دستورالعمل انبارگردانی ونکات قابل توجه در این خصوص

دستورالعمل انبارگردانی :
1 – تعیین هماهنگ کننده عملیات انبار گردانی که سرپرستی عملیات شمارش را برعهده خواهد داشت .
2 – تهیه مقدمات شروع عملیات شامل تهیه فرمهای شمارش – تهیه وسایل و ابزار کارشمارش یا توزین
- برنامه ریزی جهت ساعت شروع و خاتمه روزانه
3 – تعیین گروههای شمارش و اموزش لازم به اعضاء شمارش
4 – بازدید از کلیه انبارها و کنترل استقرار صحیح اجناس به نحو قابل شمارش و درج مشخصات کامل
موجودیها – تفکیک اقلام قابل شمارش اعم از سالم ، اسقاط ، موجودیهای امانی
5 – یادداشت  شماره اخرین رسید و حواله انبار قبل از شروع عملیات انبارگردانی .
6 – نظارت سرپرست انبارگردانی در حین شمارش و کنترل صورت نهائی شمارش و پیگیری مغایرتها
و تهیه گزارش نهائی
7 – هماهنگی با نمایندگان حسابرسان مستقل شرکت .
8 – اعلام روزها و ساعات انبارگردانی به کلیه قسمتها ، و حتی الامکان از ورود و خروج کالا جلوگیری
شود مگر با نظارت هماهنگ کننده عملیات انبارگردانی .
9 – تنظیم برگه های شمارش در 2 بخش ( شمارش اول و شمارش دوم ) و کنترل امار برگه های تسلیم شده و باطله و کنترل با حسابهای دفاتر .
10 – در صورت مغایرت در شمارش اولیه ، شمارش دوم انجام گردیده و قابل اطمینان تلقی می گردد .
11 – در طول انبارگردانی ، جابجائی بین قسمتهای انبار مجاز نمی باشد مگر با نظارت هماهنگ کننده .
12 – امضاء کلیه برگه های شمارش توسط سرگروه شمارش ، و امضاء صورتهای شمارش و صورتجلسات توسط هماهنگ کننده .
13 – درخاتمه انبارگردانی تهیه صورتجلسه انجام عملیات با شرح خلاصه چگونگی اجرای عملیات با امضاء هماهنگ کننده و معاون مالی و تحویل یک نسخه به حسابرسان مستقل
برنامه انبارگردانی پایان سال 86 بشرح ذیل جهت استحضار و اقدام مقتضی تقدیم می گردد :
1)   زمان شروع موجودی برداری از تاریخ  **/12/86  لغایت    **/12/86  می باشد.
2)   در صبح روز شروع انبار گردانی تیمی متشکل از نیروهای مالی به همراه نفرات حسابرس طرف قرارداد شرکت به سر پرستی  ******** بشرح ذیل در کارخانه حضور یافته و اقدام به شمارش خواهند کرد.
اعضای تیم مالی    اعضای تیم حسابرسی

نمونه دستورالعمل انبارگردانی

مسئول هماهنگ کننده و رابط اعضای تیم کارخانه و حسابرسان ******* می باشد.
در صورت عدم حضور ایشان ******* وظایف ایشان را برعهده خواهند گرفت.

3)   در صورت بروز هرگونه اتفاقات پیش بینی نشده  مسئول انبارگردانی موظف است  پس از هماهنگی با مدیریت محترم مالی و مدیریت محترم کارخانه و با اطلاع مدیر واحد مربوطه  نسبت به ادامه فعالیت بر اساس توافقات صورت گرفته اقدام نماید.
4)   مدیر واحد انبار می بایستی جهت برنامه ریزی و هماهنگی امور موجودی برداری نسبت  به ارایه گزارشی مشتمل بر معرفی وضعیت انبار از نظر محل استقرار و موقعیت فیزیکی و دسته بندیهای هر یک از انبار ها از نظر گروه اجناس( مکانیکی، هیدرولیکی و الکترونیکی و مصرفی و .... )و همچنین تعیین مسئول، جهت کنترل اقلام تحویلی و درج قبل و بعد از شمارش در حواله های درخواستی در هنگام موجودی برداری، حداکثر تا 10 روز قبل از شروع انبار گردانی - مورخ **/12/86  - اقدام فرمایند.
5)   واحد انبار می بایستی  با هماهنگی مدیریت محترم کارخانه نسبت به معرفی اعضای تیم شمارشگر آشنا به امور و قابل اعتماد نیز تا تاریخ**/12/86 اقدام فرمایند.( تعداد افراد تیم شمارشگر مورد نیاز بر اساس برنامه ریزی و هماهنگی مسئول انبارگردانی و مدیر واحد انبارها تعیین خواهد گردید .)
6)   مدیر محترم واحد انبار موظف به هماهنگی امور داخل انبار و صدور دستور  ایجاد تسهیلاتی جهت دسترسی به کلیه اجناس و چیدمان مرتب و منظم و الصاق تگ مشخص و خوانا برروی کلیه اقلام  بر اساس کد اجناس مندرج در سیستم انبار فنی می باشد.
بدیهی است در صورت عدم دسترسی به اجناس و عدم شمارش ، این دسته از موارد جزو اقلام دارای مغایرت قلمداد گردیده و در صورتجلسه نهایی لحاظ می گردد.
7)   ملاک شمارش و تعیین مغایرتهای ایجاد شده ،  گزارش تراز موجودیها  در سیستم انبار فنی – سیستم فعال در سطح کارخانه -  در پایان روز **/12/86 می باشد.
8)   همچنین کلیه کالاهای امانی نزد انبار نیز می بایستی تفکیک شده و با اطلاع مسئول انبارگردانی در محلی جداگانه نگهداری شوند.
9)   در رابطه با اقلام ضایعاتی و بلا استفاده در صورت نیاز از نظرات مهندسین و کارشناسان  مربوطه جهت تعیین تکلیف به منظور محاسبه در موجودیها و یا خیر استفاده خواهد شد.
10)   مدیر محترم واحد انبار می بایستی نسبت به صدور دستور در اختیار قراردادن کلیه وسایل و ابزار مورد نیاز جهت شمارش و اندازه گیری از جمله متر، باسکول و .... اقدام فرمایند.
11)   برنامه نرم افزاری تنظیم شده بر اساس نیازهای واحد مالی در جهت پاسخگویی به موسسه حسابرسی طرف قرارداد – حسب قوانین -  به گونه ای تعبیه گردیده است که تراز و موجودی اقلام  در سیستم انبار فنی – سیستم فعال در سطح کارخانه - برای هیچ یک از اعضائ شمارشگر و یا حتی افراد مرتبط قابل روئیت نبوده و تنها  فیلدهای کد و شرح اجناس و واحد اندازه گیری و آدرس محل استقرار  آنها -  با سورت کد اجناس  و محل استقرار جهت سهولت در شمارش -  میسر می باشد،  همچنین سه ستون با عنوان شمارش 1 تا 3 در سه مرحله موجود بوده که با اعلام مغایرت توسط سیستم  برنامه ریزی شده  در هر مرحله، اقدام به شمارش در مرحله بعد خواهد شدکه با درج موجودی شمارش شده در هر مرحله موجودی ثبت شده در مرحله قبل Lock  شده و قابل تغییر نمی باشد.
12)   با توجه به نحوه آماری گیری سیستمی و ثبت موجودیها بصورت همزمان درکامپیوتر، امکان کنترل و هماهنگی تیمهای شمارشگر توسط مسئول انبارگردانی از طریق شبکه نیز میسر می باشد و اعضای تیم شمارشگر تحت نام کاربری جداگانه در سیستم اقدام به شمارش نموده و هریک متعهد به ثبت اطلاعات خود بوده و در پایان هر مرحله شمارش نیز ملزم به تایید مقادیر شمارش شده می باشند.
13)   به جهت تسریع در فعالیت و کاهش انحرافات ، ثبت موجودی شمارش شده در سیستم بصورت ثبت همزمان حین موجودی برداری در کامپیوتر صورت گرفته و در صورت بروز مغایرت طبق برنامه تعبیه شده،  سیستم اعلام مغایرت کرده و سپس شمارش مرحله 2 و 3 انجام میگیرد.
14)   دقت در تعداد شمارش و توجه به واحدهای شمارش طبق سیستم موجود ضروری بوده و شمارش در مرحله 3 بعنوان مغایرت نهایی قابل قبول، توسط طرفین تلقی می گردد که در پایان انبارگردانی نیز با دریافت گزارشی از ریز اقلام مغایرت در مرحله سوم  توسط سیستم ، صورتجلسه ای با تایید اعضای تیم مشخص شده شمارشگر و مسئولین انبار و مدیریت محترم کارخانه تنظیم گردیده و تقدیم  مدیریت  شرکت جهت تصمیم گیری چگونگی ثبت تعدیلات مغایرتهای موجود خواهد شد .
15)   به سبب جلوگیری از کثرت مغایرت و همچنین تسریع و سهولت در امر انبارگردانی ضروری است کلیه عملیات ورود اطلاعات و ثبت اصلاحات تا پایان روز **/12/86 صورت گرفته و از شروع انبار گردانی هیچگونه ثبت ورود و خروجی در سیستم به تاریخ سال 86  انجام نشود ( جهت اطمینان نیز امکان ثبت اطلاعات در سال 86  در برنامه بسته خواهد شد و ثبت  امور جاری نیز حسب ضرورت  به تاریخ ابتدای سال آتی در برنامه انجام خواهد شد.)
16)   کلیه فازها و بخشهای مختلف نیز  بایستی تا پایان روز **/12/86 اقلام مورد نیاز در طول دوره انبار گردانی را پیش بینی و اقدام به درخواست آن نمایند.
17)   بدیهی است از تاریخ شروع انبار گردانی به بعد انبار فنی لوازمی را تحویل ایشان نخواهد داد. ( در موارد اضطراری نیز با مجوز مدیریت کارخانه ثبت فعالیت در تاریخ ابتدای سال 87 صورت میگیرد.)
18)   تحویل کلیه اقلام خریداری شده و بین راهی توسط واحد بازرگانی و ... که تحویل انبار نگردیده است می بایستی تا پایان روز قبل از انبار گردانی انجام و در سیستم رسید گردد.
19)   قبل از شروع انبار گردانی چاپ آخرین شماره کلیه برگه ها ( رسید و حواله و اصلاحات ) جهت ارایه به موسسه حسابرسی تحویل مسئول انبار گردانی میگردد.
20)   چنانچه در حین شمارش اقلامی از انبار خارج و یاوارد گردد بایستی به اطلاع مسئولین مربوطه رسیده و در پایان روز موجودی گیری کلیه مبادلات با هماهنگی مسئول انبارگردانی و  مدیر واحد مربوطه و مدیریت محترم کارخانه در لیست انبار گردانی اثر داده شود.
21)   موجودی گیری در انبار بصورت تک شمارش از کلیه اقلام صورت میگیرد و تصادفی نمی باشد.
22)   ساعات شروع شمارش در روزهای انبارگردانی از ساعت 7 صبح لغایت 7بعداز ظهر می باشد که در صورت لزوم با هماهنگی مسئول انبارگردانی افزایش و یا تغییر خواهد کرد.
در صورت لزوم جهت تکمیل کار و پایان مراحل شمارش در روزهای تعطیل و ساعات غیر اداری نیز موجودی برداری با هماهنگی مسئول انبار گردانی و مدیریت محترم کارخانه  ادامه خواهد یافت و اعضای تیم شمارشگر موظف به حضور به موقع می باشند.

23)   پس از اتمام موجودی برداری در پایان هر روز نسبت به پلمپ انبارهای شمارش شده اقدام میشود.
24)   هر گونه مرخصی، ماموریت و غیبت  در صورت بروز وقایع اضطراری می بایستی با هماهنگی مسئول انبارگردانی و مدیریت کارخانه صورت گیرد.
25)   در پایان فعالیت انبار گردانی صورتجلسه ای توسط مسئول انبار گردانی و با حضور نماینده موسسه حسابرسی و مدیریت محترم کارخانه و مدیر واحد انبار تنظیم شده و با شرح مختصری از مراحل کار و شرایط و نحوه موجودی برداری  به انضمام یک نسخه از لیست اجناس و گزارش مغایرتها در شمارش در مراحل تنظیم و به تایید طرفین رسیده و تحویل مدیریت محترم مالی میگردد.
نکته:
لازم بتوضیح است ، هیچگونه ثبت تعدیلی در این مرحله صورت نمی گیرد و رسیدگی و تعیین تکلیف اقلام دارای مغایرت با دستور مدیریت محترم مالی و هماهنگی مدیریت محترم کارخانه  متعاقبا صورت خواهد پذیرفت.
ثبت تعدیل مغایرتها پس از رسیدگی،  حسب نظر و تایید مدیریت به شکل سیستمی با عنوان رسید و حواله تعدیلی به تاریخ روز پایان سال – جهت ردیابی - در سیستم انبار فنی ثبت خواهد گردید.
بر اساس تمهیداتی که در برنامه انبار فنی منظور گردیده است، پس از پایان دوره انبارگردانی کلیه امور طبق روال عادی صورت پذیرفته و در سیستم بتاریخ سال 87 ثبت میگردد ( بشکل سندهای موقت )
شایان ذکراست، پس از پیگیری و تعیین تکلیف نهایی مغایرتهای باقی مانده توسط مدیریت، ثبت های تعدیلی به جهت برابر شدن مقادیر واقعی شمارش شده با تراز در سیستم موجود در روز 29/12/86 انجام شده و عملیات نقل از تراز موجودی حداکثر تا پایان فروردین ماه 87 صورت گرفته و کلیه عملیات ثبت شده پس از تاریخ انبار گردانی که بصورت موقت ثبت شده بود، قطعی و در گزارشات تراز اعمال می گردد.

26)    در رابطه با میزان دقت در شمارش و اندازه گیری آن دسته از اقلامی که واحد شمارش آنها در سیستم بصورت کلی و عمده می باشد، در حالیکه  معیار شمارش مقدار موجودیهای واقعی متفاوت می باشد( نظیر واحد بشکه روغن و موجودی بر مبنای کیلوگرم) پس از مغایرت یابی بررسیهای لازم انجام شده و با تایید مدیریت محترم  مالی تصمیم گیری خواهد شد.
27)    مسئولیت ایجاد هماهنگی های لازم با واحد انبار جهت سهولت در امور و تنظیم صورتجلسه نهایی با  مسئول معرفی شده  انبار گردانی و یا جانشین ایشان خواهد بود و مدیریت محترم مالی نیز همزمان در جریان کامل امور قرار خواهند گرفت.
نکات قابل توجه در تهیه دستورالعمل انبارگردانی

1- نکاتی که باید قبل از شمارش از طرف مسئولین شرکت مورد توجه قرار گیرد :

1-1- انتخاب شخصی مسئول بعنوان هم آهنگ کننده انبار گردانی ، این شخص سرپرستی عملیات شمارش را بعهده خواهد گرفت .

2-1- دستور العمل تهیه شده توسط هم آهنگ کننده کاملا مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع عملیات شمارش باید با مسئولین شرکت و موسسه حسابرسی تماس حاصل شود

.3-1- روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص گردد و به قسمتهای مختلف بصورت کتبی اطلاع داده شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل خواهد بود ، لذا لازم است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند ( متذکر می شود ، هرگاه در حین انبار گردانی بنابر ضرورت احتیاج به نقل و انتقال موجودیها باشد ، بایستی کلیه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گیرد )

4-1- گروههای شمارش باید با ذکر اسامی قبلا تعیین و آموزش کافی داده شوند . لازم است به آنان تذکر داده شود تا در حین عملیات اگر به مسئله ای برخورد نمودند باید با هماهنگ کننده موجودی برداری تماس حاصل نمایند .

5-1- هم آهنگ کننده موجودی برداری قبلا انبار یا انبار ها را مورد بازدید قرار دهد و مطمئن گردد که :

1-5-1- اقلام به شکلی چیده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام پذیر باشد .

2-5-1- موجودیهایی که به آسانی شناخته نمی شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل ، مشخص شوند .

3-5-1- اقلام ناباب ، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند .

4-5-1- برای آنکه موجودیهای امانی ( اجناس دیگران نزد شرکت ) در شمارش موجودیهای شرکت به حساب نیایند باید از سایر موجودیها جدا و مشخص چیده شوند .

5-5-1- نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجناس نصب یا گذارده شده باشد .

6-1- برای آسانتر شدن امر شمارش باید برگه های شمارش در دونسخه تنظیم و از پیش آماده و شماره گذاری شده باشد . هم آهنگ کننده موجودی برداری مسئول کنترل صدور این برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه های صادر شده ( تسلیم شده ) به شمارش کنندگان را نگهدارد . برای کنترل دقیق برگه ها لازم است برگه های باطل شده ( به هر دلیل ) همراه با برگه های استفاده شده به هم آهنگ کننده تسلیم گردد .

7-1 – پیش از اجرای موجودی برداری آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودیها مانند صدور کالا ، رسید کالا و غیره به هم آهنگ کننده موجودی برداری گزارش گردد .

8-1- مشخصات و تعداد ( مقدار) اجناس موجود در قسمت دریافت کالا به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع شود تا ایجاد بدهی برای شرکت قابل کنترل باشد .

9-1- تسلیم گزارش اجناس موجودی در قسمت صدور کالا نیز مانند بند فوق باید به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا اطمینان حاصل شود ، برای این دسته از اجناس فاکتور صادر گردیده است یا جزو موجودیها به حساب آمده است .

10-1- برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدت زمان موجودی برداری جابجایی اجناس بین قسمتهای مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود .

2- مواردی که باید طی شمارش مورد توجه قرار گیرند :

1-2- موجودی برداری  بوسیله گروههای دو نفری انجام شود . یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تائید شمارش آنرا ثبت نماید . تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه دو نفری باید بگونه ای انتخاب گردد که با موجودیها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع و مشخصات موجودیها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات بر روی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیص دهد .

1-1-2- چنانچه موجودیهایی بر اساس وزن ثبت می شوند ، اطمینان حاصل شود تا وسایل لازم برای توزین موجودیها در دسترس باشد .

2-2- ترجیحا ، موجودیها دو بار و هر بار وسیله یک گروه دو نفری متفاوت شمارش گردد .

3-2- برای جلوگیری از دوباره شمارش شدن یا شمارش نشدن پاره ای از موجودیها ، شمارش بایستی به شکل اصولی انجام پذیرد مثلا موجودیها را ردیف به ردیف ( از ابتدا تا انتها ) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمایند .

4-2- امضاء تمام برگه های شمارش و هرگونه اصلاح در آنها وسیله هر دو گروه شمارش کننده ضروری است .

5-2- موجودیهای معیوب ، فاسد ، کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه ها ثبت گردد .

6-2- بطور نمونه باید محتویات تعدادی از موجودیهای سربسته توسط گروههای شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد .
 

3- مواردی که باید پس از پایان موجودی برداری مورد نظر قرار گیرد :

1-3- کلیه برگه های شمارش ( شامل برگه های استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده ) برای هم آهنگ کننده موجودی برداری برای کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه های شمارش ارسال شوند .

2-3- چنانچه نتیجه شمارش توسط دوگروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودیها اختلاف داشته باشد ، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم می باشد .

3-3- پس از خاتمه شمارش ، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه های شمارش لازم باشد باید هرگونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تائید هم آهنگ کننده موجودی برداری باشد .

4-3- باید نتیجه بدست آمده با مدارک دائمی ( در صورتیکه وجود داشته باشند ) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند .
5-3- بررسی مغایرات و اصلاح مدارک پس از تائید هم آهنگ کننده موجوی برداری امکان پذیر خواهد بود .

6-3- برگه های شمارش و صورت جلسات باید بوسیله کلیه مسئولین ( شمارش کنندگان ، هم آهنگ کننده موجودی برداری و حسابرس داخلی ) امضاء شود .

7-3- یک نسخه از دو نسخه مورد استفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود .

نکات قابل توجه در انبارگردانی
1- نسبت به تکمیل چک لیست انبارگردانی اقدام فرمایند.
2- از رعایت دستورالعمل انبارگردانی اطمینان حاصل نمایند.
3- قبل از شروع انبارگردانی از انبار بازدید و از آمادگی آن برای شروع شمارش اطمینان حاصل نمایند.
4- ضمن اخذ لیست دارائیهای ثابت شرکت، نسبت به مشاهده عینی آنان اقدام فرمایند.
5- نسبت به شمارش موجودی نقد نزد صندوق و تنخواه داران اقدام فرمایند.
6- لیست اقلام امانی دیگران نزد ما را اخذ و از غیبت آنان اطمینان حاصل نمایند.
7- لیست اقلام امانی ما نزد دیگران را اخذ نمایند.
8- لیست اقلام کم گردش و راکد را اخذ نمایند.
9- لیست اقلام  ضایعاتی را اخذ نمایند.
10- با مداقه در انبارها از شمارش تمامی اقلام نزد انبار اطمینان حاصل نمایند.
11- بطور نمونه ای از آکبند بودن اجناس اطمینان حاصل نمایند.
12- از عدم جابجائی کالاهای مشابه اطمینان حاصل نمایند.
13- یک تصویر از آخرین برگه های مورد استفاده نظیر رسید انبار، حواله انبار، برگ خروج کالا و .......... دریافت نمایند.
14- درصد مناسبی از شمارش های انجام شده را بطور نمونه ای شمارش و با شمارش شرکت تطابق نمایند.
www.acclearn.com