امروزه با شدیدتر شدن رقابت در بازارهای صادراتی، فروش کالاها و خدمات با مشکل مواجه شده است. با تغییر شدید سلایق مصرف‌کنندگان و درخواست کالاهایی مطابق با نیازشان کار ورود به بازارها دشوارتر شده است.

حضور مدیران در هیات‌های تجاری

امروزه با شدیدتر شدن رقابت در بازارهای صادراتی، فروش کالاها و خدمات با مشکل مواجه شده است. با تغییر شدید سلایق مصرف‌کنندگان و درخواست کالاهایی مطابق با نیازشان کار ورود به بازارها دشوارتر شده است.  

یکی از پیش‌نیازهای ورود به بازارهای مختلف به خصوص بازارهای صادراتی داشتن اطلاعات مربوط به این بازارها است. دانش صادراتی مدیران در خصوص بازارهای صادراتی باعث خواهد استراتژی‌های صادراتی شرکت‌ها تغییر یابد و در جهت موفقیت‌های بیشتر تدوین گردد.
ماموریت‌های تجاری یکی از راه‌های دستیابی به اطلاعات بازارهای هدف و برقراری ارتباط با مشتریان در آن بازارها می‌باشد. اعزام هیات‌های تجاری می‌تواند استراتژی‌های ورود به بازارها را مشخص نماید و درصد موفقیت پس از ورود به بازارهای هدف را بالا برد.
هیات‌های تجاری
ماموریت‌های تجاری مدیران اغلب در قالب هیات‌های تجاری انجام می‌گردد. هیات‌های تجاری گروهی از تجار و بازرگانان شرکت‌های کوچک – متوسط، شرکت‌های بزرگ، سازمان‌های دولتی، موسسات آموزشی و فرهنگی، انجمن‌ها و تشکل‌ها هستند که به سرپرستی یک مقام رسمی ‌به یک بازار هدف جهت نیل به اهداف از قبل تعیین شده اعزام می‌شوند.هیات‌های تجاری روندی رایج جهت ملاقات و دیدار با مشتریان و رقابت‌ کنندگان و مسوولین تجاری می‌باشند.این هیات‌ها معمولا به‌وسیله کارشناسان یا یکی از مقامات عالی رتبه دولتی که ملاقات‌ها را با فروشندگان و خریداران در مکانی مناسب در کشور خارجی تنظیم می‌کنند هدایت می‌شود. این ماموریت‌ها نیازمند برنامه‌ریزی پیچیده‌ای هستند. اگر چه ماموریت‌های تجاری مدیران در قالب هیات‌های تجاری می‌توانند به فروش فوری منجر شوند، اما برای توسعه بلندمدت بازارهای هدف مناسب تر به نظر می‌رسند. در حالی‌که ماموریت‌های تجاری می‌توانند به فروش در بازار‌های خارجی کمک کنند، عموما این امر از طریق افزایش فرآیند ایجاد رابطه میان شرکای تجاری بالقوه در دراز مدت به انجام می‌رسد. علاوه بر این هیات‌های تجاری برای جذب سرمایه نیز می‌توانند موثر باشند. برنامه‌های ترویج صادرات از جمله هیات‌های تجاری، منابع خارجی در دسترس را از منابع اطلاعاتی و دانش تجربی به‌دست می‌آورند و با ایجاد قابلیت‌های صادراتی که منطبق با پیچیدگی‌های صادرات می‌باشد، اطلاعات را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهند.
شرکت‌هایی که مدیران‌شان از برنامه‌های ترویج صادرات مثل هیات‌های تجاری به میزان بیشتری استفاده می‌کنند نگرش مثبت‌تری نسبت به محیط بازاریابی دارند. آنها دانش بیشتری نسبت به بازارهای صادراتی و رویدادهای صادراتی داشته و نسبت به صادرات تعهد بیشتری دارند در نتیجه مدیران به کمک برنامه‌های ترویج صادرات تجارب و دانش بیشتری کسب می‌کنند. به هر حال، کاربرد هیات‌های تجاری برقراری سریع‌تر تماس‌های خارجی و سازماندهی بیشتر بازار شرکت می‌باشد. شرکت‌های تازه و نو پا، ماموریت‌های تجاری خود را به منظور ثبات حضور خود در بازارها، دستیابی به شبکه‌های تجاری و کسب اطلاعات و فهم نحوه عملکرد در بازار انجام می‌دهند. از لحاظ صادرکنندگانی که قبلا در قالب سفرهای تجاری به بازار رفته و از شرایط آن مطلع شده‌اند، این نوع سفرهای تجاری به جهت توسعه حیطه فعالیت‌های بازاری خود به شبکه‌های تجاری جدید و تقویت حضور خود در شبکه‌هایی است که قبل از این برپا شده‌اند.
بسیاری از مدیران براین عقیده‌اند که کسب تجربه به‌صورت مستقیم از بازارهای هدف به عنوان لازمه تکمیل اطلاعات ثانویه‌ای است که جمع‌آوری شده اند. در اعزام هیات‌های تجاری تصمیم‌گیران در بازارهای بین‌المللی مورد نظر جهت پژوهش دقیق در مورد اوضاع و علت تمایز این بازار تحقیقات میدانی را در این زمینه انجام می‌دهند.
فرآیند برقراری ارتباط توسط هیات‌های تجاری
فرآیند برقراری ارتباط توسط هیات‌ها به این شرح است. اول اینکه، خریداران و فروشندگان به دلیل نیازهای مکمل خود با یکدیگر تماس حاصل می‌کنند سپس آنها به منظور برآورده ساختن تقاضاهای یکدیگر با هم معامله می‌کنند، در صورت مطلوب بودن نتایج این معامله سرمایه‌گذاری بیشتری در زمینه رابطه تجاری انجام می‌شود که به نوبه خود باعث تقویت تعهدات میان شرکا خواهد شد. به هر حال این روند را می‌توان به‌واسطه محیط خارجی و نیز ویژگی‌های خاص صنعت و شرکت تجاری تغییر داد، هنگامی‌که هر دو طرف تجاری از این مساله اطمینان حاصل کردند که امکان برقراری روابط طولانی وجود دارد، دو طرف سعی می‌کنند در شبکه، جایگاهی برای خود تعیین نمایند.
مذاکرات انجام شده می‌توانند به صورت بحث و بررسی نحوه تطبیق قسمت‌های متفاوت تقسیم بازار و روند تولید باشند. در راستای پیشرفت و ترویج روابط تجاری، اهداف هر سفر تجاری، فعالیت‌های انجام شده در بازار در طی آن مدت و نتایج کسب شده مورد توجه هستند. در تحقیقی، هیات‌های تجاری مبتدی و باتجربه را با هم مقایسه کردند. گروه متشکل از شرکت‌های تازه کار و مبتدی میانگین تجربه صادراتی 5 ساله داشته و با 24 کشور همکاری صادراتی داشته‌اند، در حالی‌که گروه با سابقه تجربی در زمینه صادرات از 7 سال تجربه در این زمینه برخوردار بوده و با 40 کشور همکاری صادراتی داشته‌اند. هر دو گروه از لحاظ حجم صادرات ویژگی‌های یکسانی داشته‌اند، آنها همچنین با ساختارهای صادراتی مشابهی اداره می‌شدند. گروه‌های باتجربه و بی‌تجربه هیچ‌گونه تفاوتی از لحاظ فعالیت‌های تحقیقاتی و برنامه‌ریزی قبلی برای این سفر تجاری نداشتند مگر در مورد تنظیم قرار ملاقات با مشتریان. کاملا مشخص و قابل فهم است که گروه شرکت‌های باتجربه در زمینه تنظیم قرار ملاقات با مشتریان خود قبل از انجام این ماموریت‌ها بسیار فعال تر عمل می‌کردند. آنها از این ماموریت‌های تجاری جهت توسعه و گسترش روابط از پیش برقرار شده خود استفاده کردند. هر دو گروه تحقیقات کتابخانه ای خود را جهت دستیابی به دانش و آگاهی در مورد بخش صنعتی خاص خود و نیز محیط تجاری در بازار مورد نظر انجام داده اند.طبق تحقیق انجام شده فوق افراد مبتدی و ناآشنا با بازارها اولین سفرهای خود را به منظور عملی ساختن موارد زیر انجام دادند.
- ثبت حضور خود در بازار از طریق عاملان در بازارهای هدف
- دستیابی به شبکه‌های تجاری
- دستیابی به فهم و درک کامل از عملکرد بازار
از منظر شرکت‌های با تجربه و با سابقه که قبلا از بازار بازدید کردند این سفرهای تجاری برای موارد زیر می‌باشد:
- توسعه حیطه فعالیت‌های بازاری خود به سوی شبکه‌های جدید
- تقویت حضور خود در شبکه‌های از قبل تنظیم شده
دانش و آگاهی و تجربه به‌دست آمده مدیران از سفر به بازارهای خارجی نوعی بصیرت و بینش را در مورد نوع استراتژی کاربردی در این بازارها در اختیار آنها قرار می‌دهد. بنابراین، سیاستگذاران باید همچنان به تشویق شرکت‌ها به بازدید از بازارهای خارجی ادامه دهند.
اهداف کلی هیات‌های تجاری
- ارائه توانمندی‌های صادراتی و فرصت‌های سرمایه‌گذاری کشور به طرف‌های خارجی
- کاهش یا تعدیل تراز تجاری منفی
- یافتن بازارهای جدید
- یافتن طرف‌های تجاری و به طور کلی شناخت امکانات بالقوه کشور میزبان در جذب کالاها و خدمات صادراتی کشور
- مذاکرت برای اعطا یا کسب نمایندگی
- کسب آگاهی از وجود موفقیت‌های استثنایی برای فروش کالاهای خاص
- کسب امتیازات خاص
- مشارکت هر چه بیشتر بخش خصوصی در بازاریابی بین‌المللی
- آموزش تجار نوپا جهت آشنایی با فنون مذاکرت تجاری و ایجاد اعتماد در آنها
- بازدیدها از کارخانجات، نمایشگاه‌ها، مراکز تجاری
-پیگیری مذاکرت قبلی با خریداران کالا یا توافق‌هایی که قبلا صورت گرفته، ولی عملی نشده است.
- پیگیری مذاکرت قبلی برای جلب سرمایه خارجی یا ساخت کالاهای خاص به صورت مشترک
اصول و فنون مذاکرات تجاری
مدیرانی که در هیات‌های تجاری به کشورهای دیگر سفر می‌کنند باید از قوانین تجاری آن کشورها اطلاعات کافی داشته و به روش‌های مذاکره تسلط کامل داشته باشند. در مذاکره همیشه باید به سوی برد – برد حرکت کنیم. چون اگر دو طرف سود ببرند این رابطه می‌تواند مدت‌های زیادی ادامه پیدا کند، اما در حالت برد- باخت چون یک طرف پیروز می‌شود این رابطه دوام زیادی نخواهد داشت.
عوامل موثر در انتخاب کشورهای هدف
مدیران باید در انتخاب بازارهای هدف و ترکیب و سازماندهی اعضای هیات به توانمندی‌های صادراتی و نیاز کشورهای درنظر گرفته شده دقت کافی داشته باشند.
در انتخاب کشور‌ها برای اعزام هیات‌های تجاری باید در مرحله اول موارد زیر کاملا بررسی شود:
- شناخت بازار هدف از منظر جمعیتی، تقاضا، میزان صادرات و واردات، تعرفه‌ها، درآمد سرانه
- وضعیت جغرافیایی کشور میزبان
- ارتباطات سیاسی کشور هدف با کشور مبدا
- وضعیت کالاها و خدمات صادراتی کشور مبدا در بازار کشور مورد نظر(رقبا، فرصت‌های صادراتی، نرخ رشد)
- شناخت قوانین و مقررات تجاری و سرمایه‌گذاری
- بازارهای بالقوه جدید
-وجود شرایط حمل‌ونقل مناسب و تسهیلات بانکی و ضمانت‌نامه‌ها
زمان مناسب جهت اعزام هیات‌های تجاری
اعزام هیات‌ها باید در زمان مناسبی انجام شود تا نتایج قابل ملاحظه‌ای به‌دست بیاید، اما نکات مهمی ‌دررابطه با این زمان مناسب باید در نظر گرفته شود:
1 - دو طرف تجاری باید با هماهنگی یکدیگر به این توافق برسند.
2 -‌‌معمولا در این سفرها نباید هیات‌هایی از کشورهای دیگر با آن همزمان باشد.
3 -بهتر است در زمان برگزاری رویدادهای تجاری یا نمایشگاه‌های تخصصی باشد.
4 -این اعزام‌ها نباید مقارن با درگیری‌های داخلی بازار کشورهای مورد نظر باشد.
5 - این سفرها نباید با ایام تعطیلی یا تعطیلات سال نو همراه باشد.
بنابراین ماموریت‌های تجاری مدیران در قالب هیات‌های تجاری می‌تواند زمینه‌ساز کسب دانش و تجربه از بازارهای هدف باشد. مدیرانی که در ماموریت‌های تجاری شرکت می‌کنند تصمیمات بهتری در خصوص تدوین استراتژی‌های ورود به بازارهای هدف خواهند گرفت.
در صورتی که ماموریت‌های تجاری همراه با طراحی اهداف مشخص و انتخاب درست بازار هدف و زمان مناسب اعزام باشد، می‌تواند نقش موثری در افزایش ارتباط با بازارهای هدف و در نتیجه حضور موثر در آن بازارها ایفا نماید.از طرفی مدیرانی که به ماموریت‌های تجاری اعزام می‌گردند، لازم است اصول مذاکرات تجاری را به خوبی دانسته و به‌کار گیرند.