موضوع مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت در ادارات و سازمانها جزو مباحث بنیادی و اساسی در چارچوب نظام اداری و سازمانی است. از سوی دیگر در دسترس‌بودن فن‌آوریهای جدید در سازمانها از دیگر موارد مهمی است که تا اندازه زیادی سبب هدررفتن وقت و زمان در سیستم اداری می‌شود.

 
راهکارهایی برای جلوگیری از اتلاف وقت در سازمانها
 
موضوع مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت در ادارات و سازمانها جزو مباحث بنیادی و اساسی در چارچوب نظام اداری و سازمانی است. از سوی دیگر در دسترس‌بودن فن‌آوریهای جدید در سازمانها از دیگر موارد مهمی است که تا اندازه زیادی سبب هدررفتن وقت و زمان در سیستم اداری می‌شود.
پیشرفت فردی و اجتماعی مستلزم توجه به زمان است. زیرا جوامع بشری براساس برنامه زمانبندی‌شده به سمت اهداف استراتژیک حرکت می‌کنند. در زمان مشخص به اهداف برنامه رسیده و در نتیجه کشوری ثروتمند و مترقی همراه با رفاه اجتماعی را می‌سازند. این جوامع معمولاً از یک سیکل فقر، تلاش و آینده‌نگری، چرخه ثروت، توسعه و قدرت جهش می‌یابند. برعکس جوامعی وجود دارند که از سیکل ثروت، اتلاف وقت و بی‌مسئولیتی به چرخه فردگرایی، نابسامانی، هرج و مرج و سرانجام فقر اجتماعی سرازیر می‌شوند. انسانها از دیرباز به اهمیت زمان و غنیمت شمردن آن در قالب ضرب‌المثل‌ها، شعر و ادبیات توجه داشته‌اند و محدودیت زمان و برگشت‌ناپذیری آن برای بشریت همواره مطرح بوده است. در علوم فضانوردی با محاسبات یک هزارم ثانیه تاخیر سبب می‌شود ماهواره در محل مورد نظر قرار نگیرد و یا در پزشکی سه دقیقه نرسیدن اکسیژن سبب مرگ بیمار می‌شود. یکی از مشکلاتی که با همه‌گیرشدن اینترنت، گوشی‌های تلفن همراه و خدمات آن و همچنین متکی بودن به کامپیوتر، به شدت موجب نگرانی کارفرمایان، روسای ادارات و همچنین مراجعان شده، افزایش شدید میزان اتلاف زمان کار به وسیله کارکنان شرکت‌ها است. در گذشته‌ای بسیار نزدیک، مشکل بزرگ کارفرمایان، صحبت کردن بیش از حد و غیرضروری کارکنان با یکدیگر و با تلفن بود، که علاوه بر منحرف کردن حواس دیگران از کار، زمان بسیاری از طرفین گفتگو را به خود اختصاص می‌داد. برای حل این مشکل در ادارات بزرگ، کابینهایی برای هر کارمند درنظر گرفتند و زمان استفاده از تلفن به شکل خودکار به ۱ تا ۳ دقیقه محدود شد.
این روش تا مدتی عملی بود، اما آمار و ارقام نشان می‌دهند که دیگر چنین نیست. آمریکا به عنوان کشوری که تا مدتها از کمترین میزان اتلاف وقت در کار برخوردار بود، از آمار جدید بسیار شگفت‌ زده شده است. کارمندان عادی آمریکایی، به گفته خودشان، به غیر از ساعت ناهار، روزی ۰۹/۲ ساعت از زمان خود را به هدر می‌دهند.
بسیاری از مدیران برای کارکنان تا یک ساعت اتلاف وقت روزانه را عادی می‌دانند. اما ۰۹/۲ ساعت در روز برای هر نفر چیزی معادل ۷۵۹ میلیارد دلار ضربه مالی دربر دارد. تحقیقات نشان می‌دهد که بیشترین عوامل وقت‌کشی در میان کارمندان، رسیدگی به امور شخصی از طریق اینترنت، پاسخ دادن یا فرستادن پیامهای اینترنتی یا پیامهای کوتاه بر روی تلفن همراه و همچنین بازیهای کامپیوتری و استفاده از تلفن است. به ویژه که با داشتن تلفن همراه، زمان مکالمات تلفنی تحت کنترل نیست و به علت بی‌سیم بودن می‌توان با آن به جاهایی دور از چشم روسا رفت و صحبت کرد. بیل کولمن نایب رئیس ارشد مجله مهم اقتصادی اداری salary.com درباره وقت‌کشی با اینترنت می‌گوید: ”بخشی از دلیل چنین کاری، مقاومت ناپذیری افراد در برابر اینترنت است. اینترنت خود تجسم وسوسه است که روی کار شما نشسته است. غرق شدن در کار پاسخ به ایـمیلهای شخصی و گشت‌زنی در شبکه بسیار ساده انجام می‌گیرد. مهمتر از همه اینکه چنین مشغولیتهایی کاملاً مانند کار به نظر می‌رسند و مچ‌گیری از این افراد مشکل‌تر و توجیه‌ آن هم ساده‌تر است.“
راههای جلوگیری از اتلاف وقت شناخت صحیح و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می‌دهند، بسیار مهم است زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد. بد نیست این سوال را مطرح کنیم که وقت روزانه شما صرف چه کارهایی می‌شود؟ فرقی نمی‌کند دارای چه موقعیتی شغلی و کاری هستید فقط کافی است لحظاتی روزهای گذشته و امروز خود را مرور کنید. ? همیشه اهدافتان را به واضح‌ترین شکل ممکن تعریف کنید. از مهمترین ویژگی افراد موفق، یکی توانایی‌شان در تعیین هدف، و دیگری نوشتن اهدافشان است. با نوشتن، اهداف، همیشه پیش رویمان هستند. بنابراین، هدفمان را به روشنی کامل تعریف و سعی کنیم تصویری از آن در ذهن‌مان بسازیم زیرا بدون هدف بودن باعث بی‌انگیزه‌بودن و تنبلی در زندگی کاری و شخصی می‌شود. ? برای آنکه بر ”زمان در اختیار“، احاطه داشته باشید و بتوانید آن را مدیریت کنید باید هدف‌گذاری مناسبی داشته باشید. یعنی برای هر روز کاری خود اهدافی را ترسیم کنید. برای هدف‌گذاری موارد زیر را درنظر بگیرید:
۱) هدف باید روشن، قابل اندازه‌گیری، واقع‌بینانه، قابل دسترسی و محدوده زمانی معینی داشته باشد.
۲) هنگامی که با شخصی تماس می‌گیرید که شهرت بدی در پرحرفی دارد یا اصولاً با شما بیش از حد صحبت می‌کند، از همین ابتدا به او بگویید که تنها چند دقیقه برای گفتگو وقت دارید. سپس کار خود را مطرح کنید و پس از گرفتن اطلاعات لازم یا پاسخ دادن به خواسته او، ارتباط را قطع کنید. اگر شخص مورد نظر گفتگویی بی‌هدفی را آغاز کرد، به او یادآوری کنید که باید بروید و اگر لازم باشد بعداً به او تلفن خواهید کرد.
۳) اگر در موقع کار پاسخ دادن به پیامهای کوتاه sms برایتان یک عادت شده است روزی به چند پاسخ جواب ندهید. کم کم این تعداد را افزایش دهید. ۴- مدیران برای انجام دادن کار دامنه زمانی معین تعیین کرده و به بازده کاری کارمندان توجه داشته باشند نه به مدت زمانی که به آن کار مشغولند. ۵- اتلاف وقت در کار می‌تواند نشانه نارضایتی از کار باشد. اگر متوجه شده‌اید ک به طور فزاینده‌ای به کارهای بی‌مورد و به عبارتی وقت‌کشی می‌پردازید؛ از خود بپرسید که واقعاً زمان و عمرتان چه ارزشی دارد؟ شاید موقع آن باشد که زمان و نیروی خود را صرف انجام کاری کنید که از آن لذت می‌برید. در غیر این صورت نه تنها عمر و نیروی خود را به هدر داده‌اید، بلکه برای هیچ کس مفید واقع نشده‌اید.
باید نکات زیر را همواره مدنظر داشته باشیم:
۱) باید این نکته را به خاطر بسپارید که در قبال وظایف سازمانی خود مدیریت سیستم و یا کارفرمای خود تعهدی سپرده‌ایم که باید با رعایت وجدان کار نسبت به انجام این تعهدات در قبال ساعت حضور در محل کار تلاش کنیم.
۲) فراموش نکنیم که ممکن است بیرون از سازمان افرادی با انگیزه و دانش بیشتر می‌توانستند بر صندلی شما بنشینند اما در حال حاضر این مسئولیت و پست توسط شما اشغال شده است. پس با تلاش خود و استفاده از وقت به حسن اعتماد سازمان نسبت به خود پاسخ مثبت دهیم.
۳) در نهایت که ابتدای هر آغازی باید باشد، فراموش نکنیم که خدای عادل و بینا بر همه اعمال ناظر است. 
 
منابع:ww.farya.com/id/۱۳۷۵: www.tici.info/default.aspx? dir=Learn wmn&file=Zyanha.htm