در این مقاله سعی می‌کنیم، جنبه‌های گوناگونی از مدیریت منابع اطلاعاتی (IRM) را معرفی کرده درباره‌شان حرف بزنیم. قصد داریم افق دیدگاههای افراد را نسبت به کار و مسئولیت‌هایشان وسیعتر کنیم.

کسب و کار؛ دیروز و امروز
 
در این مقاله سعی می‌کنیم، جنبه‌های گوناگونی از مدیریت منابع اطلاعاتی (IRM) را معرفی کرده درباره‌شان حرف بزنیم. قصد داریم افق دیدگاههای افراد را نسبت به کار و مسئولیت‌هایشان وسیعتر کنیم.
در عرض ۳۰ سال گذشته، در کار مدیریت و خدمات مشتریان مسائل گوناگونی دیده‌ام. مسائلی چون مشتریانی که با این سیستم‌های پیچیده خدماتی و اطلاعاتی درگیرند و کارشناسانی که هر روز ابداع و نوآوری تازه‌ای را معرفی می‌کنند. علاوه بر این کارشناسان منابع اطلاعاتی و مدیرعاملان ومدیران اجرایی با هم تعامل می‌کنند که می‌تواند برای رفاه مشتریان و رونق کسب و کارها مفید و سازنده باشد اما باید توجه کنید که همان طوری که این دو گروه قادرند تغییرات و نوآوریهای سازنده‌ای خلق کنند اما امکان برتر شدن اوضاع هم اندک نیست. من هم این خرابکاری‌ها را دیده‌ام و هم تغییرات سازنده را و با عوامل این دو دسته کار را هم دیده با آنها صحبت کرده‌ام. سیر این تحولات و ابداعات که می‌تواند بسیار کوچک یا بسیار گسترده باشند، چهره کار و تجارت را عوض کرده است. این بازار و کسب و کارهایی که من اکنون با آنها روبرو هستم با آنچه در دهه ۱۹۷۰ بود، تفاوت دارد.
پس از ارائه مشاوره‌های گوناگون و بحث‌ و گفتگو با صاحبان مشاغل، نکاتی را دریافته‌ایم که همگی دال بر این هستند که دورنما و گستره کسب و کار و تجارت متفاوت از دیروز است. تعدادی از این تفاوت‌ها را در زیر مطرح می‌کنم :
▪ دنیای امروز ما دنیایی مصرفی و به عبارتی یک بار مصرف است. دپارتمان‌های فن‌آوری اطلاعات مدام تحت فشارند چرا که می‌خواهند با کمترین امکانات بیشترین بازدهی را داشته باشند و بهترین نتایج را به دست آورند. این فشار به مدیران برمی‌گردد چرا که آنها از چگونگی فرآیند توسعه‌ آگاهی کافی ندارند. آنها به غلط تصور می‌کنند که هرچه سخت‌افزار و امکانات سیستم‌های کامپیوتری مجموعه‌شان قویتر و پیشرفته‌تر باشند، توسعه‌یافته‌تر هستند و می‌توانند کسب و کار خود را سریعتر به نقطه اوج برسانند.اما اشکال اینجاست که این اشخاص به مدیریت منابع اطلاعاتی خود بی‌توجه هستند. اگر مدیریت منابع اطلاعات (IRM) با قدرت و توانایی به کار گرفته شود، در مخارج یک شرکت یا مجموعه تولیدی صرفه‌جویی خواهد شد آنها می‌دانند که یک سخت‌افزار برایشان ارزش دارد اما هرگز دقت نمی‌کنند که اطلاعات برآمده از این سیستم‌ها چقدر به کارشان خدمت می‌کنند. به همین دلیل است که مدیران از پرسنل واحد IT بسیار توقع دارند چرا که تحلیل می‌کنند حالا که پول گزافی داده‌اند، پس منطقی است که بازدهی خوبی داشته باشند. اما مدیریت این اطلاعات ضعیف است. از این رو کارشناسان IT نمی‌توانند کارشان را به نهایت انجام دهند بلکه فقط جزئی از این انتظارات برآورده خواهد شد. برنامه‌های نوشته شده چندان کارآمد نیستند چرا که به خوبی پیش‌بینی نشده که اگر آنها با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای دیگر تداخل کنند، چه باید کرد. این مشکلات گاهی آنچنان شدید و کلافه‌کننده است که بسیاری از تولیدکنندگان و خریداران نرم‌افزارها راضی شده‌اند که از برنامه‌هایی یک بار مصرف استفاده کنند که بتوانند در مدتی کوتاه و برای هدفی خاص کارایی داشته باشند و سپس از سیستم حذفشان کنند. کارشناسان IT دیگر وقت و حوصله ندارند که نرم‌افزارهایی جامع تدوین کنند که تمامی جوانب و وجوه سیستم‌ها را در نظر بگیرند و برای هر مشکل احتمالی راه حلی پیش‌بینی کرده باشند. اگر در گذشته اینچنین ابزارهایی خلق می‌شد، عرضه آنها دیگر مقرون به صرفه نیست و در این دوران خواهان ندارند. مردم امروز می‌خواهند که ابزاری جوابگو داشته باشند که مشکلشان را حل کند. دیگر نمی‌خواهند که همیشه با یک نرم‌افزار حجیم و پیچیده کار کنند. آنها ابزارهای یک بار مصرف را ترجیح می‌دهند.
▪ مقتضیات یک کار حرفه‌ای در امروز با گذشته تفاوت دارد. مثلاً قبلاً مدیران عقیده داشتند که اگر بخواهند در کسب و کارشان موفق باشند، کارگروهی لازم است. کاری که تمامی افراد با هم مشارکت کنند و همگی بر یک هدف متمرکز شوند. اما با محدود شدن دامنه کارکرد پروژه‌های توسعه، دیدگاههای مدیران هم عوض شده است. آنها امروز ابتکار عمل یک نفر را در کل گروه به اجرا می‌گذارند تمرکز به آن شخص بوده و هدف تنها نتیجه خوب است. به عبارت دیگر آن انسجام و ادغام کارها دیگر در کار نیست. مدیران گذشته به تمامی اجزای یک سیستم می‌پرداختند. اما امروز جزئیات یا ریزه کاریهای یک برنامه خاص از کل پروژه مورد توجه است.
تفاوت دیگراینست که چندین سال قبل، بر این تاکید می‌شد که اگر قرار باشد بر مشکلات غلبه کنند باید در قالب سازمانی بزرگ و جامع فعالیت کنند. در حال حاضر کسب و کارهایی کوچک و متوسط خلق شده‌اند که مالکان آنها می‌توانند با ابزارهایی ساده و ارزان هم کارشان را به جریان بیندازند. به همین علت آن کارهای گروهی گذشته دیگر چندان مشهود نیستند و گرایش فردگرایی و کار انفرادی افزایش یافته است. با این شرایط کسانی که ابداع یا نوآوری در سر دارند و می‌خواهند پروژه توسعه‌ای را آغاز کنند، مجبور نیستند که با گروهی بزرگ شروع کنند بلکه می‌توانند هرطور که دوست دارند، فعالیت کنند. این روند جدید هم خوب است و هم بد. خوب از آن جهت است که دیگر مضطرب نبوده مجبور نیستند که با تنش و چالش‌های روابط بین فردی روبرو شوند. اما بد هم هست چرا که جریان تک‌روی و فردگرایی رواج می‌یابد.
تفاوت دیگر اینست که چندین سال پیش اگر کسی به فعالیتی دست می‌زد، از این که دیگران از او بازخواست کنند و توضیح بخواهند، نگران نبود. اما الان مردم ترجیح می‌دهند که سلب مسئولیت کنند یا از بقیه دستور بگیرند تا به حداقل مسئول نتایج کارشان باشند. اینجا پارادکس غریبی وجود دارد. کارمندان و کارگران خلاق هستند و ایده‌ای نوین در سردارند اما از طرفی چندان شجاعت ندارند که خودشان و با مسئولیت خودشان این ایده نوین را بکار گیرند و تحولی ایجاد کنند. چرا که می‌ترسند اگر کارشان خوب از آب درنیامد، کسی مواخذه‌شان کند. در عوض مایلند دستور بگیرند تا اگر اتفاق بدی افتاد، نفر دوم بازخواست شود. نکته جالب دیگری هم وجود دارد و آن اینست که انتظارات مردم نسل‌های مختلف از خودشان با هم تفاوت دارد. هر روز که ما بیدار می‌شویم،‌ به خودمان می‌گوییم که امروز می‌خواهیم تماماً کارهایی درست و عقلانی بکنیم.
حالا مسئله اینست که برداشت هر کدام از ما از کار درست و زندگی درست مختلف و گوناگون است. حتی اشخاصی که از یک نسل هستند نیز برداشت‌ها و نگر‌ش‌های گوناگونی دارند و با این تفاسیر طبیعی و عادیست که مردم دو نسل زمین تا آسمان با هم فرق داشته باشند. اکثر این تفاوت‌ها به اوضاع اقتصادی- اجتماعی مردم برمی‌گردد. نسل A از کاردانی، مهارت و کار حرفه‌ای یک برداشت دارد، نسل B چیز دیگری در ذهن دارد که با A متفاوت است و نسل C از مفاهیم کاردانی، خبرگی و کار حرفه‌ای برداشت‌هایی دارد که با B و از همه بیشتر با C فرق دارد. علاوه بر این اگر از کسی سوال کنید که این کلمات چه چیزی را به ذهنش می‌آورند، پاسخ‌های متفاوتی خواهید شنید و چگونگی این جوابها به این بستگی دارد که از چه کسی پرسیده باشید.
یک فاکتور دیگری هم وجود دارد که می‌تواند بخشی از تفاوت کسب و کار امروز با دیروز را شرح دهد. نسل جوانتر، آنهایی که در دنیای تجارت، فن‌آوری اطلاعات و مدیریت منابع اطلاعاتی، نوپا هستند، چندان به گذشته توجه نمی‌کنند. برای این اشخاص تحولات و پیشرفت‌های IT در طی چندین سال گذشته، اهمیتی ندارد. به همین دلیل تلاش می‌کنند، چرخی را که به قدر عمر انسان‌ها قدمت دارد، باز هم بررسی کنند و با نرم‌افزارهای پیشرفته‌ بهترش کنند. بیشتر مدیران جوان دپارتمان‌های فن‌آوری اطلاعات، اظهار می‌کنند که با مشکلاتی برخورد می‌کنند که کاملاً جدید و منحصر به فرد است. مثلاً :
▪ کاربران نمی‌دانند که چه می‌خواهند.
▪ سیستم‌ها درست ثبت نمی‌شوند و نظم دادن تمامی اجزای آن دشوار است.
▪ داده‌های گوناگون به کرات و به دفعات بسیار زیاد در سیستم‌ها تکرار می‌شوند.
اما حقیقت اینست که این مشکلات از همان ابتدای توسعه IT وجود داشته‌اند، مثلاً من در دهه ۱۹۷۰ با یکی از همکارانم درباره این مشکلات بحث و گفتگو می‌کردم، امروزه کسانی که قبلاً خود را «برنامه‌ریز» می‌خواندند، نام‌های تازه‌ای برای خود دست و پا کرده‌اند. نام‌هایی چون «تحلیلگران تجارت»، «طراحان کسب و کار» و «مشاوران راهنما». نکته اینست تا وقتی که این اشخاص،‌ جور دیگری فکر نکنند، طرح ارائه نکنند و نگرش خود را تغییر ندهند، با کارشناسان چندین سال قبل تفاوتی نخواهند داشت.
و در آخر این که باید بگویم با وجود پیشرفت‌هایی که هر روزه بیشتر و بیشتر به زندگی شخصی و کاری ما نفوذ می‌کنند، روابط بین فردی و تعاملات اجتماعی ما دارد سیر نزولی طی می‌کند : بسیاری از ما در کارهایی ساده درمانده‌ایم. کارهایی چون نوشتن یک نامه اداری، شرکت یا سخنرانی در یک کنفرانس و میتینگ، تبریک گفتن، تشکر کردن و برقراری ارتباطاتی که می‌توانند کسب و کارمان را رونق دهند. ویژگی‌ مشترک تمام اینها لزوم برقراری روابط انسانی و تعاملات اجتماعیست. علاوه بر آن بسیاری نمی‌دانند که چطور اهداف و خواست‌های خود را اولویت‌بندی کنند. دنیای اطراف ما، فضایی پر از جنجال و هیاهوست. تکنولوژی ما را محاصره کرده و هر روز چیز تازه‌ای را پیش رویمان قرار می‌دهد. باید یاد بگیریم که چه چیزی ارزشمند است و به کسب و کار زندگی ما می‌افزاید و اجرا و بکارگیری چه چیزی در کار ما مفید نخواهد بود.
گاهی اوقات وقتی که پروژه کلانی روی میزمان قرار می‌گیرد، هول می‌شویم و بدون فکر قبولش می‌کنیم. در مسابقه افزایش ثروت قرار داریم و گاهی در راه ثروتمند شدن، ورشکست می‌شویم.
کارآفرینان جوان و کسانی که تازه وارد صنعت و کسب و کار IT شده‌اند، از من می‌پرسند که صنعت IT به کجا خواهد رفت و آنها باید چطور فکر کنند. من جواب می‌دهم که دیدگاه من متعلق به یک نسل قبل است و با نظارت و عقاید آنها تفاوت دارد. من نمی‌توانم به آنها بگویم که چطور فکر کنند و چطور نکنند. دوم این که اگر می‌خواهند در کسب و کار IT سود کنند باید بازار ویژه خود را پیدا کرده روی آن تمرکز کنند و سوم باید انعطاف‌پذیر بوده بتوانند تغییرات را پذیرا باشند.
پدرم همیشه می‌گفت : «ما ۳۰ سال یاد می‌گیریم، ۳۰ سال پول درمی‌آوریم و ۳۰ سال پول خرج می‌کنیم.» من هم با او موافقم. در دهه ۲۰ زندگی همگی ما علاقه‌مند ومشتاق درس خواندن و فراگیری مطالب و اطلاعات جالب و نوین هستیم. ۳۰ سال دوم کسب و کاری راه میندازیم و مشغول جمع‌آوری ثروت هستیم. وقتی که ۵۰ ساله می‌شویم، دوران بدی در انتظارمان است چرا که اشخاص مسن‌تر، ما را زیر سوال می‌برند و جوانان قبولمان ندارند و ما را پس می‌زنند. دوران سختی است اما شما هم مثل یک فن‌آوری که سیر تدریجی تکامل را طی کرده باشد، سیر زندگیتان را با تلاش به پیش برده‌اید. حالا می‌توانید آسوده و آرام و بدون تنش با سیر تکامل کسب و کار، فن‌آوری اطلاعات و مدیریت تجارت، همراه شوید و آن را به نظاره بنشینید.