنبه‌های پروژه‌، طرح‌ریزی تحول و انتخاب شاخص‌های عملکرد را بر عهده دارد؟ در واقع سازمانی که در این مسیر گام برمی‌دارد باید ساختار مدیریتی خویش را نیز از نو طرح‌ریزی کند، نه اینکه سیستم‌ جاری خود را اندکی برای تطبیق با مدل‌ مورد نظر پیمانکاران تغییر دهد.
منبع:
https://www.mckinseyquarterly.com