اخیرا با مدیرعامل شرکتی که تخصص او در رشته مهندسی بود صحبت می‌کردم. از او پرسیدم که چرا در بعضی شرکت‌ها در مقابل ایجاد کنترل‌های داخلی مقاومت می‌شود؟

کنترل‌های داخلی؛ محصولی عالی ولی بدون خریدار

 اخیرا با مدیرعامل شرکتی که تخصص او در رشته مهندسی بود صحبت می‌کردم. از او پرسیدم که چرا در بعضی شرکت‌ها در مقابل ایجاد کنترل‌های داخلی مقاومت می‌شود؟

ایشان با اینکه از رشته حسابداری و حسابرسی و ... آگاهی کامل نداشت، سریعا پاسخ داد که ایجاد کنترل‌های داخلی مانع از سوء‌استفاده بعضی از افراد می‌گردد. پس متوجه شدم که سایر قشرها (منظور غیر از حسابرسان) از محسنات و معایب کنترل‌های داخلی آگاهی دارند. (البته قبلا هم چندان بی‌اطلاع نبودم.)

حال به چند ضعف در کنترل‌های داخلی اشاره می‌کنم که عمومیت کلی در شرکت‌ها دارند و مسوولان اکثر این شرکت‌ها فکر می‌کنند که روش صحیح، همان روشی است که آنها و دیگر شرکت‌ها عمل می‌کنند:

1 - اولین مورد در رابطه با صندوق شرکت‌ها است. در بعضی از شرکت‌ها فکر می‌کنند که اصولا صندوق باید تحت نظر حسابداری باشد. باید بگویم که این امر کاملا غلط بوده و قسمت مالی نباید به هیچ وجه با وجوه نقد سر و کار داشته باشد. قسمت مالی این وظیفه را دارد که اطلاعات مختلف را از قسمت‌های مختلف در یک شرکت دریافت دارد و آنها را به زبان حسابداری درآورد و پردازش نماید و در نهایت، گزارشات مفید را تهیه و در اختیار مدیران و سایر قسمت‌های استفاده‌کننده قرار دهد. وجوه نقد باید کاملا مستقل از قسمت مالی باشد. اصولا صندوق چیز شیرینی است و محتویات آن شیرین تر از عسل. در بعضی از شرکت‌ها حسابدارها اصرار دارند که صندوق حتما در دست آنها باشد!! راستی چرا؟ چه جذبه‌ای در صندوق نهفته است؟ از بعضی از افراد شنیده‌ام که با در اختیار داشتن صندوق، قدرت برای آنها ایجاد می‌شود!

در یک میهمانی از شخصی شنیدم که از موقعی که تنخواه (صندوق) در اختیار او قرار گرفته، وضعش خیلی خوب شده است!

2 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده می‌کنم که چک‌ها توسط قسمت مالی صادر و مهر می‌شود و سپس جهت امضا، به صاحبان امضای مجاز ارائه می‌شود. صدور چک‌ها جزو وظایف قسمت مالی نیست، تحت هیچ عنوان. صدور چک‌ها باید توسط یک قسمت مستقل از قسمت مالی (خزانه‌داری) صورت پذیرد و جهت امضا و مهر، به صاحبان امضای مجاز تسلیم گردد. مهر شرکت نیز باید در اختیار یکی از صاحبان امضای مجاز باشد.

3 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده کرده‌ام که قسمت فروش، وجه فروش‌ها را نیز دریافت می‌دارد. قسمت فروش فقط باید فروش کند. دریافت وجه فروش‌ها باید یا توسط صندوق دار (خزانه‌داری) یا توسط واریز وجوه به حساب جاری شرکت نزد بانک‌ها صورت گیرد که روش دوم توصیه می‌گردد.

4 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده کرده‌ام حسابرس داخلی (البته نه حسابرس داخلی به معنی واقعی) زیردست مدیر امور مالی انجام وظیفه می‌نماید. چنین شرکت‌هایی فکر نکنند که حسابرس داخلی یا قسمت حسابرسی داخلی دارند. این افراد در واقع یک کنترل سطحی روی اسناد حسابداری صادره انجام می‌دهند که به هیچ وجه با تعریف حسابرسی داخلی شباهتی ندارد. این شرکت‌ها در واقع، عنوان اشتباهی را برای این کار انتخاب کرده اند.

5 - در بعضی از شرکت‌های تولیدی مشاهده کرده‌ام که اجناس تولیدی معیوب، بدون هیچ گونه تاییدی، به انبار ضایعات ارسال می‌شود و در آنجا هم هیچ گونه کنترلی روی تعداد یا مقدار اجناس ضایعاتی وجود ندارد. اینگونه ضایعات هم به صورت فله و با انجام مزایده‌های آنچنانی یا حتی بدون مزایده به فروش می‌رسد. در شرکتی مشاهده کردم که اجناس کاملا سالم به انبار ضایعات ارسال می‌شد و اشخاص معین و بخصوصی این ضایعات (کالای سالم) را به قیمت بسیار پایین خریداری می‌کردند. بقیه داستان را خودتان حدث بزنید.

6 - در بعضی از شرکت‌ها مشاهده کرده‌ام که روی اشانتیون‌ها یا هدایایی که به خرده فروشان توسط ماموران فروش داده می‌شود، هیچ گونه کنترلی وجود ندارد. به هیچ وجه مشخص نیست که چه مقدار از این نوع کالاها بدست خرده فروشان می‌رسد و چه مقدار از آنها توسط ماموران فروش برای خود به فروش می‌رسانند.

7 - در بعضی از شرکت‌ها شاهد بوده‌ام که تخفیفات اعطایی به خریداران با تصمیم ماموران فروش می‌باشد و هیچ گونه دستور‌العملی در این رابطه وجود ندارد. حال چه مقدار تخفیف واقعا به خریداران داده می‌شود، کسی جز فروشندگان از آنها اطلاعی ندارند!!!

8 - از یکی از دوستان حسابرس شنیدم که در شرکتی اجناس به صورت کلی و بدون برش آنها (ریز کردن اجناس)، به مشتریان جزء فروخته می‌شد. خود مشتریان می‌بایستی آن اجناس را در محل کار خود برش می‌دادند تا قابل فروش باشد. مامور فروش آن شرکت برای برش این اجناس با دستگاه‌های مدرن و خوب خود از مشتریان مبالغی دریافت می‌کرد که این درآمدها به هیچ وجه در جایی در شرکت منعکس نمی گردید.

بله، ایجاد کنترل‌های داخلی مطلوب در هر واحدی، هرقدر هم که کوچک باشد، امری ضروری است. نکته‌ای که مدتی است توجه مرا جلب کرده این است که حتی در بقالی‌های کوچک، کنترل‌های داخلی در حد خودشان ایجاد کرده اند. به محض ورود به بقالی‌ها و فروشگاههای حتی بسیار کوچک، تابلویی مشاهده می‌کنیم به این مضمون: «این واحد مجهز به دوربین مدار بسته است». پس، بنابراین، واحد‌های متوسط، بزرگ و خیلی بزرگ به امر «کنترل‌های داخلی» توجه خاص نمایند. کنترل‌های داخلی شرکت‌ها باید توسط موسسات حسابرسی معتبر و وارد به موضوع کنترل‌های داخلی به طور کامل و جزء به جزء بررسی و کلیه نقاط ضعف آنها مشخص و پیشنهادات سازنده جهت بهبود کنترل‌های داخلی به مدیران شرکت‌ها ارائه گردد تا از دارایی‌های شرکت‌ها حفاظت کامل به عمل آید و در نهایت، صورت‌های مالی که آن شرکت‌ها تهیه می‌نمایند، قابل اتکا باشد.