در حسابرسی‌ها رسیدگی‌هایی وجود دارند که فراموش شده‌اند. راستی علت چیست؟ گرچه بعضی‌ها ممکن است معتقد باشند که این موارد بی‌اهمیت و جزئی هستند (البته به هیچ وجه چنین نیست)، بنابراین انجام آنها جز وقت تلف کردن، چیز دیگری نیست

رسیدگی‌های فراموش شده در حسابرسی‌ها

در حسابرسی‌ها رسیدگی‌هایی وجود دارند که فراموش شده‌اند. راستی علت چیست؟ گرچه بعضی‌ها ممکن است معتقد باشند که این موارد بی‌اهمیت و جزئی هستند (البته به هیچ وجه چنین نیست)، بنابراین انجام آنها جز وقت تلف کردن، چیز دیگری نیست!! حال به چند مورد از این رسیدگی‌ها به صورت نمونه اشاره می‌کنم: 

1- مطالعه دفتر اندیکاتور:
مطالعه دفتر اندیکاتور از اولین روز سال مالی واحد مورد رسیدگی تا آخرین روز ترک محل واحد مورد رسیدگی از اهمیت بسیاری برخوردار است. با مطالعه آن می‌توان به موارد مختلفی پی برد و این موارد باعث می‌شود که حسابرس به دنبال اسناد و مدارک و... در واحد مورد رسیدگی برود. ممکن است نامه غیرعادی از محلی دریافت شده باشد که با مطالعه موضوع آن که به صورت خلاصه در دفتر اندیکاتور نوشته شده، به آن نامه مراجعه و با مطالعه متن کامل آن، احتمالا به موضوع با اهمیتی که روی صورت‌های مالی ممکن است اثر گذارد، پی برد. البته مطالعه دفتر اندیکاتور باید توسط شخصی صورت گیرد که در حد حسابرس یا حسابرس ارشد باشد تا بتواند از روی خلاصه‌هایی که در دفتر اندیکاتور ثبت شده، اهمیت موضوعات را برای پیگیری بیشتر تشخیص دهد. همچنین با مطالعه خلاصه نامه‌های ارسالی از طرف واحد مورد رسیدگی نیز می‌توان احتمالا به مطالب مهمی پی برد که با پیگیری آن مطالب، موضوعات مهمی برای حسابرس روشن شود که احتمالا در حساب‌ها منعکس نشده باشد یا نیاز به بررسی کامل آن موضوعات باشد. به طور خلاصه باید گفت که مطالعه دفتر اندیکاتور هر واحد مورد رسیدگی بسیار سودمند است و یکی از مراحل مهم رسیدگی است. خواننده (حسابرس) گرامی، آیا شما چنین کاری را انجام می‌دهید؟
2- بررسی دفتر و اسناد و مدارک درب کارخانه:
یکی از مراحل مهم حسابرسی که می‌توان به وسیله آن به موارد بسیار مهم پی برد، بررسی دفتری است که در قسمت نگهبانی واحدهای مورد رسیدگی نگهداری می‌شود و همچنین یک نسخه از اسناد و مدارکی است که در آن قسمت بایگانی می‌شود. معمولا در دفتری که در قسمت نگهبانی واحدهای تولیدی یا بازرگانی نگهداری می‌شود، مشخصات اجناس و کالاهای وارده یا خارج شده از کارخانه با ذکر شماره وسیله نقلیه، نوع جنس، مقدار جنس، تاریخ ورود یا خروج و سایر موضوعات مرتبط به صورت خلاصه درج می‌شود. با بررسی این دفتر می‌توان مشخصات اجناس وارد شده به واحد مورد رسیدگی یا خارج شده از آن را یادداشت کرده و به دفاتر حسابداری مراجعه و کنترل کرد که آیا ورود یا خروج اجناس یاد شده در دفاتر حسابداری منعکس شده‌اند یا خیر؟ عکس این عمل را هم می‌توان انجام داد. یعنی از دفاتر حسابداری مواردی را یادداشت (البته در رابطه با ورود یا خروج اجناس به یا از واحد مورد رسیدگی) و به دفتر نگهبانی مراجعه و کنترل کرد که آیا آن موارد در دفتر نگهبانی منعکس شده‌اند یا خیر؟ سال‌ها پیش شرکتی را حسابرسی می‌کردیم که این کار را در آنجا نیز انجام دادیم. در بعضی موارد مشاهده کردیم که ورود یا خروج اجناس در دفتر نگهبانی درج نشده بود، در صورتی‌که آن موارد در دفاتر حسابداری ثبت شده بود. مطلب را از مدیر مالی آن شرکت پرسیدم و ایشان در جواب چنین گفت: «نگهبان ما بیسواد است و علت عدم ثبت این موارد در دفتر نگهبانی نیز از بیسوادی یا کم‌سوادی اوست!» اگر نگهبان کارخانه بیسواد است، پس چگونه بعضی موارد را می‌تواند بنویسد و بعضی‌ها را نمی‌تواند؟ بعدا مشخص شد که در این شرکت سوءاستفاده‌های کلان توسط مدیران و کادر مالی صورت گرفته بود که باعث اخراج کل کادر مدیریت و امور مالی شد.
همچنین در دفتر نگهبانی هر کارخانه معمولا یک نسخه حواله‌های خروج اجناس و محصولات از کارخانه و سایر مدارک نگهداری می‌شود. این نسخ حواله‌های خروج اجناس را می‌توان با مراجعه به دفاتر حسابداری کنترل کرد که آیا در آنجا ثبت شده‌اند یا خیر؟ در این رابطه باید به مشخصات کالا و تعداد یا مقدار آنها نیز دقت کرد. در شرکتی از روی نسخ حواله‌های خروج اجناس از کارخانه که در قسمت نگهبانی نگهداری می‌شد، توانستیم پی ببریم که مقدار قابل توجهی محصولات از کارخانه خارج شده بود (فروش محصولات) که در دفاتر حسابداری منعکس نشده بود! مسوولان آن شرکت به هیچ وجه فکر نکرده بودند که حسابرس می‌تواند به دفتر نگهبانی نیز مراجعه کرده و اطلاعاتی را از آنجا کسب و سپس با دفاتر حسابداری مقایسه و ثبت آنها را در دفاتر حسابداری کنترل کند. خواننده (حسابرس) عزیز، آیا این رسیدگی را هم در حسابرسی‌های خود انجام می‌دهید؟
ممکن است بعضی‌ها بگویند که بودجه زمانی انجام کار که در بیشتر موارد بین دو تا سه هفته است (البته برای شرکت‌های متوسط و بزرگ)، اجازه انجام چنین رسیدگی‌هایی را به آنها نمی‌دهد. متاسفم که در پاسخ به آنها باید بگویم که این عذر بدتر از گناه است. حسابرسی را باید به طور کامل انجام داد و برای این کار هم باید قیمت مناسب برای کار حسابرسی پیشنهاد کرد و قیمتی که پیشنهاد می‌شود باید با در نظر گرفتن انجام کلیه موارد مهم در حسابرسی باشد. البته پیشنهاد قیمت مناسب برای انجام کار حسابرسی مساوی است با از دست دادن کار، زیرا قیمت‌شکن‌های حرفه‌ای بیکار ننشسته‌اند تا یک موسسه حسابرسی معتبر با قیمت نسبتا مناسبی یک کار حسابرسی را به‌دست آورد. آنها با پیشنهاد نازلترین قیمت‌ها (البته برای انجام ندادن کار حسابرسی)، به هر نحوی که شده کار حسابرسی را به‌دست می‌آورند.
بعضی‌ها در مواردی توانسته اند با قیمت‌شکنی و عدم انجام کار حسابرسی به صورت کامل و طبق استانداردها، درآمد‌های کلانی را کسب کنند و عده‌ای خام و کم تجربه را قانع سازند که داشتن درآمد زیاد (حالا از هر طریقی که شده)، دلیل بر داشتن تجربه و دانش حرفه‌ای در سطح بالا است. به قول معروف، هر که بامش بیش، برفش بیشتر. هر که درآمدش بیش، دانش و معلومات حرفه‌ای حسابرسی و حسابداری‌اش بیشتر! در واقع، قیمت‌شکن‌های حرفه‌ای، برندگان اصلی این بازی هستند.
شاید بعضی‌ها به این موضوع اعتراض داشته باشند و ادعا کنند (فقط ادعای خالی) که موضوع چنین نیست و کلیه این رسیدگی‌ها را انجام می‌دهند. البته ادعای این اشخاص ممکن است در بعضی موارد حقیقت داشته باشد؛ زیرا من پرونده‌های حسابرسی کلیه موسسات حسابرسی را مشاهده یا بررسی نکرده‌ام، ولی با این حق‌الزحمه‌های بسیار پایین برای انجام ندادن حسابرسی‌ها، چگونه می‌توان وقت صرف کرد و چنین رسیدگی‌هایی را انجام داد. هرگاه یک موسسه حسابرسی خود اذعان می‌دارد که به بررسی هزینه‌های واحدهای مورد رسیدگی نمی‌پردازد، آیا می‌تواند دفتر اندیکاتور یا دفتری را که در محل نگهبانی واحد مورد رسیدگی نگهداری می‌شود، به صورتی که در مقاله قبلی نوشته بودم، بررسی و رسیدگی کند؟ خوانندگان (حسابرسان) گرامی، خود در این مورد قضاوت کنید. به عبارت دیگر، کلاه خود را قاضی قرار دهید و به طور منصفانه حکم صادر کنید.
حال به چند مورد دیگر از رسیدگی‌ها که در حسابرسی‌ها فراموش شده است، اشاره می‌کنم:
1- رسیدگی به ته چک‌ها (ته سوش چک‌ها)
یکی از رسیدگی‌هایی که به ظاهر غیر‌ضروری به نظر می‌رسد، رسیدگی به ته چک‌ها است. منظور از رسیدگی به ته چک‌ها این است که متن نوشته شده در ته چک‌ها را با اسناد و مدارک حسابرسی مربوطه مطابقت داد و دید که آیا مثلا پرداخت به آقای عباس طبق نام مندرج در ته چک، در سند حسابداری هم به نام آقای عباس بوده یا به نام آقای کامران. مثلا در سند حسابداری درج می‌شود که پرداخت فلان چک بابت پیش پرداخت خرید مواد اولیه است؛ حال آنکه در ته چک که عملا واقعیت درج می‌شود، نوشته شده که پرداخت به آقای بهرام بابت وام قرض الحسنه.
حسابرس با این بررسی، به موارد مهمی پی می‌برد. نظر به اینکه در بیشتر موارد در ته چک‌ها واقعیت‌ها درج می‌شود، حسابرس می‌تواند به مغایرت‌های موجود بین مطالب درج شده در ته چک‌ها و اسناد، مدارک و دفاتر حسابداری پی ببرد و موضوع را به طور عمقی بررسی کند. مطمئن باشید که با چنین رسیدگی، پی به موارد مهمی خواهید برد. خواننده (حسابرس) عزیز، آیا این رسیدگی را انجام می‌دهید؟ یا بودجه زمانی کار اجازه انجام چنین رسیدگی را نمی‌دهد.
2- کنترل سریال چک‌ها از نظر ثبت کلیه آنها در دفاتر حسابداری
یکی از رسیدگی‌های مهم دیگر نیز این است که آیا کلیه چک‌های دسته چک‌ها در دفاتر حسابداری ثبت شده‌اند یا خیر؟ برای نمونه، باید تعدادی از ته چک‌ها را به صورت نمونه انتخاب کرد و اولا سریال آنها را کنترل کرد و سپس بررسی کرد که آیا در دفاتر حسابداری ثبت شده‌اند یا اگر هم ابطال شده‌اند، چک‌های باطل شده یا ضمیمه ته چک باشد یا در جای دیگر به صورت مرتب نگهداری شود. البته باطل شدن تعداد زیاد یا قابل ملاحظه‌ای چک نیز خود سوال‌برانگیز است که حسابرس باید موضوع را با دقت پیگیری کند. در این رسیدگی، حسابرس باید کنترل کند که چک‌هایی که به صورت تضمین و ضمانت داده می‌شود، حتما در حساب‌های انتظامی ثبت می‌شود. خواننده (حسابرس) گرامی، آیا در رسیدگی‌های خود چنین مواردی را انجام می‌دهید؟
3- چک‌ها یا اسناد تضمینی واحد مورد رسیدگی نزد دیگران
یکی از رسیدگی‌های مهم دیگر نیز که فکر می‌کنم به بوته فراموشی سپرده شده است، پیگیری جهت بازپس گرفتن چک‌ها یا اسناد تضمینی واحد مورد رسیدگی است که به عنوان تضمین به اشخاص ثالث داده شده است. در رسیدگی‌های ما دیده شده که معمولا پیگیری برای باز پس گرفتن این چک‌ها و اسناد، پس از پایان قرارداد یا موضوع مربوطه و انجام دادن کلیه شرایط قرارداد از طرف واحد مورد رسیدگی، صورت نمی‌گیرد و در بعضی مواقع شاهد بوده‌ایم که چنین اسناد تضمینی، سال‌های سال نزد اشخاص ثالث باقی می‌ماند و هیچ اقدامی از طرف واحد مورد رسیدگی جهت باز پس گرفتن آنها صورت نمی‌گیرد. حسابرس وظیفه دارد که این موارد را به مدیریت واحدهای مورد رسیدگی یادآوری کند. خواننده (حسابرس) گرامی، آیا این رسیدگی را انجام می‌دهید؟ می‌دانم که عجله برای رفتن به سر کار دیگری چنین اجازه‌ای را به شما نمی‌دهد. تقصیر شما نیست. تقصیر با «زود باش و تند باش» است.
4- مشاهده عینی اسناد تضمینی دیگران نزد واحد مورد رسیدگی
در مواردی پیش آمده که حسابرسان ما به قسمت ذی‌ربط در واحد مورد رسیدگی مراجعه کرده و خواستار مشاهده اسناد تضمینی دیگران نزد واحد مورد رسیدگی و مطابقت آنها با دفاتر حسابداری شده‌اند. مسوولان قسمت مربوطه اظهار داشته‌اند که چطور شده سراغ این اسناد آمده اید؟ سال‌ها است که کسی سراغ این اسناد را نمی‌گیرد و گرد و خاک روی آنها را پوشانده. خواننده (حسابرس) عزیز، این رسیدگی نیز جزو رسیدگی‌های حسابرسی است. ممکن است در همین جا نیز احتمالا سوء استفاده صورت گیرد. بدین ترتیب که برای مثال، شخصی قراردادی با واحد مورد رسیدگی داشته و سند تضمینی به واحد مورد رسیدگی سپرده باشد. آن شخص ممکن است بدون تکمیل قرارداد خود، به نحوی اسناد تضمینی خود را از واحد مورد رسیدگی (البته به کمک مسوول نگهداری این اسناد) باز پس بگیرد و واحد مورد رسیدگی دیگر هیچ سندی برای پیگیری مطلب ندارد.
موارد یادشده چند نمونه از رسیدگی‌هایی است که احتمالا در بعضی از حسابرسی‌ها فراموش شده است. لطفا به کلمات «احتمالا» و «بعضی» توجه خاص شود. مطمئن هستم که کلیه موسسات حسابرسی معتبر چنین رسیدگی‌هایی را فراموش نمی‌کنند. با آرزوی موفقیت روز افزون برای موسسات حسابرسی معتبر و حسابرسان واقعی در آن موسسات.