موقعیتی را در نظر بگیرید که از هر گوشه و کنار درخواستی از شما می شود. درخواست ها و تقاضاهای مختلف شما را به حدی گم گیج کرده است که نمی دانید به کدام سو بچرخید، و به کدام نیاز پاسخ گویید

مدیران خود را مدیریت کنید
 
موقعیتی را در نظر بگیرید که از هر گوشه و کنار درخواستی از شما می شود. درخواست ها و تقاضاهای مختلف شما را به حدی گم گیج کرده است که نمی دانید به کدام سو بچرخید، و به کدام نیاز پاسخ گویید. آیا اگر به یکی کمک کنید و دیگری را نادیده بگیرید کار اشتباهی مرتکب شده اید؟ چطور می توانید خود را با این همه کار هماهنگ کنید؟
موقعیت های کاری مثل این واقعاً وجود دارد و برای افرادی اتفاق می افتد که مجبورند به مدیران مختلف پاسخگو باشند و گزارش بدهند. بدون هماهنگی مناسب، این مدیران ممکن است از شما درخواست هایی نابجا داشته باشند و باعث شود که کارهایتان روی هم انباشته شده و سردرگم باشید که چه کاری را باید اول انجام دهید.
باید یاد بگیرید که چطور از بروز چنین موقعیت هایی جلوگیری کنید و نگذارید که کنترل کارها از دستتان خارج شود. در این مقاله قصد داریم به شما آموزش دهیم که چطور به کارهای ارائه شده از جانب چند مدیر به طور همزمان رسیدگی کنید بدون اینکه مشکلی برایتان پیش بیاید.
● بالاترین قدرت دست کیست؟
چند سال پیش، در موقعیتی بودم که می بایست گزارشات خود را تحویل رئیس شرکت می دادم—یعنی من اینطور تصور می کردم. برای شش ماه او تنها کسی بود که وظایفم را مشخص می کرد و نحوه ی عملکردم را بررسی میکرد. من تصور می کردم که او رئیس من است.
بعدها مشخص شد که او رئیس من نبوده است. علاوه بر اینوقتی رئیس اصلیم متوجه قضیه شد، من را "خودسر" نامید چون از فرد دیگری تکلیف و وظیفه گرفته بودم.
در اینحال من درس گرفتم که بالاتر بودن مقام فردی در شرکت دلیل بر این نیست که او رئیس شماست. بستگی به موقعیت و مقام شما دارد که چه کسی باید برایتان در شرکت تکلیف تعیین کند.
شما هم اگر مطمئن نیستید که باید گزارشات خود را تحویل چه کسی بدهید، از رئیسان خود سوال کنید تا شما هم مرتکب اشتباه من نشوید.
● وقتی دستورات متعارض دریافت می کنید
مهم نیست که باید آخر سر گزارشات خود را تحویل چه کسی بدهید، وقتی دستورالعمل ها و تقاضاهای مختلف را به طور همزمان دریافت کنید به زحمت خواهید افتاد.
وقتی تازه کار خود را به عنوان یک تحلیلگر تجاری آغاز کرده بودم، یکی از مدیران بالا دستم از من درخواست کرده بود تا راه حلی موقتی برای یک مشکل اعتباری مدیریتی که شرکت با آن مواجه شده بود، پیدا کنم. اما آن موقع من از جانب ناظر اصلیم دستور گرفته بودم که وارد هیچ پروژه ی جانبی نشوم چون اینکار باعث خواهد شد نتوانم کارهای پروژه ی اصلی را به نحو احسن انجام دهم.
بهترین کاری که می توانید در رویارویی با این موقعیت ها انجام دهید این است که سعی کنید همه ی جوانب را باخبر کنید که دستورهای متعارض دریافت کرده اید و قادر به انجام همه ی این کارها به طور همزمان نیستید. من اینکار را کردم و هم ناظر اصلی و هم مدیر ارشد خود را از این جریان آگاه کردم. و در ادامه ی کار فقط دستورات ناظر اصلی خود را تبعیت کردم که قدرت اصلی بالادست من بود و وظیفه را به گردن مدیر ارشد انداختم تا ناظرم را متقاعد کند که این پروژه ی جانبی هم مهم است و ضرورت دارد.
نکته ی مهم این است که باید از هرگونه جانب گیری در چنین موقعیت هایی اجتناب کنید. و تا آنجا که می توانید از دستورات رئیس بالادست خودتان پیروی کنید.
● وقتی میزان آزادی متعارض داشته باشید
وقتی یکی از رئیسهایتان برای انجام کاری مهلت و آزادی بیش از حد به شما می دهد، درحالیکه رئیس دیگرتان آزادی کمی به شما می دهد، چه باید بکنید؟ آیا از آن آزادی استفاده میکنید؟
نکته ی مهم اینجا این است که مرزهای خود و رئیس هایتان را به خوبی بشناسید. به طور کلی، امن ترین روش این است که از میزان آزادی استفاده کنید که سختگیرترین رئیستان در اختیار شما قرار می دهد— به خاطر داشته باشید که ممکن است موثرترین و کارآمدترین راه برای انجام کارتان نباشد.
اگر برای تکمیل مسئولیت هایتان، نیاز مبرم به آزادی عمل داشته باشید، آن را به صورت یک تقاضانامه ی کتبی از رئیستان بخواهید. موقعیت را برای او شرح دهید و اجازه بدهید او تصمیم بگیرد که چه باید بکنید.
● کنترل تقاضاهای بیش از حد
سالها پیش که تحت آموزش های مدیریت پروژه بودم، یکی از مهمترین نکاتی که بر آن تاکید داشتند، اهمیت تهیه ی یک فهرست اولویتی برای انجام کارها بود. این لیست به رئیس های شما نشان خواهد داد که همه ی کارها را نمی توان به صورت همزمان انجام داد و برای تحت کنترل درآوردن انتظارات و تقاضاها راهکار بسیار خوبی است.
برای این منظور، کافی است تا لیستی از کارهایی که پیش رو دارید تهیه کنید و از رئیستان خواهید به شما بگوید که کدام کارها اهمیت بیشتری دارند و باید زودتر انجام شوند. بعد آنها را به ترتیب اولویت شماره بزنید و کارها را بر اساس این لیست انجام دهید. با گرفتن کارهای جدید آنها را نیز به لیست اضافه کنید و اولویت مخصوص آن را بدهید.
● رازهایتان را نگاه دارید
وقتی برای چند مدیر کار انجام دهید، مطمئناً با مسائلی روبه رو خواهید شد که رئیس هایتان دوست ندارند که همکارانشان از آن باخبر شوند. معمولاً مرز بسیار باریکی بین آنچه باید گفته شود و آنچه نباید وجود دارد و برای تشخیص و تمایز آنها نیاز به کمی سیاست و قوه ی تعقل است.
می توانید این سیاست را تمرین کنید و حواستان باشد که در برخورد با چنین موقعیت هایی از هر گونه جانب گیری اجتناب کنید. اینکار باعث خواهد شد تا توجه یکی از رئیس هایتان را از دست بدهید. از اینرو، اگر همیشه سکوت اختیار کنید، انگار که هیچ چیز نشنیده باشید، به نفعتان خواهد بود و دیگر کسی برای چیزی متهمتان نخواهد کرد و احترامتان حفظ خواهد شد.
● از موقعیت ها بهترین استفاده را ببرید
وقتی برای چند رئیس کار می کنید، باید خیلی سیاست و کفایت داشته باشید تا بتوانید همه ی آنها را از خود راضی نگاه دارید. درکارهایتان ثبت قدم و استوار باشید و مشکلاتتان را به راحتی با رئیس مربوطه در میان بگذارید و از توصیه های آنها استفاده ی لازم را ببرید.